COVID-19: Escenarios para Afrontarlo en Tu Museo

 

En medio de esta pandemia de COVID-19 que nos está tocando sufrir, echar una mirada al futuro es de vital importancia para tener previsión, que es el ejercicio que deberíamos hacer a la hora de crear planes suficientemente coherentes y responsables para salir con éxito de estos tiempos de gran incertidumbre. Todos tratamos de analizar cuáles serán las consecuencias del COVID-19 para nuestras familias, nuestra comunidad y nuestras organizaciones. Los profesionales de los museos no somos una excepción. Estamos muy preocupados, y con la mente llena de ideas, pensando en lo que podríamos hacer para dar respuestas a esta pandemia en desarrollo; la cantidad de acciones posibles nos puede parecer, incluso, abrumadora. Hoy, pretendemos proporcionarte alguna orientación a partir del establecimiento de tres escenarios. Puedes usarla como herramienta para trazar el camino a seguir en los próximos días y semanas – con suerte, esto reducirá tus niveles de ansiedad personal y profesional al mismo tiempo -.

Escenarios de muestra: Tres niveles potenciales de impacto.

Los escenarios son básicamente historias: futuros imaginados basados ​​en la intersección de tendencias y eventos potencialmente disruptivos. Si planteamos varias historias sobre cómo pueden desarrollarse las cosas, podremos identificar la manera de adaptarnos a las circunstancias cambiantes, enfocar nuestra atención en indicadores críticos, y detectar y minimizar los riesgos asociados. La creación de escenarios nos proporciona una forma de concretar futuros potenciales en un número manejable de posibilidades, generando así un marco para planificar nuestra respuesta.

Sugerimos que comiences ideando historias sobre tres niveles posibles de impacto que tu comunidad podría experimentar durante toda esta pandemia: nivel bajo, medio y alto. Cada escenario debe captar brevemente los elementos principales de esta versión del futuro para proporcionarnos detalles lo más definidos posibles. Esfuérzate por ser abierto de mente; no pienses ni hagas únicamente lo que se supone que es «correcto»: un objetivo principal de las historias seria ofrecer a tus compañeros y a ti mismo algo a lo que se pueda responder.

Para comenzar, te mostramos algunas ideas sobre estos tres niveles potenciales de impacto, así como un escenario súper pequeño, a fin de que cada uno pueda extenderse y adaptarlo a su propia planificación. Son ejemplos que no pretenden ser perfectos ni completos. Se trata de puntos de partida que te permitan hacer tu propia exploración y aportar mejoras.

Bajo impacto.

Cada comunidad está en riesgo de propagar el COVID-19. Sin embargo, en algunas de ellas, debido a sus circunstancias geo-sociales – como un relativo aislamiento o la ausencia de grandes centros de tráfico de personas – ese riesgo puede ser relativamente bajo (Las hay que pueden evitar la infección por pura suerte.) Incluso en comunidades de bajo impacto, los museos se enfrentan a ciertos desafíos asociados a la pandemia. He aquí algunos de ellos:

  • Mayor preocupación por parte de los visitantes y del personal.
  • Disminución en el turismo internacional y nacional.
  • Repercusiones económicas del COVID-19 para el museo directamente, y para su comunidad en general.

Escenario uno: Mantén la calma y sigue adelante.

En este escenario el museo debe ayudar a su comunidad de influencia tranquilizando e informando a sus residentes para que practiquen el distanciamiento social mientras afrontan las consecuencias económicas y psicológicas de la pandemia de COVID-19.

Impacto medio.

Tanto si se han reportado como si no los casos de COVID-19, algunas de nuestras comunidades presentan un riesgo elevado (mayor concentración de personas mayores, por ejemplo). Ciudades con grandes centros de transporte (aeropuertos, estaciones de tren) organizaron eventos que atrajeron a viajeros (conferencias, eventos deportivos, festivales); otras han sido el hogar de bases militares, colegios o universidades; y hay negocios cuyos empleados han tenido que viajar frecuentemente. Sin embargo, incluso después de haberse detectado casos de COVID-19, algunas comunidades han podido reducir su propagación mediante el establecimiento de buenas comunicaciones, pruebas, diagnósticos tempranos y cuarentena.

Además de las tensiones enumeradas arriba en el caso de bajo impacto, los museos situados en comunidades de mediano impacto podrían tener que lidiar con lo siguiente:

  • Recomendaciones de las autoridades locales para limitar las reuniones públicas.
  • Caídas totales en la asistencia (con la correspondiente pérdida de ingresos debidos a las ventas, etcétera).
  • Cancelación de alquileres de espacios por parte de clientes.
  • Efectos secundarios de las decisiones tomadas por una gran organización local (cerrar y aislar ciudades, por ejemplo).

Escenario dos: Reducción de los daños.

Este escenario explora cómo los museos pueden desempeñar un papel vital para ayudar a su comunidad a responder a la pandemia de COVID-19 de 2020, además de crear estrategias para compensar el daño provocado en sus propias finanzas.

Alto impacto.

Los casos reportados de COVID-19 se multiplican por el mundo. Según lo que ya se está reproduciendo en las áreas afectadas, museos de ciudades y regiones con importantes brotes de coronavirus se verán obligados a cumplir una serie de normativas:

  • Cierre obligatorio de las instalaciones públicas.
  • Cierre obligatorio de escuelas públicas y privadas.
  • Prohibición de reuniones con grandes concentraciones de personas.
  • Cancelación de conferencias, festivales y eventos deportivos que se conducen localmente.
  • Reducción de vuelos a aeropuertos locales.
  • Reportar los casos de COVID-19 entre el personal del museo, miembros de la familia del personal o visitantes conocidos – ten en cuenta que esto podría suceder en cualquiera de estos escenarios, pero es más probable en una situación de alto impacto -.

Escenario tres: Bloqueo.

Este escenario estudia cómo navegar por la crisis COVID-19 en un contexto en el que existe una respuesta del estado y la ciudad a la pandemia en desarrollo. Se trata de un punto de partida que permite explorar cómo el museo podría afrontar el cierre generalizado de las instalaciones públicas y controlar el nivel de exposición del personal a COVID-19.

¿Cómo puedes utilizar estos escenarios para ayudar a planificar tu respuesta a la crisis?

Es muy importante que organices una reunión con tu equipo para revisar estos escenarios de muestra entre todos. Si tu personal ya está teletrabajando, puedes recurrir a plataformas como Zoom, Facetime o Google Hangouts para llevar a cabo la reunión en línea. Adapta estos prototipos de modo que se ajusten a tus circunstancias, o utilízalos como punto de partida para diseñar los tuyos. Es posible que desees:

  • Agregar más detalles.
  • Cuestionar elementos específicos de la historia que consideres improbables o no aplicables al contexto de tu museo.
  • Introducir elementos que aborden los desafíos de particular interés para tu museo.

Comparte los escenarios que has creado con el personal encargado de planificar la respuesta de tu museo al COVID-19. Mientras discutes cada escenario, anima a los participantes a:

  • Decir: «Si esto sucediera, entonces podríamos hacer eso …»
  • Preguntar «¿y si …?»
  • Reconocer respuestas que son comunes a todos los escenarios y que, por lo tanto, puedes empezar a ejecutar ya.
  • Enumerar las acciones que debes considerar, asignando personal para evaluar los costos y desarrollar los planes de implementación.
  • Estimar el riesgo financiero para el museo en cada escenario.

¿Cómo sabrás cuál de estos escenarios es el que más se aproxima a la realidad de tu museo?

Esta es una buena pregunta, y una de las principales que deberías plantear en tu equipo. Te recomendamos que identifiques los indicadores que podrían marcar cuándo tus propias circunstancias tienden hacia el escenario 1,2 o 3. Por ejemplo, puedes monitorear:

  • Incidentes reportados de COVID-19 en tu ciudad o región.
  • Anuncios o declaraciones de funcionarios gubernamentales (locales, estatales o federales).
  • Cierres o cancelaciones de programas por parte de organizaciones locales, incluidas otras organizaciones culturales, escuelas y lugares de culto.
  • Métricas internas: admisiones, ventas, registros de actividades.
  • Consultas y preguntas de visitantes preocupados.
  • Autoinforme por parte del personal sobre su posible exposición al COVID-19.

Es posible que desees crear un calendario con fechas clave y decisiones que deban tomarse, por ejemplo:

  • Decisiones de asistir / no asistir a eventos.
  • Plazos para cancelar contratos o reservas, con la menor penalización financiera.
  • Obligaciones legales para el cumplimiento de contratos o subvenciones.

Planificación para la salud y el bienestar del personal.

El COVID-19 provocará un gran impacto en la fuerza laboral de los museos. Es posible que sus trabajadores necesiten una licencia por enfermedad para su tratamiento, cuarentena o cuidado de miembros de sus familias. Tanto ellos como sus parejas, podrían perder horas de trabajo y de ocio. Incluso los no afectados directamente por la crisis – en términos de exposición o empleo -, pueden llegar a sufrir un significativo estrés psicológico. Para ayudar a tu museo a proteger la salud y el bienestar del personal, en cualquiera de estos escenarios, quizás desees explorar las siguientes cuestiones y recopilar información relevante:

  • ¿Cuántos miembros de tu personal no reciben licencia por enfermedad pagada (y, por lo tanto, pueden ser reacios a quedarse en casa aun sintiéndose enfermos)?
  • ¿Cuántos miembros de tu personal son «empleados por hora» que no recibirían compensación si no van a trabajar?
  • ¿Cuántos miembros de tu personal se autoidentifican como de alto riesgo para COVID-19, o están preocupados por tener que exponer a miembros de la familia que se encuentran en situación de alto riesgo?
  • ¿Cuántos miembros de tu personal tienen hijos en edad escolar, y están o pueden estar lidiando con el cierre de escuelas?
  • ¿Cómo puedes ayudar al personal a teletrabajar y qué funciones de personal se requerirán en el edificio?

Considera, para cada escenario, cómo puedes salvaguardar la salud de tu personal y proporcionarle el apoyo financiero y psicológico que necesitará durante los próximos meses.

Planificacion Financiera.

Después de la salud, el bienestar y la seguridad del personal y de los visitantes, la mayor preocupación para muchos museos es el impacto financiero de COVID-19 en su organización, tanto en el futuro inmediato como a largo plazo. Para comenzar a explorar esos impactos financieros, tal vez pueda interesarte recopilar la siguiente información:

  • ¿Cuáles son las reservas actuales de efectivo de tu museo? (Fondos a los que puedes acceder rápidamente para cumplir con tus obligaciones financieras).
  • ¿Cuáles son tus costos operativos semanales promedio?
  • ¿Cuál es tu combinación actual de ingresos (ventas, contribuido, gobierno, inversión)?
  • ¿Cuáles son tus mayores fuentes actuales de ingresos?
  • Tendencias recientes en la venta de entradas de tu museo, inscripciones para eventos, reservas, etcétera, para poder rastrear el impacto emergente de COVID-19 en tus operaciones
  • ¿Se te avecina alguna obligación financiera importante?
  • ¿Tienes en el museo alguna obligación de rendimiento asociada a los contratos o subsidios? (Por ejemplo, si cancelas ciertos eventos, puede afectar a los contratos de patrocinio, o puedes tener fondos de subvención que requieren entregables en plazos específicos).
  • ¿Existen contratos u obligaciones que se puedan cancelar o diferir con una multa mínima?
  • ¿Qué seguro tienes y qué cobertura ofrece para pérdidas financieras, incluida la cancelación de eventos, etcétera?

Considera, para cada caso, en qué punto necesitarías comenzar a tomar medidas significativas para reducir costos / encontrar nuevas fuentes de ingresos para cumplir con tus obligaciones financieras.

Y, ahora ¿cuál es el paso siguiente?

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Seguiremos aportando nueva información.

Documento Observatorio Urgente de la Cultura (España) – Crisis COVID-19: descarga aquí.

Recurso bibliográfico:

Elizabeth Merritt, VP Strategic Foresight and Founding Director, Center for the Future of Museums, American Alliance of Museums (2020): Using Scenarios to Plan Your Museum’s COVID-19 (Coronavirus) Response CFM Blog, 3-13-2020. American Alliance of Museums.


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