Informe (Brief) del Proyecto de Exposición

Al comienzo de cada proyecto, el museógrafo/a y el promotor de la exposición (cliente) deben desarrollar una comprensión clara y consensuada del mismo. Este entendimiento ha de ser tanto creativo como práctico, describiendo lo que se espera y trabajando en las oportunidades creativas que surjan. Por lo general, un buen informe (brief), además de registrarse, proporciona un punto de referencia para otros desarrollos futuros en cada proyecto de exposición, lo que ayuda tanto al cliente como al diseñador a comprender si, a medida que avanza dicho proyecto, se han desviado de las intenciones iniciales o si las premisas han cambiado. Los proyectos que tienen éxito parten de un brief inicial muy detallado que irá evolucionando a medida que el cliente y el diseñador exploren el potencial de cada uno de ellos.

En última instancia, la marca de un brief exitoso será también un proyecto exitoso y creativo. La habilidad del cliente en la creación de un brief de diseño no se puede subestimar: cuanto mejor sea el brief, mejor será el proceso de trabajo y el proyecto realizado. Se necesitará información sobre presupuestos, costos y programas, algo esencial, pero además, una atención similar a elementos menos tangibles, como temas y contenido, también conducirá a respuestas creativas relevantes que inviten a la reflexión. Los redactores de briefs a menudo preguntan cómo de prescriptivo debe serlo. Se pueden lograr buenos proyectos con briefs prescriptivos amplios y estrictos. Sin embargo, si el diseñador quiere cumplir con las expectativas del cliente, es muy importante que éste tenga claro cuáles son esas expectativas. Si un brief no comunica claramente las intenciones, es probable que el diseñador desperdicie mucho tiempo y esfuerzo tratando de comprender lo que el cliente desea.

Algunos briefs pueden resultar demasiado detallados. Si un cliente especifica con precisión lo que le gustaría ver en su exposición, efectivamente estará tomando decisiones de diseño por sí mismo, negándose la oportunidad de utilizar la experiencia del museógrafo/a. Por otro lado, un resumen demasiado vago hará que el museógrafo/a se entretenga trabajando en temas que no son relevantes para el proyecto.

En general, si el cliente aporta buenas ideas que cree que deberían tenerse en cuenta, ha de plantearlas para su discusión desde el principio, pero también debe estar dispuesto a seguir el consejo del diseñador sobre su idoneidad. Esto ahorra tiempo y evita esa situación común en la que el cliente tiene una idea pero espera a ver si el diseñador tiene la misma y se decepciona cuando no es así. Los mejores briefs son específicos sobre los objetivos, los resultados del aprendizaje y los activos disponibles, como las colecciones; esto deja al diseñador libertad para modificar el contenido de la mejor manera y considerar qué técnicas de realización podrían ser mejores en función del tipo de contenido.

Como museógrafos/as, es esencial que entendamos bien el brief, preguntando al cliente, investigando escenarios y, en general, probando la solidez del mismo. Si el cliente no ha descrito correctamente la naturaleza de la tarea y algunos aspectos no nos han quedado claros, deberemos hacer preguntas, aun a riesgo de parecer ingenuos/as.

Generalmente los briefs contienen mucha información árida, como el alcance, el presupuesto o el programa, y no tiene sentido disfrazarlo. Pero, al mismo tiempo, es importante utilizar siempre un lenguaje emotivo para transmitir la importancia del proyecto y explicar por qué resulta emocionante y valioso. El diseño creativo a menudo se nutre de la asociación de palabras e imágenes, por lo que se puede utilizar un lenguaje ingenioso, divertido y evocador para estimular la imaginación del creativo. Dicho lenguaje proporciona al museógrafo información valiosa sobre el estado de ánimo del cliente, lo que, a su vez, dará forma a un mejor proceso de trabajo, indicando las formas de comunicación más adecuadas. Por ejemplo, los clientes formales pueden preferir materiales bien preparados y presentados con menos frecuencia; mientras que los menos formales quizás deseen ver bocetos de trabajo e ideas preliminares a intervalos más regulares.

Sin embargo, el proceso de información no se limita a los documentos escritos. La inmersión creativa en la idea de un proyecto es fundamental. Una visita a la sala de un museo, la fábrica de un cliente, las visitas culturales realizadas juntos o los talleres que ambos experimenten ayudarán a transmitir ideas y sentimientos, y permitirán que museógrafo y cliente establezcan una exitosa relación de trabajo.

Estrategia.

Son innumerables las formas de establecer los componentes necesarios de un brief. A continuación,  mencionaremos algunas.

Los proyectos grandes pueden presentar todos estos elementos y más; los más pequeños a menudo omiten algunos si no son relevantes.

La mayoría de los museos tienen una lista de objetivos escritos o metas institucionales adaptadas a su misión general, algo increíblemente útil, especialmente cuando se trabaja para un cliente por primera vez, ya que estos dirigirán el desarrollo de la experiencia. Dichos objetivos habrán sido cuidadosamente considerados y, por lo general, tendrán una fuerte influencia en el trabajo diario de la institución cliente. Normalmente, responden a explicaciones del tipo «quién los originó y cómo evolucionaron». Para los museos, estas declaraciones son un punto clave de referencia, ya que indican al personal y a los visitantes cómo se distinguen  las experiencias que ofrecen de las de sus competidores.

La mayoría de los expositores tienen visiones e ideas – denominados usualmente «mensajes clave» – que desean comunicar a sus audiencias como parte de una estrategia general. Normalmente, se modifican y actualizan con más frecuencia que los objetivos institucionales y, a menudo, reflejan campañas a corto plazo. Los museos pueden utilizar estos mensajes para ayudarnos a emprender, por ejemplo, iniciativas educativas estratégicas que permitan mejorar la comprensión de los estudiantes sobre ciencia, historia natural o historia. De éste modo, una exposición de historia natural sobre insectos podría tener como objetivo dejar a los escolares con la idea de que «los insectos en mi casa son realmente interesantes» o «la ciencia puede ser divertida». También podría resultar útil indicar los «resultados de los visitantes» previstos, así como los «mensajes de los visitantes», ya que existe una diferencia fundamental entre comunicar mensajes (decir que «la ciencia es divertida») y diseñar una experiencia que cree una comprensión en la mente de los visitantes (hacer que éstos digan «la ciencia es divertida» después de su visita). Lo primero es más sencillo; en cuanto a lo último, es algo complejo de lograr, pero en última instancia, más gratificante. Los resultados obtenidos de los visitantes se pueden probar a través de encuestas de públicos, lo que ayuda al museógrafo y al promotor a comprender cómo de cerca están de alcanzar sus objetivos.

El tema o contenido de una exposición a veces está vinculado a una campaña más amplia. En ocasiones, se requiere un enfoque coordinado que permita que una exposición gane publicidad y ayude a ampliar y profundizar una estrategia de marca más amplia. Este tipo de pensamiento es menos relevante para los museos que para exhibiciones comerciales, donde el objetivo explícito es mejorar la percepción de la marca. En ocasiones, el contenido de la exposición también se conecta o da una idea de los temas del plan de estudios de la escuela o la universidad. Para muchas instituciones nacionales, en particular los museos de ciencia e historia natural, estos vínculos se consideran con sumo cuidado. Si un tema de exposición aborda directamente un aspecto del aprendizaje, digamos «óptica» o «cómo funcionan las máquinas», el museo puede desempeñar un papel importante en la expansión y profundización del aprendizaje de los estudiantes a través de demostraciones en vivo, mostrando objetos históricos clave que pueden haber sido explicados previamente o introducidos en el aula. Donde el promotor quiera hacer estos enlaces, es importante explicar en el resumen exactamente cuáles son los vínculos y qué se espera que los estudiantes se lleven de sus experiencias. Este tipo de información tiene un impacto no solo en el aspecto narrativo espacial de una exposición, sino también en las características de diseño, como espacios de reunión para grupos o capacidad para demostraciones en vivo, por dar dos ejemplos.

La sostenibilidad puede aparecer en los briefs de diseño de exposiciones, por lo que es una buena idea establecer, desde el principio, qué significa ésto en el contexto del proyecto. La sostenibilidad se relaciona con dos áreas distintas en el diseño de exposiciones: la ambiental y la financiera. La sostenibilidad medioambiental afecta a los materiales utilizados en la construcción de la exposición. Puede influir, incluso, sobre el proceso de trabajo, repercutiendo en los portes, por ejemplo. La sostenibilidad financiera hace alusión al plan de negocios o los objetivos comerciales que un promotor puede tener al desarrollar una exposición, y afectará a factores tales como cuántos visitantes pueden ocupar el espacio en un momento dado, o si hay un espacio comercial o de cafetería.

Las ambiciones de sostenibilidad deben definirse desde el principio del proyecto, idealmente por parte del promotor: cómo esperan que se apliquen los principios sostenibles y a qué nivel. Hay una serie de organismos oficiales que proporcionan puntos de referencia para proyectos ambientalmente sostenibles: BREEAM (Método de evaluación ambiental del establecimiento de investigación de edificios) en el Reino Unido y LEED (Liderazgo en energía y diseño ambiental) en los EE. UU., son dos ejemplos. Mientras que los arquitectos se han familiarizado con las prácticas y estándares de trabajo sostenibles, los ejemplos de la aplicación de prácticas de diseño de exposiciones sostenibles son menores, aunque los equipos de proyectos grandes a menudo incluyen consultores de sostenibilidad para ayudar a cumplir los criterios de ésta.

Por otro lado, frecuentemente se solicita a los diseñadores de exposiciones que generen «planes maestros interpretativos». Estos abordan la necesidad de planificar enlaces entre áreas de galería/contenido dispares y, por lo general, abarcan un sitio completo o una gran sección de un sitio. Un plan maestro interpretativo completo muestra recorridos de visitantes potenciales entre salas, ilustra secuencias de contenido lógicas (como un enfoque cronológico o temático) y ofrece una gama de opciones con costos para ayudar al promotor a decidir cómo utilizar mejor sus edificios y espacios dentro de un presupuesto determinado. Estos estudios son necesarios para crear experiencias integradas para los visitantes, a fin de que puedan seguir una narrativa predeterminada, lógica y cuidadosamente diseñada.

Los planes maestros interpretativos también pueden hacer recomendaciones para la ubicación de cafés o tiendas de regalos a lo largo de la ruta; la idea es maximizar los ingresos del promotor ofreciendo comodidad a los visitantes. Dado que la planificación de nuevas instalaciones y el replanteamiento de las ya existentes a menudo requieren nuevas estrategias operativas o de marketing, estos planes maestros pueden ir acompañados de planes operativos o de marketing elaborados por consultores externos.

Es útil que los diseñadores de exposiciones sean conscientes de todo esto, ya que puede afectar al enfoque de la exposición. Frecuentemente, el contenido de la misma se comparte a través de una serie de plataformas – incluidas las redes sociales -, lo que brinda nuevas formas de llamar la atención del público y atraer nuevas audiencias. Los expositores con visión de futuro están comenzando a mezclar encuentros virtuales y físicos que permiten a las personas compartir la experiencia de estar en la exposición, facilitando a los visitantes de la misma tener información digital desde el exterior. Las atracciones clave para los visitantes de la experiencia de un museo o una exposición ofrecen información para el marketing y las redes sociales. Si un promotor tiene estas expectativas, deberá comunicarlas en el brief.

Cualquier reflexión sobre el tamaño de una exposición requerirá una comprensión de los niveles de costos. Para proyectos más grandes, los consultores especializados en costos de exposiciones son esenciales para ayudar a los equipos de proyectos y clientes a comprender qué pueden esperar de los fondos disponibles. En general, las experiencias altamente interactivas o audiovisuales suelen ser las más caras, mientras que las visualizaciones gráficas o de objetos simples resultan menos costosas. Sin embargo, cierta información inicial sobre el presupuesto general es importante como guía para todas las partes.

Muchas exposiciones solo se pueden lograr con la ayuda de fondos públicos. Los briefs han de ser claros sobre estos criterios, ya que los diseñadores suelen tener experiencia en gestionarlos con éxito, mientras que un cliente pudiera afrontarlos por primera vez. Algunos fondos pueden involucrar una serie de solicitudes; por ello, los informes deben ser concisos sobre las fechas y los requisitos para cada etapa. Esto permite al cliente y al museógrafo trabajar conjuntamente para garantizar que cualquier envío sea exitoso.

Contenido y activos.

Más adelante, el brief deberá establecer los detalles del contenido real de la exposición propuesta: la historia o los temas que la sustentan, así como los activos y las condiciones físicas disponibles para lograr la experiencia deseada del visitante.

Varias prácticas de diseño en museos utilizan habitualmente el lenguaje de la «narrativa» al diseñar e idear nuevas exposiciones. El diseño narrativo dicta que el contenido de la exposición se integre en una secuencia de historia, con un principio, un desarrollo y un final. El componente introductorio ayuda a los visitantes a comprender el contexto y los personajes de la historia; posteriormente, las exposiciones del museo se organizan como si contaran una narrativa en curso.

La lógica de este enfoque es importante, ya que las historias son la forma más elemental que tenemos para transmitir y recordar información. Los resúmenes, idealmente incluirán una narrativa amplia para la experiencia de la exposición. Una historia no necesita ser larga, un par de páginas de texto es suficiente, pero puede ayudar a sugerir puntos de inflexión dramáticos y poner en perspectiva la importancia relativa de partes de la historia.

Visitar museos es una actividad que distrae, rara vez los visitantes pueden prestar toda su atención a información compleja y sin editar. En consecuencia, como una buena guía de viaje, los curadores/as de exposiciones dedican mucho tiempo a determinar cómo señalar aspectos interesantes del contenido de sus exposiciones, destacando vínculos temáticos e ilustrando paralelismos entre áreas aparentemente no relacionadas. Esto afecta la forma en que se agrupa el contenido y cómo se mencionan dichas áreas temáticas en los gráficos de exposición y en los dispositivos multimedia. Los resúmenes deben indicar los temas principales o solicitar que los diseñadores saquen sus propias conclusiones temáticas.

Curadores, museólogos/as y especialistas en la materia, por más informados y reflexivos que sean en su enfoque, a menudo se benefician de la ayuda de desarrolladores de contenido de exposición especializados, quienes generalmente trabajan para una empresa de diseño. El desarrollo de contenido, o el arte de trabajar con un tema de exposición para ayudar a que dicho contenido sea comprensible para los visitantes, es una habilidad especializada. Requiere un conocimiento considerable de las mejores prácticas en el tratamiento del contenido por parte de instituciones paralelas, así como una metodología que permita a un promotor mirar su propio tema desde muchas perspectivas diferentes. A través de talleres intensivos y la consideración de opciones, el desarrollo de contenido puede proporcionar nuevos conocimientos y oportunidades, incluso cambios radicales, en la forma de mostrar y organizar un tema.

La motivación para organizar una exposición puede surgir de diversas fuentes: mostrar una colección existente de artefactos y objetos, o compartir una idea con una nueva audiencia. En la jerga de las exposiciones, los elementos de una exhibición se conocen como «activos de exposición», y se obtienen y exhiben de acuerdo con la importancia que tienen para contar la narrativa. Este enfoque no ha sido siempre el caso. Muchas exposiciones de museos fueron alguna vez se construidas en torno al entusiasmo de los curadores, con menos consideración de la que los visitantes los entenderían.

Los activos también suelen hacer referencia a otras características de un museo o exposición. Pueden incluir diferentes tipos de archivos, como películas o fotografías, la ubicación del museo, sus edificios y arquitectura, una sólida base de visitantes o un grupo de voluntarios o, para proyectos corporativos, reconocimiento de marca.

Siempre que sea posible, durante el proceso de información, el museógrafo y el promotor deben trabajar juntos, a fin de realizar una evaluación completa de los activos disponibles. Una descripción general amplia que mencione los activos clave está bien para empezar. Posteriormente, se refinará y ampliará a medida que avance el proyecto.

El registro meticuloso y la transferencia de información sobre los activos de exposición del promotor al diseñador también es fundamental para el éxito de la misma. Las plantillas de hojas de cálculo con información completa sobre la altura, el ancho, la profundidad, el peso y las condiciones de exhibición son herramientas estándar para rastrear y registrar objetos seleccionados para la exposición. Los activos de imágenes y películas deben registrarse con información detallada sobre la resolución, el tamaño y la relevancia de la imagen para un área de contenido en particular. Las bases de datos de exposiciones suelen tener un sistema de numeración de catálogo único que identifica cada objeto, imagen gráfica, sonido o película que se pretende exhibir. Esto puede diferir de los sistemas internos que ya utiliza el museo o el promotor, tendiendo por objeto permitir una comunicación eficaz entre el diseñador y el promotor. En la etapa de información, vale la pena asegurarse de que, tanto el cliente como el creativo, comprendan los diferentes documentos de la base de datos que se utilizarán durante el proyecto y cómo se compartirán éstos entre ellos.

La exposición a largo plazo requiere la consideración de conservadores capacitados para determinar las condiciones óptimas para la exhibición y para evitar daños a objetos a menudo valiosos e irremplazables. Crear las condiciones adecuadas para cada objeto requiere un conocimiento de las colecciones, pero también la colaboración de una serie de profesionales, incluidos diseñadores de iluminación, ingenieros de servicios (responsables de regular la atmósfera de una sala) y arquitectos, que deberían proporcionar espacios que se combinen tanto con la conservación como con la exposición. Si el promotor desea tomar prestados objetos de otras instituciones, se les pedirá que garanticen (aseguren) que las condiciones ambientales son adecuadas. Un buen material informativo ha de incluir siempre una mención a la política de conservación.

El material informativo de la exposición generalmente irá acompañado de información completa sobre el sitio de la exhibición así como de planos detallados que indican cómo pueden llegar y salir los visitantes, servicios como tiendas de regalos y cafés, y cualquier espacio contiguo. Planos de energía, datos y otros servicios también serán necesarios y deberán estar disponibles directamente o a través de arquitectos colaboradores, gestores de instalaciones o asesores de servicios.

Las exposiciones necesitan el escrutinio de expertos designados que tengan poderes legales y/o consultivos para analizar y, cuando sea necesario, modificar los diseños para garantizar que cumplan con la ley. Pueden ser especialistas en incendios, accesibilidad, salud y seguridad. Cuando se conocen restricciones relevantes como, por ejemplo, salidas de emergencia o puntos de acceso importantes para usuarios de sillas de ruedas, puede ser útil incluirlos en el brief. Esto ayuda a los diseñadores a integrar esas restricciones desde el principio y permite ahorrar tiempo más adelante en el proceso.

Público.

Cada vez más, los promotores de exposiciones y los museógrafos/as investigan las necesidades de su público objetivo antes de comenzar un proyecto. Esto se conoce como «evaluación formativa». Se puede hacer a través de un análisis que tenga en cuenta, entre otras cosas, la proximidad, la capacidad económica y el tamaño de las audiencias locales, así como las motivaciones para la visita. Naturalmente, las grandes exposiciones en las ciudades con numerosa población local y buenas conexiones de transporte tienden a atraer a un mayor número de personas. Sin embargo, una atracción excepcional con un atractivo único para un amplio sector de la población a veces puede superar las expectativas; en el Reino Unido, por ejemplo, el Proyecto Eden en Cornualles (Reino Unido) es una atracción turística muy remota que, sin embargo, atrae a más de un millón de visitantes al año.

Los estudios de públicos proporcionan al museógrafo mucha información útil. Las suposiciones de visitantes en temporada alta y baja ayudan a los arquitectos y diseñadores a calcular, por ejemplo, la capacidad de los espacios de circulación, cafeterías y restaurantes. Un estudio que permita predecir el origen y la cantidad de turistas extranjeros facilitará a los diseñadores y clientes a determinar el tipo de información escrita que presentarán en la exposición y si serán precisas traducciones.

Además de un análisis puramente estadístico, los expertos de los museos han ideado clasificaciones de posibles tipos de visitantes, basadas en cosas menos tangibles, como la motivación. Este tipo de investigación es útil para los museógrafos/as, y describen por qué diferentes públicos pueden querer ir a un museo y, por extensión, cómo el creativo puede satisfacer mejor sus necesidades. En este contexto, algunos visitantes son descritos como «actualizadores» (aquellos que visitan exposiciones para «recuperarse», reponer sus mentes obteniendo una satisfacción espiritual en su aprendizaje). Otros, son «buscadores de experiencias» que quieren visitar «lo último» para poder contar que lo han hecho. Las clasificaciones de motivación son herramientas de diseño útiles, pero requieren cierta comprensión y análisis (ver, por ejemplo, Falk, J. H., Heimlich, J. y Bronnenkant, K., «Using Identity-related Visit Motivations as a Tool for Understanding Adult Zoo and Aquarium significado de los visitantes» en Curator vol. 51, nº.1, páginas 55–79).

Si se ha llevado a cabo dicha investigación y se considera relevante para el tipo de experiencia que el promotor tiene en mente, debe incluirse como parte de los materiales informativos. Cuanto más sepa el diseñador sobre la audiencia existente o prevista, mejor será la experiencia.

Tiempo y dinero.

Cualquier brief ha de ir acompañado de alguna referencia a un presupuesto aproximado, además de una idea cercana de cuándo debería inaugurarse la exposición, y el alcance y responsabilidad del proyecto. Las variaciones en el programa y el presupuesto pueden perturbar los programas de la exposición; a los museógrafos/as les resulta difícil trabajar con cambios frecuentes en cualquiera de estas limitaciones.

La siguiente explicación proporciona un resumen de la división habitual de responsabilidad entre el promotor y la práctica del diseño.

Responsabilidades del cliente: