Museos: Plan de Emergencias

Que un museo se prepare de cara a un desastre y/o cualquier clase de emergencias o amenazas es fundamental para poder salvaguardar sus colecciones, protegiendo así a su personal y a los visitantes, y tratando de responder de la manera más ágil e inmediata posible. Valorad este artículo como una introducción a un proceso de desarrollo de un plan de preparación para peligros, amenazas, desastres y cualquier clase de emergencia que pudiera producirse en el museo. Son indicaciones que se encuentran dentro de los estándares universales que todos los museos deben cumplir, y que se ajustan a los requisitos de los programas de acreditación y verificación de documentos básicos sobre este tipo de estrategias en los planes de emergencia.

El Plan de Emergencias, es un documento estratégico redactado que incluye procedimientos para evitar y/o minimizar los daños, en casos de emergencia, resultantes de desastres y peligros (causados ​​por el hombre o naturales). Todos los museos deben, como decimos, disponer de este modelo de plan que explique el protocolo sobre cómo proteger al personal, a los visitantes y a las colecciones. Debe adaptarse a las circunstancias e instalaciones específicas de cada museo y contemplar todas las amenazas y riesgos que sea posible predecir (un incendio, por ejemplo). Los elementos clave del plan han de incluir los procedimientos o protocolos a seguir en caso de emergencia: planes de evacuación del personal y de los visitantes, planes para proteger y/o recuperar las colecciones y archivos, y las correspondientes asignaciones de responsabilidad en este escenario.

Los museos tienen la obligación de conservar y preservar sus colecciones en fideicomiso para el público y, por lo tanto, deben minimizar los riesgos a fin de que estén completamente a salvo. Disponer de un sólido y bien redactado plan de preparación de desastres ayudará al museo a proteger sus colecciones, edificios, personal, visitantes y comunidad. También tiene repercusiones financieras relacionadas con los seguros y los costos de conservación implicados en el salvamento. La identificación y gestión de riesgos son una parte vital de las operaciones en cualquier museo.

Cada documento central posee un conjunto de elementos necesarios asociados que atienden a unas normas básicas de obligatorio cumplimiento. Al redactar o revisar su preparación ante posibles desastres, y en respuesta a los planes de emergencia, los museos deben asegurarse de que se ajusten a esos estándares y contengan los requisitos que mencionamos a continuación.

Elementos requeridos de un plan de preparación para desastres / respuesta ante emergencias:

• Planes de preparación y respuesta para todas las emergencias y amenazas posibles (naturales, mecánicas, biológicas y humanas).
• Enumeración y explicación de las necesidades del personal, visitantes, estructuras y colecciones en caso de emergencia.
• Especificación sobre cómo proteger, evacuar y recuperar colecciones en caso de un desastre.
• Descripción de rutas de evacuación y áreas de reunión para personas.
• Asignación de responsabilidades individuales para la implementación de la acción de respuesta durante emergencias.
• Listado con información de contacto de servicios relevantes de emergencia y recuperación.
• Planos de planta de museo.

Anatomía de un Plan de Emergencia.

Un museo debe tener un plan de emergencia completo y constantemente actualizado, adaptado a sus necesidades y circunstancias. Al desarrollar el plan, el personal del museo debe conocer todas las amenazas relevantes para las personas, estructuras y colecciones. El plan de cada museo variará en función de su singularidad, sus colecciones, ubicación, e instalaciones. Un plan de emergencia funcional y coherente reconocerá todos los riesgos potenciales, y proveerá de procedimientos apropiados para minimizar daños o amenazas. No existe un modelo perfecto que pueda servir de referencia para redactar este documento, pero deberìa estar basado en su historia única, en su comunidad, en sus colecciones y en su  gestión individual. Las políticas, protocolos y planificación contribuyen a una visión y misión relacionadas racionalmente. Si bien los diferentes planes de emergencias pueden variar en su organización y contenido dependiendo de cada museo, existen elementos comunes a todos.

Tabla de contenidos e introducción al Plan.

La mayoría de los planes comienzan con una tabla de contenidos que cuenta con información sobre cómo operar durante una emergencia. Puede acompañarse de una introducción que más adelante explique cómo se organiza el plan, dónde se guarda, y con qué frecuencia y por quién se va a actualizar.

Prevención y gestión de riesgos.

Los museos deben trabajar para minimizar el riesgo y evitar emergencias en lo posible. En el plan, el museo ha de explicar cómo va a minimizar los riesgos potenciales en áreas como: la salvaguarda de los registros de copias de seguridad y los sistemas informáticos, prevención de daños para colecciones (gestión de plagas, el mantenimiento apropiado de una temperatura estable y humedad relativa para evitar el crecimiento de moho), monitoreo de cualquier peligro potencial en las colecciones, adquisición e inventario periódico de suministros de emergencia y seguridad; medidas de naturaleza biológica, amenazas mecánicas, y humanas mientras se trabaja para gestionar sus riesgos.

Asimismo, es muy importante que el personal y los voluntarios sepan con quién contactar en caso de emergencia: servicios de emergencia locales; un departamento de seguridad, equipo o gerente; otros miembros del personal; el voluntario/os coordinador/es; etcétera.

La mayoría de los museos incluyen una lista de personal e información de contacto en esta sección, así como los números de teléfono para comunicarse inmediatamente con  los departamentos de policía y bomberos. Esta sección también podría nombrar coordinadores de emergencia o proporcionar una visión general de la cadena de mando y de las áreas específicas de supervisión.

Procedimientos de preparación para desastres.

En la preparación de esta parte del plan, los museos deben evaluar qué potencial y naturaleza de desastres pueden afectarles. A menudo los riesgos pueden ser particulares de una región geográfica; así, por ejemplo, los museos a lo largo de las costas tienen más riesgo de sufrir huracanes que los del interior. Los museos de América presentan un mayor riesgo de terremotos. Algunos museos pueden tener una mayor amenaza del viento, daños por nieve o excesos de humedad por las grandes lluvias. En esta sección del plan, deberemos describir qué tipo de desastres pueden afectar a nuestro museo y cómo puede prepararse al advertir una amenaza inminente.

Procedimientos de respuesta a emergencias.

En caso de emergencia, el personal y los voluntarios necesitan seguir unas directrices claras sobre cómo actuar. Estos procedimientos de respuesta deben abordar situaciones como incendios, emergencias médicas, vandalismo, robo, amenaza de bomba, otra clase de terrorismo, inundación, explosión de tuberías, cortes eléctricos, fallos mecánicos, y cualquier otro incidente que pueda afectar a nuestra institución. Los procedimientos de respuesta siempre deben focalizarse primero en la seguridad humana (sobre todo en los más pequeños, personas mayores…), y posteriormente en las estructuras de la instalación y sus colecciones.

Procedimientos de limpieza y salvamento.

Después de un desastre, el museo necesitará tomar medidas para volver a la normalidad en sus operaciones cotidianas. El plan de emergencia debe incluir procedimientos de limpieza así como la nueva instalación de las colecciones salvadas. Puede también ser necesario abordar la apertura, o no, del museo mientras se realiza la limpieza. Los procedimientos deben estar claramente priorizados para que el personal, voluntarios y cualquier persona del exterior estén a salvo de cualquier tipo de incomodidad. Los museos deben asignar claramente las responsabilidades de supervisión a las áreas de operaciones de salvamento. Esta sección incluirá, además, procedimientos específicos para la mecánica del rescate.

Planes de evacuación.

Si no se aborda en los procedimientos de respuesta a la emergencia, el museo debe tener una sección aparte que detalle los planes de evacuación para el personal y los visitantes. Esta sección contará con las instrucciones necesarias para salir del edificio y garantizar que los visitantes lo hacen ordenadamente y sin atropellos. También puede incluir instrucciones para circunstancias especiales, como la necesidad de garantizar que los visitantes discapacitados puedan evacuar o ser dirigidos a un lugar específico donde los socorristas les localicen.

Información de la instalación.

¿Dónde guarda el museo los sistemas contra el fuego? ¿Extintores? ¿Dónde están las llaves del agua? ¿Los paneles de alarma? Esta sección debe contener información específica acerca de las instalaciones del museo que el personal necesitará localizar rápidamente en caso de emergencia. Incluirá, además, los planos de planta de toda la instalación, preferiblemente con puntos clave como las salidas de emergencia y localizaciones de los extintores y salidas de agua.

Suministros.

Muchos museos enumeran los suministros de emergencia, el de todos aquellas herramientas que deben hallarse a mano, o el de aquellas que serían necesarias y dónde podrían estar.

Procesos.

Los planes sólidos de emergencias deben ser integrales, pero simples y flexibles. Han de resultar fáciles de seguir durante una emergencia. Al diseñar el plan, los miembros del personal deben trabajar juntos para recopilar información con respecto al museo, la colección y cualquier amenaza potencial que se pueda prever, para delinear así las medidas y procedimientos de respuesta ante emergencias. Cuanto más integrada esté la planificación al posible desastre y cuanto más útiles sean los procedimientos operativos, mucho mejor.

Ten esto en mente:

• El proceso de creación e implementación de un plan es tan importante y beneficioso para el museo como el plan en sí.
• El plan puede parecer el resultado final pero, en realidad, el resultado final es la mayor comprensión lograda a través de la creación / actualización y uso del plan.
• Hay muchas maneras diferentes de planificar. Cada museo tiene su propio abanico de desafíos que requieren una consideración específica en la planificación.
• Los museos han de tomarse el tiempo necesario para explorar sus circunstancias especiales y articularlas con precisión en sus planes.
• La planificación debe estar integrada para poder ser efectiva. Cada uno de los documentos oficiales del museo debe comunicarse entre sí de manera consistente y comprensiva para apoyar la misión del museo en estos casos.

Estos son algunos pasos en el desarrollo de un plan de preparación para desastres / respuesta a emergencias:

• Monta un equipo. Selecciona un grupo de personas, que sea un número manejable de participantes, pero que representen a todas las áreas necesarias dentro del museo, como administración, colecciones y seguridad. Tener a todas las partes relevantes involucradas en el proceso de planificación resultará de gran ayuda para hacer un plan más integral, con un personal más capacitado y con mayor nivel de educación sobre el tema.
• Revisa recursos. Hay muchos recursos sobre preparación para desastres que pueden ayudar a los museos a desarrollar su plan.
• Evalúa y documenta riesgos y peligros. Realiza una evaluación de riesgos para el museo, considerando amenazas naturales, biológicas, mecánicas y humanas. Documenta los peligros más probables para que puedan abordarse en el plan.
• Establece medidas preventivas. Evalúa qué pasos se pueden dar para prevenir desastres o minimizar los daños, e inclúyelos en el plan. La importancia que le demos al monitoreo de los peligros puede evitar que se conviertan en desastres potenciales.
• Prepárate para el desastre. Recopila la información que será clave durante una emergencia, por ejemplo, qué suministros están disponibles y dónde se encuentran, información de contacto para el personal y otras personas y organizaciones relevantes, y asistencia que puede estar disponible durante y después de un desastre. Considera la posibilidad de ofrecer recorridos del museo a los socorristas para que puedan ofrecer su asesoramiento y familiarizarse con las instalaciones.
• Toma medidas de gestión de riesgos. La gestión práctica de riesgos es un área clave en la preparación para desastres. Plantéate tomar medidas como almacenar copias del plan de emergencia y registros esenciales fuera del museo.
• Define las respuestas de emergencia, establece una cadena de mando y designa a un coordinador/es. Crea procedimientos para cada tipo de emergencia relevante, asegurando que la seguridad humana sea la máxima prioridad. Asigna la responsabilidad de completar las tareas enumeradas en el plan. También piensa en los formularios o listas de verificación que se necesitarán para documentar la respuesta de emergencia o rastrear los esfuerzos de recuperación contra los desastres.
• Atiende las necesidades que recaen en las colecciones. Desarrolla medidas para protegerlas antes de un desastre, y aborda sus necesidades después del mismo. Incluye técnicas de recuperación para todos los tipos de objetos de la colección (se pueden tomar de una fuente confiable si se acredita adecuadamente).
• Revisa el plan regularmente. El plan de emergencia debe ser un documento vivo, revisado cada vez que cambien las circunstancias del museo, o cuando comprobemos que la información puede hallarse desactualizada.

Recurso:

Guía de referencia de la Alianza Americana de Museos (2017): Desarrollando la preparación para desastres / plan de respuesta de emergencia. http://www.aam-us.org

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