El Proyecto Expositivo: Sus Fases Básicas

La producción de una exposición es, por lo general, una aventura que involucra a un gran grupo de profesionales – unas veces más que otras – y puede convertirse en un trabajo bastante complejo, por lo que conviene tener las ideas muy claras sobre los objetivos antes de dar el primer paso. Es más que recomendable, apoyarse en una programación previa que contemple todas las fases que debemos encarar, como si se tratara del check control del piloto antes de hacer despegar el avión. Supone un sistema de control concienzudo que establece el análisis de pasos críticos para determinar las etapas clave que deban ser completadas antes de pasar a las siguientes y llegar hasta la última. Los sistemas visuales de control permiten mostrar la complejidad de una forma gráfica muy apropiada para los que somos diseñadores, ya se sabe, si es visual mucho mejor. Esto resulta especialmente útil a la hora de relacionar labores ya asignadas a sus especialistas sobre un control de tiempo o timming. En todo caso, debemos ser siempre muy realistas a la hora de distribuir esas tareas-tiempo; mostrarnos, incluso, un tanto pesimistas. Nosotros entendemos que prever contratiempos permite evitar problemas desagradables y muy costosos – en dinero, en la relación con el cliente e imagen de nuestra empresa de cara al contratante e incluso porveedores -; ponernos en el peor de los escenarios posibles resulta bastante útil. Todo ello requerirá de continuas revisiones y actualizaciones; al tratarse de una actividad en constante y rápido movimiento podrían aparecer cambios que deberemos saber gestionar.

A continuación, vamos a mostrar – intentando ser lo más breves posible – las principales etapas en el trabajo de producción de la exposición dentro del museo. Dado que nada es invariable, eso sí es cierto, no habrá sorpresas desagradables. Nosotros partimos del siguiente esquema, porque creemos que funciona. Vamos allá:

1. Reconocimiento de la necesidad. En nuestro campo no existen las cosas porque sí, siempre responden a una necesidad concreta. Esta necesidad suele surgir del documento de directrices básicas del museo, sobre un plan estratégico o plan de comunicación; o de otras vías, como las sugerencias de patrocinadores – aunque parezca ciencia ficción en estos momentos que vivimos, ocurrió en su día – . En todo caso, aparecerá el momento oportuno que de paso a la necesidad de concretar un proyecto de exposición en el espacio y en el tiempo.

2. Valoración previa a la propuesta. Analizamos lo que podemos denominar los ejes del pre-proyecto, es decir, realizamos un estudio sobre el  perfil de público al que nos vamos a dirigir, un esbozo del espacio necesario, la designación aproximada de  fechas y un cálculo del presupuesto disponible y necesario para acometer el proyecto. Si estas primeras valoraciones nos indican que el proyecto puede entrar en la categoría de factible, pasamos a la siguiente fase.

3. Estudio de viabilidad. Se trata de hacer un análisis mucho más exhaustivo de todos los aspectos e implicaciones del proyecto de la exposición.  Debemos detallar, de entrada , objetivos y finalidades del proyecto para, a continuación, elaborar un boceto resumen que analizará su viabilidad. También determinaremos la prioridad de este proyecto en el conjunto general del programa de exposiciones, la accesibilidad a los objetos y sus necesidades de conservación y seguridad, la disponibilidad e implicación del personal requerido, ubicación, fechas y coste total.

4. Valoración del estudio de viabilidad. Si resulta ser positiva – entra dentro de lo posible – tendremos que designar un equipo de trabajo para el proyecto. Necesitaremos el establecimiento de una dirección fija para el mismo, un consejo de dirección, un diseño y un equipo de producción.  A partir de este estadio, es muy recomendable comenzar a darle forma al proyecto de manera visual, para que pueda ser presentado a posibles futuros patrocinadores – una de las fases más duras de todo el proyecto -.

5. Nueva investigación. El comisario – conservador -, diseñador y, posiblemente, algunas personas más, deberán investigar determinados detalles de la futura exposición antes de pasar a la siguiente etapa. Resulta de gran utilidad visitar otras entidades que hayan hecho algo parecido a fin de informarnos sobre posibles problemas y determinar a priori sus soluciones. Nosotros en EVE solemos repetirnos que está todo inventado, sólo hay que saber aprender de lo realizado para mejorarlo al máximo.

6. Bases de la comunicación. En esta fase se desarrolla, básicamente de la mano del comisario, un esquema conceptual más elaborado sobre las diferentes necesidades, entre ellas la de contar, ya con total seguridad , con los objetos que formarán parte de la exposición una vez hecha la selección previa.

7. Conservación. Preparación de los objetos para su uso en la exposición.

8. Redacción del Proyecto. El proyecto es el documento en el que los objetivos y finalidades de la exposición se desarrollan con todo detalle, y en el que se incluye la información necesaria para que el diseñador – nosotros- comprenda el problema e inicie los trabajos que permitan plantear la primera solución del diseño de la exposición. Es una fase fundamental, si las cosas se tuercen aquí lo vamos a pasar mal todos; de ella dependerá la excelencia, o no, del proyecto. Los planteamientos no adecuados, enfrentamientos, gestión de egos, injerencias inútiles, lo confuso, lo incorrecto, irán inevitablemente en detrimento de la exposición y provocarán gastos superfluos de tiempo y dinero. El proyecto es detallado por el comisario, que consultará con otros especialistas según sus necesidades. Pero el diseñador debe formar parte siempre de esa redacción, desde el km 0, por lo importante que es para todos el asesoramiento desde la experiencia. Se trata de formular los problemas que pudieran surgir antes de que aparezcan, para así tener todas las soluciones preparadas de antemano.

9. Diseño de la exposición. Toda la información, llegados a este punto, debe conformarse en un diseño global de la exposición, incluyendo su identidad visual final. El diseñador ha de conceptualizar el conjunto, la ubicación de cada sección dentro de la exposición, un modelo de circulación y el tipo de soportes previstos. Una vez resueltos todos estos aspectos, podemos trabajar detalladamente en los gráficos de la exposición. Si lo hacemos nosotros seguramente habrá muy pocos, los justos, y sí se incluirán audiovisuales, audios, realidad aumentada, apps, etcétera. Todo el planteamiento del diseño deberá aparecer en bocetos y esquemas. Nosotros recomendamos redactar los que denominamos «racional creativo», con explicaciones detalladas de las diferentes propuestas y su razón de ser, bajo un seguimiento de los costes de todos y cada uno de los elementos que conformarán la exposición y los trabajos de ejecución de la misma. El diseñador deberá solicitar una revisión general de la propuesta con el resto de los integrantes del equipo responsables de la exposición.

10. Aprobación final. Se reclamarán los visto bueno de todos y cada uno de los integrantes de la realización del proyecto bajo su rúbrica. No debe haber dudas en el proyecto, hemos dado ya todos los pasos previos a la ejecución por lo que debemos estar seguros de a dónde nos dirigimos. La dirección del museo ha de estar implicada en esta decisión final igual que los patrocinadores, si existen – son una especie al borde de la extinción -. Podrán darse revisiones preliminares, corrección y firmas. Es un paso que se suele celebrar con una comida o un pincheo de hermandad.

11. Culminación de la propuesta. Hay que finalizar con la selección de los objetos de la última elección; revisar los acuerdos de préstamo; formalizar los seguros correspondientes; ultimar contenidos textuales, visuales, efectos especiales, iluminación, fragancias si las hay. Es importante disponer de una maqueta física de la exposición, ya no sólo los dibujos 3D. Se trata de un momento de actividad muy intensa, con un gran número de toma de decisiones, y suele haber nervios. Debe existir una memoria detallada con todo el proyecto para su revisión y actualización en cada momento, si fuera necesario. Cualquier aspecto no resuelto en este momento suele generar múltiples problemas, costes añadidos y pérdida de tiempo. Esta fase no admite errores.

12. Contratación de proveedores. Fase en la que se debe contar con profesionales externos que ejecuten las labores necesarias para poner en pie la exposición: constructores de soportes, iluminadores, productores audiovisuales, estudios infográficos, pintores, escultores de corpóreos, fabricantes facsímiles, diseñadores gráficos, etcétera. Normalmente es el diseñador quien escoge a sus proveedores aunque, si se trata de un museo nacional o estatal, se pueden contratar bajo pliegos de condiciones de concurso. EVE respeta las leyes que se aplican en la contratación pero creemos que se trata de un grave error desde el momento en que priman los precios sobre calidades.

13. Montaje. Una vez comenzamos la fase de montaje, comprobamos y supervisamos todos los niveles de trabajo; es una presencia permanente para evitar errores y malos entendidos; incluso una forma de mediar continuamente entre proveedores que tiene inclinación por la discusión: pintores y montadores, montadores y electricistas, electricistas y escultores… Lo que llamamos poner paz. Es una etapa muy delicada, con mucho trabajo, muchas labores diferentes en el mismo lugar, y las personas implicadas se ponen, por lo general, muy nerviosas ya que se les exige mucho en poco tiempo y se convive en poco espacio. Todo está sucio y lleno de cosas por todas partes; digamos que se trata de una fase un poco desalentadora hasta llegar al final; la fase de la famosa pregunta: ¿Quedará todo como lo hemos diseñado?

14. Inauguración, supervisión final de detalles y mantenimiento. Preparativos para la apertura – nosotros ya estamos fuera de estas labores , solo hacemos la revisión del material impreso -. Todo preparado mucho antes de la fecha de apertura. Se avanza con tiempo la publicidad, invitaciones y materiales visuales para los medios de comunicación a los que se convoca para el día de apertura. Se preparan los esquemas que permitan hacer el seguimiento de todas esta tareas, asegurándonos la efectividad de todo lo realizado. El equipo de mantenimiento deberá estar listo para atajar cualquier contratiempo, sabiendo de antemano cómo funciona el aspecto mecánico y eléctrico de la exposición. EVE siempre redacta un Manual de Mantenimiento de la Exposición con toda clase de detalles, incluyendo las garantías de los aparatos y teléfonos de fabricantes. Redactamos un documento final con las incidencias no esperadas para que pasen a configurar la experiencia profesional y para que sepamos preverlo en el próximo proyecto.

15. Fin del proyecto. Emisión de factura final y cobro del proyecto. Realización de fotografías de la exposición para los usos promocionales del estudio. Celebración interna.

Hemos intentado ser los más claros posible, ya que creemos que es importante que estos pasos sean conocidos por todos, los que ya están – aunque los tengan muy vistos-  y los que estarán implicados en el futuro en este tipo de proyectos.

Recursos bibliográficos:

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