En la entrada anterior, reflexionábamos sobre la necesidad de proponer un método sistemático para pensar, definir y trasmitir los objetivos de cada museo en sus respectivas tipologías. Creemos en la importancia de diseñar unos objetivos consecuentes y que cada museo determine el contenido de los mismos a medida que van avanzando en su proceso de definición. Nosotros vamos a proponer un método de fijación de objetivos que ya ha sido utilizado con éxito en algunos de los museos con los que hemos trabajado. En nuestro caso hay algo especial: los objetivos quedaron definidos antes de la inauguración de los museos y no después, es algo importante que hay que tener en cuenta.
Archivo EVE
Normalmente, el tiempo que transcurre entre la decisión de fijar esos objetivos y su puesta en marcha es de un año aproximadamente. Es un trabajo que comienza cuando el museo ya ha definido prácticamente toda su plantilla y se «dan los últimos toques» para la puesta en funcionamiento de la institución – actualmente las plantillas se configuran fácilmente por ser muy pequeñas -. Estas propuestas se deben valorar como una hoja de ruta variable para la orientación, el desarrollo y el funcionamiento del museo.
El método utilizado consta de 5 fases:
- Seleccionar los grupos que van a participar en la fijación de los objetivos.
- Realizar sesiones de intercambio de ideas (cuidado con la gestión de egos).
- Asignar prioridades a cada objetivo.
- Clasificarlos según su tipología.
- Transformar los objetivos en un plan de acción.
En realidad, este método no tiene un final determinado; seguiremos trabajando en adaptaciones del plan de objetivos según vaya dándose la evolución del museo en su trayectoria vital. Los tiempos son cambiantes, las personas son variables y las circunstancias de cada momento nos obligarán a hacer reajustes. En cualquier caso, el proceso como tal debe ajustarse a las premisas preestablecidas, no es conveniente desviarse de esa ruta predefinida. Explicaremos a continuación con un poco más detalle lo que contiene cada una de las fases – además de lo explicado hoy, lo iremos desarrollando con más detalle en la entrada de mañana y en la siguiente -.
Buscar grupos que participen en la fijación de contenidos:
Cada grupo participante define su plan, y cuando hablamos de grupos en realidad estamos hablando de departamentos, si el museo es más grande, o de personas profesionales si el museo es más modesto. Podemos proponer unos grupos de un museo imaginario para poder explicar esta acción con mayor claridad: grupo administrativo o gestor general (viabilidad financiera), el grupo relacionado con la educación, los visitantes (aprendizaje, distracción, diversión, emoción…), líderes locales (fuerzas vivas que gobiernen el territorio en sus diferentes ámbitos, haciendo el papel de representantes de la comunidad), investigadores, personal del museo ya contratado y los patrocinadores y/o patronos (si los hubiera o hubiese, todo un reto conseguirlos ya que últimamente se esconden francamente bien), a estos últimos hay que ofrecerles participación apelando a su Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Todos estos grupos deben participar y consensuar una única misión para que el museo pueda funcionar correctamente.
Provocaremos que todo el mundo participe dentro de este universo interior y particular. Se organizarán primeras sesiones de fijación de objetivos con todos los presentes, sin excepción. Normalmente, si todo el proceso transcurre como se pretende, se van definiendo la importancia de los objetivos y su consiguiente compromiso de consecución de cada uno de ellos, su viabilidad estratégica, si queremos decirlo más bonito. Una vez alcanzado ese consenso sobre los objetivos principales, cada uno de los grupos repetirá ese proceso dentro de su propio departamento o área de responsabilidad. Es muy importante que la comunicación entre los grupos no se rompa, siga siendo continua, de manera que se puedan compartir las listas de objetivos entre ellos (tanto para fomentar la sinergia entre esos grupos como para ampliar puntos de vista y posibles nuevas propuestas de sus participantes).
Terminamos por hoy, recordando que todo este proceso normalmente nos llevará un año, y que conviene comenzarlo con el tiempo suficiente para que los objetivos queden definidos antes de la apertura del museo, y no después. Si se hace en un museo ya existente, es posible que este proceso sea más corto ya que dispondremos de mucha información muy útil «de campo real». Además, en el caso de que el museo esté funcionando, los grupos suelen estar ya muy definidos y son más pequeños, sin tener que sufrir así el tiempo necesario para ajustar personalidades al trabajo, todo ese esfuerzo en el proceso de creación de un nuevo equipo.
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En la siguiente entrada hablaremos de lo que son las sesiones de intercambio de ideas como parte del trabajo de búsqueda y definición de objetivos, el famoso brainstorming o tormenta de ideas.
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CURSOS EVE MUSEOS ÚLTIMO TRIMESTRE 2015 – MATRÍCULAS ABIERTAS (Accede desde aquí)
Recursos: MOORE, Kevin. Museum management. Routledge, Londres y Nueva York, (1994).
Foto principal y para redes sociales: Trez Trez Bon
