Generalmente, se describe el contenido de los archivos como aquellos documentos originales creados en cualquier medio o soporte y acumulados por un individuo, una familia, una empresa o una institución en el transcurso de su vida útil y de trabajo, que han sido seleccionados para su conservación y preservación permanente como evidencia de un propósito, función, organización y funcionamiento. Los archivos pueden incluir documentos legales, como escrituras, testamentos, contratos, actas, registros financieros, archivos o papeles sueltos, cartas, diarios, mapas, planos o dibujos técnicos de todo tipo, libros impresos, folletos o documentos efímeros, manuscritos ilustrados, fotografías, recortes de periódico, volúmenes, libros de muestras de productos, material audiovisual o discos de ordenador (The Standing Conference on Archives and Museums, 2002).
La relación existente entre el generador-creador y los documentos otorga un valor intelectual que determina la importancia de su archivo. La integridad del mismo ha de respetarse allí donde se guarde. No se debe dividir, ni mantener los elementos separados. En los museos, el material documental a menudo puede haber sido recolectado de diversas fuentes, por su interés o por guardar cierta relación con las colecciones de objetos de la institución, en cuyo caso se tratará de una colección «artificial» más que de un verdadero archivo producido por un individuo u organización.
Los archivos que se encuentran comúnmente en los museos pueden dividirse en cuatro categorías:
- Registros y documentos adquiridos para las colecciones del museo mediante obsequios o regalos, compras o préstamos, independientemente de su formato o medio.
- Cualquier registro depositado en el museo por una autoridad estatutaria.
- Material documental asociado a las colecciones del museo.
- Los registros administrativos, archivos, etcétera, del museo, que ilustran su historia y sus actividades como institución.
Los museos deben adquirir archivos (que no sean sus propios registros institucionales) solo de acuerdo con su política de recolección; esto ha de ser formulado teniendo en cuenta las disposiciones de las normas estatales para los repositorios de los registros. Los archivos tienen necesidades especiales, establecidas en normas reguladas oficialmente, que deben ser satisfechas por los museos que poseen archivos o intentan generarlos.
Debe existir un elevado grado de asesoramiento y cooperación entre instituciones para evitar conflictos de intereses entre ellas, mediante el establecimiento de una estrecha relación y consulta con la oficina de registro local o nacional correspondiente, antes de que un museo se comprometa a adquirir fondos significativos de archivos. Cuando los intereses de los museos y las oficinas de registro chocan, la consulta es particularmente importante; en algunos casos, podría considerarse recurrir a una empresa conjunta con una oficina de registro, aunque siempre se debe tener cuidado para preservar la integridad del archivo. También puede existir un encontronazo con los intereses de las bibliotecas de estudios locales cuando los museos planean, por ejemplo, adquirir colecciones principalmente de material impreso o audiovisual, o colecciones «artificiales» del tipo a las que hemos mencionado anteriormente; por lo tanto, las bibliotecas de estudios locales deben incluirse en las consultas siempre que sea necesario y conveniente.
Han de establecerse controles legales, ya que ciertas categorías de archivos están protegidas por ley – registros parroquiales públicos, señoriales, de diezmos y otros de la Iglesia -, y los museos deben tener especial cuidado de no adquirirlos sin consultar previamente con la Comisión de Manuscritos Históricos o, para los registros públicos nacionales, con la correspondiente Oficina del Registro Público.
Los archivos son frágiles y deben cuidarse y gestionarse adecuadamente.
Con relación a la gestión y conservación, decir que es recomendable que los museos con importantes existencias de archivos empleen, preferentemente, personal profesional muy cualificado en gestión o conservación de archivos, según corresponda.
El almacenamiento para los archivos debe ser adecuado. Debido a la sensibilidad a la luz y otros factores ambientales, la mayoría no son aptos para la visualización permanente ni para su exposición. Las instalaciones de exposición temporal deben ofrecer protección tanto física como ambiental, idealmente en línea con los estándares de protección.
Debería existir un protocolo para un acceso público razonable, y cuidadosamente supervisado, a los archivos.
Los catálogos y las listas de todas las adquisiciones de archivos deben enviarse a la Comisión de Manuscritos Históricos correspondiente de cada país, para que se incluyan en el Registro Nacional de Archivos (en caso de existir), que es el punto de recolección central integral para obtener información sobre el archivo y las fuentes manuscritas de la historia nacional. También deberían enviarse listas similares al repositorio de archivos nacionales, u otros locales apropiados, para garantizar que las existencias de archivos se conozcan y difundan lo más ampliamente posible. Cuando un museo tiene dificultades para catalogar sus archivos, ha de buscar el consejo de una oficina de registros o de un organismo asesor.
Se debe tener cuidado al permitir el acceso a la información personal de las personas que viven, ya que ahora está regulada por la legislación de Protección de Datos.
El acceso a los archivos en las instituciones públicas ha permanecido sujeto a ciertas restricciones relacionadas con la libertad de información; así por ejemplo, acceder a los registros públicos oficiales nacionales suele estar restringido por ley – ley administrativa o legislativa -. Todavía existen leyes, dependiendo del país, en las que los registros de menos de treinta años de edad no están, por lo general, disponibles para el público. Sin embargo, la legislación sobre libertad de información está cambiando el régimen de acceso tradicional para los registros creados o que son propiedad de organismos financiados con fondos públicos.
FlickrSi se contempla eliminar cierto material de archivo, se deben seguir los protocolos, procedimientos y pautas de registro establecidos oficialmente en la legislación de gestión de archivos de cada país. Normalmente, la eliminación se anuncia a través del Boletín Informativo de la Sociedad de Archiveros, o similares, así como en el Diario de la Asociación de Museos correspondiente, poniendo especial atención a los intereses del servicio de archivos locales o nacionales apropiados, que siempre deben ser tenidos en cuenta.
Elihorn
Como principio profesional, los curadores y archivistas de los museos deben esforzarse por trabajar entre ellos y con profesionales aliados en las siguientes áreas:
- Áreas donde la cooperación es particularmente útil, como las del cuidado de los archivos locales de historia comercial, las industriales, tecnológicas y sociales, y las de recopilación de fotografías y material topográfico.
- En la provisión de servicios profesionales donde la colaboración podría lograr resultados mejores y más rentables, especialmente en servicios de educación, exposiciones conjuntas, publicaciones conjuntas, concientización de riesgos y planificación de gestión de desastres, y en instalaciones con experiencia en conservación.
Los conceptos principales que aparecen en este resumido enunciado sobre el Código de Prácticas en Archivo de Museos, y que se utilizan actualmente, aparecieron por primera vez en 1990, concretamente en la Conferencia Permanente sobre Archivos y Museos (SCAM) celebrada en Inglaterra, y en nombre de sus tres organizaciones matrices nacionales: la Asociación de Museos Independientes, la Asociación de Museos y la Sociedad de Archivistas. Todas ellas aprobaron este Código de Prácticas que hoy nos sirve como referencia abreviada.
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Un comentario en «Código de Prácticas en Archivos de Museos»