Qué Es un Plan de Interpretación

La interpretación es el arte y la ciencia de conectar a los visitantes – consumidores de ocio cultural, turistas, paseantes, etcétera -, con ideas, recursos y oportunidades para la participación y aprendizaje. En el mejor de los casos, la interpretación es:

• Un proceso de comunicación basado en una misión que involucra a los visitantes y les ayuda a establecer una conexión significativa con el museo (centro de interpretación, lugar del patrimonio…) y los recursos que ofrece.
• Un servicio que valora las necesidades, deseos e intereses del público para mejorar su experiencia antes, durante y después de su visita al museo.
• Una estrategia de gestión que puede utilizarse para aumentar la apreciación y sensibilidad de los visitantes hacia los recursos del museo.

La interpretación es también la forma en que los museos e instituciones culturales buscan generar conexiones entre los visitantes y sus recursos. Por ejemplo, algunos museos utilizan carteles, exposiciones, publicaciones, webs y otros medios para conectar a su público con los recursos que el museo puede ofrecerles.

Utilizaremos el término abreviado «IE» a partir de ahora (interpretación + educación) para referirnos al conjunto de materiales informativos, interpretativos y programas educativos, medios e instalaciones que sirven para mejorar la experiencia del visitante. La planificación IE necesita de los siguientes soportes para su puesta en marcha:

• El museo.
• Quioscos o tableros de anuncios con información, educación o mensajes de seguridad.
• Publicaciones tales como folletos educativos, catálogos, listas de verificación…
• Exposiciones, exhibición de contenidos.
• Señales interpretativas.
• Paseos guiados, charlas, recorridos o demostraciones interpretativas y programas.
• Orientación e información de búsqueda de ruta, como señales direccionales y mapas.
• Información de seguridad.
• Reglas, regulaciones y políticas de uso y comportamiento.
• Programas educativos o actividades para familias, grupos escolares u otro tipo de visitantes.

La planificación de IE está relacionada con el proceso deliberado de tomar decisiones sobre las oportunidades interpretativas o educativas más adecuadas para un museo y/o centro del patrimonio. Este tipo de planificación a veces se denomina planificación educativa o planificación para la experiencia del visitante. La puesta en marcha del proyecto de IE es más efectiva cuando incluye la colaboración en red entre directores de museos, gerentes de recursos, directores de área, responsables de patrimonio, especialistas en marketing y representantes de la comunidad a la que pertenece el museo. 

La planificación IE es el proceso mediante el cual los planificadores – educadores, guías, monitores, gerentes o administradores- determinan las prescripciones interpretativas o educativas más apropiadas para su museo y situación. Al igual que otros tipos de planificación, ésta debe ser lógica, racional, planificada y transparente. Lo que es más importante, debe constituir un esfuerzo útil para tomar cualquier tipo de decisión . Hay muchas maneras de planificar, aunque es probable que se aborden cuestiones similares en la mayoría de los procesos de planificación IE: cuestiones sobre la misión, el historial y la situación actual de un museo; recursos existentes, instalaciones y demanda de sus visitantes por bienes y servicios; así como oportunidades propuestas para conectar oferta y demanda. Los tipos generales de preguntas planteadas en un proceso de planificación IE se clasifican de la siguiente manera:

• Situación: ¿Cuál es nuestra situación actual? ¿Cuál es la misión de este museo? ¿Cuál es la necesidad de IE en este museo? ¿Cómo puede el IE apoyar esa misión y los objetivos estratégicos? ¿Cuál es el beneficio de este museo para el contribuyente y los socios o partes interesadas en él?
• Propósito: ¿Qué esperamos lograr con la planificación del IE? ¿Qué consideraciones de planificación deben ser reconocidas? ¿Qué objetivos específicos tenemos para IE en este museo?
• Recursos: ¿De qué recursos, instalaciones y experiencia disponemos actualmente? ¿A qué problemas de gestión nos enfrentamos? ¿Quiénes son nuestras audiencias actuales y qué sabemos sobre ellas? ¿Hay interés en atraer a más, menos, o diferentes audiencias?
• Análisis: ¿Qué nos dice nuestro inventario sobre las posibles opciones de IE de las que disponemos? ¿Cómo alineamos lo que tenemos con los objetivos que nos estamos marcando?
• Opciones: Según los recursos disponibles y el análisis, ¿qué opciones específicas de IE son las mejores para este museo? ¿Qué recomendaciones específicas resultan más apropiadas?
• Acción: ¿Qué acciones específicas son necesarias para desarrollar nuestras recomendaciones IE? ¿Qué horario es apropiado para implementar esas opciones? ¿Qué recursos serán necesarios para el desarrollo exitoso de nuestras recomendaciones?

Independientemente del alcance o la escala, un plan IE es solo un tipo de planificación que el museo realiza para cumplir su misión. Para garantizar que el esfuerzo de planificación IE sea complementario a otros planes organizacionales del museo, los planificadores deben alinear su plan IE con otros esfuerzos de planificación. En su libro «Secrets of Institution Planning», Merritt y Garvin (2008) nos muestran algunas orientaciones muy útiles para sincronizar o alinear la planificación dentro de un museo.

En el caso de una planificación de IE, su relación con otros planes del museo puede generar aportaciones :

• Investigar y usar la información que ya existe para elaborar un plan maestro o plan de gestión de recursos.
• Utilizar la información que ya existe en un plan similar de otro museo u organización.
• Coordinar con planes de marketing, comunicación o relaciones públicas.
• Conocer el costo o las limitaciones presupuestarias de un plan financiero o plan de negocios.
• Usar descripciones de situaciones, recursos o consideraciones de planificación de un plan estratégico o planes maestros anteriores del museo (experiencias anteriores).
• Reconocer los recursos y análisis de colecciones o planes de conservación (en el caso de áreas de recursos históricos o culturales).
• Comprender las implicaciones de los sitios e instalaciones del museo como parte del plan.
• Identificar la IE ya existente dentro del museo e identificar cooperadores y socios para mejorar estos esfuerzos.
• Localizar posibles fuentes de financiación para la implantación del IE. En cualquier caso, un plan IE debe reconocer otros esfuerzos de planificación dentro del museo e, incluso, dentro de la región.

En algunos casos, la idea de planificar IE puede ser desalentadora. Para comenzar el plan con orden, sería muy útil que consideráramos estos diferentes niveles de planificación:

• Planificación de nivel 1: Se trata de un esquema rudimentario que contiene solo algunas ideas. En muy poco tiempo, un planificador (o equipo de planificación) puede describir el contenido básico pero relevante de un plan IE usando un esquema sencillo. Un plan de nivel 1 se puede analizar rápidamente y contar solo con unas pocas páginas, pero también puede servir para mostrar a los administradores la intención de planificar o rastrear ideas hasta que aparezca un mayor nivel de planificación. Poner ideas preliminares en papel implica un registro administrativo y proporciona una dirección para la discusión y de decisiones relacionadas con IE.
• Planificación nivel 2: Este nivel de planificación profundiza la planificación de nivel 1. Proporciona detalles adicionales importantes para otras secciones destacadas. Un plan de nivel 2 se puede desarrollar en unas pocas semanas y puede tener varias páginas. La información e ideas importantes se agregan al esquema básico (plan de nivel 1), pero aún pueden faltar transiciones, los enlaces ser elementales y los detalles estar incompletos. A cada persona en un equipo de planificación se le puede asignar una sección del plan para investigar y trabajar dentro de un esfuerzo más colaborativo en el que poder llenar los vacíos y agregar detalles.
• Planificación nivel 3: Es un plan a escala completa que contendrá una importante sección de recursos y análisis, así como información sustancial y fundamental para todas las alternativas del IE. Proporcionará una descripción extensa de cada fase y los costos detallados de las mismas. Dependiendo del tamaño del museo y la misión deseada (este nivel de planificación puede llevar varios meses), implicará una colaboración más extensa y será un documento guía más sustancial.

Así pues, al pensar en planificar IE debemos recordar las siguientes premisas:

• Si nunca has hecho un plan IE, comienza a hacerlo ya.
• Si ya lo has hecho antes, ve completándolo.
• Si ya está muy definido, mejóralo.

Cuando estemos planificando el plan IE, lo más importante que debemos tener en mente es la verdadera utilidad del mismo. Un plan IE no es un documento estático, ha de valorarse como una herramienta dinámica y útil que guíe el desarrollo y la implementación de iniciativas de interpretación educativa en el museo. Por lo tanto, un plan IE puede servir para los siguientes propósitos:

• Como herramienta de comunicación que involucre al personal y las partes interesadas en la discusión de prioridades, el modo en que se establecen éstas y en la toma de decisiones necesarias para optimizar los esfuerzos en el proceso de planificación.
• Como herramienta de marketing para mostrar los potenciales beneficios de la experiencia a los visitantes y estimular el interés en las áreas de financiación y gestión de recursos.
• Como herramienta de análisis para seguir el progreso a lo largo del tiempo con respecto a la educación y las iniciativas interpretativas, así como para proporcionar puntos de referencia con los que comparar y evaluar futuras decisiones.
• Como herramienta de financiación que demuestre a los posibles donantes o patrocinadores que el trabajo del museo es estratégico y fundamental en los esfuerzos de implantar IE, y además permite generar numerosas oportunidades bien concebidas, planificadas y enfocadas para mejorar las experiencias de los visitantes en el museo.
• Como herramienta de decisión para organizar y guiar las decisiones sobre experiencias significativas y sostenibles de los visitantes en el museo.

Los mejores planes son fruto del esfuerzo en equipo, por el cual un pequeño grupo de profesionales y partes interesadas del museo será el responsable de investigar y redactar el plan. La colaboración dentro de una organización debe incluir el apoyo de la administración, recursos humanos/personal, administración de recursos, asuntos públicos, marketing, servicios para visitantes e, incluso, a los responsables de instalaciones y mantenimiento. Asimismo, la colaboración con partes interesadas fuera de una organización supondrá contar también con otras fuerzas vivas que aporten recursos: comunidad, ayuntamiento, estado/región u otras agencias de administración pública, entidades recreativas y organizaciones de turismo. Esto quiere decir que un plan IE debe considerar perspectivas amplias y diversas para captar información e ideas de muchas personas y fuentes diversas.

Dicho esto, normalmente existe una persona responsable que es el guardián de la visión del esfuerzo en la planificación. Es esta persona quien generalmente dirige el proceso de planificación y coordina las diferentes piezas del plan. El encargado de la visión suele ser alguien que siente pasión por los visitantes, los recursos del museo y las muchas posibilidades de aprendizaje informal que puede ofrecer. Igualmente es capaz de visualizar fácilmente los resultados finales del plan y ayudar a garantizar la implementación del mismo. El director del plan puede también asumir las siguientes responsabilidades:

• Proporcionar un registro administrativo completo y preciso del esfuerzo de planificación.
• Facilitar un proceso de planificación lógico y eficiente.
• Involucrar a los visitantes en los momentos apropiados y de manera razonable, mientras supervisa esos esfuerzos a lo largo del proyecto.
• Crear un plan profesional de alta calidad.
• Producir un plan que sea útil para el equipo de planificación y las partes interesadas.

La planificación de experiencias significativas para los visitantes es un proceso que tiene que ver con todo ésto: un proceso de toma de decisiones responsable, informado y deliberado. Dado que la mayoría de los museos son públicos, se hacen responsables ante ese público que paga impuestos, por lo que el proceso de planificación ha de ser organizado, lógico, redactado y relevante para la sociedad de la que depende y a la que tiene obligación de corresponder. 

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