Los museos y galerías de arte tienen un papel relevante en nuestra sociedad. Sus colecciones constituyen una herencia pública de gran importancia, y a menudo resultan únicas e insustituibles. Las responsabilidades de los museos de cara a sus comunidades y al papel que desempeñan en nuestra sociedad, les exige que desarrollen una administración y gestión adecuadas de sus colecciones.
La mayoría de los países disponen de leyes nacionales con la finalidad de que las autoridades locales promuevan el bienestar cultural en sus comunidades. La financiación de los museos es clave y necesaria para que este requisito pueda ser llevado a cabo. Es muy importante que los fondos de los contribuyentes se inviertan sabiamente, de modo que las colecciones patrimoniales estén bien atendidas, documentadas y sean de fácil accesibilidad al público.
Es posible estudiar la forma en la que los museos gestionan sus colecciones patrimoniales y cumplen sus obligaciones de administración con relación a los fondos públicos. El estudio, si se hiciera concienzudamente, implicaría emprender auditorías de la gestión de las colecciones de los museos locales y galerías de arte. Estas auditorías, normalmente, se llevan a cabo utilizando criterios de buenas prácticas, basados, a su vez, en principios generalmente aceptados sobre lo que es una buena gestión de colecciones y lo que no lo es. Una vez realizadas, se envían a cada museo como informe de las conclusiones obtenidas que confirman esas buenas prácticas, y si resulta pertinente se plantean las cuestiones preocupantes o se sugiere dónde se podrían introducir mejoras.
Antoine Tcheaz
Las auditorías de gestión pueden generar muchos ejemplos sobre lo que son buenas prácticas para un uso más amplio en el sector de los museos como medio de información sobre gestión. Una parte de la auditoría podría consistir en examinar una selección de acuerdos de financiación entre las administraciones locales y los museos y galerías locales. Dicha parte se centraría en los requisitos de rendición de cuentas para la administración de la colección así como en la naturaleza y el alcance de la supervisión, con el fin de asegurar que los intereses de la autoridad local se cumplan.
Evaluación general de la gestión de una colección.
En general, todo va bien cuando los museos disponen de las herramientas necesarias para la correcta gestión de las colecciones. Lo «correcto» se basa en tener un propósito claro respecto a dicha gestión: disponer de políticas de recaudación, tener documentación para registro, catalogar y administrar los préstamos, y disponer de sistemas e instalaciones adecuadas para mantener la colección estable y segura. Debemos tener siempre en cuenta que los museos mantienen sus colecciones en fideicomiso para sus comunidades. Los consejos de administración, los directores de museos y su personal deben ser conscientes y estar comprometidos con esta responsabilidad en la gestión y administración. En la mayoría de los casos, se pueden mejorar tanto las políticas de gestión como las prácticas respecto a las colecciones, ya que al hacer un análisis suelen identificarse problemas e inquietudes
Temas a considerar por los museos y galerías de arte.
Podemos identificar 6 temas generales que deben considerarse:
- Normas y medidas para informar sobre la gestión.
- Desarrollo de la colección.
- Documentación de la colección.
- Calidad de las instalaciones dedicadas a las colecciones.
- Planificación de la gestión de activos.
- Gobierno y financiación de los museos y galerías de arte más pequeños.
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Normas y medidas para informar sobre el rendimiento de las colecciones.
Los museos deben trabajar juntos a la hora de acordar normas para la gestión de la colección y medidas de desempeño relacionadas con ellas. Los estándares relevantes y mensurables para la gestión de la colección permitirán a los museos argumentar de manera convincente la gestión de sus recursos, planificar el mejor uso de éstos y proporcionar a las partes interesadas la evidencia de una administración responsable. Los estándares, además, deben ser relevantes tanto para los museos pequeños como para los grandes, apoyando los principios de la práctica profesional de los museos, proporcionando puntos de referencia para la evaluación objetiva de la gestión y administración en el tiempo y desarrollando la base para informar a los interesados sobre esa administración.
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Desarrollo de la colección.
La colección de un museo es el resultado de prácticas pasadas llevadas a cabo en la propia colección, algo que podría no encajar fácilmente con el propósito actual del museo. Los museos se enfrentan al desafío de aprovechar sus puntos fuertes interpretando la importancia de sus colecciones en el contexto actual y definiendo una estrategia coherente de desarrollo de cara al futuro. Una consulta entre los museos sobre las estrategias y la planificación adecuadas de la colección promovería un enfoque de colaboración muy importante para el desarrollo de las colecciones del sector.
Documentando la colección.
Muchos museos se enfrentan a la laboriosa tarea de recopilar, consolidar, normalizar, verificar y mantener la información de los archivos que están a menudo fragmentados, incompletos, y que resultan , por tanto, poco fiables. El alcance de este trabajo es muy amplio. Cubre la investigación, la digitalización, los inventarios de la colección y la entrada de datos. Con un mejor conocimiento de lo que los museos poseen, éstos podrán compartir información, ofrecer mejores servicios a sus comunidades, cuidar mejor sus colecciones y hacerlas más accesibles al público. Los progresos suelen estar limitados por la falta de financiación y el desvío de la atención hacia otras prioridades en sus competencias, así como por la falta de una disciplina necesaria y realista en cuanto a la planificación de proyectos realizados por los museos.
Calidad de las instalaciones dedicadas a las colecciones.
La calidad de las instalaciones varía de un museo a otro. Con el uso de los necesarios fondos de los contribuyentes y otras fuentes de financiación, muchos museos podrían estar actualizando recientemente sus instalaciones de almacenamiento y exposición, o incluso planeando mejoras. Se necesitarán fondos continuos para conseguir que todos los museos alcancen un estándar aceptado por todos. Unas mejores instalaciones consolidarían la red de museos locales y regionales, permitiendo a sus comunidades exposiciones de objetos u obras de arte de importancia regional y nacional. Además, los archivos de los museos son una fuente particularmente rica de información sobre la historia de sus comunidades locales, lo que los convierte en un recurso bien utilizado y muy valioso. También se necesitan fondos permanentes que permitan conservar esos archivos para las generaciones futuras y garantizar un acceso público continuado.
Planificación de la gestión de activos.
Los edificios y las instalaciones mal diseñados o pobremente mantenidos ponen en riesgo las colecciones. Los museos – y sus órganos gestores – deben prestar más atención a la planificación formal de la gestión de activos para sus edificios e instalaciones. Esto salvaguardará sus colecciones y apoyará la prestación de servicios de los museos. La planificación de la gestión de activos engloba la gestión de riesgos, la fijación de niveles de servicio y la definición de estándares de activos, proporcionando así un marco para el futuro mantenimiento y renovación de las colecciones.
La financiación de los museos y galerías de arte más pequeños, dentro del mismo sector, varía ampliamente. En lo concerniente a las formas de gestión se debería dar cierta colaboración entre los museos, pero, en la realidad, no se produce mucho asesoramiento ni apoyo entre ellos. Actualmente, observamos serios riesgos para la viabilidad financiera y el rendimiento de algunos museos y galerías de arte más pequeños. También encontramos restricciones de recursos respecto a su capacidad para cumplir con los estándares profesionales y mejorar la calidad de los servicios a sus comunidades. En nuestra opinión, estas limitaciones plantean cuestiones fundamentales para las autoridades locales interesadas en la gestión a largo plazo y en las relaciones de financiación con sus museos.
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Prioridades para la financiación y asignación de recursos.
Lo que es evidente en que los museos tienen un compromiso real con la gestión profesional de las colecciones. Esta gestión generalmente viene apoyada por las políticas y las prácticas necesarias con la colección, con unos museos que intentan aprovechar los métodos y de las tecnologías disponibles para mejorar la calidad de la información de dichas colecciones. Sin embargo, los museos dependen en parte de fuentes de financiación variables, inseguras e inconstantes y, por otro lado, del apoyo voluntario que reciben. Esto puede, para algunos, limitar la capacidad para una gestión más activa en el cuidado y desarrollo de las colecciones, y para poder lograr un aumento de personal dedicado enteramente a las mismas. Las dos tareas prioritarias a las que destinar esta financiación son:
- Para mejorar la calidad de la información de la colección.
- Para fortalecer la capacidad de mantenimiento de los archivos.
Calidad de la información de la colección.
El personal adicional permitiría a los museos realizar una variedad de tareas a las que a menudo, cuando los recursos son limitados, no se les da prioridad. Esto evitaría el retraso en la catalogación y haría posible la realización de inventarios periódicos, la introducción de registros en papel en bases de datos digitales y el mantenimiento de los archivos de la colección. El valor de la colección de un museo radica en la información sobre los objetos que contiene – sus orígenes y asociaciones -. El personal adicional proporcionaría a los museos una mejora en la calidad de esa información, algo que, además, les permitiría ofrecer mejores servicios a sus comunidades, utilizando la tecnología disponible para integrar los procesos del museo y hacer la colección más accesible, creando la base necesaria para implantar una estrategia de desarrollo de la colección. Estas tareas consumen mucho tiempo, y deben ser a menudo realizadas por personal temporal o voluntarios. Si se quiere lograr progresos significativos a corto plazo, se necesita personal dedicado full time para abordar el trabajo de manera sistemática e intensiva.
Capacidad de mantenimiento de los archivos.
Una segunda prioridad es fortalecer la capacidad de mantenimiento de los archivos. No todos los museos tienen implantada la función de cuidado y mantenimiento de sus archivos, si bien este papel es sólo una de las muchas tareas y responsabilidades diferentes que el personal debe asumir. Para esas instituciones, que a menudo son museos pequeños, el personal adicional podría generar una información más completa y fiable sobre la colección y una atención más centrada en el espectro de tareas necesarias para apoyar una buena gestión de la misma. Estas tareas incluirían catalogación, investigación, inventarios y administración de las bases de datos.
Obtención de más fondos.
La responsabilidad de buscar financiación adicional recae directamente sobre los museos, y les obliga a preparar un plan de negocio completo que contemple los costos totales. Éste debería establecer el alcance del trabajo propuesto, los resultados buscados, los recursos requeridos, las normas a cumplir y el calendario a seguir. La evidencia de un compromiso con la gestión disciplinada de proyectos y la rendición de cuentas ha de ser un factor importante para obtener la financiación necesaria.
Financiación de museos privados y galerías de arte.
Normalmente, el desarrollo de los planes de negocio que responden a los procesos de búsqueda de financiación identifican deficiencias en las relaciones de rendición de cuentas. Los propósitos de financiación pueden estar generalmente bien definidos, pero pocos contemplan la generación de recursos propios para su autofinanciación como una prioridad. Los informes sobre el desempeño y la administración suelen ser débiles, las medidas de desempeño pocas veces son las adecuadas, y las relaciones entre las autoridades locales y los museos en general resultan distantes e informales. Todas las autoridades locales deben buscar una seguridad activa en la gestión y la administración a partir del establecimiento de contratos de financiación. El establecimiento de estos contratos, entre ambas partes, obligaría a los museos a monitorizar sus logros progresivos, solicitándoles informes periódicos sobre las medidas objetivas tomadas que fueran relevantes para la gestión y administración de su colección.
RECURSO:
Controller and general auditor (2006): Management of heritage collections in local museums and art galleries. Tamuaki o te Mana Arotake, Nueva Zelanda.
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