Hoy, y a petición de uno de nuestros lectores, os vamos a hablar de cómo se crea una Asociación de Amigos de un Museo. Para ello nos vamos a apoyar en el conocimiento de la Federación Mundial de Amigos de los Museos (FMAM) y sus propios estatutos. No inventaremos nada nuevo, sencillamente vamos a exponer lo que ésta asociación con años de experiencia ha desarrollado. Es un poco largo y hace referencia en muchos de los puntos a la propia Federación y a la ley belga (Bruselas como sede) aun siendo una institución internacional, pero creemos que merece la pena saber de estas cosas.
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Estatutos de la Federación Mundial de Amigos de los Museos (FMAM)
Adoptados en 1976 por la Asamblea General de la FMAM, fueron enmendados por la Asamblea General de la FMAM el 22 de marzo de 1985 en París y modificados el 21 de octubre de 1996 en Oaxaca, México. Las últimas modificaciones de los Estatutos de la FMAM fueron adoptadas por la Asamblea General que tuvo lugar en Santiago de Chile el 23 de abril de 2006.
I. Antecedentes, objeto y función
Artículo 1.
La Federación Mundial de Amigos de los Museos (en lo sucesivo, la “Federación”), una asociación internacional sin fines de lucro de conformidad con la legislación belga del 27 de junio de 1921, que se formó mediante el contrato del 15 de junio de 1976, conforme a la ley de 1919, y sus Estatutos se publicaron en los anexos del Moniteur Belge el 24 de junio de 1976, con el número 5530. En lo sucesivo, los estatutos se modificaron en 1985 y 1996; fueron aprobados mediante Decreto Real el 9 de diciembre de 1997, y se publicaron en el Moniteur Belge el 30 de abril de 1998, con el número 7938.
La Ley Belga del 2 de mayo de 2002, sobre Asociaciones sin Fines de Lucro, Asociaciones Internacionales sin Fines de Lucro y Fundaciones, abrogó la Ley del 25 de octubre de 1919, conforme a la cual se estableció originalmente la Federación, y presentó un nuevo Título III sobre asociaciones internacionales sin fines de lucro en la Ley del 27 de junio de 1921. La Ley Belga del 27 de diciembre de 2004 modificaba en ese entonces la Ley del 27 de Junio de 1921 con respecto de los requisitos procesales para cambiar los estatutos de una asociación internacional.
Por lo tanto, estos estatutos se adoptan de conformidad con la Ley del 27 de junio de 1921 y sus modificaciones, de acuerdo a la Ley del 2 de Mayo de 2002.
El domicilio social de la Federación se ubica en el Museo de Bellas Artes en 8 rue de Musée, 1000 en Bruselas, Bélgica. El Consejo podrá decidir periódicamente si establece una oficina administrativa o una secretaría permanente en algún otro país.
La Federación se formó por un período indefinido.
Artículo 2.
El objeto de la Federación es fomentar la cooperación internacional entre las Asociaciones de Amigos de los Museos, a fin de promover el entendimiento mutuo, intercambiar información y compartir la experiencia adquirida con el propósito de intensificar la vida y desarrollo de la función de dichas asociaciones para beneficiar a los museos y al público.
“Las Asociaciones de Amigos de los Museos” se refieren a cualquier grupo sin fines de lucro constituido con el fin de brindar apoyo a un museo o museos, y “museo” significa una institución permanente sin fines de lucro, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, y abierto al público, que adquiere, conserva, investiga, comunica y exhibe, para efectos de estudio, educación y disfrute, pruebas materiales de los pueblos y de su ambiente. Además de los museos que se indican como tales, las siguientes instituciones también cumplen con esta definición:
a) Monumentos y sitios naturales, arqueológicos y etnográficos, y monumentos y sitios históricos cuya naturaleza sea la de un museo que adquieran, conserven y comuniquen pruebas materiales de los pueblos y su ambiente;
b) Instituciones que conserven colecciones y exhiban especimenes vivos de plantas y animales, tales como jardines botánicos y zoológicos, acuarios y vivarios.
c) Centros de ciencias y planetarios.
d) Galerías de exhibición de arte sin fines de lucro; instituciones de conservación y galerías de exhibición mantenidas en forma permanente por bibliotecas y centros de archivo.
e) Reservas naturales.
f) Organizaciones, secretarías, departamentos o agencias públicas de museos internacionales, nacionales, regionales o locales responsables de museos.
g) Instituciones u organizaciones sin fines de lucro que realizan actividades de conservación, investigación, educación, capacitación, documentación y demás actividades que se relacionen con los museos y con la museología.
h) Centros culturales y demás entidades que facilitan la preservación, continuación y administración de recursos de patrimonio tangibles o intangibles (patrimonio viviente y actividades digitales creativas) y
i) Las demás instituciones que el Consejo considere que cuentan con algunas o todas las características de un museo, o que brindan apoyo a museos a través de la investigación, educación o capacitación museológica.
Artículo 3.
La función de la Federación es recopilar y hacer circular entre sus miembros, mediante todos los medios adecuados, información de todas partes del mundo que sean de interés para los Amigos de los Museos; hacer y desarrollar contactos e intercambios entre federaciones nacionales y regionales y la Asociación de Amigos de los Museos y, en general, tomar todas las medidas necesarias, a manera de información y organización, a fin de fomentar el objeto social.
Los idiomas oficiales de la Federación son tres: inglés, francés y español. Las comunicaciones para los miembros se deberán preparar en inglés o francés, y cuando sea necesario, podrán ser traducidas a otros idiomas de las Naciones Unidas. En caso de que exista alguna incongruencia entre las versiones en el idioma holandés, inglés o francés de estos Estatutos, el texto en inglés prevalecerá.
II. Miembros
Artículo 4.
La Federación está conformada por Miembros Activos, Miembros Asociados, Miembros Honorarios, Miembros Benefactores, Miembros Donadores y Miembros Individuales.
A continuación se enumeran a aquellos que reúnen los requisitos para convertirse en miembros:
Miembros Activos:
Todas las federaciones nacionales o grupos de Asociaciones de Amigos de los Museos, cada una debidamente constituida de acuerdo a los reglamentos de su país y que cuente con capacidad legal; sin embargo, únicamente una federación nacional de cada país podrá ser un Miembro Activo.
En ausencia de una federación nacional en cualquier país, alguna otra asociación en dicho país podrá convertirse en Miembro Activo hasta el momento en que exista dicha federación nacional que se convierta en Miembro Activo.
Miembros Asociados:
Todas las Asociaciones de Amigos de los Museos que se encuentren debidamente constituidas, que cuenten con capacidad legal y que no sean federaciones nacionales, o que sean federaciones nacionales en un país en donde ya exista un Miembro Activo.
Miembros Honorarios:
Todos los individuos o miembros corporativos a quienes el Consejo haya otorgado la afiliación honoraria. Los Miembros Honorarios individuales son nombrados de forma vitalicia. Todos los antiguos Presidentes son Miembros Honorarios.
Miembros Benefactores:
Todos los individuos o miembros corporativos que brinden apoyo material a la Federación, y a quienes el Consejo confiera la afiliación “benefactora” o cuya aportación anual sea por la cantidad que estipula la Asamblea General para la afiliación benefactora.
Miembros Donadores:
Todos los individuos o miembros corporativos cuya aportación anual sea por la cantidad que estipula la Asamblea General para la afiliación de donadores.
Miembros Individuales:
Todos los individuos que hayan pagado la suscripción anual para el año en curso.
Artículo 5.
A fin de convertirse en Miembro Activo o Asociado de la Federación, una federación o asociación nacional o regional deberá enviar una solicitud por escrito al Secretario General, junto con copia de sus estatutos, así como cualquier otra información que solicite el Comité Ejecutivo. Un solicitante se convertirá en dicho miembro después de que la solicitud haya sido aprobada por el Comité Ejecutivo, y después que la suscripción correspondiente haya sido pagada a la Federación.
Artículo 6.
La Afiliación se puede perder mediante la renuncia; al omitir el pago de la suscripción anual; en el caso de Miembros Activos y Asociados, al no participar en las actividades de la Federación, y mediante la exclusión por alguna razón grave que así decida el Consejo, con sujeción al derecho de apelación ante la Asamblea General.
Artículo 7.
Los Miembros Activos, Asociados, Benefactores, Donadores e Individuales deberán pagar la suscripción anual a la Federación por la cantidad que proponga el Consejo y adoptada por la Asamblea General.
III. Asamblea General
Artículo 8.
La Asamblea General deberá ejercer todas las facultades de la Federación a fin de alcanzar sus objetos, incluyendo la adopción de políticas, la aprobación de los presupuestos anuales y demás cuentas, la modificación a sus estatutos y su disolución.
La Asamblea General está formada por los funcionarios de la Federación, los delegados nombrados por los Miembros Activos y Asociados, por los Miembros Honorarios, Benefactores, Donadores e Individuales, y por los miembros individuales de los Miembros Activos y Asociados de la Federación Mundial de Amigos de los Museos. Cada uno de los funcionarios de la Federación, los delegados de los Miembros Activos y Asociados, y los Miembros Benefactores tendrá derecho a un voto. El Consejo podrá autorizar que el Miembro Activo de un país en particular nombre a más de un delegado en la Asamblea General, pero únicamente uno de dichos delegados podrá votar. Los miembros individuales de los Miembros Activos y Asociados, y los Miembros Honorarios, Donadores e individuales de la Federación que participen en las asambleas de la Asamblea General no tienen voto.
La mayoría de los Miembros Activos, sea que estén presentes o voten por poder, constituirán quórum en la Asamblea General. Excepto por lo dispuesto en los Artículos 19 y 20 del presente, las decisiones de la Asamblea General deberán ser tomadas por la mayoría simple de votos de los funcionarios, delegados y los Miembros Benefactores que reúnan las condiciones para votar, siempre que la mayoría de votos incluya a la mayoría de los votos de los Miembros Activos que emiten el voto.
Un Miembro delegado o Benefactor que no esté en posibilidad de asistir a una asamblea de la Asamblea General podrá otorgar un poder por escrito (incluyendo a través del correo electrónico) al Secretario General o a otra persona, incluyendo a los funcionarios, excepto que una persona, incluyendo al Secretario General, no podrá ejercer más de cuatro poderes.
Artículo 9.
La Asamblea General deberá reunirse cada año durante los primeros seis meses del año natural en el lugar que determine el Consejo, y en las demás fechas que el Consejo pudiera determinar. El Consejo también deberá convocar una Asamblea General durante los cuatro meses siguientes a la recepción de la solicitud por escrito de una cuarta parte de los Miembros Activos de la Federación.
La convocatoria para la asamblea anual y demás asambleas de la Asamblea General deberá ser entregada por escrito a todos los miembros de la Federación con tres meses de anticipación a la asamblea, a más tardar. Dicha convocatoria deberá incluir la orden del día de los puntos que serán analizados o resueltos en la asamblea.
El Presidente de la Federación deberá presidir la Asamblea General. En ausencia del Presidente, el Presidente deberá nombrar a otro funcionario para que la presida y, en ausencia de dicho nombramiento, el Comité Ejecutivo deberá nombrar a un funcionario para que la presida.
En sus asambleas anuales, la Asamblea General deberá escuchar el informe del Consejo con respecto de la situación financiera y las actividades de la Federación, aprobar las cuentas del año anterior, aprobar el presupuesto del año en curso y, cuando sea necesario, elegir o ratificar a los miembros del Consejo.
Las decisiones de la Asamblea General podrán tomarse únicamente con respecto a los puntos de la orden del día que se haya distribuido antes de la asamblea, excepto en caso de que todos los Miembros del Consejo se encuentren presentes o voten por poder, y la decisión sobre algún punto que no haya estado en la orden del día pueda tomarse mediante el voto unánime de las personas autorizadas para votar de conformidad con el Artículo 8.
Article 10.
Deberá remitirse copia del informe del Consejo a la Asamblea General sobre cualquier resolución que haya tomado la Asamblea General, y de las cuentas y el presupuesto de la Federación a todos los miembros de la Federación durante los dos meses siguientes a la celebración de la Asamblea Anual de la Asamblea General.
Las asambleas de la Asamblea General deberán constar por escrito en el acta firmada por el Presidente y por otro miembro de la Asamblea General que la Asamblea General haya nombrado para dichos efectos. El acta deberá constar por escrito en el libro de actas, sin que contenga espacios en blanco o tachaduras, y deberá ser conservada en el domicilio social de la Federación y puesta a disposición de todos los miembros de la Federación.
IV. Consejo
Artículo 11.
El Consejo deberá administrar las actividades financieras de la Federación, con sujeción a la autorización de la Asamblea General. El Consejo no podrá tener menos de quince miembros.
El Consejo estará formado por los funcionarios de la Federación, los delegados nombrados por los Miembros Activos y cuatro delegados nombrados por los Miembros Asociados. La Asamblea General deberá elegir periódicamente a los cuatro Miembros Asociados autorizados a nombrar a dichos delegados. La Asamblea General también podrá elegir al editor del Boletín como miembro del Consejo.
Un delegado al Consejo de un Miembro Activo o Asociado deberá ser nombrado por dicho Miembro por un mandato de tres años, y podrá ser nombrado por un número ilimitado de mandatos adicionales de tres años. La persona nombrada para sustituir un delegado que no haya concluido el mandato de tres años fungirá inicialmente por el resto del mandato no vencido. Igualmente, la Asamblea General podrá elegir al editor del Boletín por uno o más mandatos de tres años.
La mayoría de los miembros que se encuentren presentes o voten por poder por escrito constituirán quórum en el Consejo. Las resoluciones del Consejo deberán ser tomadas por mayoría simple de los votos de aquellos presentes o que voten por poder.
El Consejo podrá autorizar que un funcionario o delegado lleve una persona que tome nota de la asamblea del Consejo.
Artículo 12.
El Consejo deberá reunirse por lo menos una vez al año, y siempre que lo considere necesario, al momento en que el Presidente o el Vicepresidente la convoquen o a solicitud de una cuarta parte de los miembros del Consejo. Las convocatorias de las asambleas deberán ser entregadas por escrito a todos los miembros del Consejo con tres meses de anticipación, a más tardar. Dichas convocatorias deberán incluir la orden del día de los puntos que serán analizados o resueltos en la asamblea.
Las asambleas del Consejo deberán constar por escrito en el acta firmada por el Presidente y el Secretario General, o por otro miembro del Consejo nombrado para dichos efectos por el Consejo. El acta deberá constar por escrito en el libro de actas, sin que tenga espacios en blancos ni tachaduras, y deberá conservarse en el domicilio social de la Federación y ponerse a disposición de todos los miembros de la Federación.
Los miembros del Consejo que sean delegados de un Miembro Activo o Asociado podrá otorgar un poder a un miembro de su federación con el fin de que los represente en la asamblea del Consejo, y en consecuencia, el miembro el Consejo deberá dar aviso por escrito al Secretario General con la debida anticipación.
El Consejo podrá adoptar las normas internas que considere convenientes para llevar a cabo sus asuntos y obligaciones.
Todos los documentos que involucren a la Federación deberán ser firmados conjuntamente por dos miembros del Consejo, a menos que el Consejo haya autorizado específicamente por escrito que una persona actúe en su representación en un caso en particular.
La realización de denuncias, sea en carácter de demandante o demandado, serán supervisadas por el Consejo, ya sea representado por el Presidente o por uno de sus miembros, nombrado por el Consejo para dichos efectos.
La Asamblea General podrá destituir a un miembro del Consejo en cualquier momento, mediante dos tercios de la mayoría de los votos de las personas autorizadas a votar en la Asamblea General, presentes o que voten por poder por escrito.
V. Funcionarios
Artículo 13.
Los funcionarios de la Federación son el Presidente; un Vicepresidente para cada una de las regiones establecidas por la Asamblea General (cuatro en la actualidad: África-Asia-Pacífico, Europa, América del Norte y América del Sur) de acuerdo a las recomendaciones de los Miembros Activos en dicha región; un Secretario General, y un Tesorero. El Consejo elige a los funcionarios mediante la mayoría simple de los votos en votación secreta.
Los funcionarios son elegidos para un mandato de tres años a partir de la fecha de la asamblea, o hasta que se celebre la asamblea del Consejo tres años después, lo que ocurra primero. Los funcionarios podrán ser reelegidos una vez para un mandato adicional de tres años, siempre y cuando la persona en funciones cuando se haya adoptado este límite en el mandato pueda ser reelegida para uno o dos mandatos adicionales, o para un mandato menor a tres años.
Sin embargo, con el fin de asegurar la continuidad del ejecutivo, se considera que es preferible que los mandatos del Presidente y del Secretario General no venzan al mismo tiempo. Con este propósito, si el Presidente no es reelegido y el mandato del Secretario General en ejercicio venciese al finalizar el mandato del Presidente en ejercicio, el Presidente recientemente elegido podrá solicitar al Consejo que amplíe, y el Consejo podrá ampliar, el mandato del Secretario General en ejercicio durante otro año o hasta que se celebre la siguiente asamblea anual del Consejo, lo que ocurra primero.
Si tiene lugar una vacante en cualquier cargo entre las asambleas programadas del Consejo, el Consejo deberá elegir a un sucesor temporal, y dicho mandato vencerá cuando el mandato del funcionario saliente hubiese vencido, o en cualquier momento anterior que el Consejo determine.
Los funcionarios y los miembros individuales de la Federación no son remunerados por el trabajo que desempeñan para la Federación. Sin embargo, el Consejo podrá, actuando en ausencia de las personas relacionadas, autorizar el reembolso de gastos específicos en los que incurran funcionarios o miembros individuales, siempre que se encuentren debidamente justificados con documentos.
Cualquier persona cuyos gastos sean remunerados por la Federación podrá ser invitada por el Presidente, con el consentimiento del Consejo, para asistir a las asambleas del Consejo y de la Asamblea General en su carácter de asesor.
VI. Comité Ejecutivo
Artículo 14.
El Consejo deberá tener un Comité Ejecutivo, compuesto por el Presidente, los Vicepresidentes, el Secretario General y el Tesorero. El Consejo podrá delegar la administración de los asuntos diarios de la Federación al Comité Ejecutivo. A las personas así delegadas se les podrá encomendar la administración de la Federación, podrán encargarse de los ingresos y los gastos en curso, y deberán tomar todas las medidas necesarias a fin de llevar a cabo la política general del Consejo. Sin embargo, en dichas situaciones el Consejo seguirá siendo totalmente responsable de los actos del Comité Ejecutivo.
Las principales tareas del Comité Ejecutivo son recomendar el presupuesto anual del Consejo y autorizar la admisión de los nuevos Miembros Activos y Asociados. La aprobación de dichos nuevos miembros requerirá de la mayoría simple de los votos de los miembros del Comité Ejecutivo.
El Comité Ejecutivo podrá conferir y tomar decisiones en cualquier forma que sea factible, y no necesita reunirse físicamente a fin de tomar las decisiones. El Secretario General deberá conservar los registros por escrito de todas las decisiones que tome el Comité Ejecutivo, mismos que se pondrán a disposición del Consejo.
VII. Cuentas Anuales
Artículo 15.
El ejercicio fiscal de la Federación será el año natural, del 1 de enero al 31 de diciembre.
Artículo 16.
Los fondos de la Federación se componen de las suscripciones que paguen sus miembros, cualquiera de los subsidios, obsequios y legados que se le pudieran entregar, cualquiera de los fondos generados por la Federación y cualquier pago por los servicios prestados.
Artículo 17.
El Tesorero deberá conservar las cuentas anuales que demuestren las entradas y los gastos, deberá preparar el balance general al 31 de diciembre de cada año, y deberá presentar las cuentas y el balance general al Consejo y a la Asamblea General para su autorización en las primeras asambleas que se celebren después del año en cuestión.
VIII. Congreso Trienal
Artículo 18.
Cada tres años deberá celebrarse un Congreso en uno de los países que tenga un Miembro Activo o Asociado. Cualquier Miembro Activo o Asociado que se interese en fungir como anfitrión de un Congreso en su país después del siguiente Congreso programado deberá informar al Presidente sobre su candidatura lo más pronto posible, y con seis meses antes del siguiente Congreso programado, por lo menos, a fin de permitir que se analice la candidatura y que el Consejo tome una decisión. El Consejo podrá considerar a los candidatos que presenten una solicitud después de dicha fecha en caso de que no haya elegido aún a un candidato.
Al momento de recibir dicha manifestación de interés, el Presidente deberá dar aviso al Consejo sobre la candidatura del miembro; si existe más de un candidato, el Consejo deberá elegir a un candidato preferente, y el Comité Ejecutivo y el candidato preferente deberán acordar los lineamientos para la ubicación, las fechas y el presupuesto del Congreso propuesto. El Comité Ejecutivo deberá informar entonces sobre el proceso de selección a la siguiente Asamblea General, misma que deberá tomar una decisión respecto de la ubicación y fechas del siguiente Congreso a más tardar al siguiente Congreso.
El miembro elegido para fungir como anfitrión del Congreso deberá correr con toda la responsabilidad financiera respecto del Congreso, y deberá aportar a la Federación Mundial de Amigos de los Museos la cantidad que el Comité Ejecutivo determine periódicamente.
IX. Modificación de los Estatutos y disolución de la Federación
Artículo 19.
El Consejo deberá presentar ante la Asamblea General cualquier propuesta para modificar estos Estatutos, o la décima parte de los Miembros Activos; en este último caso, la propuesta deberá ser primeramente comunicada por escrito al Consejo a más tardar dos meses antes de su siguiente asamblea programada. En cualquier caso, la propuesta deberá ser puesta en la orden del día de la siguiente Asamblea General, o de la asamblea general extraordinaria convocada por el Presidente con tres meses de anticipación, por lo menos, con el fin de considerar la propuesta.
El quórum para considerar cualquier modificación propuesta a estos Estatutos por parte de la Asamblea General o una asamblea general extraordinaria convocada para dichos efectos estará constituido por dos tercios de los Miembros Activos presentes o que voten por poder. Si no se alcanza dicho quórum, se deberá celebrar una segunda asamblea en el mismo lugar dentro de las siguientes 24 horas. La mayoría simple de los votos del número total de los Miembros Activos presentes o que voten por poder en cualquiera de los dos días deberá determinar si el quórum requerido estuvo presente para considerar la modificación propuesta. La convocatoria de una asamblea convocada para considerar las modificaciones a estos Estatutos deberá indicar la posibilidad de celebrar dicha segunda asamblea.
Cualquier decisión para modificar estos Estatutos deberá ser tomada por dos tercios de la mayoría de los votos de los Miembros Activos presentes o que voten por poder en dicha asamblea o asambleas.
Artículo 20.
El procedimiento para disolver la Federación será el mismo procedimiento para modificar estos Estatutos por parte de la Asamblea General.
En caso de que la Asamblea General haya aprobado la disolución, el Consejo deberá nombrar a uno o más liquidadores respecto de los bienes de la Federación, deberá determinar sus facultades, y deberá nombrar a una organización que tenga un objeto similar al objeto de la Federación a la cual se deban transferir los bienes.
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