Desarrollo del Plan Institucional del Museo

Para los que nos estéis familiarizados con este tema, os diremos que el plan institucional (a veces llamado plan estratégico o de largo alcance) es un documento que guía la adquisición, el crecimiento y la asignación de recursos del museo. Generalmente está redactado a varios años vista, y tiene metas mensurables y métodos, por los cuales la institución evalúa el éxito o no del plan. Incluye pasos de acción priorizados, establece plazos y asigna responsabilidades para implementar el plan. También evalúa y aborda los recursos necesarios para que el plan se cumpla. A menudo se complementa con un anexo de acciones o un plan operativo que pone en práctica las decisiones tomadas en el plan institucional. Los planes de implementación abordan las operaciones diarias o en un área operacional específica, como son las colecciones, operaciones, desarrollo o educación. Un plan institucional debe ser actual (actualizado) y alineado con la misión.

Robert Gorny

La gestión del museo debe encontrar tiempo para planificar, sabiendo que es una tarea difícil pero fundamental para la institución. Dado que los recursos son limitados y la sociedad evoluciona, los museos participan en la planificación para ser sostenibles, accesibles y relevantes. Un plan institucional integra y enfoca las operaciones necesarias para cumplir con su misión y responder a las necesidades de su audiencia y de su comunidad. Para lograr la total eficiencia del plan deberemos tener en cuenta lo siguiente:

• El proceso de creación e implementación de un plan es mucho más importante y beneficioso para el museo que el plan propiamente dicho. El plan puede parecer el resultado final pero, en realidad, el resultado final es lo que se logra mediante el uso y la actualización del propio plan.

• Hay muchas formas diferentes de planificar. Cada museo tiene su propio conjunto de desafíos, lo que requiere reflexión en la planificación. Se anima a los museos a tomar tiempo para explorar sus circunstancias y articularlas dentro de sus planes, con la necesaria precisión.

• La planificación debe ser integrada para ser eficaz. Cada uno de los documentos oficiales del museo debe reflexionarse y discutirse internamente de manera consistente y comprensiva para apoyar la misión del museo.

• Si la planificación está bien integrada en el museo, se convierte en la forma en que haces tu trabajo, no algo que forma parte de una sola parte de tu trabajo. Lo importante es que el plan «lo conviertes en una prioridad.» Elizabeth E. Merritt (Secrets of Institutional Planification).

• La planificación es un proceso continuo pero fructífero, que distribuye adecuadamente los recursos para lograr objetivos. Es importante fomentar una cultura de la planificación frecuente, actual y reflexiva.

Geometry Daily por Tilman

No hay plantilla perfecta para redactar el documento. Como el campo de acción de los museos es tan diverso, cada uno de los documentos del museo debe estar influenciado por su historia, comunidad, colecciones, misión y gestión. Los documentos de planificación del museo se orientarán de manera diferente, dependiendo de sus fortalezas, debilidades y metas. Los planes institucionales deben basarse en misiones y ser integrales, suscribiendo otros tipos de planes (por ejemplo, planes de desarrollo, planes interpretativos, planes de recaudación), enfocándose hacia una planificación general y estableciendo prioridades y objetivos realistas.

Project Projects

Puede ser útil comenzar el proceso de planificación y el plan por escrito, con una revisión de los antecedentes del museo. No todo el mundo en el proceso de planificación comienza en el mismo punto, y reitera la misión, pero deberemos documentar invariablemente la historia del museo y su cultura, trabajando desde la visión y los valores fundamentales del mismo, para poder proporcionar una base sólida de cara al proceso de planificación. 

Ateljee

El proceso de planificación variará de un museo a otro, pero he aquí algunas propuestas que queremos apuntar a los miembros de la gestión y gobierno del museo, ya sea personal de plantilla, voluntarios y/o comunidad de trabajadores que pudieran encontrarse implicados en el proceso de planificación:

• Crear un equipo de planificación institucional y establecer su responsabilidad, autoridad y un calendario para dicha planificación. Es importante que un museo identifique en una primera fase el alcance del proceso de planificación. Esto incluirá identificar quiénes participarán en el proceso de planificación, estudiar cómo se integrarán en el equipo, asignar responsabilidades y determinar si un facilitador externo neutro es necesario para ayudar a desarrollar el proceso a largo plazo.

• Considerar a la audiencia para este plan escrito. ¿Se trata sólo de la junta y el personal, o la audiencia incluye a los patronos, miembros de la comunidad u otros? Pensar en a quién está dirigido este plan influirá en cómo se redacte. Los museos pueden optar por abreviar el plan institucional dependiendo del público. Por ejemplo, los patronos (si los hubiere) o miembros de museos pueden obtener un breve resumen de tres páginas del plan, mientras que al personal se le entrega un documento completo de 20 páginas con un plan de implementación adjunto.

• Recopilar comentarios de grupos internos y externos. Al entrevistar a los miembros de la junta, se debe informar al personal y a los voluntarios sobre la historia del museo y su visión. Una vez hecho esto, el museo puede comenzar a dar forma al proceso de planificación. Otras comunidades pueden ser encuestadas para descubrir ciertas visiones para el museo, tales como la de los diferentes grupos demográficos que el museo quiere atraer. Puede ser útil para el museo extender una invitación a personas que nunca lo hayan visitado para poder conseguir así un efecto de retroalimentación. Esta visión puede ser un punto de partida importante para la planificación del museo.

• Evaluar el rendimiento actual. Los museos pueden encontrar útil examinar la información interna (por ejemplo, informes financieros, datos de asistencia, encuestas) y la externa ( información comparativa sobre el desempeño financiero, datos comparables de otras instituciones, datos demográficos, datos sobre tendencias del turismo local, etcétera). El personal del museo, los voluntarios y los miembros de la junta pueden recorrer las instalaciones, junto con los principales tomadores de decisiones, para ver por sí mismos el estado actual de la planta física, el almacenamiento de las colecciones, las exposiciones y otras áreas que el plan necesitará abordar.

• Utilizar entrevistas y evaluación de desempeño (círculos de calidad) puede ayudar a informar sobre las metas y construir una visión para el museo. El museo debe explorar estrategias y priorizar medidas de acción, teniendo en cuenta otros tipos de planes durante este proceso. Dichos planes se pueden establecer en una amplia gama de formas y maneras, – los museos pueden encontrar útil crear grupos de trabajo o comités; algunos pueden querer un enfoque de «todas las manos a la obra» -. El proceso de planificación de cada museo es diferente del de más allá, y lo más importante es tener objetivos, estrategias y pasos de acción alcanzables y priorizados.

• Establecer métricas para el éxito y métodos para medir el progreso.

• Asegurarse de que las partes interesadas clave revisen y modifiquen el borrador del plan. Esto puede obligarnos a que se hagan varias rondas de ediciones antes de llegar a la versión «final», pero los museos pueden enviar el borrador en rondas para separar grupos de partes interesadas. Una vez que el plan está visto y editado por los principales interesados, debe ser aprobado por la autoridad gestora. Es importante saber que un plan nunca va a ser perfecto o definitivo. Incluso un plan con éxito incontestable se revisa y revisa constantemente, dependiendo de los cambios en las metas y prioridades.

• ¡Celebrar e implementar! Todo el trabajo duro y materia gris dedicada a la escritura del plan debe ser reconocido antes de que se convierta en una realidad. Además, se anima a los museos a comunicarse con eficacia y regularidad y asegurarse de que la junta directiva, el personal, los voluntarios y los representantes de la comunidad saben en qué etapa se encuentra la planificación y qué sucede a continuación, incluso cuando no están directamente involucrados.

Snask

El programa de verificación debe certificar que una institución tiene una misión educativa, políticas y procedimientos en vigor que reflejan las prácticas estándar de los profesionales de los museos.