Juntas Administrativas del Museo: Roles y Responsabilidades

 

Las juntas de los museos se enfrentan cada vez más a la rendición de cuentas. Los museos, en general, experimentan grandes cambios a la hora de gestionar sus organizaciones, normalmente sin ánimo de lucro. Se están introduciendo nuevos modelos de gestión en sus consejos de administración. También están obligados a mantenerse al día sobre iniciativas gubernamentales y comunitarias que les afectan.

Hay cientos de museos en el mundo, incluidas las galerías de arte, museos comunitarios, sitios históricos, centros de ciencias, jardines botánicos, museos multidisciplinarios y especializados. Las pautas que os presentamos hoy aquí tienen como objeto proporcionar dirección a todos sus administradores, tanto de los museos grandes como de los pequeños, reflejando la comprensión actual de sus roles y responsabilidades.

Recomendamos a los museos que adopten estas pautas y las utilicen como una lista de verificación para desarrollar o mejorar sus políticas y procedimientos internos con respecto a los roles y responsabilidades de sus juntas directivas.

¿Qué tipo de estructura de staff tiene tu museo?

Este documento debe abordar las funciones y responsabilidades de los miembros de las juntas directivas de los museos sin ánimo de lucro. Existen dos tipos de juntas directivas:

• Los consejos convencionales suelen disponer de personal profesional a tiempo completo. Su función principal es establecer la visión, la política y la gestión recursos.
• Las juntas administrativas no tienen personal profesional. A menudo asumen responsabilidades prácticas,  además de las de gestión.

Algunos museos cuentan con juntas asesoras en lugar de, o además de, las de gobierno. Sus roles no son los mismos que los de las juntas de gobierno, pero los define el órgano de gobierno a través de términos de referencia. Los museos municipales, provinciales y del gobierno piden tener sus propias leyes u otros documentos de gestión que describan las responsabilidades de la administración o las juntas asesoras, que son distintas de las de los funcionarios electos.

El papel de la Junta: la confianza pública.

Todos los miembros de la junta son fiduciarios que tienen a su cargo las colecciones, propiedades, locales y recursos del museo, como activos en fideicomiso para las generaciones presentes y futuras. Por ley, la junta de fideicomisarios es públicamente responsable de los recursos y actividades del museo, para y por el cuidado de la colección, según los estándares profesionales y para garantizar el acceso público dentro de las limitaciones de su seguridad y preservación. Su función es establecer políticas de consulta con el personal para una administración efectiva del museo y para monitorear su cumplimiento. En estas políticas, la implementación de decisiones y el desarrollo de prácticas internas corre a cargo del personal profesional.

El consejo de administración tiene las siguientes responsabilidades principales:

• Propósito: establecer e implementar la misión y visión del museo.
• Continuidad: proporcionar continuidad para gestionar e implementar los asuntos del museo.
• Progreso: establecer la tasa de progreso que el museo toma para alcanzar su misión y visión
• Identidad: asegurar el apoyo y la aprobación de la comunidad para su misión, visión y dirección a largo plazo.

La junta de fideicomisarios establece la misión, visión y tipo de gestión del museo. La junta del museo debe revisar sus estatutos y constitución de manera regular, y renovar o cambiar según sea necesario para garantizar que dichos estatutos sigan siendo relevantes para el papel evolutivo del museo en la sociedad.

La junta deber supervisar la contratación y seguimiento del rendimiento del director. Es la encargada de nombrar al director, ya sea remunerado o no, quien a su vez designa a todos los demás empleados y voluntarios de servicio. No se debe servir como miembro de la junta y como personal simultáneamente. El director no ha de ser miembro de la junta de fideicomisarios contratado como personal, como tampoco el personal anterior debe servir como fideicomisario, por un período de al menos dos años.

Responsabilidades de la junta:

• Emprender un proceso de búsqueda formal, con la confidencialidad necesaria.
• Decidir la contratación o el despido del director, hecho que debe ser ratificado por la junta al completo.
• Establecer por escrito una base para el acuerdo mutuo.
• Describir funciones
• Determinar el salario, los beneficios, las condiciones de empleo y la relación con el consejo, incluidas las disposiciones para las revisiones de desempeño y el arbitraje.
• Supervisar el desempeño del director a través de sus procesos de revisión de políticas, planificación y presupuesto
• Revisar regularmente el desempeño para comunicar su evaluación, expectativas y recomendaciones para acciones particulares.
• Asegurarse de que, en caso de tener que cesar al director, el proceso se lleve a cabo de manera profesional y ética, de acuerdo con los mejores intereses par el museo y bajo la legislación pertinente.

Con el aporte del personal profesional y / o consultores, la junta es responsable de formular y aprobar el marco y las políticas operativas, así como de monitorear el progreso del personal en la implementación de dichas políticas.

Los fideicomisarios formulan, supervisan, implementan y evalúan la política y el personal. La junta debe exigir la circulación de un manual de políticas que incorpore todas las decisiones estratégicas adoptadas, asegurándose de que los informes son enviados a las agencias gubernamentales apropiadas cuando es necesario. Los museos pueden desarrollar tantas políticas internas como se requieran para su buena gestión.

Políticas sugeridas para todos los museos:

• Políticas marco: constitución, estatutos, misión, visión, mandato, políticas de autogobierno de la junta y código de ética.
• Políticas operativas: cobranzas, conservación, gestión de riesgos, interpretación, personal y gestión financiera.
• Políticas de leyes internas.

Junta.

La junta debe asegurarse de que se prepare y supervise un plan estratégico a largo plazo. Este plan ha de describir los objetivos para cada función del museo en un período  especificado, mostrando los resultados, indicadores e impactos esperados, y guiando a la junta y al personal, proporcionando el espacio, las instalaciones, los medios financieros y los recursos humanos necesarios para alcanzar estos objetivos.

La junta es responsable de la seguridad y la preservación de las colecciones del museo, y ha de proporcionar instalaciones de almacenamiento con control ambiental, asi como garantizar la seguridad física y la preservación de las colecciones. Estas instalaciones deben cumplir con los estándares profesionales del museo para el cumplimiento de funciones básicas, como la adquisición, preservación, investigación, exhibición y educación, debiendo cumplir con todos los códigos relevantes para personal, voluntarios y seguridad pública.

A fin de garantizar que el museo tenga los recursos financieros necesarios para cumplir con los objetivos, a corto y largo plazo, aprobados por la junta, y para poder demostrar su responsabilidad financiera, los administradores deben:

• Establecer presupuestos, informes financieros, contratos, recaudación de fondos y políticas de patrocinio.
• Supervisar y participar en las actividades de recaudación de fondos de fuentes públicas y privadas, y utilizar su influencia para ayudar al personal de desarrollo del museo, y a los voluntarios, a recaudar esos fondos.
• Asegurar que existan sistemas adecuados para la elaboración de presupuestos y la presentación de informes financieros.
• Aprobar y controlar el presupuesto.
• Garantizar que los activos financieros del museo estén protegidos y a salvo.
• Comprobar que existe una revisión financiera anual o auditar según sea necesario.

Junta de fideicomisarios.

La junta de fideicomisarios proporcionará un vínculo importante entre el museo y la comunidad. Los fideicomisarios representan los puntos de vista de la comunidad en el desarrollo de políticas, trasmiten la misión y la visión del museo a los representantes electos y al público, y abogan por una mayor participación pública y un mayor apoyo moral y financiero para el museo.

La junta tiene la responsabilidad de abogar por su museo a nivel individual, pero además debe involucrarse en la discusión de cuestiones generales sobre política pública que afecten a su comunidad.

La junta debe gobernarse de manera efectiva y eficiente, siendo independiente de la gestión del museo. Al igual que los museos difieren en sus historias, etapa de desarrollo, modelo de gobierno y composición de la junta, las juntas de los museos lo hacen en cuanto a la forma de organizar y dirigir su trabajo.

Junta de autogobierno:

• Se asegura de que existen sistemas adecuados para la elaboración de presupuestos y la presentación de informes financieros.
• Aprueba y controla el presupuesto.
• Garantiza que los activos financieros del museo estén protegidos y a salvo.
• Comprueba que haya una revisión financiera anual, o una auditoría, según sea necesario.

Presidente de la Junta.

El papel del presidente debe especificarse claramente en los estatutos o documentos de autorización. La efectividad de la junta depende de su presidente. Él es quien proporciona el liderazgo, asegura que la junta se adhiera a sus estatutos y constitución, establece la agenda y se la facilita el grupo, toma decisiones en las reuniones de la junta y motiva a ésta a cumplir con sus responsabilidades. Sin embargo, no tiene más autoridad que otros miembros de la junta. Se requiere quórum para las decisiones críticas, que deben ser respetadas por todos. La junta es responsable de las acciones tomadas por el presidente de forma independiente. Éste desempeña un papel de liderazgo en las actividades de recaudación de fondos y antepone los intereses del museo en todas las negociaciones con los fideicomisarios, el director, el personal, los voluntarios, el público, el gobierno y otros financiadores.

Fideicomisarios.

Las descripciones de los puestos de trabajo deben estar redactadas y aprobadas para todos los fideicomisarios y funcionarios de la junta directiva. Han de incluir la posición, la autoridad, sus responsabilidades, los requisitos, el término, las obligaciones generales y la evaluación, así como las fechas de revisión y aprobación.

Comités.

Los comités permanentes y los comités ad-hoc facilitan la toma de decisiones de la junta. Un miembro de la junta puede presidir comités, pero suele ser ventajoso involucrar también a personas externas en comités o como presidentes. El mandato, autoridad, membresía y presupuesto de cada comité debe ser establecido por los términos de referencia aprobados por el comité. Los comités no establecen una política, pero pueden formularla, con la posterior revisión y aprobación del mismo. El número y la responsabilidad de los comités varía de un museo a otro.

Junta de contratación.

La junta debe establecer un proceso de contratación anual para reemplazar a los administradores cuyos términos han expirado o no han cumplido con sus responsabilidades. El comité de nominaciones ha de evaluar las cualidades de los miembros de la junta e identificar los antecedentes, habilidades, conocimientos y experiencia necesarios para los nuevos fideicomisarios, que deberán ser capaces de abordar los desafíos actuales. Los museos reconocen la necesidad de representar a las comunidades a las que sirven a nivel de la junta, como parte de su estrategia para ser relevantes en una sociedad cada vez más multicultural y diversa.

Orientación de la Junta y Desarrollo.

Los nuevos miembros de la junta deben participar en la orientación de la misma, incluida la revisión de pautas, los materiales de orientación y el papel de los administradores del museo.

La junta debe brindar oportunidades para que todos sus miembros desarrollen conocimientos y habilidades como fideicomisarios del museo, asistiendo a conferencias y convenciones, participando en grupos de intereses especiales y en cursos y seminarios, o leyendo publicaciones relevantes. Asimismo, los miembros de la Junta deben conocer las organizaciones de apoyo, como la Asociación de Amigos de los Museos y la Asociación de Fideicomisarios de Museos.

Evaluación.

La autoevaluación periódica de la junta en su conjunto identifica las fortalezas y debilidades de su equipo profesional.

Los miembros individuales de la junta deben ser evaluados antes de su reelección. Un comité o un evaluador externo pueden ser los encargados de valorar el desempeño de los miembros de la junta directiva y recomendar una nueva elección, si corresponde. Los fideicomisarios han de cooperar en un proceso de evaluación iniciado y dirigido por el presidente.

Manual de la Junta.

Cada miembro debe recibir una copia del Manual de la Junta, con la información necesaria para llevar a cabo sus responsabilidades, entre las que se encuentran:

• Misión, visión y mandato.
• Información general sobre el museo y su historia.
• Constitución, estatutos o documentos de autorización.
• Estructura y procedimientos de la junta directiva.
• Descripciones de trabajo de los fideicomisarios.
• Estructura del comité de la junta y términos de referencia para cada comité.
• Manual de políticas.
• Legislación relevante y códigos de ética.
• Resumen financiero: presupuesto anual, declaraciones de impuestos (si los hubiere) y la auditoria más reciente.
• Plan estratégico actual y a largo plazo.
• Los roles y responsabilidades de juntas directivas del museo y el papel de los fideicomisarios.
• Lista de los miembros actuales de la junta con información de contacto.

Conducta de la Junta.

La conducta de la junta influye en la efectividad del personal y en la percepción del museo en la comunidad. La junta de fideicomisarios es una entidad colectiva. Una junta solo puede actuar en reuniones legalmente constituidas en las que existe un quórum suficiente, o mediante la delegación adecuada de alguna parte de su autoridad a sus funcionarios, comités y personal profesional del museo, con la posterior adopción de sus acciones.

Asistencia.

La asistencia a las reuniones y funciones es responsabilidad principal de los fideicomisarios, que deben ser conscientes de que su responsabilidad en las acciones de la junta, aun cuando estén ausentes en una reunión. La junta puede adoptar una política que requiera, por ejemplo, asistencia obligatoria para reuniones de la misma, inauguraciones o eventos de recaudación de fondos y de agradecimiento a voluntarios y miembros. Las faltas de asistencia deberían afectar a la elegibilidad en una re-nominación.

Responsabilidad.

Los fideicomisarios deben ser conscientes de sus responsabilidades legales y obligaciones en el cumplimiento de su función de fideicomisarios públicos. La diligencia responsable es esencial. La junta debe buscar asesoría legal y obtener un seguro – según sea necesario -. a través de su programa de seguros grupales.

Para minimizar la responsabilidad, cada administrador debe:

• Participar en la aprobación del presupuesto anual, auditoría, informe financiero y estados financieros periódicos.
• Apoyar la misión, visión y mandato del museo.
• Asistir regularmente a la junta, y al comité asignado en las reuniones.
• Prepararse para cada reunión.
• Cumplir y monitorear la implementación de políticas del museo.
• Estar familiarizado con la junta y el comité asignado.
• Adherirse a los roles y responsabilidades de la junta y sus comités.
• Saber quién está autorizado para firmar cheques y por qué cantidades.
• Monitorear la respuesta de la comunidad ante los programas y actividades del museo.

Adopción de un Código de Ética.

La junta debe adoptar un Código de Ética, ya sean las pautas de ética estándares de cada país o su propio código adoptado basado en códigos nacionales e internacionales.

Evitar conflictos de intereses.

La objetividad es esencial para dirigir el museo y lograr la confianza de sus visitantes. Deben evitarse escrupulosamente los conflictos de intereses reales y aparentes. Esto implica, por ejemplo, que:

• Las prácticas de recolección privada deban ser declaradas, así como cualquier consejo solicitado por el personal profesional del museo o decisiones relacionadas con la colección que puedan beneficiar al fideicomisario registrado.
• Los intereses comerciales privados han de ser comunicados y el administrador debe retirarse de cualquier decisión sobre la compra de bienes o servicios que pueda beneficiarle directa o indirectamente.
• Los consultores que sean administradores no deben hacer un trabajo remunerado para el museo mientras prestan sus servicios en la junta directiva.
• Los artistas que son fideicomisarios no pueden donar obras de su propio arte a la colección permanente o ser considerados para una exposición de su trabajo, ya sea en solitario, grupal o colectivamente.

Colegialidad y confidencialidad.

Los fideicomisarios deben su lealtad a la junta y nunca han de divulgar sus deliberaciones y decisiones a organismos externos, o persona alguna, antes de que se den a conocer al personal y al público a través de los canales de comunicación acordados. Los fideicomisarios deben aceptar que las decisiones se toman en una base mayoritaria después de la debida deliberación, y que es obligación de los miembros de la junta cumplir y apoyar, en lugar de socavar. Asimismo, los miembros de la junta no pueden criticar públicamente a otros miembros de la misma, ni al personal del museo.

Relaciones Junta-Director.

El director, normalmente conocido como director ejecutivo, asesora a la junta sobre el desarrollo de políticas y pautas, y su implementación, y es responsable de la gestión diaria del museo. La junta y el director deben respetar la esfera de responsabilidad de los demás y ser apropiadamente solidarios.

Esto significa, por ejemplo que:

Los fideicomisarios deberán brindar al director un apoyo inquebrantable, siempre que sus responsabilidades se lleven a cabo de manera efectiva bajo acuerdo con las políticas y planes aprobados:

• La junta nombra al director y a los delegados, cuya responsabilidad es nombrar, evaluar y despedir personal de acuerdo con la política de personal.
• Después de la presentación del personal ante el director, la junta puede recibir inquietudes y quejas de los empleados de acuerdo con la política establecida.

Los fideicomisarios deben esperar del director o su sustituto:

• La asistencia a las reuniones de la junta y del comité como un miembro ex officio.
• Informes completos y recomendaciones sobre las finanzas y programas del museo.
• La información oportuna y pertinente sobre asuntos perteneciente al cumplimiento de las funciones y responsabilidades de la junta y su conducta adecuada, según lo establecido en los estatutos.
• Una relación abierta y honesta que ponga el interés del museo por encima del entusiasmo personal y los objetivos profesionales individuales.

Relaciones Junta-Personal.

La junta podrá considerar si es apropiado contratar consultores para ayudar con la planificación, el desarrollo de políticas y los problemas de personal. El director es responsable de la contratación, capacitación y evaluación de todos los demás empleados y voluntarios de servicio, de acuerdo con las políticas establecidas. La junta ha de asegurar la responsabilidad diaria de la atención de colegios, el acceso público, la educación y otras funciones que se delegan en el personal debidamente capacitado para la función. El número de personal y su naturaleza, ya sea remunerado o no, permanente o temporal, dependerá del tamaño del museo, la colección y las responsabilidades. Cuando los miembros de la junta realizan trabajos voluntarios de servicio, actúan como voluntarios, no como miembros de la junta, y desde esa posición deben seguir las directrices del personal a cargo.

Recurso bibliográfico: