El coste de una exposición temporal puede variar enormemente, dependiendo de diferentes factores, como el tamaño (en metros cuadrados), la complejidad, el tema principal y los objetivos económicos de los dueños de la exposición. Nosotros ponemos el ejemplo de la Traveling Exhibiciones Database (TED) con información sobre las 738 exposiciones itinerantes que se están moviendo actualmente en Estados Unidos. La siguiente distribución de tamaños (en este caso en pies cuadrados) vs. costes en dólares americanos para las exposiciones itinerantes, son los siguientes:
El eje «X» (horizontal) corresponde al tamaño de la exposición itinerante, en pies cuadrados. Veréis que los precios varían sustancialmente, sobre todo observando el área correspondiente a sus temáticas. Las exposiciones de ciencia y tecnología, y una de historia natural, disparan el precio a 200.000 dólares y, a partir de ese costo, se siguen subiendo las tarifas sobre esos mismos temas. Las exposiciones de antropología llegan a los 100.000 dólares (el euro ya está en paridad con el dólar), y las exposiciones para niños a un máximo de 75.000 dólares, siendo siempre las más baratas. La gráfica superior representan 332 exposiciones de la base de datos de TED publicada en Informal Learning Experiences (ILE). Algunos precios corresponden a alquileres de 1 mes, y otros precios son de periodos comprendidos entre 3-4 meses (los más usuales); las exposiciones de 1 mes suelen tener un precio bajo, por la duración del tiempo de alquiler, obviamente.
Estas exposiciones requieren un espacio abierto para su instalación, es decir, hay que evitar paredes, tabiquería y columnas (además de techos altos, como mínimo a partir de 3,5 metros de altura). Hemos eliminado de la gráfica aquellas exposiciones que no publican sus tarifas oficiales en internet. También, de acuerdo con Mac West, el director general de ILE, la base de datos de TED no incluye las exposiciones «blockbusters», que son las que ofrecen los museos más importantes del mundo, formando parte del consorcio de comercializadores de exposiciones itinerantes superhit a nivel planetario, como puede ser, por ejemplo, la exposición de Harry Potter, o las de Star Wars.
Con relación a los museos de ciencias, los costes se mueven en un rango entre 50.000 y 250.000 dólares. John Shaw, director de producción y fabricación de COSI Columbus, afirma que para la exposición «Zula Parrol, Mission Weather», con una extensión de entre 1.000 y 1.000 pies cuadrados (unos 140 metros cuadrados) y en un periodo de alquiler de 3 meses, se han pedido 225.000 dólares. El señor Shaw declaraba: «muchas otras exposiciones siguen ese rango de superficie necesaria, periodo de alquiler y precio. Nosotros preferimos usar este modelo de tarifas fijas por superficie de la exposición.»
Dennis Bateman, director de Exhibit Experience del Carnegie Science Center, explica: «las tarifas pueden ir desde los 50.000 dólares para una exposición pequeña a 250.000 dólares para una más grande. En otros casos, podemos aplicar la fórmula de compartir beneficios en la venta de entradas de la exposición con el museo anfitrión. En realidad, no hay normas fijas, todo se puede negociar». Las exposiciones itinerantes para niños están en un rango de precio bastante más barato. En el Museo de los Niños, en Houston (Tx), Sharon Smallwood, la directora del área de exposiciones temporales de la institución, manifestaba que ellos alquilan 7 exposiciones itinerantes entre 17.000 y 60.000 dólares.
Pero hay más por pagar… Deberemos tener siempre en cuenta el coste del transporte que también suma en el precio final y, además, los gastos de seguros, acondicionamiento del lugar donde se va a instalar la exposición, gastos de marketing y publicidad, impresiones de catálogos, contratación de personal auxiliar, etcétera. Volviendo al señor Shaw: «el transporte y el trabajo de instalación de las exposiciones puede subir a 50.000 dólares para las grandes exposiciones. Nosotros solemos estimar un gasto de 20.000 a 30.000 dólares por transporte. Los costes del trabajo de montaje y desmontaje varían dependiendo de los requerimientos y complejidad de cada exposición, pero normalmente suelen estar alrededor de 20.000 dólares más a añadir. Por lo general, presupuestamos entre 40.000 y 60.000 dólares de coste para transporte y trabajos de instalación y desmontaje. El trabajo de supervisión y dirección del montaje y desmontaje ya está incluido dentro de esas cifras.»
Para exposiciones más pequeñas, Sheri Cifaldi-Morrill, directora de exposiciones itinerantes del Stepping Stones Museum of Children, explica: «la mayor parte de las exposiciones de 140 a 200 metros cuadrados tienen un coste entre 2.500 y 6.000 dólares de transporte».
Los dueños de las exposiciones prefieren alquilarlas de continuo, sin parar, y así evitar costes de almacenamiento y de transporte innecesarios. Los museos que reciben la exposición, normalmente pagan solo el transporte de llegada de la misma; el siguiente museo que la reciba pagará su parte cuando llegue. En ocasiones, los dueños ofrecen ofertas especiales «de último minuto» cuando existen problemas para conseguir un próximo museo que reciba la exposición. Así se liberan de pagar transporte de vuelta a casa y su correspondiente almacenamiento (ver precios en TED).
De acuerdo con Wendy Hancock, directora del servicio de exposiciones de ASTC, el almacenamiento podría tener un coste de 1.000 dólares mensuales, por capacidad de un camión (dos camiones son 2.000 dólares). Una exposición de 350 metros cuadrados puede llenar tres camiones. Todo ese material acaba en el almacén. Por ello es mucho más barato que la exposición no deje de moverse, si eso es posible.
«Muchas veces, los museos que reciben las exposiciones buscan cerrar acuerdos con bastante tiempo a la vista, cerrando precios del transporte, de esta manera las posibles subidas del precio del carburante no afectarán a su presupuesto», declara Nathan Stalvey, director de exposiciones de Louisville Slugger Museum & Factory (si bajan los precios del petróleo, como está ocurriendo ahora, pues toca fastidiarse). Stalvey añade que, en el caso del transporte, «el precio dependerá fundamentalmente del número de cajas y sus pesos. Las empresas de transporte utilizan esta información para determinar el espacio que se requiere en los camiones para trasladar la exposición (casi nunca se envían por aire o mar). Los precios también varían en función de que se necesiten camiones climatizados o no. La mayoría de las exposiciones itinerantes necesitan camiones con control de la climatización en caja.»
Para las exposiciones más pequeñas, los envíos son mucho menos exigentes e, incluso, no se añaden a los costes generales. El señor Stalvey, que de esto sabe mucho, explica: «por otra parte, si observamos el caso de las pequeñas exposiciones que se instalan a pocos kilómetros de donde parten, muchas veces los mismos museos que van a exponerlas nos envían a personal propio con camiones alquilados para recoger la exposición y trasladarla personalmente a su museo. Esta manera de hacer las cosas permite abaratar muchísimo los costes de transporte e instalación». Moraleja: si estás buscando traer una exposición itinerante y tu presupuesto es limitado, mejor que se trate de una para niños y que ya esté expuesta en un lugar cercano a tu museo.
Recursos:
American Association of Museums (1999): Museum Financial Information Survey. Washington, D.C.: American Association of Museums.
Giving USA (2002): The Annual Report on Philanthropy for the Year 2001, 47th ed. Edited by Melissa S. Brown. Indiana University Center on Philanthropy. Indianapolis, IN: American Association of Fund Raising Counsel Trust for Philanthropy, 2002.
Renz, L. (2002): The Foundation Center’s 2002 Arts Funding Update. Nueva York, NY: The Foundation Center.
Renz, L., Atlas, C. y Kendzior, J. (1999): Arts Funding 2000: Funder Perspectives on Current and Future Trends. Nueva York, NY: The Foundation Center.
Smithsonian Institution (2002): Office of Policy and Analysis. Capability Profiles of Exhibit Departments. Washington, D.C..
Smithsonian Institution, Office of Inspector General (2001): Financial Management of Traveling Exhibits. Audit Report Number A-00-03. Washington, D.C.
Smithsonian Institution, Office of Policy and Analysis (2002): Lure the Visitor: A Report for the National Museum of American History. Washington D.C.
Smithsonian Institution, Office of Policy and Analysis (2002): Three Studies of Explore the Universe: A New Exhibition at the National Air and Space Museum. Washington, D.C.
Fotografía: NJ Spotlight News. NJ Budget: Key details about where the money comes from, where it goes and what’s next.
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