No ha habido forma de evitarlo, tu museo ha tenido que cerrar. Tanto tus empleados como tus visitantes, han tenido que refugiarse en sus hogares. Has escuchado algunas historias exitosas de museos que han sufrido un impacto de crisis en estos tiempos difíciles y han sabido salir adelante, pero nada es comparable a esta situación; por ello, probablemente no estés seguro/a de cómo hacerle frente. Algo que podría resultarte de gran utilidad sería diseñar un plan Covid-19 de 19 pasos, y esto es lo que nosotros queremos proponerte.
Paso 1: Establece tus objetivos.
Antes de crear tu plan de acción, debes establecer objetivos. ¿Qué necesitas lograr para que tu organización pueda superar la ola de distanciamiento social? ¿Te preocupa cómo obtener financiación? ¿Quieres centrarte en fortalecer un compromiso con tu comunidad? ¿Deberías focalizarte en ampliar el acceso a tus colecciones? ¿Es esta una oportunidad para que crezca tu público virtual? Asegúrate de hacer que la meta sea INTELIGENTE, específica, medible, alcanzable, relevante y limitada en el tiempo.
Paso 2: Localiza a tu audiencia.
Por supuesto, todos tus visitantes se verán afectados por el distanciamiento social, pero evaluar la demografía y geolocalización del público, determinando quién puede estar más afectado, es esencial para desarrollar tu plan de acción.
Paso 3: No olvides a tu equipo.
Tu junta directiva, personal, financiadores, miembros y voluntarios sufrirán el aislamiento de diferentes maneras; deberían incorporarse a tu plan y, en la mayoría de los casos, a tu proceso de planificación.
Paso 4: Evalúa lo que necesita tu equipo.
Llegados a este paso 4, ya deberías tener una lista de cosas que hacer. Ahora has de pensar en lo que necesitas para llevarla a cabo. Podrías dejarte llevar por tu instinto y tratar de abordar el tema por tu cuenta, pero comprometer a otros miembros de tu equipo en este proceso será un componente esencial para el logro del cumplimiento de la lista, es decir, necesitas a tu personal.
Paso 5: Céntrate en la comunicación.
Antes de crear un plan dirigido a tus visitantes, programa una reunión virtual con los miembros del personal. Escucha sus preocupaciones y limitaciones. Infórmate de las condiciones en las que trabajan desde casa, e intenta comprender los problemas de espacio y tecnología que podrían afectarles para realizar su trabajo en estas circunstancias.
Paso 6: Haz que todos participen.
Tu equipo necesita sentirse parte del plan. Organiza reuniones virtuales periódicas con todos ellos/as, y asegúrate de ofrecer opciones para que se puedan combinar las teleconferencias con llamadas digitales tipo WhatsApp – para que nadie quede afuera -; después pondrás en marcha una lluvia de ideas.
Paso 7: Concéntrate en los puntos que te hacen más daño.
Las personas necesitamos nuestros propios espacios de comunicación y para ello recurrimos a diferentes plataformas de medios. Debemos evaluar dónde radican las dificultades de comunicación con nuestros públicos. Plantea preguntas esenciales. ¿Se sentirán abrumados la mayoría de los padres de tu comunidad por tener que ocuparse ahora de la educación de sus hijos? ¿Podrán transformar con éxito la enseñanza convencional de las escuelas en un formato de aprendizaje a distancia? ¿A qué tecnologías tendrán acceso los estudiantes? ¿Supones para ellos, principalmente, una atracción turística ? A continuación, piensa en el gran número de personas que han tenido que cancelar sus viajes de vacaciones. Muchos se quedarán sin visitar tu museo; desearían poder estar en cualquier otro sitio que no fuera su hogar. Seguramente necesitarán vivir una aventura, aunque sea desde sus casas. ¿Son tus visitantes habituales personas mayores? Este segmento poblacional corre el mayor riesgo de contraer el virus. Su aislamiento social probablemente se vea potenciado por la falta de familiaridad con las tecnologías de comunicación que están siendo adoptadas durante la pandemia – especialmente por las generaciones más jóvenes -. ¿Tienes montada una organización de membresía? ¿Cómo puedes reunir a tus miembros durante este tiempo de aislamiento y hacer que se sientan conectados? ¿Cuentas con recursos para proporcionarles estabilidad e, incluso, un propósito?
Paso 8: No pierdas la calma.
Llegados a este punto, puede que estés considerando todos los obstáculos que vas a encontrarte en el camino y preguntándote si vale la pena el esfuerzo. Tu museo atiende a cientos de personas, pero en estos momentos no ofrece acceso ni a su edificio ni a sus colecciones. Este es el momento perfecto para detenerte, respirar y plantearte que quizás tu equipo podría necesitar hacer lo mismo. Tómate un descanso, asigna algunas tareas y establece un tiempo de calma para la organización y el orden.
Paso 9: Sé realista.
Si ahora los profesionales de los museos van a ir a donde nadie ha ido antes, debemos asegurarnos de contar con los recursos necesarios para obtener el éxito. Tu instinto puede llevarte a decidir lanzar una docena de nuevas plataformas de redes sociales con el fin de llegar al mayor número posible de personas; o a crear un costoso recorrido virtual de 360 grados de tu museo. Pero estas ideas requieren tiempo, habilidad, dinero y recursos con los que quizás no cuentes.
Paso 10: Pon a tu gente a trabajar.
Los museos dependen tanto de los expertos y educadores que los dirigen como de sus colecciones. Pon tu gente a trabajar. Algunos pertenecen a tu equipo de publicidad cuando lanzas una campaña de redes sociales; otros conocen la programación de transmisión en vivo para poder hacer llamadas individuales a miembros y patrocinadores.
Paso 11: Abre tus puertas virtuales.
¿Puedes proporcionar acceso a tus colecciones únicas? Si es así, muestra la mejor cara de tu museo publicando «la historia de la semana». Comparte fotos de los objetos de tus archivos. Realiza recorridos detrás de escena y, si tiene las capacidades necesarias, solicita ayuda de tu equipo para elaborar un proyecto de creación de archivos digitales de la colección con vistas a organizar una exposición virtual. Pueden redactar textos, traducir a idiomas extranjeros o crear gráficas digitales desde casa.
Paso 12: No te metas en la boca más de lo que puedas masticar.
¿Dónde te sitúas en el espectro tecnológico? Utiliza lo que ya conoces. Este no es el momento de experimentar con nuevas tecnologías. ¿Tiene tu organización planteados desafíos tecnológicos? Considera hacer sustituciones de baja tecnología. Ofrece un recorrido virtual dirigido por uno de tus expertos. Proporciona acceso interno a áreas que generalmente no están abiertas al público, o amplía los detalles que los visitantes podrían pasar por alto. Todo lo que necesitas es un teléfono inteligente y una página en Facebook.
Paso 13: No salgas a medias.
Es mejor esperar una semana y tener un plan completo con enfoque profesional que lanzar rápidamente algo a medias. Necesitas detallar responsabilidades, definir mensajes unificados.
Paso 14: No tienes que hacerlo solo.
Antes de lanzar una campaña virtual integral por tu cuenta, plantéate los beneficios de hacerlo con algún apoyo. Si estás tratando de crear programas on line para niños en edad escolar, considera trabajar con el distrito escolar. Asociándote con los maestros del área de tu comunidad, puedes estar seguro de que tus programas serán de mayor utilidad y aumentará el alcance de tu esfuerzo. Lo mismo se aplica a los centros para mayores, a las oficinas de turismo y a las cámaras de comercio.
Paso 15: Aprovecha al máximo el marketing.
No estarás listo/a para lanzar «lo que sea» hasta que hayas diseñado tu plan de marketing. Piensa en las plataformas que utilizas. Envía un eblast. Agrega un blog a tu sitio web. Publica una foto o video teaser en Facebook, Twitter, Instagram y/o Tik Tok. Apóyate en tu equipo para amplificar el mensaje en las redes sociales. Coordínate con organizaciones asociadas para hacer lo mismo. Si tienes el dinero necesario, considera publicar un anuncio.
Paso 16: Si puedes, conviértelo en un desafío.
La gente está buscando tener cosas que hacer. El desafío puede ser algo convencional. Puede que estés tratando de llegar a un determinado número de personas o recaudar una cierta cantidad de dinero. O tal vez tu proyecto quiera establecer un desafío de participación. Alienta a los participantes a elaborar un video o fotografía similar para que pueda ser compartido en tu página; o crea un hashtag común. Sugiere una búsqueda del tesoro interna, o plantea un acertijo visual que puedan resolver.
Paso 17: Que no te corte pedir dinero.
Incluso la programación virtual tiene un costo y, si queremos mantener nuestros museos abiertos en el futuro, no podemos ser reticentes a la hora de pedir ayuda. Si lo que haces es proporcionar programación, es comprensible que plantees una simple solicitud de donaciones de quienes tienen los medios (crowdsourcing). Facilítales que puedan hacerlas – Incluye, por ejemplo, un enlace a una plataforma de donaciones -. Para esfuerzos más grandes, ponte en contacto con patrocinadores que ya conozcas, y aprovecha a tu equipo para la búsqueda de nuevos colaboradores económicos que puedan apoyar tus programas de divulgación.
Paso 18: Mantente conectado.
No importa lo que decidas hacer, pero es crucial mantener informado al público y crear un flujo constante de comunicación. Hazles saber de qué manera os está afectando el cierre. Explica cómo tu organización cuidará de sus colecciones mientras se mantienen los protocolos de distanciamiento social. Sé honesto sobre las luchas financieras. Promueve actualizaciones oportunas de información y datos sobre seguridad, cierres y apoyo que reflejen las políticas gubernamentales.
Paso 19: Mantente a salvo.
Lo más importante, asegúrate de que, a medida que vayas implementando estos esfuerzos, sigas los estándares de seguridad de los CDC y la OMS (y la comunidad local), tanto para los miembros de tu personal que crean programas, como para tu audiencia – si los alientas a participar activamente -.
Es posible que nos hayamos dejado algo en el tintero, y por eso nos gustaría solicitar tu colaboración. Os agradeceríamos que nos ayudarais a complementar estos pasos que hemos enunciado hoy aquí aportando vuestra opinión y sugerencias.
Recurso bibliográfico:
Amy Hollander (2020): 19 Steps: Planning for Extended Covid-19 Close Down. Ideas. The Museum Next. https://www.museumnext.com/article/19-steps-planning-for-extended-covid-19-close-down/
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