La producción de una exposición es una operación compleja que involucra a mucha gente en la programación, el diseño y la manufactura de cientos de componentes. Hoy vamos a enunciar las 14 etapas que se consideran fundamentales.
Según el especialista Belcher, y cuya opinión nosotros compartimos al 100%, las etapas en la preparación de una exposición típica dentro del museo son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad de la exposición, en conexión al plan estratégico del museo, con el que debe ser coherente.
2. Valoración previa de la propuesta: se valorará el tema propuesto con relación a la política de exposiciones del museo, a la adecuación de espacios exigida, al público potencialmente interesado, a la ubicación, a las fechas de su celebración y al presupuesto.
3. Estudio de viabilidad: exige bosquejar el proyecto, definiendo sus objetivos y finalidades, además de la disponibilidad de las piezas a exponer, sus necesidades de conservación y de seguridad, la disposición e implicación del personal, la ubicación, las fechas y el coste total. La viabilidad de estas cuestiones debe ser analizada.
4. Valoración del estudio de viabilidad: el estudio de viabilidad deberá aceptarse; paralelamente se nombrará al personal necesario para llevar a cabo la exposición y se realizarán gestiones conducentes al patrocinio.
5. Nueva investigación: quizá sea necesaria una investigación de determinados aspectos de otras exposiciones, que será llevada a cabo por el conservador y el diseñador; es el momento de buscar el asesoramiento de especialistas.
6. Bases de comunicación: como paso previo a la redacción del proyecto final quizá sea necesario hacer un esquema provisional del mismo, con una selección previa de las piezas a incluir en la exposición.
7. Conservación: identificadas las piezas que figurarán en la exposición, pueden empezar ya los trabajos de preparación para su muestra.
8. Elaboración del proyecto: los objetivos y finalidades de la exposición se desarrollarán con todo detalle en un documento al que llamaremos «proyecto», donde se incluye toda la información necesaria para permitir al diseñador comprender el problema y formular una solución de diseño. Esta es una etapa tan importante que la calidad de la exposición dependerá de la fortuna del proyecto. Éste es redactado por el conservador con la ayuda de los profesionales adecuados, en especial con el asesoramiento del diseñador, quien realizará un estudio previo del lugar donde se desea ubicar la exposición.
9. El diseño de la exposición: con el proyecto en la mano, el diseñador fijará las primeras ideas e iniciará los trabajos en la solución del diseño. Probablemente sus principales preocupaciones sean: la conceptualización del conjunto, la ubicación de cada sección de la exposición, un modelo de circulación para las visitas y el tipo de estructura prevista. Seguidamente, vendrá el desarrollo de los gráficos, la visualización de la exposición por medio de maquetas y presentaciones varias, y una aproximación a costes reales de estos trabajos. Todo ello podría implicar una revisión final del proyecto, antes de someterlo a la aprobación de la autoridad competente.
10. Aprobación formal: antes de proceder a la misma, es posible que el diseñador quiera asegurarse el apoyo de los responsables de planificación del museo, tras de lo cual vendrán las sucesivas aprobaciones del proyecto: de la dirección del museo, de su consejo de dirección y de sus patrocinadores, quienes a su vez pueden hacer matizaciones a la propuesta final.
11. Culminación de la propuesta: tras la aprobación del esquema de diseño, son necesarias algunas actuaciones, corno la selección de piezas, el cierre de los acuerdos de su cesión, ultimar los textos e ilustraciones de la exposición, disponer los gráficos, puesta a prueba de las maquetas… Es una fase de intenso trabajo, con toma de decisiones importantes. En este momento, cualquier error se paga caro.
12. Concurso y pliego de condiciones: si algunos trabajos van a realizarlos contratistas ajenos al museo hay que elaborar los pliegos de condiciones, con las especificaciones y los dibujos correspondientes, que luego se remitirán a las empresas concursantes interesadas. Esta etapa puede llevar varías semanas. Una vez recibidas las ofertas, es posible que haya que realizar algunos ajustes presupuestarios. Una vez alcanzado un acuerdo en los costes, fechas de entrega y demás, se pueden adjudicar los trabajos a las propuestas de contrata más ventajosas.
13. Montaje: iniciada la tarea de montaje, el diseñador se hace cargo de la supervisión de todos los niveles del trabajo. Será una etapa frenética, con la construcción de elementos dentro y fuera del museo, incluidas las instalaciones de iluminación, seguridad y climatización. Terminado el montaje, la responsabilidad pasa al museo (seguros…).
14. Inauguración, supervisión del funcionamiento y mantenimiento: esta fase última comprende los preparativos para la apertura (incluido el material impreso), a fecha fija: Avances de publicidad, invitaciones, materiales visuales para los medios de comunicación, esquemas que permitan evaluar la exposición, formación de equipos de mantenimiento o dación de cuentas y de archivos. Debería hacerse un reportaje fotográfico de la exposición. Lo ideal sería que pudiera aprovecharse del proyecto tanto como fuera posible para futuras aplicaciones.
Resumiendo el contenido de lo que hemos explicado, y según Burkaw, una exposición deberá:
- Estar protegida para ser segura.
- Ser visible.
- Atraer la mirada.
- Mostrar buena apariencia.
- Captar la atención.
- Ser útil y provechosa.
- Y resultar muy agradable.
Recurso:
Extracto del curso de Museología Moderna de EVE Formación
Fotografía: Western Australian Museum – Exhibitions taking shape.
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