Museos y Alianzas Estratégicas

En las sociedades actuales, es prácticamente imposible que un museo progrese sin establecer alianzas y asociaciones que le fortalezcan en el cumplimiento de su misión. Constituye relaciones a corto o largo plazo con personas, organizaciones, gobiernos y empresas para que le ayuden y, a cambio, él proporciona alguna contraprestación a sus socios. Los motivos de estas relaciones varían, desde el establecimiento de contribuciones financieras directas (o en especie) a cambio de publicidad u oportunidades de promoción, hasta emprendimientos cooperativos con otros museos y organizaciones comunitarias. En todas estas asociaciones, se verifica que los museos no están solos y que requieren aliados y colaboradores para lograr mejor sus propios objetivos.

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En estos tiempos en que la financiación pública de los museos está cada vez más en el aire y se cuestiona tanto el «valor» del sector cultural, se ven obligados a buscar otras fuentes de apoyo. Esto puede requerir de la membresía y de la participación en las artes, el turismo o en las organizaciones locales, con el fin de tener una voz más fuerte y una mayor relevancia en la comunidad. Por otro lado, también pueden surgir alianzas con el sector privado que obliguen a los museos a replantear sus propuestas museológicas. Estas asociaciones con el mundo empresarial, si bien tienen el potencial de proporcionar recursos necesarios para el museo, pueden resultar peligrosas si éste no evalúa cuidadosamente los beneficios y perjuicios de dicha relación. Los acuerdos con el sector privado deben, por lo tanto, ser estratégicos y cristalinos, constituyendo exclusivamente un medio para que el museo logre sus metas y objetivos, sin comprometer ni sus valores ni su misión.

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Diferentes tipos de asociaciones estratégicas:

La esencia de las alianzas estratégicas es el desarrollo de las relaciones. En cada una de las áreas generales enumeradas a continuación, es posible que un museo establezca relaciones permanentes, y no solo cooperaciones puntuales.

Con individuos: los museos pueden desarrollar relaciones con personas comprometidas con los mismos objetivos que ellos o que deseen beneficiarse de los incentivos fiscales si están disponibles.

Consejo: todos los donantes personales tienen el potencial de convertirse en donantes permanentes si reciben el reconocimiento y el seguimiento adecuados por parte del museo, algo que implicará el contacto personal.

Con otros museos: las asociaciones con otros museos de interés similar pueden ser extremadamente beneficiosas para el intercambio de objetos en exposición, ideas, artefactos, socialización, etcétera. Dos o más museos, asimismo, pueden formar asociaciones con el propósito de desarrollar estrategias conjuntas, compartir personal, experiencias o producción de exposiciones.

Con organizaciones profesionales: un museo debe ser un miembro institucional dentro de las asociaciones de museos nacionales y provinciales. Al unirse a organizaciones profesionales, los museos proporcionan apoyo para las actividades de dichas organizaciones en nombre del museo, como la promoción y el desarrollo de normas. A cambio, él recibe representación, acceso a información sobre cuestiones de promoción, genera oportunidades y crea foros para la interacción con sus colegas (conferencias, programas de capacitación, etcétera).

Con los gobiernos locales, provinciales, nacionales e internacionales: si bien muchos museos son financiados o supervisados por el gobierno, las alianzas estratégicas públicas tienen que ver con uniones establecidas a través de programas donde las actividades del museo fomentan o alcanzan un objetivo del gobierno. A cambio, el museo recibe apoyo financiero o de otro tipo.

Con el sector privado: las entidades «con ánimo de lucro» reconocen que los museos pueden brindar oportunidades para publicitar sus productos o mejorar su imagen en la comunidad. Muy a menudo, las alianzas con el sector cultural proporcionan a las empresas una mayor exposición de sus productos o marcas, o les permite generar una imagen comunitaria al verse participantes de la cultura. A cambio de patrocinio o apoyo continuo, el museo puede aportar visibilidad y oportunidades para el uso de sus instalaciones en los eventos de empresa.

Consejo: los socios comerciales tratan a los museos de manera similar a una agencia de publicidad; normalmente compran un producto o servicio con dinero de su presupuesto publicitario, no de su presupuesto de donaciones caritativas.

Con organizaciones comunitarias: las alianzas dentro de la comunidad son esenciales y constituyen la forma de potenciar la relevancia de un museo en su comunidad. Las organizaciones comunitarias locales a menudo buscan espacios para reuniones, experiencia sobre exposiciones, oradores invitados, préstamos de objetos o apoyo promocional. Si los recursos del museo lo permiten, éste debería aprovechar la oportunidad de hacerse más relevante en su propia comunidad.

Advertencia: los clubes comunitarios, como el Rotary, a menudo buscan relaciones a largo plazo con los museos. Este tipo de clubes demandan socios que puedan proporcionar infraestructuras para actividades de recaudación de fondos y que, por lo general, deseen involucrarse en proyectos a largo plazo a través de capital o grupos de trabajo.

Con instituciones educativas: las escuelas locales y las universidades requieren formas de proporcionar situaciones de aprendizaje fuera del aula y los museos son muy adecuados para darles cabida. Más allá de la visita de una sola clase al museo, hay oportunidades continuas para aprender, en makerspaces, voluntariado, etcétera.

Con agencias de financiación: las fundaciones e instituciones locales, provinciales o nacionales pueden contactar de manera regular una vez se haya establecido que el museo puede proporcionar un excelente rendimiento para su inversión. El museo, a cambio, ayuda a promover los objetivos de la fundación y, en muchos casos, provee de ideas únicas y proyectos que cumplen con el mandato de la fundación. Por lo general, las ideas creativas del museo para la financiación pueden beneficiar a la fundación ampliando su perspectiva en proyectos futuros.

Con medios de información: los medios siempre buscan historias y/o fotografías de eventos. Los comunicados de prensa en periódicos y la posibilidad de hacer fotografías, permiten que el museo establezca relaciones con reporteros y fotógrafos. Las columnas periodísticas son un excelente medio para que el museo sea reconocido como una parte importante de la comunidad. Revistas, boletines, sitios web, etcétera, necesitan material y, una vez que se acuerda que el museo puede proporcionar lo que buscan, los artículos, los elementos de información, las fotografías o videos pueden ser una buena oportunidad para que el museo se de más a conocer.

Consejo: los trabajadores del museo deben tener cuidado de no hacer declaraciones públicas en nombre del museo sin autorización. Todos los contactos con los medios deben ser referidos a una persona designada del museo que coordine estos contactos.

Con organizaciones paraguas: un museo necesita establecer y mantener alianzas con organizaciones similares, por tanto es valioso formar parte del turismo, las artes y las organizaciones de festivales o eventos.

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Tipos de Soporte de Socios Estratégicos:

Políticos: las organizaciones impulsadas por estos socios pueden tener una voz relevante en el espacio político a través de la representación y defensa de sus intereses.
Financieros: particulares y empresas estarían dispuestas a proporcionar asistencia financiera anual a cambio del reconocimiento del museo o para patrocinar eventos o exposiciones específicas.
En especie: las empresas suelen estar más dispuestas a ofrecer sus productos o servicios al museo como un tipo de ayuda, en lugar de aportar dinero en efectivo.
Marketing: las empresas y organizaciones normalmente pueden promocionar un museo o un evento especial a través de sus propias estrategias publicitarias.
Ayuda de voluntarios: a veces los socios ayudan al museo proporcionando personal adicional para un proyecto o evento.

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Necesidad de beneficios mutuos:

El contexto que denominamos «ganar-ganar», es el mejor espacio para este tipo de alianzas estratégicas. En esta situación ambas partes se benefician de alguna manera de la relación. Los museos deben preguntarse qué pueden hacer por esos socio para ayudarles a lograr sus objetivos.

Consideraciones éticas: siempre ha de contemplarse que los museos y sus trabajadores estén guiados por consideraciones éticas. En todo momento, el concepto de «confianza pública» debería manejar las alianzas estratégicas, especialmente en el área de las colecciones. Éstas representan bienes naturales o culturales, además de ser una propiedad intelectual que se mantiene como una confianza pública en nombre de la sociedad a la que sirve el museo. Las colecciones no deben ser vistas como recursos directamente disponibles para cumplir obligaciones financieras- con su venta o como garantía de préstamos-, ni estar «sobre la mesa» cuando se negocian acuerdos de asociación.

Del mismo modo, los trabajadores de los museos, ya sean remunerados o voluntarios, no deberían comprometerse a realizar trabajos que no estén relacionados con las actividades encomendadas por el museo.

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Los estándares del museo:

Para uso de artefactos: el préstamo de artefactos, o su uso en el museo por parte de los socios, debe estar estrictamente regido por una política de préstamos que especifique el nivel de atención que se espera. Esta política debe formar parte de la de cobros de la institución y definir claramente las condiciones bajo las cuales se pueden utilizar los objetos.
Para el uso de instalaciones: normalmente, el uso de edificios y terrenos de los museos por parte de socios estratégicos se lleva a cabo al establecer una asociación permanente. Una vez más, el uso de las instalaciones del museo debe estar guiado por una preocupación por la colección y el entorno en el que se encuentra.
Compromiso del personal y junta: existe el riesgo de que el personal, o los miembros de la junta, realicen actividades o tareas que los alejen de las que hayan sido designadas. El personal específico o miembros de la junta deben ser nombrados para actuar como enlace con sus socios estratégicos.

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Asociaciones con el sector privado:

Hubo un tiempo en que había una forma común de pensar entre los museos que venía a decir que «las empresas dan dinero y apoyo porque el museo hace un buen trabajo y proporciona servicios valiosos a la sociedad». Actualmente, esa actitud no existe. Debemos pensar que las empresas «pueden invertir dinero» en nuestro museo porque son una parte vital de la comunidad, y porque ofrecen programas de calidad y productos educativos que satisfacen sus necesidades. Las formas en que los museos podrían ofrecer a sus socios comerciales oportunidades para satisfacer esas necesidades sin comprometer los objetivos del museo incluyen:

Publicidad en boletines informativos y en el sitio.
Pases gratuitos o cupones de descuento del museo para sus clientes o distribuidores.
Marketing directo: la inclusión de la marca del museo mejora la imagen de las comunicaciones electrónicas de la empresa.
Potenciación de la imagen de las empresas entre los miembros de la comunidad y, por lo tanto, obtención de apoyo público.

No todas las asociaciones son beneficiosas para el museo, ya que algunas no coinciden con los objetivos estratégicos de la organización. Las asociaciones con empresas cuyos productos son incompatibles con el bienestar público o comunitario representan un claro ejemplo de este tipo de situaciones tóxicas. Los museos también deben evitar las asociaciones en las que la organización, las empresas o las personas quieran acceder o utilizar objetos de la colección que puedan poner en peligro su integridad. Cada propuesta de asociación debe evaluarse cuidadosamente en términos del potencial daño a la imagen del museo o a la reputación de su comunidad.

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Membresías y acuerdos de asociación:

Muchas de las asociaciones mencionadas anteriormente se establecen a partir de una membresía formal o simplemente del desarrollo de un entendimiento a lo largo del tiempo. Si bien la membresía en una organización, una asociación de turismo o una organización comunitaria, como la Cámara de Comercio, aporta ciertos beneficios, la participación activa en dicha organización es necesaria para que la asociación sea verdaderamente estratégica. Otros tipos de asociación pueden requerir alguna forma de acuerdo más formal para una definición más concreta de los términos. Cuando existe un intercambio de dinero o cuando las expectativas de cada lado necesitan ser explicadas, se recomienda, especialmente, un acuerdo de asociación formal.

Acuerdos verbales: algunas veces, las asociaciones se pueden establecer simplemente mediante un «acuerdo de choca esos cinco». Si bien estos acuerdos se basan en la confianza, siempre existe el peligro de que se produzcan malentendidos si los detalles no quedan por escrito.
Un memorando de acuerdo: es la forma más común de acuerdo de asociación y entendimiento mutuo. En la mayoría de los casos no se precisa un abogado, siempre y cuando se describan los detalles del acuerdo y ambas partes firmen el documento.
Contratos: los acuerdos a largo plazo en los que existe un intercambio significativo de dinero y/o recursos pueden requerir contratos formales elaborados por un abogado especializado o ser revisados, al menos, por profesionales.

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Nutrir las asociaciones estratégicas:

Reconocimiento a los socios: en la mayoría de los casos, los socios estratégicos aprecian algún tipo de reconocimiento, bien a través de la señalización dentro del museo, de la aparición en un folleto o catálogo, o bien mediante publicidad. Incluso a otras organizaciones sin ánimo de lucro u organizaciones similares les gusta que se reconozca su asociación con el museo a través de algún tipo de visibilidad pública.
Seguimiento: los socios estratégicos deben recibir cartas de agradecimiento por su participación en eventos o por los años de éxito financiero, así como boletines informativos regulares e invitaciones para inauguraciones.
Monitoreo continuo de asociaciones: los museos deberían evaluar sus asociaciones regularmente para determinar si aún son relevantes.
Comunicaciones: un miembro del personal o del Consejo de Administración debe actuar como enlace con el socio estratégico, ya sea como representante ante la organización específica o como punto de contacto con un negocio o agencia. La comunicación regular mejora las alianzas.

Próximos Eventos en los que EVE va a participar:

Conferencia y taller de museografía en el Primer Encuentro Internacional de Museos, con el tema “Gestión de Museos y nuevas narrativas”, a realizarse en la ciudad de La Paz, Bolivia, del 25 al 27 de julio de 2018. Bajar: Programa Encuentro Museos.

Conferencia y Taller de Museografía en el XXI Coloquio de la Asociación Mexicana de Museos y Centros de Ciencia y Tecnología de México, del 22 al 25 en Aguascalientes, Mexico.

Taller de Museografía en el Centro Cultural de España en Ciudad de Guatemala, Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo – AECID Guatemala, del 15 al 20 de octubre de 2018.

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