Plan de Conservación Digital para Museos

Un Plan de Conservación Digital es un documento fundamental para cualquier actividad de preservación de soportes digitales en un museo o institución cultural. Describe los pasos procesables que deberemos tomar tomar para preservar los recursos digitales dentro de una organización, es decir, el Plan de Acción, y documenta cómo se eligió dicho Plan. A diferencia de una Política de Conservación Digital, que brinda orientación de alto nivel, el Plan de Acción describe un flujo de trabajo real y hace referencia a la tecnología específica que se utilizará. Por ello, el Plan de Conservación Digital se produce una vez se haya redactado la Política de Preservación Digital de la institución.

El formato recomendado en este marco se basa libremente en el propuesto por Becker, Kulovits, Guttenbrunner, Strodle, Rauber y Hofman en un artículo que describe el uso de «árboles de objetivos», con el fin de documentar y cuantificar formalmente las métricas para la selección de un Plan de Acción de Preservación Digital. Si bien su proceso es consistente con la creación de un repositorio digital confiable, no es práctico para instituciones más pequeñas. Las organizaciones medianas y grandes deben consultar el documento de Becker, así como el marco que te mostramos a continuación, antes de elegir un formato para su propio Plan de Preservación Digital.

Repasemos los componentes incluidos en un Plan de Conservación Digital.

Identificación del plan.

Esta sección (que recomendamos sea incluida como resumen al comienzo del documento) describe, como mínimo, el nombre del plan y la fecha en la que éste se modificó más recientemente. También puede contener una lista de versiones aprobadas anteriormente (si las hubiera) y las fechas en las que estuvieron activas.

Estado y desencadenantes.

Esta sección, que también debería aparecer después del resumen, incluye el estado del plan, e indica, por ejemplo, si éste se encuentra en desarrollo, si ha sido aprobado o si ya no está activo. Además, puede contener los nombres de los responsables de la creación del plan y un campo de firma para la aprobación del Plan de Acción que aparece en el mismo. Si el plan se creó como resultado de un nuevo evento (un desencadenante), como un nuevo tipo de contenido digital para la institución, como un nuevo sistema de gestión de colecciones o como algo similar, esto también deberá incluirse en el resumen inicial.

Referencia a la Política de Conservación Digital.

Si tu política de preservación digital responde a la pregunta «qué se debe hacer» – que a menudo se concibe como un requisito comercial -,debe abordarse antes de proceder a contestar a la cuestión «cómo se hará algo», que es el punto principal de un plan de acción.

Varias de las consideraciones y limitaciones (incluidas las obligaciones legales) ya contempladas en la Política de Preservación Digital no necesitan ser reformuladas en el documento del Plan de Conservación. Sin embargo, las limitaciones sobre «cómo se hará algo» (relacionado con el Plan de Acción) serán tenidas en cuenta más adelante.

En aras de ser breves, consideramos suficiente hacer referencia en esta sección a la Política y resumir la Declaración de Política, es decir, la declaración que aborda lo que debe hacerse).

Resumen del contexto y limitaciones.

La sección describe las limitaciones en cuanto a cómo se podría llevar a cabo la Política de Preservación, dada la naturaleza del entorno de tu institución y los recursos a tu disposición para este proyecto. Existe una serie de consideraciones detalladas que podria resumirse en las siguientes categorías:

• Estructura organizativa: requiere una comprensión de las responsabilidades y capacidades actuales dentro de la organización; esto es, quién es responsable ante quién y de qué actividades. El Plan de Acción resultante tendrá que ser sensible a la estructura existente, o implicar la obtención de un consentimiento superior  para cambiarla.
• Prácticas y obligaciones actuales: incluye una descripción de los flujos de trabajo de los procedimientos organizativos actuales o referencias a contratos y acuerdos que puedan afectar a un plan de preservación digital. Ten en cuenta que los contratos pueden ser una limitación a las preguntas «qué se debe hacer» y «cómo se hará algo» y, por lo tanto, su consideración puede aparecer tanto en la Política de Conservación como en el Plan de Conservación.
• Preparación organizacional: se refiere a la conciencia, actitudes y expectativas de la organización (según fuentes documentadas) en lo que respecta a la preservación digital.
• Restricciones financieras: define los límites de un Plan de Acción tanto en lo que se puede adquirir (tecnología, servicios, etcétera) durante la puesta en marcha de un proyecto de preservación digital, como en lo que se puede ofrecer de forma sostenible a largo plazo. Cabe señalar (particularmente a la luz de consideraciones financieras, humanas y tecnológicas) que el Plan de Conservación puede usarse no solo para elegir un curso de acción factible con las limitaciones existentes, sino también para abogar por recursos adicionales, en caso de que sea un recurso más deseable o esté al alcance del presupuesto de la institución (o del órgano de gobierno).
• Recursos humanos: este apartado también se considera dentro de la Política de Preservación Digital. Deberás tener en cuenta el costo de la capacitación, que irá de la mano del tipo de tecnología elegida para el proceso de archivo. Han de contemplarse las soluciones listas para usar y las que pueden tener limitaciones, aunque a menudo se usan más y, por lo tanto, es más fácil encontrar apoyo y capacitación.
• Restricciones técnicas: referidas, principalmente, a la tecnología actualmente disponible. La tecnología futura debe ser considerada en los diversos cursos de acción que se tendrán en cuenta.
• Descripción de la colección: también se trata de una restricción ambiental, pero, dada su importancia, se le concede su propia sección. La referencia a la información de inventario, recopilada mediante la plantilla de inventario de recursos digitales, capturará gran parte de lo que se requiere para esta sección; si dicha plantilla aún no hubiera sido utilizada, debería estar en este punto. También has de enumerar aquí ejemplos de recursos digitales de cada grupo identificado mediante la plantilla de inventario, ya que se utilizarán para evaluar tecnologías y flujos de trabajo potenciales para el Plan de Acción.
• Características relevantes de los objetos digitales: esta sección resume todos los aspectos relevantes de los objetos de cada grupo de recursos digitales que requieren preservación. Incluye referencias a la apariencia de los objetos, como la profundidad del color y la resolución de imágenes, además de una información sobre las fuentes. Para objetos no estáticos (como una página web con formularios o similar interactiva componentes), también se pueden incluir características relevantes del comportamiento de los mismos. Este apartado se denomina, a menudo, «Requisitos Técnicos».
• Requisitos de usuario: describe cómo aquellos que aportan recursos para la preservación, y los que necesitan acceso a estos recursos preservados, deben hacerlo de acuerdo con sus propios flujos de trabajo. Como tal, la sección requiere una comprensión clara de dichos flujos. Si bien tanto los «deseos» del usuario como sus «necesidades» pueden tenerse en cuenta, es importante en esta etapa distinguir entre los dos.
• Consideración de posibles planes de acción: se contemplan las posibles soluciones. Los subcomponentes de esta sección deberán repetirse para cada posible solución. Cuando es factible, la tecnología se prueba utilizando registros de muestra de cada grupo de recursos digitales (puede ser necesaria una solución de varias partes si los recursos son suficientemente diferentes). Si no fuera posible probar el software, debe indicarse claramente junto con el método que has utilizado en lugar de una prueba práctica. Los subcomponentes de esta sección son:
• Flujo de trabajo propuesto: (incluye diagramas para la ingestión, la gestión continua y el acceso). Tecnología propuesta (hardware y software). Recursos humanos necesarios.
• Resumen de costos (proporciona desgloses para la implementación del sistema, costo unitario de ingestión, costo unitario anual para la administración de un recurso y costo unitario para acceder a un recurso). Resultados de la prueba (o evaluación de la tecnología que no se evaluó previamente).
• Discusión de la solución propuesta: esta última sección debe incluir un análisis detallado de la opción propuesta, e incluye, al menos, una discusión sobre el costo, los beneficios, el impacto, los riesgos y las oportunidades. La discusión también debe aportar el grado en que la solución propuesta cumple con los requisitos y restricciones. Cualquier área donde la solución no cumpla con éstos habrá de abordarse.
• Plan de Acción de Conservación: se debe identificar el Plan de Acción elegido, discutir la razón de haberlo hecho, desarrollar el Plan e identificar qué eventos futuros podrían desencadenar la revisión de dicho Plan.

Identificación y justificación del Plan de Acción elegido.

Uno de los planes considerados en la sección anterior se nombra aquí, y las razones para elegirlo sobre las otras opciones están claramente identificadas. Además de la información ya incluida para esta opción en «Consideración de posibles planes de acción», deben agregarse los siguientes elementos:

• Funciones y responsabilidades: indica las responsabilidades principales de cada miembro del equipo que implementará el proyecto, así como de aquellos encargados de mantener los recursos preservados. Incluye también los roles de los creadores de contenido.
• Estructura de desglose del trabajo: describe las principales tareas requeridas, quién es responsable de llevarlas a cabo y cuándo. También se incluyen hitos y entregables. Se deben crear estructuras separadas de desglose del trabajo para la implementación del sistema y para cada componente principal del OASIS (Open Archival Sistem of Information) modelo de referencia (planificación de la preservación, ingresos, almacenamiento de archivos, gestión de datos, acceso y administración).
• Discusión detallada de cómo se ingieren, administran y acceden los recursos: debe contener una discusión de las características técnicas (qué metadatos se incluyen con un nuevo recurso digital), las características del proceso (cómo se proporcionarán los metadatos) y las características del objeto preservado (es decir, describir lo que se preserva y lo que se no). Analiza también qué tecnología se utilizará para garantizar que el recurso sea accesible a largo plazo (por ejemplo: actualización, migración, replicación, emulación o encapsulación).
• Costos detallados y fuentes de financiamiento: deberá aportarse un desglose de todos los costos de implementación, así como un presupuesto separado (con las fuentes de financiación) para el mantenimiento continuo de los recursos preservados.
• Desencadenantes de la revisión del plan de acción: esta sección describe los eventos potenciales que pueden requerir una revisión del Plan de Acción elegido; p.ej. un cambio en el presupuesto para los costos de conservación a largo plazo, cambios en la tecnología, etcétera.

Glosario sobre preservación digital.

Plan Requisito de negocio: un objetivo empresarial de alto nivel de la organización.

Emulación: La replicación de la funcionalidad de un sistema obsoleto. Se puede hacer a nivel de hardware o de software.

Encapsulamiento: La «envoltura» de datos con toda la información necesaria para acceder e interpretar la información dentro de los datos.

Migración: La transferencia de datos a entornos de sistemas más nuevos. Podría incluir nuevos formatos de archivo, nuevos sistemas operativos o nuevos soportes físicos (medios).

Actualización: La transferencia de datos entre dos tipos de un mismo medio de almacenamiento para que no haya pérdida de información debido a la degradación del medio o a la preservación de información sobre ese medio.

Replicación: creación de copias duplicadas de datos en uno o más sistemas.

Consultas: gestion@evemuseos.com

Recursos bibliográficos: