Revisión (Checklist) para la Gestión de Colecciones de Museos

 

Para comenzar a completar el checklist particular sobre la Política de la Gestión de las Colecciones de nuestro museo debemos contestar a unas cuantas preguntas. Comencemos:

¿Qué y cuál es la política actual de gestión de nuestras colecciones? ¿Cuáles son los objetivos y el propósito de dicha política en nuestro museo? En caso de conocerlos, ¿cuáles son los procesos de preparación, supervisión y quién el personal involucrado en la tarea? ¿Existen -por escrito- en nuestro museo políticas de gestión de colecciones anteriores? ¿Qué otras acciones han sido realizadas en este área? ¿Se ha implementado públicamente la política de administración de colecciones? ¿Disponemos de una versión interna y confidencial de esta política para el museo? Si existieran las dos versiones deberemos enunciar las diferencias y explicar las funciones de ambas. A modo de introducción a esta revisión general (checklist), proporcionaremos también una descripción de cómo se revisa y actualiza la Política de Gestión de Colecciones y cómo se aplica en el trabajo práctico del museo. Continuemos.

La misión de la colección del museo.

Definir la misión de colección del museo. ¿Cuál es la misión del museo respecto a sus colecciones? Debemos redactar o disponer de una definición clara de la misma, así como de sus objetivos generales.

Los objetivos del museo respecto a sus colecciones.

¿A qué se refiere específicamente el trabajo de gestión de las colecciones de nuestro museo? Es necesario definir el objetivo del museo con relación al trabajo y al proceso de musealización, es decir, cómo un objeto se convierte en parte de la colección del museo.

Significado y beneficios.

¿Por qué se lleva a cabo este trabajo de gestión? Describe el propósito, la importancia y los beneficios del trabajo respecto a las colecciones de tu museo.

Visitantes.

¿Para quién se realiza el trabajo de recolección? Conviene definir el perfil del visitante de nuestro museo a nivel general.

Evaluación, métricas e impacto.

¿Cómo se evalúan los resultados en el trabajo de recolección y cuál es su impacto en los visitantes? Enumera los métodos y métricas existentes que utilizas para evaluar el trabajo, o aquellos que emplearéis en el futuro.

Atributos de la misión de la colección.

¿Qué factores delimitan y definen la misión de la colección de tu museo y su implementación? Describe los parámetros de la misión de la colección del museo. Por ejemplo: ética del trabajo museístico; legislación relacionada con los museos; acuerdos nacionales, internacionales y bilaterales; los propios reglamentos del museo, su misión general, su estrategia, etcétera; la división de tareas entre las organizaciones de la memoria y orígenes, el historial de adquisiciones y la estructura de las colecciones del museo que afecten a los futuros objetivos de su misión.

Legislación del museo.

¿Cómo afecta la legislación nacional e internacional sobre museos a la misión de nuestra colección? (Código de ética para los museos – ICOM 2004 – Revisión de Seúl –). ¿Cómo se tiene en cuenta el código de ética para los museos en esa misión de recolección?

Acuerdos internacionales.

¿De qué manera afectan los posibles acuerdos internacionales a la misión de la colección de tu museo?

El reglamento y la estrategia del museo.

¿Cómo  delimitan y definen tu misión de recolección las propias regulaciones y la estrategia del museo o instrucciones similares?

Historia y estado actual de las colecciones del museo.

¿Cuál es la historia y el estado actual de tus colecciones? Describe los puntos de partida a fin de implementar la actual y la futura misión de recolección.

Perspectivas y valores de la misión para la colección.

¿Qué perspectivas y valores tenéis en cuenta y sobre cuáles se enfatiza en el trabajo de recolección del museo? Las perspectivas y valores descritos deberán ser comunes al sector de los museos, o específicos de los museos individuales, tales como apertura, accesibilidad, desarrollo sostenible, sostenibilidad cultural, orientación hacia el visitante, multiculturalidad, internacionalidad, etcétera.

Organización y recursos de la colección del museo.

¿Cómo se organiza la misión de recolección dentro de tu museo y qué recursos se le asignan? Describe la organización para la colección del museo, los recursos disponibles para el trabajo, la división de tareas, las responsabilidades y el proceso de toma de decisiones dentro del trabajo de organización de la colección.

Coleccionismo y acceso.

Áreas y énfasis de las colecciones: ¿Qué temas, tipos de objetos, áreas geográficas o períodos históricos son los focos particulares y principales del trabajo de la colección del museo? Enumera los enfoques especiales y clarifica si  el museo da prioridad a ciertos objetos y áreas en sus actividades de recolección. Cuando sea necesario, describe los cambios en el enfoque de recolección durante la historia del museo. ¿Cuál es el área de recolección? Define, de modo suficientemente detallado, el área geográfica, cronológica y temática del museo. Un área temática de recolección puede referirse a un elemento específico sobre un tema o sobre una persona. También deberás tener en cuenta cualquier cambio en la definición del área de recolección en el caso de que las colecciones más antiguas del museo se adquirieran en un ámbito diferente.

Tipos de objetos.

¿Qué tipo de objetos recoge el museo? Enumera los distintos tipos y los posibles enfoques o énfasis que se produzcan sobre ellos con suficiente detalle.

Criterios de recogida y evaluación.

¿Qué criterios se aplican en la selección de objetos de colección para tu museo? ¿Cómo se evalúan éstos con respecto, por ejemplo, a las propiedades que tienen que ver con su adquisición, condición o contexto? ¿Cómo se aplicará la definición de un estado ideal de objetos del museo en la etapa de recolección?

Métodos y procedimientos de adquisición y decisiones relacionadas.

¿De qué manera el museo realiza adquisiciones para sus colecciones? ¿Qué procedimientos de adquisición están vigentes en tu museo? ¿Cómo se evalúan los objetos potencialmente coleccionables antes de las decisiones de adquisición y cómo se registran las razones dadas? Describe los métodos de adquisición que se utilizan (por ejemplo, adquisición activa, juntas de adquisición, el rol de expertos, trabajos comisionados, etcétera). Enumera y registra a las personas responsables de la decisión de adquisición y del proceso de adquisición.

Formas de coleccionar.

¿De qué diferentes maneras se implementa la recolección? Enumera y define los métodos que practica tu museo, por ejemplo, recopilación participativa, recopilación de objetos, donaciones, documentación específica de fenómenos, documentación prospectiva, retrospectiva y contemporánea.

Número de objetos adquiridos y su seguimiento.

¿Cuál es el número anual de adquisiciones? Enumera los posibles objetivos de adquisición- cualitativos y cuantitativos- así como las razones por las cuales las adquisiciones no se realizan para colecciones. Describir el seguimiento de dichas adquisiciones.

División de tareas de recolección y documentación entre organizaciones de memoria y museos.

¿De qué manera colabora tu museo en la recopilación y documentación del trabajo con otros museos y organizaciones de memoria cultural? ¿Qué división de tareas se sigue o qué tipo de división de tareas se debe negociar en el futuro? Describe los efectos de la colaboración entre museos y la división de responsabilidades entre éstos, archivos y bibliotecas en la recolección.

Administrar y gestionar colecciones.

Gestión de colecciones: ¿Qué principios o sistemas de disposición y clasificación se utilizan en tu museo? Organización de colecciones: ¿Cómo están organizadas las colecciones de tu museo de acuerdo a los tipos de objeto o función. P.ej. colección de objetos y artefactos, colección de fotografías, colección de archivos, colección de bibliotecas o colecciones de museos, colección didáctica. Describe la organización de las colecciones y los motivos relacionados.

Clasificación de valor.

¿Aplica tu museo la clasificación de valores u otros métodos para establecer el valor y la significación de los objetos? Si es así, por favor especifícalo. Describe la clasificación de valores y sus criterios, así como las instrucciones prácticas para la clasificación u otros métodos que definan el valor y la importancia de los objetos. También puedes dar razones para no aplicar la clasificación de valor.

Bajas en las colecciones.

¿Cuál es la política de eliminación de objetos del museo? ¿Aplica el museo conceptos de vida útil a los objetos? Describe los motivos de las bajas y la toma de decisiones relacionada, de qué manera se lleva a cabo, dónde y cómo se registran las bajas, y cómo se guarda la información sobre los objetos eliminados.

Adquisiciones para las colecciones.

¿Cómo se añaden nuevos objetos a las colecciones? Describe el acceso a la colección como un proceso. Decisiones de adhesión y recepción de objetos: ¿Cómo y por quién se toman las decisiones de adquisición? ¿Cómo se reciben los objetos? Enumerar los procedimientos relacionados con las decisiones de adquisición y la entrada de objetos. En la versión pública, los procedimientos se explican a nivel general y / o como un diagrama de proceso. Los procedimientos se deben describir con más detalle en el manual interno (o en anexos del público).

Registro.

¿Cómo se registra una nueva adhesión a las colecciones del museo? Describe las prácticas y etapas de registro. En la versión pública, los procedimientos se explican a nivel general y / o como un diagrama de proceso.

Los procedimientos se deben describir con más detalle en el manual interno (o en anexos del público).

Donaciones.

¿Qué tipo de donaciones acepta tu museo? ¿En qué tipo de acuerdos entra? ¿Qué términos y condiciones se aplican a las donaciones? Lista de prácticas de acuerdos. Describe qué términos y condiciones existen- accediendo a los diferentes tipos de objetos de las colecciones- y explica las razones. En la versión pública, los procedimientos se dan a nivel general y con más detalle en el manual relacionado (o archivos adjuntos).

Nombrar y numerar objetos.

¿Cómo se nombran y numeran los objetos de las colecciones? Describe los procedimientos para los diferentes tipos de colecciones y objetos individuales. En la versión pública, los procedimientos se dan a nivel general y con más detalle en el manual (o archivos adjuntos) relacionados.

Catalogación y digitalización.

¿Cómo y cuándo se realiza la catalogación y digitalización de las colecciones y objetos de tu museo? Describe el catalogo y la digitalización como un proceso. La naturaleza y fuentes de información catalogada: ¿Qué tipo de información catalogada se produce en el museo y de qué manera? Describe la naturaleza de la información catalogada del museo (metadatos, información contextual y de fondo) y las fuentes de información utilizada a nivel general. ¿Se aplica el aprovisionamiento público o el abastecimiento comunitario para compilar información catalogada? ¿Qué investigaciones o interpretaciones están involucradas en el proceso de catalogación?

Métodos de catalogación.

¿Qué métodos de catalogación se utilizan para las colecciones y objetos en tu museo? Describe los diferentes métodos que posiblemente se usan y su terminología; por ejemplo: identificación, investigación, registro, catalogación básica, detallada y de inventario. En la versión pública, los procedimientos se explican a nivel general y con más detalle en el manual relacionado (o archivos adjuntos).

Palabras clave y clasificación.

¿Qué índices de palabras clave, ontologías y sistemas de clasificación se emplean en tu museo? Describe los índices de palabras clave, las ontologías y los sistemas de clasificación que estén en uso, las formas en que se utilizan y su posible desarrollo posterior. En la versión pública, este tema se describe a nivel general y con más detalle en el manual relacionado (o archivos adjuntos).

Instrucciones de catalogación y digitalización.

¿Cómo se proporcionan las instrucciones para la catalogación y digitalización? Describe las instrucciones de catalogación y digitalización del museo y añade, por ejemplo, fotografías de objetos e instrucciones de escaneo. Explica cómo las instrucciones de catalogación nacionales (si corresponde) se utilizan y aplican en tu museo. En la versión pública, este asunto se describe a nivel general y con más detalle en el manual relacionado (o archivos adjuntos).

Sistema de Gestión Electrónica (SGE).

Informa de tu Sistema de Gestión Electrónica (digital) de colecciones del museo (SGE), si lo tienes. Elabora un manual sobre tus sistemas o cualquier otro que se haya utilizado anteriormente. Describa las medidas de seguridad de datos del sistema.

Descripción del sistema y documentación técnica.

Describe el sistema en detalle y en términos técnicos, o adjunta su documentación técnica al documento de Política de Gestión de Colecciones.

Normas.

¿Qué datos u otros estándares se siguen en la gestión de tus colecciones y en el SGE? Describe y explica las razones de las normas aplicadas o los posibles planes para adoptar normas.

Uso del sistema.

¿Cómo y qué áreas del trabajo relacionados con la recolección se utilizan en el SGE? Describe las funciones y formas de uso del sistema. Las instrucciones de uso del SGE se pueden anexionar al documento de la Política de Administración de Colecciones.

Documentación e inventario de las colecciones.

¿Cómo se documentan e inventorizan las colecciones y los objetos en las distintas etapas del trabajo de tu museo? Describe, por ejemplo, qué tipo de campañas periódicas de inventario posee tu museo y cómo se documentan las exposiciones basadas en las colecciones del mismo. Explica si existen otras prácticas particulares de documentación, por ejemplo, con comunidades y usuarios. ¿Cómo se registra la información de ubicación de los objetos y los cambios de colocación? ¿Qué tipo de procedimientos de gestión exige el museo con relación a las ubicaciones y el traslado?

Más adelante, en un próximo artículo, entraremos con más detalle en el «checklist» de la conservación de las colecciones.

Recursos: