Archivos de Museo: Funcionamiento

Los archivos organizativos de un museo documentan la historia y desarrollo de la institución, sus colecciones, exposiciones y programas, así como el registro de las contribuciones de personas y grupos que tienen alguna relación con el museo, sean de la naturaleza que sean. Estos archivos ,de propiedad única del museo, deben estar valorados como fundamentales e irremplazables. El museo debe mantener activa permanentemente su conservación, además de la puesta en marcha de un programa de actualización de esos archivos, de su organización y preservación, y facilitando el acceso público a sus registros institucionales generando valor documental para el museo de cara a la sociedad. Para ello, deberán instaurarse políticas y procedimientos para la creación, mantenimiento y disposición de los registros en todos los formatos necesarios para su consulta y difusión pública.

Mediante el desarrollo e implantación de un programa de gestión de archivos en el museo, no sólo se promueve la propia historia de la institución, sino que también se asegura de que sus registros vitales se conservan y que los recursos de información están disponibles para apoyar el trabajo de su personal y satisfacer las necesidades de investigación de los estudiosos y del público en general. Sin embargo, cabe señalar que, si existe un museo en un entorno en el que se ha tomado la decisión de concentrar todos los registros institucionales en un archivo central (por ejemplo, archivos universitarios), es responsabilidad del personal del museo trabajar estrechamente con el personal de archivos de la institución central, para determinar el ajuste apropiado en la gestión de los archivos del museo adscrito a la institución central.

1. Definiciones y objetivos

Los profesionales de los archivos de un museo identifican, preservan y administran documentación a largo plazo. También conservan y administran los registros de largo plazo, determinando su valor administrativo, legal, fiscal, además de trabajar en el mantenimiento de los fondos que no estén en su uso actual. Los registros pueden presentarse en cualquier forma posible, incluyendo, papel, archivos electrónicos, fotográfico, y medios magnéticos.

Los registros de archivo de un museo podrían incluir:

Registros del museo: en particular aquellos registros que se refieren a la administración en todos sus niveles. Por ejemplo: correspondencia, memorandos, actas, registros financieros, informes, registros de subvención, los archivos departamentales, planos arquitectónicos, fotografías documentales y negativos, películas, cintas de vídeo y de audio, y las publicaciones creadas por el museo.
Registros de la colección: como objetos o especímenes, archivos y registros de exposiciones e instalaciones. Estos pueden ser alojados en los archivos o, si se utiliza de forma activa, en las oficinas curatoriales, en el registro de gestión de colecciones. El registro de los materiales adquiridos, tales como documentos cedidos por personas, y las organizaciones que promueven la misión del museo a través de su relación con las áreas temáticas de especial interés para el mismo (por ejemplo, la ciencia, la antropología, la historia natural, el arte, la historia) , añaden valor a las colecciones del museo y a sus programas de exposiciones.
Declaración de la misión: los archivos deben tener una declaración de misión, aprobada por el director del museo o la propia institución, y estar ratificada por los órganos de gobierno correspondientes del museo o de la institución de origen, definiendo la autoridad del archivero dentro del museo y los parámetros del programa de archivo. La declaración debe reconocer explícitamente el papel del archivero en el museo y/o en relación con su programa de gestión de registros de la entidad. Todas las declaraciones de política general relativas a los archivos, deben ser por escrito y aprobadas por la máxima autoridad correspondiente.
Estado de los archivos: Los archivos deben ser una entidad dentro de la estructura administrativa del museo, y estar bajo la supervisión de un profesional que tiene el poder de su custodia, delegado por el director de la institución del museo o la institución central correspondiente. Si fuera posible, los archivos deberían ser un departamento independiente dentro del museo. Los archivos del museo pueden funcionar como un departamento afiliado a la administración de los archivos de una entidad matriz.

2. Archivera/o profesional del museo:

El museo debe tener un archivero/a profesional capacitado. Si los recursos no permiten este nivel de compromiso, debe buscarse el asesoramiento de expertos en el desarrollo de los archivos del museo, siempre buscando la más alta capacitación del miembro del personal que se hizo responsable de los mismos. Las funciones del archivero son las de evaluar, adquirir, organizar, describir, conservar y hacer disponibles los registros del museo y colecciones de materiales relacionados adquiridos desde fuera del mismo.

3. Registros del museo y sus documentos particulares:

Los museos deben tener aprobada una declaración de política institucional que aclare la diferencia entre los registros oficiales del museo y los documentos que podrían ser considerados como bienes personales de los curadores, directores, miembros de órganos de gobierno y otros cargos relevantes relacionados con la institución. Esto se hace así para disuadir a esas personas de tomar, como su propiedad, los registros que pertenecen a la entidad matriz o al museo, y que puede ser una parte integral de los archivos del mismo. La donación de documentos personales y/o particulares a los archivos del museo, es altamente recomendable, con el fin de promover la conservación de los documentos importantes que no fueron creados por el propio museo.

4. Política de adquisición de fondos para el museo:

Los museos deben definir y realizar una política de adquisición para los archivos públicos, que delimite la recogida de materiales distintos a los del propio museo. Las actividades de recolección y las políticas de adquisición de otras entidades desde una entidad matriz o fuera de las propias instituciones, deben tenerse en cuenta para evitar conflictos innecesarios. La política debe definir claramente las condiciones y procedimientos para gestionar el fondo documental y las colecciones que no forman parte de los archivos oficiales del museo, además de los principios de dirección con respecto a la propiedad, administración y uso de todos los materiales adquiridos por el museo.

5. Criterios la inclusión de contenidos en el registro del museo

El profesional archivero debe estar involucrado en la determinación de cuánto tiempo y bajo qué condiciones se mantienen los registros particulares. Los criterios para la retención permanente incluyen:

Las evidencias sobre la estructura, el desarrollo, la misión y funciones del museo a lo largo del tiempo.
La documentación sobre las acciones, decisiones, las políticas, los derechos y responsabilidades legales y fiscales del museo.
La investigación que ha realizado el museo y su valor informativo.

6. Registros actuales:

El consejo del archivero debe incidir sobre las políticas y directrices relativas a la creación, mantenimiento, disposición y conservación de los documentos de los museos (incluyendo registros y sus sistemas electrónicos de archivo) con el objetivo de evitar la creación de registros duplicados que no se necesitan y la retención innecesaria de los registros que no son permanentes. El archivista debe ser consultado siempre para obtener recomendaciones y permisos sobre la protección de los registros permanentemente y otros activos de valor en situaciones especiales (como registros de recogida o de adhesión bajo el cuidado del registrador, director de colecciones, o las copias de seguridad que solicite el curador y para el mantenimiento de la red de ordenadores bajo el control del personal de tecnología). El archivero también debe aprobar la disposición apropiada de los registros que no tienen valor permanente, o de los que están obligados de ser mantenidos en los archivos por una entidad matriz superior (un ministerio, por ejemplo).

7. El lugar del archivo y mantenimiento de sus condiciones:

Los archivos deben estar ubicados en un área separada y segura, con una adecuada protección contra incendios, inundaciones, insectos, robo y otros peligros.

La temperatura, la luz y humedad deben ser controlados en los niveles adecuados y estables para garantizar la conservación de materiales. Ciertos registros pueden tener requisitos ambientales especiales. Para evitar daños de las inundaciones, los archivos no deben ser colocados debajo del nivel del suelo.
Si no existe un alojamiento adecuado, ni disponemos del personal indicado, se pueden buscar otro lugar fuera del museo para los archivos. La institución debe tener en cuenta, en estos casos extremos, que los archivos de su institución pueden permanecer en un depósito cercano y dispuesto para ser administrados y gestionados de manera continua.
Se puede formar o unirse a un consorcio mediante el cual varias instituciones cooperan para asegurar que sus archivos reciben un tratamiento adecuado.

8. Ordenación, descripción y conservación de los documentos:

El archivero organiza los registros de acuerdo con los principios profesionales, respetando su procedencia y su naturaleza original siempre que esto sea posible (en ocasiones los fondos pueden llegar extremadamente dañados). El archivero producirá un escrito con los inventarios y sus correspondientes descripciones, guías y otros instrumentos de difusión, de conformidad con las normas de archivo aceptados, haciéndolos generalmente disponibles para todo el mundo que los pueda necesitar. El archivero deberá también implementar medidas básicas de conservación, tales como el uso de contenedores con la calidad máxima de archivo para museo.

9. El acceso a los archivos:

Estará sujeto a restricciones razonables en lo concerniente a fragilidad, la seguridad o la confidencialidad. Los registros deben estar disponibles siempre para los miembros del personal del museo, académicos y otras personas que acrediten apropiadamente la necesidad de consultar el material archivado con fines de investigación. Las políticas y restricciones de acceso deben exponerse por escrito y se aplica por igual a todos los investigadores. El servicio de acceso se debe proporcionar finalmente a los investigadores e interesados en el mismo lugar donde se encuentre el propio archivo.

Consultas: info@evemuseos.com

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