La evaluación, como ya hemos mencionado en artículos anteriores, está relacionada con el «cómo» y el «por qué» de lo que funcionó bien, o de lo que no funcionó tan bien. En lugar de preguntarte si la gente disfrutó o no de una sesión de mediación, sería más interesante tratar de averiguar por qué lo hizo, de esta manera podrás repetir tus éxitos y tratar de mejorar en el futuro los aspectos que no resultaron tan «productivos» en la mediación de tu museo.
Este tipo de información, sobre el «cómo» y el «por qué», es a menudo el aprendizaje más útil que puede ser compartido con los demás. Te proporcionará bloques de construcción tangibles para tu propio trabajo, evitando posibles errores y el tener que estar continuamente «reinventando la rueda» cuando se trata del diseño de un proyecto o de una actividad.
A continuación, os mencionamos ocho ideas que tienen que ver con la evaluación y que pueden ayudarte a ti y a todos los profesionales de los museos; muchas de ellas están relacionadas entre sí. Son ideas recopiladas a partir de nuestras propias experiencias, tras una revisión de diversas fuentes consultadas y de comentarios de participantes que hemos recuperado.
1/ Las evaluaciones nos ayudan a determinar si las metas, objetivos y resultados de un proyecto o actividad se han cumplido.
Cuando planifiques un proyecto o una actividad, deberás establecer metas, objetivos y resultados, idealmente incluyendo «resultados de aprendizaje» o «resultados sociales». La evaluación puede ayudarte a conocer en qué medida lo estás logrando y cuáles son los factores relacionados con el éxito. Una evaluación bien hecha también puede revelar datos inesperados. Nos referimos a resultados o «chispas» de información que no habías previsto, pero que suelen ser muy interesantes. Esto nos conduce a otro punto clave que demuestra por qué es tan importante considerar la realización de una evaluación al comienzo de un proyecto, o actividad, cuando se está planeando su misión y objetivos. En este etapa, debes asegurarte de que existe alguna forma de evaluar el logro de tus objetivos. De no ser así, la información que recibas será defectuosa e incompleta. Es cierto, y sabemos, que no todas las metas, objetivos o resultados son fáciles de medir, por ello, deberás considerar, para cada una de tus metas, cuál es la medida del éxito.
2/ Necesitamos comprender mejor a nuestros visitantes / usuarios y también a los no visitantes / no usuarios (no obstante, nos centraremos más en el visitante) para mejorar los servicios que les ofrecemos.
Esto es importante, ya que los museos pueden desempeñar un papel clave interactuando activamente con su público. Por lo tanto, todos deben hacer lo posible por garantizar que sus esfuerzos estén centrados en el usuario. Esto implica considerar a los visitantes actuales y a los que aún no lo son. Llegados a este punto, sería interesante plantear algunas preguntas que la evaluación podría ayudarnos a responder:
- ¿Son nuestros visitantes representativos de las comunidades locales o de otras más amplias? Si no lo son, ¿se debe a que no nos presentamos de manera accesible a ellas?
- ¿Entienden los visitantes el mensaje que queremos comunicarles, como, por ejemplo, el modo en que interpretamos nuestras colecciones a través del uso de gráficas planas? Si no lo hacen, ¿a qué puede deberse?
- ¿Cómo aprenden los visitantes, y los que no lo son, en un entorno de aprendizaje informal? Si no somos capaces de entender los procesos de aprendizaje informal de nuestros visitantes y no visitantes, no podremos satisfacer sus necesidades.
3/ Identificar nuestras fortalezas y debilidades – DAFO / FODA – (y hacia dónde se deben dirigir nuestros recursos en el futuro).
Esto te proporcionará una idea de lo que contribuyó a generar la efectividad de tu proyecto o actividad y de cómo podrías hacer que, en el futuro, fuera aún más efectivo. También puedes decidir no realizar mejoras y que los recursos se utilicen mejor para otras acciones. En resumen, la evaluación puede ayudarte a conocer cómo optimizar el desarrollo de proyectos futuros y a establecer su correcta dirección.
4/ Asegúrate de que el aprendizaje sea compartido y de utilidad dentro de tu organización.
Ya hemos visto que el aprendizaje se contempla como una consecuencia importante de la evaluación. Pero igual de importante es actuar y compartirlo en el futuro con tus compañeros de equipo. Si no es así, se perderá cuando las personas abandonen la organización, llevándose consigo dicho aprendizaje a otro lugar. Una organización de aprendizaje es aquella que demuestra a los «extraños» que mantiene el ritmo de las necesidades de la sociedad.
5/ Define la calidad de lo que haces.
A menudo, cuando se trata de evaluar y demostrar el impacto de una acción, puede ser fácil simplemente informar sobre la «cantidad» de lo que ofrecemos, como el número de visitantes a una exposición, o los eventos celebrados. Esto no significa que necesariamente hallamos llegado al quid de lo que los museos deberían ofrecer a su público, pero la evaluación puede ir un paso más allá y proporcionarnos una idea de la calidad de lo que hacemos. De este modo, seremos capaces de articular cuál es nuestro valor intrínseco, no solo en términos de los resultados que entregamos (sobre visitantes, exposiciones, eventos) sino también en función de lo que todas estas cosas aportan a la vida de las personas (ofreciendo oportunidades para aprender nuevas habilidades, construyendo nuevas relaciones o, incluso, mejorando el espíritu comunitario).
6/ Anticípate a los problemas que puedan resolverse desde un principio.
Si siempre dejas la evaluación para el final, a veces puede ser demasiado tarde para actuar sobre las buenas soluciones, especialmente si no vas a repetir el ejercicio nuevamente. La evaluación formativa, por ejemplo, puede ayudar a dar forma al producto final, para que sus recursos no se inviertan en algo inservible. Por lo general, el monitoreo te ayuda a evaluar el desempeño de lo que estás haciendo. Sin embargo, es una buena idea tomarse el tiempo necesario para pensar con más detalle en las etapas iniciales o medias de tu proyecto, a partir de los datos recopilados hasta el momento, determinando si estás en el camino de cumplir con tus objetivos o señalando cualquier resultado inesperado. Esto no se aplica solo a actividades a largo plazo. Si, por ejemplo, estás ejecutando una serie de sesiones maker, podrías intentar averiguar cómo van, observando los resultados de la evaluación con los participantes después de cada sesión; esto te ayudaría a dar forma y mejorar las sesiones posteriores.
7/ Fortalecer la responsabilidad y motivar al personal y a los usuarios.
La evaluación puede demostrarte a ti, a tu museo y a las partes interesadas externas, la eficacia con la que se está ejecutando un proyecto, programa o actividad. Asimismo, puede ayudar a los que entregan o gestionan el trabajo a tener más confianza y enfoque sobre cómo debería desarrollarse. También les aporta algo para saber y recordar, así como un marco contra el cual medir el progreso; contribuirá, por tanto, a construir la visión del equipo. Ser conscientes de que están logrando sus objetivos, o de lo que necesitarán hacer de manera diferente para lograrlos, puede ser bastante motivador para la moral del personal y del equipo. Si los usuarios del museo y otras partes interesadas perciben que tienes en cuenta sus comentarios, puedes alentarlos a seguir haciéndolo y a implicarse aún más; en algunos casos, incluso podrías animar a los nuevos usuarios a comprometerse con los profesionales del museo. Así pues, trata de crear la oportunidad para que se produzca el diálogo entre los colegas y con tus visitantes.
8/ Por último, demostrar a los «señores/as del dinero» el impacto que tiene tu organización en la comunidad.
Los financiadores generalmente requieren o solicitan algún nivel de evaluación de los proyectos y/o actividades que patrocinan. En algunos casos, se trata de algo muy básico; puede ser suficiente la redacción y entrega de una proforma estándar que no tiene por qué incluir toda la información, si no deseas mostrarla. En estos casos, si quieres conseguir un mayor impacto, una buena idea sería enviar la información adicional que surgió de tu evaluación. Los financiadores son poco proclives a rechazar este tipo de evidencias adicionales y podría serte útil en caso de querer presentar futuras solicitudes de financiación – justificando los motivos para continuar – o para desarrollar tu proyecto u otras nuevas actividades.
Recurso bibliográfico:
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