Qué es el Plan Estratégico de un Museo

¿Cuáles son los objetivos de tu museo? ¿Cómo vas a alcanzarlos? Éstas son, entre otras, preguntas que se abordan en un plan estratégico. La guía que hoy te mostramos propone un proceso a seguir para desarrollar el Plan Estratégico de tu museo.

Puntos clave sobre tu Plan Estratégico.

• Tu Plan Estratégico determinará el futuro de tu museo.
• El Plan deberá incluir acciones específicas para garantizar que se llegue a donde se quiere estar.
• Para que funcione, el Plan tiene que ser realista y estar en uso regular: ser un documento vivo.
• El Plan debe involucrar al personal, al cuerpo directivo y a otros actores clave en el desarrollo del mismo: las personas apoyan aquello que han ayudado a crear.

Enfrentando desafíos y opciones.

Los museos actualmente se enfrentan a muchas opciones y desafíos, entre los que se incluyen:

• Incertidumbre sobre el futuro.
• Dificultad para obtener recursos.
• Mayor competencia con otras organizaciones culturales «rivales», eventos y actividades de ocio.
• Mayores expectativas por parte de los visitantes.
• Mayores demandas de rendición de cuentas por parte del gobierno local y central.

El desarrollo de un plan estratégico ayudará a tu museo a:

• Anticipar problemas y reconocer oportunidades.
• Unir al personal y al cuerpo directivo respecto a una gestión clara.
• Asignar recursos a las prioridades acordadas.
• Demostrar el compromiso, la visión y la responsabilidad de tu organización.

EL PLAN ESTRATÉGICO ES LA HOJA DE RUTA PARA EL PERSONAL DEL MUSEO Y SU EQUIPO DE GOBIERNO.

Aclaremos.

El plan estratégico te/os ayudará a aclarar ideas sobre la naturaleza de tu museo y su contexto operativo.

Dirigiendo.

El plan estratégico establecerá la dirección que el museo debe tomar:

• Describe los objetivos para el corto plazo (próximo año), el mediano (hasta 3 años) y el largo plazo (hasta 10 años).
• Enumera los pasos prácticos y específicos que permitirán al museo alcanzar esos objetivos.

Un marco para la toma de decisiones.

El plan estratégico proporciona un punto de referencia para la toma de decisiones diarias, semanales y mensuales a las que se enfrenta el museo, tales como:

• ¿Qué tipo de mensaje debería transmitir nuestro nuevo folleto?
• ¿Quién debería reunirse con respecto a la organización de la nueva exposición?
• ¿Quién debería ir al taller de conservación el próximo mes?

El plan puede ser utilizado para:

• Evaluar las oportunidades que surgen.
• Garantizar que el museo siga su estrategia, dirección y propósito generales.
• Ayudar al museo a ir más allá del enfoque actual.
• Apoyar al museo en la mejora continua de sus servicios.

SI NO SABES HACIA DÓNDE VAS, PROBABLEMENTE TERMINARÁS EN ALGÚN OTRO LUGAR (Confucio).

Comunicación con las partes interesadas.

El plan estratégico ayudará a los interesados a:

• Entender lo que hace el museo y por qué.
• Tomar decisiones sobre la financiación.
• Estar seguro de la viabilidad, credibilidad y responsabilidad del museo.

La etapa uno: preparativos.

¿Quién va a redactar el Plan?

Las personas apoyarán aquello que hayan ayudado a crear. Las propuestas que se imponen tienden a ser menos aceptadas. Al final del proceso de planificación, el museo debe tener un amplio acuerdo sobre lo que representa, los problemas a los que enfrenta y la dirección hacia la que se dirige. El personal y el órgano rector del museo deben asumir la responsabilidad del proceso de planificación y formar el equipo. Sin embargo, éste debe consultar y, si corresponde, involucrar a los partidarios, a la comunidad local y a todas aquellas personas interesadas en el museo. Obtener una amplia gama de puntos de vista y experiencias es muy importante. En la etapa inicial del proceso de planificación, se debe intentar hacer un análisis lo más completo posible.

El equipo y las tareas.

Cada miembro del equipo debe tener un rol, pero que sea capaz de cumplir. También necesitan saber exactamente qué se espera de ellos:

• ¿Quién dirigirá el equipo?
• ¿Quién hará la investigación?
• ¿Quién registrará la información en las sesiones de planificación?
• ¿Quién redactará el plan?
• ¿Quién hará circular la información?
• ¿Quién se hará cargo de organizar las sesiones de planificación e invitar a los participantes?

¿Cuánto tiempo necesitamos para hacer el plan?

Recolectar y preparar la información.

La recopilación de información y las consultas que formarán parte del proceso se pueden demorar un mes o más: recopilar información, enviarla y obtener respuestas nuevamente. Este proceso ayuda a generar apoyo para el museo y un sentido de trabajo en equipo entre la comunidad.

Sesiones de planificación.

El equipo de planificación necesita tiempo para reunirse y redactar el plan. Los museos más pequeños pueden comprobar que con tres medios días puede ser suficiente para redactar de un plan útil.

Plazos.

Acordar una fecha de finalización. Ésto debería permitirte cumplir con los plazos externos, como la ronda presupuestaria de la autoridad local o las fechas de cierre de la solicitud de un organismo de financiación.

Dibuja una línea de tiempo identificando:

• La fecha límite para completar el plan.
• Las tareas que deben lograrse.
• El tiempo que precisará cada tarea.
• Los recursos (personas y fondos) que tendrás disponibles para realizar cada una de las tareas.

Herramientas para manejar información.

Análisis FODA o DAFO.

Un análisis FODA o DAFO (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) puede generar un enfoque útil para la discusión. Proporcionará al equipo de planificación una amplia visión del estado actual del museo y ayudará a identificar y confirmar los problemas que se abordarán en ese proceso de planificación estratégica.

Análisis de las deficiencias.

Un análisis de deficiencias muestra:

• Las deficiencias entre dónde estás ahora y dónde quieres estar.
• Las razones de las deficiencias.
• Posibles formas de solucionar las deficiencias. Un análisis de deficiencias te ayuda a establecer con mayor precisión el alcance de la tarea para lograr un objetivo específico. Por ejemplo, si dicho objetivo es aumentar el número de visitantes en el museo, debes investigar los factores que influyen para que se produzca o no la visita, de esta forma podrás establecer un objetivo realista.

La investigación puede incluir un análisis de:

• Respuestas de personas que no visitan el museo.
• Respuestas de los visitantes.
• Patrones de visitas por temporada.
• Comparaciones con otros museos en situaciones similares.

Análisis costes-beneficios.

Un análisis de costo beneficio (ACB) es una herramienta para determinar qué productos o servicios ofrecen la relación calidad-precio más interesante, se ajustan mejor a tu plan estratégico y ayudan al museo a cumplir su misión. Si las oportunidades implican inversión de capital y tienen costos operativos continuos, un ACB te proporcionará información sobre qué nueva empresa es la mejor opción estratégica para el museo y, si se trata de una oportunidad de ingresos, el mejor resultado en ingresos netos.

Análisis ambiental.

El análisis ambiental es otra herramienta para ayudar al equipo de planificación a evaluar los factores externos que influirán en la operatividad del museo y en su dirección futura. Entre éstos se incluyen influencias culturales, económicas, sociales, políticas y legales. Por ejemplo, el crecimiento económico, caracterizado por un mayor número de turistas, puede influir en el plan. Los cambios en la ley de gobierno local y la ley de derechos de autor, entre otras, podrían también afectar al entorno operativo del museo.

Recopilando información.

Debes organizar personas de recursos y material de antecedentes para investigar la información en la que se basará tú plan.

La Historia y el estado actual de tu organización.

Reúne todo el material de fondo que puedas sobre el museo, incluídos los planes anteriores, las declaraciones de la misión y cosas similares. Involucra al personal y amigos del museo para resaltar las características clave del museo.

Comentarios de visitantes y no visitantes.

Descubre cómo tus visitantes perciben el museo y sus servicios. Vale la pena realizar una encuesta razonablemente sustancial para obtener opiniones sobre sus exposiciones, sus instalaciones, programas educativos y su colección (si tienes 250.000 visitas anuales, debes preguntar al menos a 3.000). Estudia a las personas que no visitan tú museo y analiza la información disponible sobre sus comunidades, a fin de determinar sus preferencias de ocio y razones por las que no lo visitan.

Comentarios de las partes interesadas.

Busca comentarios de los partidarios del museo, el cuerpo local y otros perfiles conectados con el museo. Estos comentarios podrían extraerse de un cuestionario.

El contexto local.

Investiga qué está sucediendo en tu comunidad local y regional, incluido el turismo y sus tendencias. La información puede estar disponible en publicaciones del gobierno local y/o nacional.

El contexto nacional e internacional.

Ten en cuenta los desarrollos en los museos que dan forma a las expectativas de las personas sobre lo que se debe hacer, así como los desarrollos culturales y económicos más amplios que influirán en tu museo.

Etapa dos: las sesiones de planificación.

Antes de las sesiones.

• Asegúrate de tener un buen facilitador para tus sesiones de planificación: alguien que se encuentre en el museo o que se presente para la ocasión.
• Comprueba que has repartido el material de lectura a los interesados con suficiente antelación.
• Todos los oradores que convoques para tus sesiones de planificación deben recibir información sobre lo que se desea que cubran y durante cuánto tiempo (10 a 15 minutos como máximo). Un plan en tres sesiones de medio día, si se sigue la opción de los tres medios días, intenta organizarlo durante dos mañanas consecutivas (es cuando las personas están más frescas). La tercera sesión (para considerar el borrador del plan) podría ser una quincena más tarde. Deberías necesitar solo un par de horas para ésto. Puedes terminar cada sesión con un almuerzo compartido, facilitando así una discusión informal adicional; ésto también puede ser muy útil para ti.

Primera sesión – ¿dónde estamos?

Resultado de la sesión.

Al final de esta sesión, tendrás:

• El examen del contexto de trabajo del museo, dónde se encuentra como museo.
• Detalle de las influencias y los problemas que afectan al museo ahora y los que afectarán en el futuro. ¿Qué somos? ¿Dónde estamos? ¿Cómo llegamos aquí?
• El material que has reunido (incluidas las declaraciones de misión y visión) para usarlo como punto de partida para el debate: la historia de la organización y los éxitos y problemas del pasado.
• El papel actual del museo.
• Los principios, valores y actitudes que son importantes para ti.
• Una mayor concentración sobre lo que eres ahora y cómo llegaste allí.
• Discusiones varias sobre direcciones futuras que podrás utilizar para la segunda reunión.

El contexto de trabajo del museo: problemas e influencias.

Podrías desarrollar esta parte del examen en una serie de visiones cada vez más amplias.

Operaciones actuales:

• El edificio: ubicación, acceso y estacionamiento, señalización, entorno.
• Personal: números, habilidades.
• Visitantes: números y perfil, nivel de satisfacción.
• Exposiciones y programas: mezcla actual, comentarios.
• Colección: singularidad, bienestar (almacenamiento, estabilidad, presentación), popularidad.
• Comunicación: publicidad, publicaciones, boca a boca, perfil, diferentes grupos atendidos.
• Finanzas: principales fuentes de ingresos (subvenciones, patrocinadores, operaciones comerciales).

El contexto local.

• Relaciones con el cuerpo local, gobierno local (ayuntamiento), gobierno estatal, escuelas locales, partidarios locales.
• Crecimiento o disminución local, cambios en el perfil de la población (consulta estadísticas locales).
• Competidores locales en experiencias de ocio.

El contexto nacional e internacional.

• Cambios en los patrones de población a escala nacional y cómo están afectando éstas a las visitas a museos y galerías.
• Cambio de patrones de ocio.
• Tendencias y desarrollos en museos.
• Tecnología de comunicación e información (acceso a colecciones, información y publicidad).
• Política cultural y económica del gobierno central.

Sesión dos: dónde queremos estar.

Resultado de la sesión.

Al final de esta sesión, tendrás:

• La dirección y objetivos futuros.
• Las metas generales en planes de acción específicos.

Cuestiones estratégicas para los museos.

Este resumen de problemas a los se enfrentan los museos pueden servir como una base útil para discutir sobre dónde se encuentra tú museo como organización.

Tema: Iniciando el cambio.

• Su relevancia para las diferentes comunidades.
• Relación entre museos, entre el gobierno local, estatal y nacional.
• Gestión de recursos.
• Diversidad en el sector.

Respuesta:

• Los museos están reconsiderando su papel en la comunidad, incluidas las iniciativas de colaboración y el uso de la tecnología de la información.
• Un enfoque de visitante está siendo cada vez más importante.
• Los asuntos políticos tienen una permanente repercusión para el museo.
• Cada vez se exige más a los museos que administren sus activos de manera eficiente.
• Se necesita una amplia gama de respuesta a las necesidades y capacidades de recursos con capacitación limitada.

Metas.

• ¿Dónde quieres estar dentro de cinco años?
• ¿Hay algún acuerdo entre las personas a las que has consultado sobre lo que se puede esperar del museo en el futuro?
• ¿Qué quieren desarrollar o cambiar las personas y qué esperan obtener?

Ten en cuenta que un plan no debe tratar solo de cambios. Es importante reconocer qué es lo que está funcionando bien y cuáles son los límites en los fondos, personal y otros recursos. El plan debería, sin embargo, buscar siempre mejoras. Teniendo ésto en cuenta, ¿podrías hacer una descripción relativamente breve del museo sobre cómo podría estar  de aquí a cinco años? Ejemplo de una declaración sobre metas: el museo liderará la recolección, exhibición y comunicación del patrimonio de la región.

Objetivos.

Los objetivos del museo, así como la dirección general o la visión de futuro, crean un propósito y conforma sus planes. Algunos objetivos pueden ser a largo plazo y depender de una financiación sustancial como, por ejemplo, la  restauración de edificios. Otros pueden requerir una inversión de tiempo, como desarrollar una asociación de trabajo con el gobierno local. Como ejemplo: tú museo podría tener una importante colección de patrimonio local, pero gran parte de ella estar almacenada. Esta observación podría generar un objetivo: mejorar el acceso a las colecciones.

Objetivos de rendimiento.

Los objetivos son declaraciones que describen las acciones específicas que deberá afrontar el museo para acercarse a su propósito. Los objetivos de rendimiento dividen al objetivo final en puntos relevantes, estándares o números que pueden relacionarse con uno o más de los siguientes:

• Tiempo: cuándo se logrará la meta o parte de la meta (por lo general, una fecha de finalización o una declaración sobre la puntualidad; por ejemplo, dentro de un tiempo específico en días, semanas, meses).
• Cantidad: la cantidad de productos o servicios que se producirán.
• Calidad: a menudo un nivel de rendimiento acordado de antemano.
• Costo: el recurso que ha sido aprobado. Si el objetivo es mejorar el acceso a la colección, es probable que haya una serie de pautas específicas que ayudarán a lograr dicho objetivo. Ejemplo de objetivos: introducir recorridos autoguiados «entre bastidores del museo» antes del 30 de junio de 2019. Objetivo: el 95% de los visitantes califica su experiencia «entre bastidores» de buena a excelente. Objetivo: el 95% de los visitantes han realizado la visita autoguiada «entre bastidores» antes del N del mes  X del 202-.

Plan de acción para recorridos «detrás de bastidores».

Acción/quién es responsable.

Fase uno: ¿Podemos hacerlo y lograr lo que creemos que será?

Haz un análisis de costo beneficio:

• ¿Cuánto costará? (capital, operación, oportunidad, qué más se puede hacer con el dinero)
• ¿La gente usará los tours?
• ¿Será elegible para financiamiento?
• ¿Producirá ingresos?
• ¿Podría ser una experiencia cargada?
• ¿Cuáles son las otras oportunidades para aumentar el acceso a las colecciones?
• Este proceso puede dar como resultado que la iniciativa no avance o tal vez se adelante sobre una base diferente.

Confirma el plan, incluidos los objetivos de rendimiento que ayudarán al personal y a la junta a evaluar el éxito o el fracaso de la nueva iniciativa.

Los objetivos de rendimiento pueden abarcar:

• Objetivos de ingresos.
• Primeros visitantes.
• Visitantes repetidos.
• Uso por escuelas, operadores turísticos y otros grupos.
• Comentarios positivos.
• Evitar pérdida o daño irreparable a las colecciones.

Acepta el plan de acción.

Costos / otros recursos.

El tiempo del personal y posiblemente algún costo si las habilidades requeridas para el análisis no están actualmente disponibles para el museo.

Personal/junta.

Fase dos: implementación del plan.

• Desarrolla información interpretativa y etiquetas de objetos para ayudar a los visitantes a comprender lo que están contemplando.
• Se requiere cierta investigación y la información debe transmitirse teniendo en cuenta al público.
• El estudio de viabilidad puede recomendar el uso de audio o audiovisuales en una etapa posterior una vez que la tienda esté abierta.
• Revisar el sistema de audio.
• Verificar la seguridad (asesor de seguridad).
• La auditoría de seguridad recomienda la instalación de algunas barreras e iluminación adicional, la reubicación de algunos artículos de alto valor y la mejora de la visibilidad desde la entrada de la tienda hasta la parte más alejada de ésta.
• Establecer y señalizar un recorrido a través del área de almacenamiento (reserva técnica).
• Configurar una lista para hacer visitas guiadas durante los períodos de más asistencia – fines de semana y días festivos -.
• Estrategia de comunicación (personal más voluntarios): una visita previa oficial de inauguración (solo si está patrocinada) para los operadores turísticos locales.
• Visitas para profesores, publicidad (radio local / gobierno, empresas de viajes); enviar información a la audiencia potencial local (escuelas / clubes).
• Acordar los detalles operativos y los objetivos de rendimiento que se utilizarán para evaluar el éxito o no del museo.

Costos / otros recursos.

• Para personal y voluntarios.
• 500 euros para etiquetas.
• Voluntarios
• 500 euros por auditoría.
• 2.500 euros para electricista y luces, montantes y barreras de cuerda, más voluntarios para mover los artículos de recolección y preparar la tienda.
• 500 euros para señalización.
• Personal y voluntarios.
• Tiempo del personal + refrigerios a 3 euros por cabeza.
• Publicidad: comunidad gratuita + 500 euros para publicaciones seleccionadas.
• El tiempo del personal para preparar el comunicado de prensa y para involucrar a la prensa local + refrescos a 3 euros por cabeza.
• Tiempo del personal para preparar información.

Organizando y uniendo toda la información.

Este es un ejemplo de la página de tu borrador de plan que consolida la declaración de dirección y sus metas, objetivos y planes de acción asociados.

Dirección: el museo llevará a coleccionar, exhibir y comunicar el patrimonio de la región.

Funciones del museo.

Plan de ACCION:

• Recopilación de artículos relevantes para la región.
• Conservar y albergar de forma segura la colección.
• Facilitar información sobre la colección.
• Proporcionar servicios a otros museos a la región.
• Narrar las historias de la región.
• Reunir el 80% de las exposiciones y eventos sobre la región.
• Mejorar el acceso a la colección.
• Que el 95% de los visitantes aprovechen la visita autoguiada entre bastidores antes del 30 de junio de 2019.
• Investigar el análisis costo-beneficio de los sistemas de almacenamiento y recuperación de datos de recolección para uso público antes del 30 de junio de 2019.
• Tour detrás de escena – ¿Costo, análisis de beneficios? -.
• Confirmar plan de implementación.
• Desarrollar interpretaciones y etiquetas para los objetos.
• Analizar sistemas audio visual.
• Llevar a cabo una auditoría de seguridad y protección.
• Establecer y señalizar un recorrido a través del área de almacenamiento.
• Investigar la opción de visita guiada.
• Plantear la posibilidad de instalar beacons.
• Estrategia de comunicación (personal más voluntarios).

Para garantizar que las instalaciones del museo sean aptas para su propósito.

• Las instalaciones debe cumplir con los requisitos mínimos de salud y seguridad.
• Todas las colecciones deberán encontrarse en condiciones óptimas para el 2020.
• Se deberá involucrar a los visitantes y crear seguidores leales.
• El 95% de los visitantes deberá calificar su experiencia de buena a excelente.
• El 50% de los visitantes deberán convertirse en visitantes recurrentes.
• Al menos 10 nuevos miembros se unirán a los Amigos del Museo cada año.
• Se establecerá un flujo regular de información sobre el museo y sus actividades a escuelas locales, medios de comunicación locales, grupos comunitarios, centros de visitantes y agentes turísticos.
• Un mínimo de cinco grupos escolares deberán visitar el museo por trimestre.
• Se producirán y distribuirán seis boletines impresos  cada año.
• Se deberá ganar la confianza de los interesados ​​(financiadores, gobierno local, gobierno estatal, patrocinadores, etcétera) a través de operaciones efectivas y eficientes.
• Se hará cumplir el Plan de Negocio anual haciendo que todo quede dentro del presupuesto.

Solo hazlo – plan de acción.

Los objetivos se quedarán en meras declaraciones a menos que las consigas. Todas se relacionan con el desempeño del museo. Siendo así, necesitarás un plan que ayude a identificar qué se necesita para lograr el resultado deseado y para medir su desempeño. De los objetivos enumerados anteriormente, el primero se relaciona con el establecimiento de un nuevo «producto» (museo, y el segundo y el tercero con el rendimiento del «producto» (museo). Todos los objetivos requieren un plan de acción específico que detallará el recurso requerido (dinero y personas) para lograr el resultado deseado.

PARA QUE TU PLAN FUNCIONE, TIENE QUE SER REALISTA, CLARITO, NADA DE JERGA ERUDITA, CON UNA FORMA DE ESCRIBIR CERCANA A TODOS…

Ejemplo de un plan de acción: acceso a las colecciones.

Para retomar el ejemplo anterior, dado que tu museo tiene solo una parte de su colección en exposición pública, uno de los objetivos será mejorar el acceso a sus colecciones. Probablemente podrás desglosar esta meta en algunos objetivos más específicos

• Aumentar la cantidad de colecciones disponibles.
• Incrementar el número de visitantes.
• Mejorar la calidad de la presentación y la información.

Para aumentar el número de colecciones disponibles, puedes considerar:

• Recorridos detrás de bastidores.
• Acceso al sitio web.
• Prestar artículos a las escuelas locales.

Puedes decidir qué dos de estos puntos son apropiados y factibles a corto plazo, dados tus recursos actuales. Anótalos con más detalle en las tareas reales que se necesitan hacer, quién las hará y qué apoyo se tendrá (por ejemplo, dinero, personas).

El borrador del plan estratégico.

Ahora necesitas compilar un resumen de los resultados de cada consulta y los de cada sesión de planificación, y documentarlo en el borrador del plan, en un lenguaje sencillo, no erudito, para poder conseguir más comentarios finales.

¿Qué entra en el plan?

La portada.

Este punto incluye el nombre del museo, la dirección, el teléfono, el fax, la dirección de correo electrónico, la fecha y el nombre de un contacto para recibir comentarios finales.

Un resumen ejecutivo.

Aquí se indica la dirección y los objetivos clave para el museo.

Una declaración sobre el museo.

Se trata de una descripción resumida (máximo de una página) del rol y los valores del museo, su historia y filosofía, su personal y partes interesadas.

El contexto de trabajo.

Este punto describe «dónde estamos».

Dirección futura.

Se recogen las direcciones con los objetivos prioritarios («donde queremos estar») y los planes de acción («cómo vamos a llegar allí»).

Plan de acción.

Asegúrate de que los resultados están claramente establecidos para poder comprobar si se lograron.

Información financiera.

Lo mínimo sería incluir un estado de flujo de efectivo (cash flow).

Verifica el plan de manera cruzada.

Revisa el plan y cotéjalo con los comentarios que hayas recibido sobre las prioridades y los recursos disponibles para ponerlo en acción.

• Recoge comentarios de los visitantes y otras partes interesadas: es posible que los inodoros nuevos sean más importantes para los visitantes a corto plazo que el espacio de exhibición adicional.
• El presupuesto: algunos planes podrían no ser viables a corto plazo y requerir pasos a lo largo de varios años financieros. Recuerda que no todos los planes de acción implican gastar fondos adicionales. Algunos pueden necesitar diferentes formas de gastar las asignaciones actuales, o simplemente un pensamiento inteligente sin  implicación alguna en los costos.
• Recursos de tiempo y habilidades: comprueba lo que se necesita al respecto para alcanzar los objetivos. Sin recursos adicionales de voluntarios o trabajadores remunerados, o eliminando tareas existentes de ellos, hay cosas que no pueden hacerse. Si encuentras que tienes más metas de las que puedes pagar en términos de personal y presupuesto, deberás priorizar. Es posible que encuentres fuentes de ingresos adicionales, ya sea asistencia en especie o efectivo, pero necesitas confirmación antes de contar con ello. Ten en cuenta que las subvenciones o patrocinios adicionales son para los objetivos y planes de acción y no para lograr los objetivos del patrocinador o del financiador).

Haz circular el plan.

Haz circular el borrador de tu plan a todas las personas que han participado en el proceso de planificación y obtén sus comentarios verbales o escritos.

Prepara el plan financiero.

Recopilar información y preparar un estado financiero es una parte esencial del proceso de planificación. La mayoría de los planes estratégicos incluyen esa documentación , cuyo nivel y propósito variarán según el tamaño y la naturaleza de la operación. Un estado de flujo de efectivo es lo mínimo que se precisa. Pero para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas, especialmente si tu organización emplea dinero público, las siguientes tres declaraciones que vamos a enunciar son un requisito básico. Estas declaraciones permitirán a los involucrados en el museo (personal, juntas directivas y partes interesadas) evaluar si la operación es viable y sostenible al nivel propuesto por el plan.

Rendimiento financiero.

Registra las ganancias y pérdidas de una organización en un momento dado y proporciona un análisis de ingresos y gastos.

Situación financiera.

Es un balance que proporciona el estado de situación financiera de la organización en un día determinado, presentando el valor total de los activos, pasivos y aportes de la propiedad de dicha organización.

Flujo de fondos (cash flow).

Este punto establece las entradas de efectivo reales (ingresos) y las salidas (gastos) en un período determinado. Se trata de una herramienta de gestión esencial para garantizar que los flujos de gastos e ingresos se gestionen de la mejor manera posible en tu museo. El estado de flujo de efectivo es la información más importante para planificar y monitorear el desempeño. En términos simples, suma todos los ingresos de cualquier fuente (ya sea de capital u operativa), y deduce todos los gastos (tanto operativos como de capital). El resultado es la posición neta de efectivo.

Obtener ayuda para tu planificación financiera.

Es posible que no puedas pagar una ayuda profesional para reunir la información financiera que necesitas. Hay varias opciones de capacitación local disponibles para elaborar planes financieros. Recuerda también que dentro de tu comunidad hay muchas personas con experiencia en negocios que te pueden ayudar de forma desinteresada.

Fase tres: el plan final y más allá.

En tu última sesión de planificación, reúne al equipo para trabajar sobre los comentarios y los ajustes presupuestarios y poder elaborar los cambios finales en el plan. Estarás entonces listo para entrar en acción con tu plan.

Implementando el plan:

• Asegúrate de que la versión final de tu plan esté ampliamente disponible para todos.
• Monitorea el rendimiento regularmente (recomendablemente de manera trimestral) para controlar el progreso de los diversos planes de acción.
• Al final del año, o cuando se complete el plan de acción, evalúa los logros. ¿Se han cumplido las expectativas de planificación?
• Si las expectativas no se han cumplido, ¿a qué se debe? La respuesta te brindará información útil sobre cómo mejorar las cosas. Es fácil meterte en la boca más de lo que puedes masticar, especialmente la primera vez.

Evaluando el rendimiento.

• Evalúa el rendimiento regularmente. Tu plan es su piedra de toque para la evaluación.
• Si algo va mal y pone en riesgo la viabilidad del museo, toma cartas en el asunto. Puede ocurrir que sea necesario reducir sus pérdidas.
• Cada año, revisa la dirección del plan para verificar si se han alcanzado las metas y para establecer, a corto plazo, las del próximo año.
• Verifica las prioridades de los objetivos a más largo plazo.
• Elabora un nuevo plan después de tres años o si las circunstancias del museo cambian drásticamente; por ejemplo, si una nueva autoridad local influye en la función del museo.

Recursos bibliográficos:

Consultas: info@evemuseos.com

Fotografía principal: VOGL Consulting.

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