¿Qué es Gestión de Archivos de un Museo?

Nuestro artículo de hoy tiene como objetivo dar una introducción sobre la” gestión de los archivos de los museos”. Nos ayudará a evaluar qué aspectos de la colección del museo podrían ser manejados como un archivo, remarcando el método de gestión del trabajo para cumplir con los requisitos legales. Se trata de una guía introductoria para la gestión de archivos en los museos, refiriéndonos a museos que cuentan con una variada colección de archivos. Intentaremos ayudar a identificar qué partes de la colección se ajustan a la definición de “archivos” para poder determinar así cuándo es importante y útil adoptar un enfoque especializado para guardar estas colecciones.

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Los archivos, al igual que las colecciones de museos, tienen necesidades particulares de cuidado y protección. Aportaremos también algunas sugerencias para cuidar el mantenimiento y el acceso a estos archivos, dando orientaciones y definiendo buenas prácticas. Debemos tener en cuenta que los archivos pueden ser una parte increíblemente importante y activa en la colección de los museos. Pueden narrar toda una serie de historias y ayudar a revivir las colecciones. A nivel práctico debemos considerar los siguientes puntos:

  • Tener en cuenta los requerimientos legales de la colección.
  • Asegurarnos de que se está aprovechando al máximo el rendimiento de las colecciones.
  • Facilitar la habilitación y acceso de los archivos a la investigación.

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Primero debemos aclarar que cuando nos referimos a “archivos del museo” queremos hacer mención a los registros (colecciones) creados por un individuo, familia u organización durante sus actividades cotidianas, y que han sido escogidos para su preservación permanente en la institución. Los ejemplos que pudiéramos mencionar incluyen registros seleccionados por individuales, una empresa o grupos de empresas, un museo, personas clave involucradas con el museo y familias cuyos registros han sido depositados en un museo. Su característica más importante es la procedencia (el origen) que comparten como un grupo conectado. Nos estamos refiriendo, con esta cuestión, a los “archivos estructurados”, para distinguirlos de otros usos de la palabra “archivo” que son comunes en los museos.

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Pero, ¿cuándo se clasifican los objetos como archivos? En los museos, los archivos forman, generalmente, parte de las colecciones de objetos o existen como colecciones autónomas. Los museos a menudo describen partes de sus colecciones como “archivos”, y utilizan esta denominación para señalar artículos en papel, fotografías, mapas o, cada vez más, archivos digitales, aunque no se trate de un archivo estructurado en si mismo. Algunos archivos de los museos pueden ser tratados como parte de la colección del museo, pero a veces es preferible considerarlos por separado, como perfil de “archivo estructurado”. La decisión sobre la dirección que ha de tomar el archivo depende de cada museo, y debe basarse en lo que funciona mejor dentro de su capacidad existente, los recursos disponibles y el propio enfoque del museo con relación a sus colecciones (misión).

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Los factores que influyen en el tratamiento de los archivos de las colecciones de un museo, como un “archivo estructurado”, pueden variar dependiendo de cómo el museo gestione alguno o todos de los siguientes puntos:

  • El tamaño de la colección: se debe determinar si los fondos del archivo de un museo encajan con los criterios para la habilitación de los servicios de un archivo (4.000 artículos o más, 4,2 metros cúbicos o 50 metros lineales). Si se cumple esta premisa,  se dispone de una cantidad sustancial de material que obligue a disponer de una gestión de archivo.
  • Complejidad: un elemento clave en el almacenamiento seguro en repositorios es el de decidir si las tenencias de archivos deben ser gestionadas de manera diferente, según se trate de una serie de objetos únicos, o de una colección compleja y jerárquica de registros cuyas interrelaciones deben conservarse para preservar su investigación y valor cultural.
  • Contenido: incluye cualquier material susceptible de estar bajo la protección y supervisión del museo.

  • Formato: se refiere a la complejidad, ya que es más difícil ofrecer acceso sencillo a los archivos si son extensos y de naturaleza similar. La gestión del acceso a los archivos también necesita una consideración específica cuando están en formato electrónico.

  • Significado: esto es algo más difícil de definir, pero si un museo tiene un archivo importante sobre un tema concreto que se consulta regularmente,  tendrá que considerar cómo gestionar esa investigación frecuente accediendo a sus archivos.

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No siempre se dispone de políticas y planes de recopilación para el archivo estructurado de un museo de forma independiente. El enfoque para administrar el archivo puede ser incorporado dentro de las políticas y planes ya existentes del museo. Puede ser útil, sin embargo, indicar aspectos específicos de archivo en dichas políticas, por ejemplo, determinar cómo la catalogación apoya el trabajo entre colecciones, o cómo se gestiona el desarrollo de la colección para evitar competir o dividir colecciones de archivos estructurados ya existentes.

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Los archivos estructurados se conservan permanentemente como registro de las actividades de un individuo, de una familia o de una organización. Se seleccionan y conservan porque proporcionan la evidencia necesaria de cómo se llevaron a cabo sus actividades, una información muy útil para futuras investigaciones. Estos registros tienen una determinada vida útil, recorriendo una serie de etapas, antes incluso de que acaben en el archivo de un museo. Este camino comienza con la creación del registro, pasando a una fase en la que se convierten en un registro activo, utilizado con regularidad para fines administrativos, y llegando finalmente a la fase de evaluación. La etapa de evaluación, en el ciclo de vida del archivo, cubre una serie de opciones, entre las que se encuentra la selección de los registros para su permanente preservación como archivos, o su eliminación definitiva como parte de un calendario cuidadosamente planificado y de acuerdo a la política de desarrollo de las colecciones del museo.

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Para la gestión de las colecciones en archivos estructurados deberemos tener en cuenta una serie de principios importantes:

  • Gestionar los archivos a lo largo del ciclo de vida del registro, desde su creación hasta la evaluación y selección final.
  • Respetar la procedencia de las colecciones.

  • Asegurar el cumplimiento legal de la organización en su gestión de archivos.

  • Preservar y cuidar la integridad de los archivos.
  • Mantener el orden original de la colección.

Además, debemos contemplar cómo aplicar las siguientes leyes y responsabilidades:

  • Gestión de datos personales: Ley de Protección de Datos, en la que se describen las normas para la gestión de datos personales sobre personas vivas, incluidos los registros médicos.
  • Derechos de Autor: Ley de Derechos de Autor, Diseños y Patentes, siendo ésta la principal legislación que cubre los derechos de propiedad intelectual en la mayoría de países. Esta ley protege a los creadores sobre el control de archivos y material artístico y en las formas en el que puede utilizarse su material. La legislación también protege patentes, marcas registradas y derechos de diseño.

  • Libertad de información: La Ley de Libertad de Información (vigente en algunos países) proporciona acceso público a la información de las autoridades públicas. Lo hace de dos maneras diferentes: 1./ Las autoridades públicas están obligadas a publicar cierta información sobre sus actividades. 2./ Las personas o entidades particulares tienen derecho a solicitar información a las autoridades públicas.

Convoy

Los museos y los servicios que generan archivos de colecciones deben hacerlo de acuerdo con las políticas bien definidas de desarrollo de las colecciones y su recopilación. Entre los servicios de archivo, las políticas de recolección se acuerdan para que cumplan con el papel probatorio de los servicios de archivo. Estas políticas están a disposición del público y confirmarán qué servicios son responsables de la recopilación de los organismos públicos en particular. Los museos que tengan la intención de recopilar archivos estructurados, deben asegurarse de que estén referidos en su propia política de desarrollo de colecciones, como mencionábamos anteriormente.

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Los servicios de archivo del museo recopilan sus contenidos en una gran variedad de fuentes. La mayoría de los servicios son el repositorio de los registros de su propia organización, pero algunos también lo hacen de otras organizaciones, empresas e individuos, incluso particulares. La política de recolección del museo describe las acciones y métodos a seguir. Es un principio fundamental, con el fin de que los servicios de archivo traten de preservar la integridad de la colección al recogerla en el museo o institución. Para el usuario esto significa que normalmente puede ver toda la colección en un solo lugar, a través de un catálogo que le proporciona una visión integral de la historia y el trabajo de una organización o individuo.

Lee McKenna en PICDIT

Al igual que con las colecciones de museos, los archivos estructurados y otros materiales de archivo deben almacenarse en áreas seguras, lejos del riesgo de daños o amenazas tales como incendios, fugas de agua, robo y exceso de luz. En general, las buenas áreas de almacenaje del museo satisfacen estas necesidades, pues normalmente son áreas frescas, secas, templadas, seguras, y con sistemas de alarma de fuego.

Para el almacenamiento de colecciones mixtas en diferentes formatos se recomienda un ambiente estable para la conservación de papel y pergamino, manteniéndose dentro de un rango de temperatura entre 13ºC a 20ºC y con una humedad relativa entre el 35% y el 60%. Lo ideal, es que las fluctuaciones de temperatura y humedad se mantengan al mínimo, ya que, con el tiempo, dichas fluctuaciones aceleran la degradación de los materiales.

Archivo EVE

Se deberán tomar medidas adicionales para conservar directamente los objetos en el archivo, empacándolos en cajas sin ácido y envolviéndolo todo con material ignífugo y anti humedad. Además, los metales, materiales orgánicos, etcétera, deben ser eliminados para asegurarse de que su presencia no deteriorará la colección en el futuro (al poder contaminarla). Esto implica, a menudo, la supresión de grapas de acero y clips, por ejemplo. Seguir estos pasos mejorará la seguridad de la colección archivada y asegurará la preservación del material en el futuro.

Por último, se requerirán también entornos de almacenamiento específicos para algunos formatos de archivos especiales, como pueden ser las películas o fotografías. Por lo general, éstas deben estar en entornos más fríos que los archivos en papel o en formato mixto.

Archivo EVE

Foto principal y para redes sociales: Second Cup

 

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