Gestión para la Conservación de Colecciones

La información es fundamental a la hora de gestionar la preservación de colecciones. Debe estar basada en valores, servir a objetivos definidos y ser útil para los profesionales que hacen el trabajo. La estrategia central del museo está desfocalizando su «atención» sobre las colecciones hacia otros servicios que los museos brindan a sus visitantes. Sin embargo, las colecciones son cada vez más grandes y extensas, y las presiones para lograr estándares altos y una mayor eficiencia resultan implacables. Y por si todo ésto fuera poco, la llegada de las nuevas tecnologías de la información ha alterado drásticamente el contexto de los museos.

En este mundo complejo, que evoluciona a una velocidad de vértigo, los problemas no se pueden abordar de manera independiente. Todo está conectado. Las colecciones y su preservación no pueden verse como un fin en sí mismas, aisladas de los otros propósitos y funciones de los museos. Esta es la razón por la cual su conservación debe ser planteada de manera estructurada e interrelacionada con el todo. Nosotros defendemos el enfoque de gestión organizada  e intentamos explicar cómo se puede aplicar de manera útil a la conservación.

Las colecciones de la mayoría de los museos aumentan cada vez más. Es una función primaria de éstos desarrollar y agregar elementos en ellas, ya que se conciben para dar respuesta a una variedad de propósitos que van desde la exposición – como es el caso de la mayoría – hasta un registro de la historia de un lugar, para ver y disfrutar – en galerías de arte y colecciones -; en ocasiones, incluso, se convierten en un archivo para estudiar y aprender.

Las tareas involucradas en la conservación son únicas y variadas. La destreza profesional sigue siendo esencial. Una amplia mayoría de conservadores dedican gran parte del su tiempo a «tratar» activamente los objetos, quitar la suciedad y los depósitos que causan daños, fortalecerlos mediante el apoyo físico o la consolidación con resinas, eliminar los productos químicos o agentes de la descomposición, etcétera. Crear las condiciones ideales para la preservación, en lugar de curar los males una vez que se hacen evidentes, está adquiriendo una relevancia cada vez mayor en el papel del conservador. Hoy en día, los principios de preservación son ampliamente reconocidos y comprendidos, y se recogen en muchos documentos y enfoques, como estándares, indicadores de rendimiento o herramientas de gestión del museo. Por otro lado, la conservación también contribuye de manera significativa a las funciones de educación e interpretación. Incluso se organizan exposiciones populares y exhibiciones sobre el tema.

En respuesta a las presiones para lograr estándares más altos en una escala creciente, la gestión de colecciones se ha convertido en otra área especializada en los museos. Abarca todos los procesos de organización, cuidado y preservación; cada objeto se debe tratar «de la cuna a la tumba». El patrón de trabajo de los conservadores está cambiando. En los Estados Unidos, desde hace mucho tiempo, no es habitual contratar conservadores en plantilla, sino que éstos trabajan de forma independiente o freelance. El desarrollo de la estrategia para el cuidado y la preservación de las colecciones es subcontratado en la mayoría de las ocasiones. Esto se debe, en parte, a que muchos museos estadounidenses no están gestionados directamente dentro del sector público. En el Reino Unido viene siendo al revés, y lo normal (hablamos del sector público) es que los profesionales sean contratados en plantilla en lugar de subcontratar los servicios, si bien es una política que actualmente está cambiando tanto en los museos como en otros servicios públicos (Winsor, 1998).

La necesidad de administrar las colecciones a modo de activo principal de los museos- que pueden utilizarlas como base para los servicios que ofrecen-, generalmente es bien reconocida, y existe un clima receptivo para usar técnicas más efectivas de gestión. En muchos aspectos, los conservadores han liderado el camino, ya que han sido unos de los primeros sectores profesionales de los museos en expresar, como estándares utilizables, su conocimiento científico sobre los riesgos y los agentes del deterioro, además de evitarlos. También han entendido la necesidad de documentar y registrar el trabajo que afecta a objetos y colecciones. Solo falta que los datos se crucen mejor entre museos; el Big Data existe para algo, ¿no creen?

La administración del museo puede convertir estas prácticas y registros ordenados en información, en estrategias y en una mejor comprensión que contribuya a la preservación de las colecciones. La conservación requiere una amplia gama de conocimientos técnicos, desde el diagnóstico de descomposición química, hasta cómo detenerlo o revertirlo, así como las habilidades necesarias para el tratamiento físico o la experiencia en la recreación de un ambiente de preservación:: temperatura, humedad, oxígeno y composición gaseosa, polvo exclusión y control de la luz. Sin embargo, aunque estas habilidades técnicas son esenciales, resultan inútiles si no se genera una organización y un sistema profesional excelentes, lo que implica planear, monitorear y ejecutar el trabajo, además de mantener unas buenas condiciones indefinidamente. Esta tarea se hará imposible sin planificación, especificación, registro y seguimiento. Aquellos que deseen preservar las colecciones han de tener una visión lo más amplia posible sobre los objetivos y las estrategias para lograrlo. Deben probar, mediante la recopilación y el análisis de información, si «el mundo real» que desean gestionar es tal como lo concibieron en sus planificación y concepto, e identificar las acciones necesarias. De lo contrario, se sorprenderán de que «la atención inadecuada a los métodos para evitar la duplicación y las implicaciones para el manejo de las colecciones se hayan convertido, al menos en algunos casos, en una auténtica pesadilla» (Davies, 1992).

Son muchas las técnicas basadas en la información de estudios sobre gestión y ciencia, que podrían aplicarse al manejo de la conservación. La ciencia administrativa aborda el trabajo sobre ayudas matemáticas e informatizadas para la planificación y la toma de decisiones en general, algunas de las cuales se utilizan en la investigación operativa, que se deriva de los conceptos incorporados en los sistemas de ingeniería; se identifica un problema, y ​​diferentes técnicas de modelado matemático se emplean para resolverlo. Los métodos cuantitativos son potencialmente útiles como, por ejemplo, los análisis de los costos-beneficios, los análisis de riesgos o la planificación estratégica. Resultan muy eficaces para resolver problemas si la realidad se muestra con claridad, pero muchas situaciones organizacionales del sector público no se prestan a un enfoque tan evidente, especialmente en un momento de cambio, cuando el modo de hacer las cosas puede necesitar una revisión radical. La solución al problema probablemente reside, no tanto en corregir la función existente, sino en revisar el objetivo anterior o adoptar un enfoque completamente diferente para lograrlo. También existen métodos analíticos no cuantitativos, algunos muy simples, como las conocidas técnicas de análisis DAFO (FODA) y PEST (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y el contexto: político, económico, social, técnico). Las técnicas más sofisticadas incluyen robustez y análisis para la toma de decisiones estratégicas.

Antes de investigar la forma de aplicar las herramientas de información de gestión en una «situación problemática», se deben emplear técnicas que faciliten la comprensión de la situación. Un museo puede estar financiado pública o privadamente; puede ser nacional, regional o local y, al mismo tiempo, disponer de la organización apropiada; puede contar con colecciones variadas, o ser extremadamente especialista. Sin embargo, todos ellos tienen funciones básicas comunes, y han de responder a presiones no muy diferentes en su estructura y contexto organizativo.

Los requisitos de información para la preservación aplicada a las colecciones del museo son bastante complejos, ya que éstas, como decíamos antes, son útiles para varios propósitos y están sujetas a prioridades diferentes, normalmente conflictivas. El análisis de sistemas blandos se usa para los procesos de preservación. Está centrado, principalmente, en las necesidades de información, pero también brinda la oportunidad de comparar la organización real de la conservación/preservación con las necesidades que se muestran en el sistema conceptual, para así diagnosticar las deficiencias.

Necesitamos información para gestionar la conservación a todos los niveles, desde el trabajo con cada profesional hasta el establecimiento de directrices y estrategias a largo plazo consensuadas con la dirección del museo. Los datos se obtienen más fácilmente que nunca gracias al uso de computadoras, pero el análisis de esos datos para que resulten útiles es, hoy por hoy, muy complicado. Los conservadores son muy buenos recopilando información (sobre los tratamientos de conservación, en el entorno del museo y en la condición de los objetos) pero se dedican poco a analizarla y a utilizar los resultados. La realización de los análisis acompañados de una difusión abierta, así como la transmisión de toda esa información, puede tener un impacto muy importante en la evolución positiva de esta profesión que, a veces, pareciera estar blindada al exterior. Por otro lado, y desde el punto de vista del desempeño profesional, si a las personas se les corta el grifo de la información sobre si lo están haciendo bien o no, podría desalentarles y hacer que dejaran de involucrarse. Una retroalimentación oportuna puede tener un poderoso efecto motivador.

Uno de los principales factores de éxito identificados por Peters («Thriving on caos»), es medir lo que es relevante, elegir una o dos medidas que cuenten (Peters, 1987: 585). Estas medidas simples e importantes pueden ser apropiadas para muchas funciones de conservación, concretamente para la preservación amplia de las colecciones, a través de condiciones adecuadas de almacenamiento y visualización. Pero será necesario establecer direcciones estratégicas antes de poder desarrollar planes detallados. Para ello, existen varios enfoques útiles. La medición del desempeño tal como se aplica a los museos es particularmente discutida. Este es, en términos generales, el medio para determinar si una organización está logrando sus objetivos; un componente esencial de los sistemas de información de gestión. Si las colecciones de los museos son fundamentales para sus operaciones, se debe encontrar entonces un modo de evaluar si la conservación se está llevando a cabo adecuadamente.

Actualmente existe una nueva visión sobre el papel de las colecciones de museos, y se está desarrollando a partir del uso del análisis de sistemas flexibles que ayudan a comprender los objetivos y las razones de la conservación. Son sistemas que pueden conducir a una mejor comprensión sobre si los diferentes componentes de esa tarea de conservación (planificación, control ambiental, monitoreo de condición y tratamientos) deben formar parte de un sistema unificado. Y todo ello, sin olvidarnos de la obviedad de que la información, como insistimos continuamente, es esencial para una buena gestión de la conservación.

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