Las estrategias de publicidad y las relaciones públicas están vinculadas a la construcción de un perfil positivo para crear conciencia y, en el sector de museos y galerías en particular, sirven para atraer visitantes. Representa un buen recurso para aquellos que disponen de un presupuesto limitado, y esta es una buena noticia. Si puedes convencer a los medios de comunicación de que tu exposición vale la pena, es posible que consigas que tu mensaje se trasmita gratuitamente – esto no significa que la publicidad esté totalmente libre de costos -.
Una regla general que siguen los profesionales del marketing y de las relaciones públicas es que es mucho más probable que una persona actúe si encuentra un mensaje siete veces en diferentes puntos de contacto, como, por ejemplo, un artículo de periódico, una entrevista de radio, un anuncio en Facebook, un boletín electrónico o newsletter, carteles exhibidos en la ciudad, un anuncio en un periódico semanal o una mención del evento en línea, como puede ser una serie de tuits.
Sabemos que es difícil hallar tiempo para desarrollar tareas proactivas fuera de nuestra obligaciones cotidianas, pero un poco de dedicación bien merece la pena. Prueba algunas de las siguientes ideas antes del día de apertura de tu exposición. Si estas indicaciones se adaptan a tu estilo de trabajo, agrégalas a tu programación en línea. No importa en qué momento estés leyendo esto, o en qué fase del desarrollo de tu exposición te encuentres, seguro que habrá algo que puedas aprovechar si actúas de inmediato.
Faltan de 4-6 meses para su inauguración.
- Si hablamos de la exposición que será la más importante en tu calendario anual, vete preparando el terreno. Piensa en organizar una gira de familiarización con los medios – también conocida como «hacer familia» – con periodistas, críticos y personas influyentes seleccionadas de tu ciudad y de los centros regionales cercanos más importantes. Tiéntalos con una visita de fin de semana, a base de un buen refrigerio (comida) y un recorrido privado por tu museo para hablarles de la exposición. Si esto te parece demasiado caro, recurre a patrocinadores, como pueden ser los organismos de turismo y empresas locales que también se beneficiarán de las futuras visitas.
- Busca un socio en algún medio que pueda comunicarse con la audiencia que esperas atraer en tu museo. Por lo general, un socio de medios garantizará la cobertura de la exposición a cambio de algo, ¿quizás el uso del espacio del museo / galería para un evento privado?
Faltan 3 meses para su inauguración.
- Las revistas, ya sean nacionales o regionales, trabajan con plazos de tres meses, lo que significa que si la exposición se abre en septiembre, deberás comunicarte con los departamentos editoriales en junio. Muchas revistas cuentan con calendarios de eventos que necesitan llenar cada mes, y un correo electrónico amigable «FYI» podría ser suficiente – si quieres contactar con una revista en línea, generalmente encontrarás su dirección de correo electrónico editorial o un número en la página «Contacto» -.
- Si tu museo o galería se encuentra en un área turística, la exposición y los programas públicos deben enviarse a todos los sitios web relevantes e incluirse en folletos producidos por el gobierno local.
Faltan 2 meses para su inauguración.
- Redacta tu comunicado de prensa y comienza a elaborar los «mensajes clave». Estos mensajes realmente solo destacan las razones por las cuales vale la pena visitar la exposición. Pero recuerda, no siempre tienen la misma utilidad para todos. El periódico local, por ejemplo, estará interesado en las conexiones de la exposición con el área, mientras que un crítico de arte o el editor de una revista nacional preferirán conocer las cualidades sobresalientes de la exposición y el mérito de los programas de actividades paralelas.
• Si aún no tienes una lista de medios, empieza ahora, no es complicado. Guarda las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono en una hoja de cálculo de Excel para no tener que empezar desde cero cuando llegue la hora de organizar tu próxima exposición.
Falta 1 mes para su inauguración.
- Es hora de decidir una estrategia en redes sociales que incluya copia e intención. Hazte preguntas del tipo: ¿estamos tratando de aumentar la asistencia a un programa público específico o simplemente crear conciencia sobre él?. Si tienes presupuesto suficiente para anunciarte en las redes sociales, selecciona bien a qué público necesitas mostrar tus publicaciones en términos de ubicación, edad, género e intereses.
- Planifica el contenido para las redes sociales durante las primeras semanas de la exposición – como una «toma de posesión» de Instagram por parte del artista, un curador o una celebridad local -, y lleva a sus seguidores «detrás de la escena (backstage)».
- No confíes en tus propios canales de redes sociales; comunícate con otras comunidades en línea, establece, por ejemplo, contacto con el propietario de una popular cuenta de Instagram o una página de Facebook con vínculos locales. El propietario de la comunidad en línea tendrá más probabilidades de correr la voz si ofrece un premio o incentivo en su publicación ¿Qué ocurre con las entradas para la fiesta de apertura o el acceso exclusivo VIP a la exposición para un grupo pequeño?
Faltan 3 semanas para la inauguración.
- Si vas a celebrar una fiesta de apertura, este es el momento de enviar las invitaciones.
- Aunque es cortesía invitar a los medios locales, se recomienda tener una «visita previa de prensa» el día o la tarde antes de la fiesta. Comienza la visita previa incluso un poco antes, pensando en los fotógrafos y camarógrafos que necesitan el espacio de exhibición vacío para poder trabajar.
- Decide quién actuará como «anfitrión» o cabeza parlante ante cualquier entrevista / fotografía, y asegúrate de mencionarle en toda la correspondencia con los medios. El anfitrión debe sentirse cómodo en público, estar familiarizado con los mensajes clave, ser capaz de hablar sobre la exposición con detalle y tener disponibilidad para toda la vista previa de la prensa.
- Evita que la prensa hable con la persona equivocada. Hay gente que cuando tiene un micrófono delante se lanza sobre él y dice verdaderas barbaridades, nos ha pasado.
Faltan 2 semanas para la inauguración.
- Si no tuvo lugar una visita previa con la prensa, empieza a confirmar entrevistas para tu anfitrión dentro del área local y regional. Entre los asuntos que deben mencionarse en tu correspondencia con los editores y los productores de radio, incluye la fecha de apertura de la exposición (¡apela al sentido de urgencia de los medios!), los programas de actividades y la información sobre quién será el anfitrión.
- Cuando instales la exposición, organiza y documenta una visita «detrás de escena», como si de la instalación de una gran obra de arte u objeto relevante se tratara. Involucra a los medios locales para capturar ese momento, y si éstos no aprovechan la oportunidad, documéntalo tu mismo y utilízalo en tus propios canales digitales.
Recursos:
Cómo hacer marketing de influencers para las artes – AMA Culturehive:
http://www.culturehive.co.uk/resources/how-to-do-influencer-marketing-for-the-arts/
Twitter para influyentes – M&G NSW:
mgnsw.org.au/sector/resources/online-resources/digital/twitter-influencers/
Un ejemplo de anuncio previo a la prensa – National Portrait Gallery, Smithsonian:
npg.si.edu/about-us/press-release/media-advisory-press-preview-new-exhibition-%E2%80%9C-face- battle-americans-war-911
4 consejos para una efectiva publicidad en Facebook para museos – Museum Hack:
museumhack.com/effective-facebook-advertising/
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