Museo y Organización de Eventos

 

Es necesario crear una cronología de la planificación de eventos del museo para obtener una visión general de los hitos clave en nuestra programación anual; nos servirá en la organización de cada evento y permitirá garantizar que se cumplen todos los plazos de gestión y aprobación. Lo primero, y más importante, es disponer de un plano de planta preliminar (interno y externo) que nos indique el emplazamiento exacto propuesto noventa días antes del evento, a más tardar. El plano de acción debe cerrarse para su aprobación, como mucho, una semana antes del comienzo del mismo. Dado que resulta relevante para una planificación segura, la «no entrega» a tiempo puede generar retraso en el inicio del evento. Siempre se debe determinar un responsable frente a cualquier retraso, quien responderá en caso de que no se proporcione la documentación requerida a tiempo.

Planos – planimetría.

Los planos de planta para el desarrollo del evento deben incluir:

• Definición clara de dónde se hará la intervención constructiva -normalmente de arquitectura efímera-.
• Localización de armarios eléctricos y sistemas contra incendios.
• Dimensiones del stand/s -si lo hubiere-, detallando medidas.
• Anchos de pasillos, detallando medidas.
• Localización de stands personalizados -si los hubiere-.
• Localización de las instalaciones y soportes para catering -si los hubiere-.
• Accesos a la zona de acción.
• Áreas para el almacenamiento.
• Información sobre límites de carga de peso.
• Localización de mobiliario relacionada con posibles espectáculos.
• Equipo y/o infraestructura de eventos significativos.
• Detalles de cualquier otra intervención en el local.
• Cualquier infraestructura externa.
• Localización de áreas para seguridad y limpieza del personal.
• Localización de pilares y columnas.
• Espacio de piso disponible, excluyendo el espacio que ocupan el mobiliario y los stands.
• Sala de primeros auxilios.
• Identificación de los puntos donde se conectarán los cables de la catenaria (incluye la carga de peso).
• Zona externa para fumadores.

Los planos de planta presentados para su aprobación no deben ser inferiores a un tamaño A4 (o folio). Deberán prepararse en formato AutoCAD, PDF y cuando se envainen por correo siempre en formato PDF. Normalmente, el museo se reserva el derecho a consultar a un ingeniero de construcción para cualquier solicitud de plano de planta cuando se considere necesario. El organizador del evento debe proporcionar planos de planta que detallen medidas precisas, evitando construir en lugares con sistemas contra incendios.

Directrices de uso en el plano de planta del evento.

• Ancho mínimo de pasillo de 3m en cuadrícula.
• Ancho mínimo de pasillo con pilares de 3.5m en una disposición de rejilla.
• Ancho mínimo de pasillo de 4 m en un diseño de flujo forzado.
• Ancho mínimo de pasillo con pilares de 4,5 m en un diseño de flujo forzado.
• Ancho mínimo de pasillo de 5 m en un diseño de flujo forzado con salida de retorno.
• Ancho mínimo de pasillo con pilares de 5,5 m en un diseño de flujo forzado con salida de retorno.
• Rotura de pasillo de salida de emergencia de 3 m de ancho mínimo en un plan de piso de flujo forzado inmediatamente delante de las puertas.
• Las puertas de exposiciones temporales, en lugar de los descansos en los pasillos, no están permitidas en un diseño de flujo de fuerza.

Seguridad.

Los siguientes elementos deberán revisarse -para verificar su cumplimiento-, antes de enviar los planos de planta para la aprobación del museo que aloje el evento:

• Comprobar que las salidas de emergencia- tanto internas como externas- no estén bloqueadas (espacio libre mínimo de 3 m), así como los sistemas contra incendios
• Si los extintores de incendios fijos requieren un reposicionamiento, deben volver a montarse con señalización visible y clara, y en un lugar adecuado libre de obstrucciones.
• Que las luces de salida de emergencia sean claramente visibles y exista una señalización de salida temporal instalada como suplemento.
• Que los cuadros eléctricos y de iluminación no estén bloqueados o cerrados.
  Cuando se requiera un diseño de «flujo forzado», el museo deberá colaborar con el evento contratado en lo referente a cualquier aprobación adicional que se requiera obtener de las autoridades pertinentes, o de especialistas de ingeniería a cargo del organizador.

En caso de que se celebre un banquete.

• Ancho mínimo de 1 m. entre mesas.
• Capacidad máxima de sección de 10 mesas / 100 pax (mesa = 10 pax).
• Secciones a ser bordeadas por un mínimo de 2 m. de pasillos.
• Una salida transversal de emergencia primaria mínima de 2,5 m.
• Un ancho de pasillo secundario mínimo de 2 m. que limite con todas las paredes y contrafuertes.
• Ancho mínimo de pasillo de 2 m. que limite con todas las etapas y con estructuras temporales significativas.

En caso de que haya algún espectáculo.

• Ancho mínimo de pasillo de 2 m. entre columnas de asiento.
• Ancho mínimo de pasillo de 2 m. bordeando todas las paredes y contrafuertes.
• Ancho mínimo de pasillo de 2 m. bordeando toda la puesta en escena y otras estructuras temporales significativas (por ejemplo, torres de iluminación, mesas de sonido, etcétera).
• En cualquier formato de teatro con más de 100 asientos, todos deberían estar anclados al suelo.

Calendario de trabajo.

Un período de licencia de alquiler de espacio incluye las fases de mudanza, operación y desmontaje. Antes de comenzar dicha mudanza, toda la documentación requerida debe ser completada por el organizador y entregada al museo para su aprobación.

Mudanza:

Los horarios de mudanza deben planificarse como un proceso de dos etapas, incorporando la construcción del contratista y la configuración del expositor. Al finalizar el período operativo, el titular de la licencia debe asegurarse de que todos los visitantes hayan desocupado el REB antes del inicio de la mudanza. A los expositores no se les permite comenzar a mudarse hasta que la EOS haya determinado que es seguro hacerlo e informado al Licenciatario. Los horarios de mudanza también deben planearse como un proceso de dos etapas, incorporando el paquete del expositor y el contrato a la salida. En la medida de lo posible, los contratistas, para poder comenzar, deben actuar una vez aprobada la etapa de mudanza.

Operaciones:

Antes de la apertura diaria del evento, el museo deberá supervisar con el organizador el personal necesario; se deben implementar las medidas adecuadas para garantizar que las zonas de trabajo sean seguras.

Permisos y contratos.

• Período de licencia añadida: el Período de Licencia Añadida (PLA) es el tiempo adicional requerido para la actividad del evento que no se negoció en un  primer momento. Se refiere a las horas anteriores y/o posteriores al tiempo ya contratado.
• Las solicitudes de mudanza temprana o tardía deben enviarse al museo por escrito catorce días antes del comienzo del evento, e incurrirán formalmente en un cargo adicional.
• El museo requerirá las horas adicionales necesarias exactas, la cobertura de seguro de responsabilidad pública y un responsable del evento que estará siempre presente y localizable.
• Bajo ninguna circunstancia, las responsabilidades deben recaer en subcontratas del encargado del evento.
• El titular del evento también será responsable de los costos incurridos como resultado de la interrupción o demoras del mismo.
• La tarifa de licencia de alquiler externo se calcula como una tarifa por hora, y se añadirá a la declaración posterior al evento.

Inspecciones –  daños.

• El titular del evento será responsable de los cargos asociados a la reparación y al restablecimiento de la sala del museo, como consecuencia de posibles daños causados ​​por el evento.
• El titular del evento debe asistir, a la hora acordada, a una inspección previa de daños con Museum Spaces, inmediatamente antes del comienzo de este.
• El titular del evento debe asistir a una inspección de daños posterior al evento a la hora acordada con el museo e inmediatamente después de la conclusión del mismo.
• Se pueden organizar tiempos de inspección de daños alternativos antes y después del evento, siempre sujetos a la aprobación del museo, y según la disponibilidad o el personal.
• Se deberá llevar a cabo una inspección de limpieza antes del evento.

Protección del piso.

• El organizador deberá asegurarse de que los pisos de madera estén protegidos contra posibles daños en todo momento.
• Las vitrinas u otros soportes con superficies ásperas o afiladas no deben apoyarse en el piso.
• Los muebles deben tener cubiertas protectoras de goma en las patas de todas las sillas, mesas, etcétera.
• Para ayudar a proteger los pisos de madera, es fundamental colocar una lona de plástico antes de la instalación de mobiliario.
• Protección contra el agua en fuentes, estanques, piscinas y spas (entre otras).
• Protección de las exposiciones que incorporen plantas que requieran riego.
• Protección contra operaciones de catering / eventos que incorporen áreas húmedas, como lavavajillas y recipientes para hielo.
• Pintura, que incluya, entre otras cosas, aerografía, pintura en aerosol o pintura con brocha / rodillo.
• Protección contra astillas de madera, mantillo, cortezas, tierra, serrín y otros materiales que puedan transportar contaminantes o insectos, como las termitas.
• Se deben registrar los daños en los pisos, columnas y paredes, como posibles arañazos, raspaduras, agujeros, marcas, marcas de pintura, residuos de adhesivo, insectos o contaminantes, daños por agua o eliminación del barniz para pisos,  así como proceder a una evaluación de daños posterior al evento.

Uso de adhesivos y cintas.

• Los adhesivos, pegamentos, cintas no aprobadas, clavos, tornillos, grapas y otros materiales de fijación, deberán estar estrictamente prohibidos y no deben utilizarse en contactos con el oficio del museo, como accesorios o equipos de apoyo.
• La cinta adhesiva solo podrá ser utilizada en el suelo, y será retirada de la superficie del piso inmediatamente después del evento y sin dejar marca.
• Cualquier cinta, residuo de cinta, pintura o manchas que queden en los pisos serán eliminadas a cargo del organizador.
• El daño causado por el uso de adhesivos u otros materiales de fijación durante el evento es responsabilidad del organizador; será registrado durante la inspección de daños posterior al evento y se cobrará en consecuencia.
• Las especificaciones de cinta adhesiva que podrá aprobar el museo para su uso en el piso, son los siguientes:

1. K969 Super Black Matt Gaffer (pegado de cables en áreas de tráfico).
2. Cinta de tela K160 (nueve colores) (para los bordes de las alfombras que posiblemente enganchen cables en áreas de poco tráfico).
3. Cinta de tela de doble cara K330 (sujeción de alfombras).
4. Cintas de protección verde PPS4700 (se pueden utilizar junto con el paño de doble cara).
5. Cinta de aviso de peligro K185.

Animales vivos.

• Se recomienda no permitir el acceso a animales (peces, reptiles e insectos) con excepción de los perros de asistencia u otros animales de apoyo para personas con discapacidad, salvo en exposiciones aprobadas o como parte de una actividad o desempeño que requiera el uso legítimo de animales.
• En estos casos, se debe enviar una evaluación de riesgos por escrito al museo y, si se aprueba, los animales deberán permanecer enjaulados, atados o en un corral cerrado, además de hallarse bajo supervisión en todo momento.
• Las evaluaciones de riesgo relacionadas con la exposición o el uso de animales, se deben presentar por escrito para su aprobación, al menos treinta días antes del comienzo del evento.
• Las evaluaciones de riesgo deben proporcionar detalles completos del tipo y de la cantidad de animales que estarán en el evento, incluidos los horarios de rendimiento, los tiempos de alimentación, los períodos de descanso, el tamaño de los recintos, los servicios, los permisos, las calificaciones / experiencia del entrenador y los planes de minimización del estrés.
• De ser necesaria alguna interacción entre el animal y los invitados al evento, la evaluación de riesgos debe describir los procedimientos para garantizar la seguridad de los usuarios.
• No estará permitido que los animales (incluidos peces, reptiles e insectos) permanezcan en la zona fuera del horario de atención del evento.
• Todos los desechos animales deben almacenarse en contenedores sellados apropiados y retirarse diariamente.
• Deberá presentarse al museo un método de eliminación de purines (cacas y pises) para su aprobación.

Alimentos y bebidas.

• El museo deberá disponer de los derechos exclusivos para la venta de alimentos y bebidas en todos los eventos en los que el organizador no disponga de los derechos sobre los mismos.
• Se deben notificar al museo, con no menos de 30 días de antelación del inicio del evento, todas las actividades planificadas para vender, probar o regalar alimentos o alcohol.
• La venta, muestra o entrega de alimentos para su consumo deberá estar estrictamente prohibida si no existe una aprobación previa del museo.
• Se aplicarán los 30 ml estrictos para bebidas y 30 g para la entrega al público de muestras de alimentos y bebidas.
• La entrega de dulces por los organizadores solo deberá ser aprobada por el museo si la confitería está pre-envuelta por el fabricante original.
• El muestreo de alcohol requerirá la licencia y la señalización adecuadas en cada licor.
• Es responsabilidad del organizador garantizar que todos los expositores individuales / poseedores de puestos presenten un permiso de sanidad.

Otros elementos a considerar.

• No deben colocarse carteles, ni otros materiales para eventos, colgados directamente a las balaustradas de la Galería. Un contratista de aparejos autorizado deberá instalarlos con permiso del museo.
• Los globos de helio no están permitidos dentro del museo. El titular de la licencia será responsable del costo de la eliminación de dichos globos si permanecen en el edificio al finalizar el evento.
• El uso de globos llenos de aire deberá ser aprobado por el museo
• El uso de música estará permitido siempre que el contratista pueda demostrar que dispone de los permisos pertinentes y haya abonado los derechos de reproducción.
• El organizador es el responsable de obtener las licencias necesarias requeridas.
• Las bodas y los eventos nacionales, como fiestas de compromiso o cumpleaños, están exentos de este proceso.
• No deben permitirse fuegos desnudos en parte alguna del museo.
• La cocción a llama abierta solo puede estar permitida en un quiosco preparado o en una estructura aprobada externamente al REB.
• Los materiales utilizados para revestimientos, cortinas, fondos, persianas o estructuras elevadas, letreros, pancartas, temáticas, marquesinas o similares, para exhibiciones o cualquier parte, deben ser ignífugos según los estándares nacionales pertinentes.
• La pirotecnia no deberá estar permitida en el museo.

Para la exposición de automóviles y motos.

• Un extintor de incendios ABE en polvo debe montarse en el área de visualización.
• Los tapones de gasolina deben estar lo más ajustados y bloqueados posible.
• Las llaves de encendido no deben dejarse en el vehículo en ningún momento una vez que se sitúen en la exposición.
• El vehículo debe tener una bandeja de goteo para detectar fugas de aceite del motor
• Debe prohibirse el uso de productos con brillo de neumáticos o productos similares.
• El incumplimiento de las normas puede dar lugar a gastos por daños.
• Se debe considerar la colocación de alfombras en las áreas de servicio y circulación para evitar cargos de limpieza adicionales.
• La colocación adecuada de extintores ABE de 9 kg adicionales, proporcionará una amplia cobertura de cualquier vehículo/s en la exposición. El extintor se debe montar a no menos de 100 mm del piso.
• Cualquier vehículo/s que no cumpla con las reglamentaciones de arranque necesitará la aprobación previa del museo para su exhibición.
• Se aplicarán restricciones de carga de peso en todo el espacio del evento.

Armas.

• Las armas no pueden permitirse bajo ninguna circunstancia, excepto cuando sean aprobadas por el museo por razones de seguridad o exhibición.
• Todas las solicitudes para incluir armas como parte de una exhibición deberán enviarse al museo, a más tardar, treinta días antes del comienzo del evento.

Regulaciones para los stands.

Todos los stands y estructuras temporales deben cumplir con los códigos de construcción necesarios y con todos los estándares nacionales pertinentes. Los stands personalizados requerirán para su instalación un certificado de diseño de cumplimiento como parte de la aplicación de aprobación.

El diseño y construcción de stands de exposición y estructuras temporales deberá contemplar lo siguiente:

• Ser estructuralmente seguro.
• Incluir una salida que cumpla con los requisitos de la Ley de Discriminación por Discapacidad en cada caso.
• Los soportes contra incendios deben permanecer visibles y accesibles en todo momento.
• Los objetos de la exposición con superficies ásperas o afiladas no deben apoyarse en los suelos de madera sin una cubierta protectora para protegerlos.
• Todos los pasillos deberán permanecer libres de obstrucciones y las salidas de incendios tendrán una salida directa y despejada de 3 m.
• Las líneas de visión para señales de salida no deben estar comprometidas.

Los materiales utilizados para fines de construcción o exhibición deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser ignífugos.
• El plástico deberá ser de reciclaje.
• La tela debe ser ignífuga.
• Los espacios de exhibición que incorporan un techo o cubierta deberán ser aprobados por el museo y requerirán la instalación de medidas adicionales de protección contra incendios.
• Los materiales combustibles, como el cartón, deberán almacenarse minimizando el riesgo de incendio.
• Todas las áreas de almacenamiento deberán estar marcadas en los planos de planta.
• El serrín, la corteza de madera o las virutas de madera de un tamaño razonable, pueden usarse para decorar pisos, siempre que se coloque primero una membrana protectora y las astillas estén ligeramente húmedas en todo momento.
• Todos los diseños de stands personalizados deberían enviarse al museo, como muy tarde, treinta días antes del comienzo de la construcción de la exposición.
• Todos los stands deben cumplir con los códigos de construcción pertinentes y con las normas nacionales necesarias.

Dimensiones y limpieza.

• Los espacios de exhibición que pudieran exceder una altura estándar de 2.4 m deberán ser aprobados por el museo, ya que pueden afectar a la línea de salida de emergencia.
• Las vitrinas deben permanecer dentro del espacio de piso aprobado, dejando un mínimo de 3 m de espacio entre todos los pasos.
• Los pasillos deben mantenerse, en todo momento, sin obstrucciones.
• Los contratistas y expositores deben notificar al museo el tipo y la cantidad de todos los productos que pretenden utilizar, clasificados de acuerdo con la legislación y las regulaciones pertinentes sobre Mercancías Peligrosas y Sustancias Peligrosas, al menos noventa días antes del comienzo del evento.

El contratista o expositor debe proporcionar en el momento de la notificación:

• Una Hoja de Datos de Seguridad de Materiales (MSDS) actual proporcionada por el fabricante / proveedor para cada una de las sustancias clasificadas, según la legislación y las regulaciones relevantes de Mercancías Peligrosas y Sustancias Peligrosas.
• Un documento que describa las actividades que requieren el uso de mercancías y sustancias peligrosas, y la manera en que se controlarán los riesgos asociados.
• Los productos químicos de desecho deberán colocarse en recipientes cerrados, marcados de acuerdo con el nombre de la sustancia o el compuesto químico.
• Los productos de desecho no deben mezclarse en contenedores. El contratista o expositor es responsable de la eliminación de todas las mercancías y sustancias peligrosas, de acuerdo con las regulaciones y leyes pertinentes.

Uso de tableros y pladur o tabla roca.

• Los tableros de fibra de densidad media (MDF) no deben cortarse ni lijarse en ningún lugar dentro del museo.

Señalización publicitaria del evento.

• Las ubicaciones de los banners externos e internos en el museo deberán ser aprobados por la institución
• Los costos asociados a la instalación / eliminación de pancartas serán responsabilidad exclusiva del organizador.
• Toda instalación y eliminación de señalización debe comunicarse al museo y ser gestionada por este.
• Las pancartas deberán enviarse al museo una semana antes del evento, y se harán los arreglos pertinentes para que la pancarta sea recogida.
• No deberá permitirse almacenar banners en el museo.

Al planificar la construcción de la señalización, deberemos tener en cuenta siempre lo siguiente:

• Unos ojales metálicos se deben instalar en el borde superior e inferior de la pancarta para que pueda colgarse con seguridad.
• El material deberá ser vinilo liviano u otro material ligero.
• No debe permitirse el colgado de pancartas que pesen más de 10kg.
• Las pancartas deben tener un mínimo de ocho orificios para permitir el flujo de aire.

Identidad de marca, marketing y publicidad.

• El organizador del evento deberá notificar al museo la presencia de aquellos medios que vayan a asistir al museo. Será comunicado en el momento en que el organizador tenga conocimiento de la situación.
• El museo debe reservarse el derecho a rechazar a los medios de comunicación o a personas de los medios de comunicación que sean considerados inadecuados.
• Si el museo lo considera necesario o deseable, designará a un representante de relaciones públicas para que se ponga en contacto con los medios de comunicación.
• Una vez que el museo conceda el permiso, el organizador podría proporcionar los datos de contacto con el museo a los medios de comunicación que los hayan solicitado.
• Será responsabilidad del organizador asegurarse de que el museo esté informado sobre cualquier material o actividad de exhibición potencialmente ofensiva o explícita.
• El museo se reservará el derecho de rechazar la visualización o alterar la exhibición de material potencialmente ofensivo o explícito.
• Normalmente los museo son entidades activas en redes sociales. Cuando el organziador publique algo relacionado con el evento, es posible que el museo quiera que se incluya la etiqueta o hagstag @museo #museo #eventomuseo (son ejemplos).
• Toda la publicidad y promoción en los medios de eventos debe ser aprobada por escrito por el museo, no menos de treinta días antes de su emisión o publicación.
• El museo deberá ser referido en primera persona.
• Nunca utilizar «él» o «ese» para referirse al museo.
• Cuando se utiliza la palabra «museo» para referirse a la entidad, «museo» debe escribirse con minúsculas, a menos que el contexto provoque ambigüedad.
• Hay que tener siempre en cuenta el uso correcto del nombre del museo y su antónimo, en caso de que lo tuviera.
• Cualquier uso de la marca institucional del museo debe ajustarse a la guía de estilo correspondiente.
• Todas las actividades de publicidad y promoción de eventos en el sitio (internas y externas) deben ser aprobadas por escrito por el museo, no menos de treinta días antes del inicio del evento.
• Las actividades de promoción y publicidad de eventos en el museo que requieren su autorización pueden incluir, entre otros, los siguiente:

1. Banners y señalización del evento.
2. Banners y señalización para expositores.
3. Señalización móvil y vehicular.
4. Señalización inflable y 3D.
5. Reflectores y rótulos luminosos.
6. Paneles sándwich y letreros en A.
7. Sonidos.
8. Distribución de documentación o sorteos.
9. Los regalos deberán estar estrictamente prohibidos sin la aprobación del museo.
10. Retrasmisión en vivo interna o externa, a través de los medios de comunicación.
11. Cualquier contenido mostrado en pantallas de plasma/digitales/mapping.
12. El museo se reservará el derecho de grabar por video o fotografía fija durante el evento, así como su uso posterior.

VIPs.

• La intención de cualquier asistencia VIP deberá ser notificada al museo, tan pronto como sea posible, antes del comienzo del evento.
• Las solicitudes de estacionamiento VIP en el museo deben presentarse por escrito, no menos de catorce días antes del evento.
• En caso de que la asistencia VIP o el estacionamiento se produzcan en el último minuto, deberá comunicarse urgentemente al responsable del museo asignado.
• El estacionamiento VIP puede incurrir en cargos adicionales.

RECURSO PARA LA REDACCIÓN DE ESTE ARTÍCULO: