Importancia de las Estrategias de Gestión en Museos

El trabajo de la gestión de los museos está sometido a una constante transformación, por lo que es necesario que estas entidades operen y se adapten a las condiciones y cambios del «mercado». Esto incluye el seguimiento de las tendencias en la innovación aplicada al marketing y el de la cultura de los visitantes y usuarios de museos. Un museo puede ser generalista y/o especializado según el tipo de acervo museístico que posea, pero también puede ser nacional, regional o local en función del área geográfica en la que se encuentre. Al llevar a cabo actividades dentro del sistema de museos, nos encontramos con instituciones de primer y segundo nivel, de conformidad con la ordenanza sobre el método y los criterios para la integración en el sistema de museos del país al que pertenecen. La propia actividad museística es el resultado de un gran número de actividades empresariales, incluida la venta de servicios.

Entre las actividades generales de un museo están la recolección, preservación y estudio de los recursos del conocimiento – culturales y naturales – , su procesamiento profesional y científico en la sistematización de las colecciones, la protección permanente de éstas, la preservación de documentos del museo, su realidad física – directa e indirecta -, su presentación al público a través de exposiciones permanentes y temporales, la difusión de información y conocimientos acerca de la estructura del museo, y la documentación museística a partir de la comunicación profesional, científica y de otro tipo. Los museos han de estar vinculados al sistema de museos de cada país al que pertenecen, con el fin de adoptar un enfoque unificado y en red del trabajo museístico profesional, siguiendo métodos y criterios que les permiten conectarse al sistema vigente.

La industria de los museos se caracteriza por englobar una serie de factores que la convierten en un entorno desafiante en el que operar y competir. Una de estas características es que para las industrias culturales, el rendimiento del producto debe ser visto como multidimensional, pues los bienes culturales tienen una doble naturaleza: son, al mismo tiempo, productos artísticos y económicos. Por otro lado, la evaluación de la calidad en la industria de los museos resulta bastante compleja, ya que los productos de las industrias creativas difieren de manera impredecible en los niveles de calidad que ven en ellos los consumidores, los organismos de financiación y otras partes interesadas relevantes.

El método de desarrollo organizacional en cultura y en las artes tiene lugar como respuesta a los nuevos cambios de gestión en el entorno y a las nuevas exigencias de las políticas culturales. El desarrollo organizacional es un proceso complejo que incluye estrategias educativas para mejorar las capacidades de las organizaciones e instituciones, de modo que puedan operar con éxito en un largo período de tiempo y mirando hacia el futuro. Una buena gestión ayuda a la organización a adaptarse al cambio, creándola al mismo tiempo que evoluciona. Por lo tanto, se deben dar ciertas condiciones para que la organización pueda, a través del proceso de aprendizaje, enriquecer sus capacidades en todas las áreas de operación y gestión, e implementar así el plan que podría adaptarse a su pensamiento estratégico. Ésto supone convertirse en un centro de excelencia ( con un sentido y control tanto programático como artístico) y adaptarse a los cambios esperados e inesperados en su contexto de acción.

Modelos de organización.

En los modelos organizativos alternativos para el personal de los museos destacan diferentes formas en que la gestión del museo puede superar la compartimentación y facilitar el trabajo en equipo:

• Pirámide jerárquica.
• Organización matricial.
• Grupos de trabajo.

Estos modelos no son de ningún modo excluyentes entre sí, pudiendo usarse en combinación según se requiera en la vida de cada museo. Por lo tanto, el organigrama podría dibujarse como una pirámide jerárquica, con la organización matricial y/o con grupos de trabajo que se incluirían según fuera necesario para poder desempeñar funciones específicas en cada uno de los proyectos.

Existe la tesis de que la gestión de la cultura es el resultado de las experiencias en las organizaciones culturales que tuvieron lugar en los Estados Unidos durante los años sesenta. Esta teoría apoya el hecho de que la creatividad cultural y los flujos de cultura de ese país estuvieron mucho más influenciados por el mercado que en Europa; las experiencias europeas en su mayoría apuntaban al desarrollo de la cultura y la creatividad cultural, apoyados por mecenas ricos. Esta experiencia europea fue ilustrada por Frederick Dorian en su libro »Compromiso con la cultura» (1964), donde  trataba de mostrar a los estadounidenses la forma de pensar europea en relación con el estimulo y promoción de la cultura y el arte. Por otro lado, los subsidios estatales como incentivos públicos para la creación cultural en los EE.UU. nunca han sido populares, a diferencia de la experiencia europea.

Gerencia cultural.

¿Qué hacen los gerentes en cultura? ¿Cuáles son sus deberes y tareas?:

• Desarrollar planes para programas y acciones culturales.
• Trazar un plan para recaudar fondos y organizar su implementación.
• Investigar y atraer patrocinadores, donantes y fondos financieros.
• Recaudar fondos para el apoyo presupuestario y de otras fuentes.
• Investigar el mercado en el campo de la cultura.
• Generar planes de marketing bien desarrollados.
• Promover las relaciones públicas.
• Proveer los recursos humanos y equipos necesarios para la ejecución de las actividades planificadas.
• Apoyar y fomentar el desarrollo cultural.
• Gestionar los recursos humanos y las personas empleadas o contratadas.
• Tener el rol de liderazgo, especialmente de coordinación y supervisión de tareas de gestión institucional.
• Crear y administrar los recursos financieros a partir de una política financiera.
• Preparar, monitorear y, si es necesario, revisar el presupuesto.
• Establecer el nivel necesario de operaciones administrativas y de oficina.
• Negociar la adquisición de bienes y servicios necesarios, etc…

Objetivos estratégicos.

Los museos, al igual que cualquier otra entidad cultural, deben operar de acuerdo con sus misiones, objetivos y acciones estratégicas.

Los objetivos estratégicos se marcan a largo plazo (normalmente a 5 años), tratando de buscar la respuesta adecuada a la pregunta de qué quiere ser el museo en el futuro. Los objetivos operativos pueden ser a corto o mediano plazo, y están determinados por las tareas que deben completarse con éxito pensando en los planes estratégicos; responden a la pregunta de cómo quiere verse el museo (visión) y la misión que desea lograr en el futuro (planificación de programas, organización, estructura interna, política financiera). En base a la situación actual, la estrategia define el estado que se debe alcanzar, y cuándo, en determinadas actividades, se produciría el cambio, por qué es necesario éste y qué fondos se necesitan para ello. La estrategia determina la dirección del desarrollo, los objetivos y los pasos a seguir para alcanzarlos.

Más abajo te mostramos la relación entre visión y misión que conducen a la meta, algo que se logra a través de una acción y gestión estratégicas.

Visión:

• Inspiradora.
• Encara los nuevos desafíos estéticos y programáticos: un marcador de tendencia.
• Movilizadora.
• Diferente e innovadora.
• Ambiciosa.
• Orientada al futuro.

Misión:

• Reforzar los valores y definir la identidad.
• Marcar los criterios estéticos – programáticos.
• Reforzar la cohesión organizacional.
• Ser reconocido en público.
• Lograr una organización adecuada de los recursos.
• Orientarse hacia el presente.

Estos enunciados nos muestran la comparación entre visión y misión a través de todos los segmentos que cubren cada una de ellas, presentando las acciones correspondientes.

Por otro lado, las posibles estrategias para el desarrollo cultural pueden ser:

• La estrategia de internacionalización / europeización / regionalización.
• La estrategia de elevar la calidad de la audiencia.
• La estrategia de crear programas y actividades de descentralización.
• Alineación de la estrategia con los estándares profesionales…

El plan de desarrollo cultural ha de optar únicamente por algunas estrategias básicas que contribuirán a la realización de los objetivos más rápidos.

Marketing de museos.

El marketing es el elemento más importante que vincula el museo con el público y sus clientes-usuarios; representa el tipo de conexión que proporcionan museos y galerías, y se logra mediante una promoción de alta calidad.

El marketing es el arte de encontrar, desarrollar y sacar provecho a una buena variedad de condiciones. Si el departamento de marketing no observa oportunidad alguna, es hora de replantearlo. Si los gerentes no son capaces de imaginar como comercializar nuevos productos, servicios, programas y sistemas, ¿qué aportan al museo que gestionan?

La promoción de los productos culturales es un componente del marketing mix de las instituciones culturales que aún no ha sido suficientemente representado por este tipo de entidades. Si bien la publicidad y las relaciones públicas sirven como medios de promoción, las actividades de publicidad y promoción de ventas casi no se han utilizado, aunque el papel principal de la publicidad en las instituciones culturales debería ser conocer el mercado de los productos culturales, su calidad y sus propiedades.

Para los museos modernos, los departamentos de marketing constituyen uno de los elementos más importantes entre sus actividades, y se centran en lo más importante: atraer a los visitantes.

Las actividades clave del departamento de marketing son las siguientes: publicidad, patrocinios, ventas, organización de acciones de marketing. Todas ellas, entrelazadas, conforman el objetivo final de contribuir al reconocimiento de cada museo y a mejorar las condiciones para la implementación de los programas.  Normalmente trabajan muy de cerca con el departamento de relaciones públicas. El departamento de marketing coordina la presentación general de las exposiciones y otros programas a los patronos del museo (si los tiene) y al público. Partiendo de la aplicación de la exploración visual de la identidad cultural al mercado – en el contexto de la presentación e implementación de programas específicos -, el objetivo de la actividad promocional es crear una marca del museo diferenciada, visible, estable y atractiva.

Al analizar las necesidades cambiantes de los visitantes en cuanto a ofertas culturales de calidad – basadas en un conjunto de altos estándares profesionales y académicos -, y tras monitorear la producción artística general, el departamento de marketing deberá ajustar el posicionamiento de los productos culturales a los clientes potenciales adaptando y mejorando continuamente la calidad de comunicación y las relaciones públicas.

Los museos, que son entidades sin ánimo de lucro, además de sus servicios básicos, adquisiciones y presentaciones, han de ofrecer cada vez más servicios. Incluso los más pequeños tienen hoy un stand para vender libros, material de apoyo, postales y objetos dedicados a las exposiciones. En los museos más grandes suele haber una tienda del museo, un restaurante o (rara vez) una biblioteca. El objetivo es complementar la oferta de servicios básicos. El éxito de un museo y su atractivo para el público no sólo depende de las exposiciones y colecciones, sino que es el resultado conjunto de arte, construcción de museos, tiendas, restaurantes, personal y ambiente.

Algunos ejemplos los encontramos en nuestro país, en museos de renombre mundial, como El Prado o el Reina Sofía de Madrid, que han introducido la entrada gratuita a partir de las 17.00 horas, dado que a esa hora había menos público. Antes de entrar, el visitante tiene que adquirir una entrada para tener acceso gratis al museo. Esto se traduce en grandes colas en las puertas del museo, y supone un beneficio adicional para las tiendas de regalos ubicadas en ellos, ya que antes y después de las 17:00 horas aumentan las compras por parte del público que espera para poder entrar. Pero no todo vale…

Recursos:

En el curso de Gestión de Museos proponemos brindarte de manera concisa y práctica un panorama general de las áreas involucradas en el proceso administrativo de los museos y centros culturales, fundamentos, prácticas e iniciativas innovadoras para cuidar y proteger nuestro pasado abriendo el museo hacia nuevos horizontes.