Hoy analizaremos cómo se organizan los museos a la hora de llevar a cabo los planes y proyectos para la creación de exposiciones; también explicaremos cuáles son las primeras etapas en el desarrollo de una exposición: cómo se generan las ideas de la misma, cómo se seleccionan las exposiciones para su producción, cómo asignamos personal a los proyectos expositivos, y quién es el responsable final de ese proyecto desde el punto de vista de la gestión administrativa (presupuesto).
Planificación general de organización en el museo para la gestión de las exposiciones.
En función del tamaño, tema, antigüedad, historia, tradición, modelo de gestión, localización y otros factores, se han creado una miríada de estructuras organizativas diferentes en los museos. A continuación, describimos brevemente los perfiles museísticos que nosotros nos encontramos con mayor frecuencia.
En todos los museos, la responsabilidad última de las exposiciones recae en el director/a general del museo, que es quien revisa y aprueba elementos críticos tales como el plan de exposición a largo plazo, las ideas para la creación de exposiciones específicas y el proyecto museográfico de la exposición final. El grado de participación del director/a, y el nivel en que él o ella delegue, varía según el tamaño, el tipo de museo y los antecedentes del propio director/a. Los directores/as que tienen que trabajar sobre una determinada base de gestión, delegan responsabilidades sobre el personal del museo con bastante frecuencia. En casi todos los museos, el personal «staff senior», reporta al director o directores asociados, que son los responsables de llevar a cabo los planes de la exposición. Por lo general, se trata de los directores de los departamentos o los propios curadores de las exposiciones.
En los museos más grandes, los departamentos de exposiciones y educación están dentro de una división importante del museo (como los programas públicos). En general, la oficina de exposiciones tiene la responsabilidad del diseño y de la producción (tareas que implican contratar a proveedores externos si se lo pueden permitir), y, normalmente, de la gestión de los proyectos expositivos. También recae sobre ellos la responsabilidad de desarrollar el contenido de una exposición: guión museológico, colecciones, contenidos… Con respecto a la narrativa museológica suele buscarse expertos en la materia dentro de los departamentos especializados para ello, o bien científicos y/o estudiosos externos. Otras cuestiones que se incluyen en la realización de los programas de exposición, tales como el departamento didáctico, el de marketing, la recaudación de fondos, los asuntos públicos y el mantenimiento, no serán objeto de nuestra explicación de hoy.
Una estructura bastante común en los grandes museos centrados en su colección, es la que encontramos, por ejemplo, en el Museo Nacional de Historia Natural de Washington DC. El contenido se halla sometido a la responsabilidad del personal, sujeto a departamentos supervisados por un director, cuya responsabilidad está muy relacionada con la investigación. El director asociado a programas públicos dirige dos departamentos, uno destinado a exposiciones permanentes y otro a exposiciones temporales. Existe, además, un departamento de educación y otras unidades de servicio público que se encuentran bajo su supervisión.
Casi todos, incluídos los museos más pequeños, tienen un comité interno que supervisa las ideas de exposiciones, y reenvía las que considera viables para su análisis al personal con experiencia, o al mismo director/a general. La mayoría de los comités revisan tanto el concepto de la exposición como las ideas de los programas públicos (educación). En un museo de tamaño medio, el comité incluye a representantes de las exposiciones, colecciones, programas públicos, servicios a los visitantes y los departamentos de marketing y de desarrollo; en otros, se incluyen las colecciones, diseño, educación, asuntos curatoriales públicos y departamentos de desarrollo, así como las publicaciones, la conservación, la fotografía y las ventas al por menor. En los museos orientados a la investigación, el comité tiende a contar con representantes de disciplinas curatoriales, administradores de colecciones de alto nivel y representantes de los programas públicos o de las oficinas de la exposición.
En la última década, como los museos se han vuelto más dependientes de los ingresos procedentes de sus audiencias y más sensibles a sus necesidades, las personas «que representan» al público participan en las decisiones sobre las ideas de la exposición. En un artículo anterior, apuntábamos que, en algunos museos, el marketing es una posición de alto nivel, y está sobre la mesa cuando la alta dirección toma la decisión de desarrollar una exposición (OP & A, 2002a). En otros museos, se solicita a veces un representante del departamento de educación para que desempeñe ese papel.
Creación de la idea.
En principio, podría existir un sinfín de fuentes para generar las ideas de una exposición. En la práctica, este banco de conceptos es mucho más limitado. Si la investigación interna en el museo y los intereses curatoriales desarrollan un plan de exposición, ya sea para exposiciones desarrolladas internamente o en aquellas contratadas de otros lugares, los museólogos/as tienden a definir conceptos e ideas. Si los museos son sensibles al interés público, buscarán ideas que sirvan y se ajusten a esos intereses. Cuando hacen hincapié en los intereses de la audiencia tienen sistemas mucho más abiertos para generar ideas. Por ejemplo, el comité de exposición de un museo universitario de antropología, desarrolló una exposición basada en una idea de un nativo americano de la comunidad.
Una fuente de ideas que está adquiriendo cada vez más importancia, es el paquete de exposiciones itinerantes de otros museos y organizaciones de perfil comercial. En este caso, la mayor parte de las «ideas» de exposiciones llegan ya desarrolladas. En ocasiones, lamentablemente, los mecanismos de clasificación y selección del museo pueden rechazar exposiciones que podrían ser de interés para los visitantes. Este es el caso de un museo importante que llegó a vetar una exposición itinerante – que previamente se había dictaminado favorablemente – porque el museo no disponía de un experto inhouse que revisara el contenido científico, y porque los procedimientos del museo exigían un nivel mínimo de co-curación – aunque se trate de exposiciones ya creadas y traídas desde el exterior -.
Los museos que no disponen de personal de investigación interno (como, por ejemplo, muchos centros de ciencia), se basan en planes de exposiciones generales para identificar las áreas de uso general de las mismas, y solicitan ideas dentro de esos marcos. En estas instituciones, así como en algunas otras «tradicionales», los bancos de ideas para exposiciones son tan variados como sus temas, como también lo son las oportunidades de generar un concepto de exposición a partir de un comentario hecho por el hijo de un miembro del personal del museo, por ejemplo: ¿no hay pájaros en este museo? Asimismo, se dan procesos sistemáticos que revisan exposiciones actuales y previstas en museos similares, sus propias colecciones, proyectos de investigación en curso y sugerencias de todo el personal. Según un miembro del personal de un museo: «cualquier persona en el museo puede sugerir ideas para programas, exposiciones o creación de días especiales». En un esfuerzo por fomentar la innovación, la creatividad y la participación del personal en los programas de exposiciones, el ex director de un gran museo nacional creó un buzón de sugerencias para las ideas de exposiciones, y animó a que todo el personal participara. Sin embargo, las sugerencias fueron bastante pobres y no dieron lugar a la producción de exposición alguna.
Proceso y criterio de selección de exposiciones y su aprobación.
En el proceso de búsqueda de cada exposición, los conceptos «idea de exposición» y «concepto preliminar» se combinan de manera constante. En general, se espera que las ideas lleguen al momento de la valoración ya diseñadas, o bastante desarrolladas, antes de que puedan ser consideradas seriamente, excepto cuando se «dirigen» desde arriba. El ejemplo citado anteriormente para el museo de la antropología, en la que alguien presenta sólo una idea, es una rareza aislada. El Museo Tecnológico de la Innovación, por ejemplo, facilita que el público y el personal sugieran ideas utilizando una serie de preguntas que se muestran en una pantalla interactiva, y que aparecen agrupadas en dos categorías principales: (a) Ideas que se ajusten al museo y su misión, y (b) respondiendo a planes y a estrategias concretas. Un comité valora las ideas, añadiendo en ocasiones preguntas adicionales relacionadas con el ajuste del presupuesto y el calendario.
Muy pocas instituciones tienen criterios formales para la selección de exposiciones, pero algunos museos que conocemos sí discuten internamente sobre criterios de selección de temas. Esos criterios se manejan considerando la misión del museo, el interés general, la capacidad de financiación, la disponibilidad de las colecciones (del propio museo disponibles en préstamo), y la audiencia potencial que pueda llegar a tener la exposición. Los museos conocidos coinciden en que, en general, las declaraciones de misión son lo suficientemente amplias para que las ideas no encajen. Finalmente, la aprobación llegará de la mano de un especialista en el contenido de la casa. Hay empresas, como es el caso de EVE Museos e Innovación, que entregan a los museos documentos con propuestas de exposición y sus costes, y lo hace cada año.
La financiación, o la posibilidad de financiación, está implícita en todas las decisiones. Hemos observado que los museos con una orientación centrada en el público, ya sea por razones económicas o altruistas, estudian el mercado desde el km 0 en el proceso de planificación de exposiciones, enfatizando la posible aceptación y atractivo para el público visitante como criterio fundamental para la selección. Los museos que cobran entrada, aprueban el desarrollo de algunas exposiciones con la esperanza de atraer a una audiencia amplia y variada. Los museos deberían realizar un seguimiento desde sus departamentos de marketing observando qué exposiciones se hacen más populares en otros museos, pudiendo identificar así las que tienen un éxito potencial. Más allá del servicio a su público, ésta es una manera de asegurar los ingresos que se pueden aplicar a otras exposiciones más especializadas, o para gastos generales de funcionamiento del museo, nunca para ganar dinero – si hablamos realmente de museos -. Algunos suelen llevar a cabo investigaciones sobre visitantes o de mercado, para evaluar así el potencial de una idea de exposición que revive posteriormente con una gran audiencia. En realidad, rara vez la alta dirección rechaza una idea de exposición si detecta una posible merma de mercado, especialmente en el caso de pequeñas exposiciones. La Sociedad Histórica de Minnesota, por ejemplo, define la línea del continuum en el desarrollo del proceso, que va desde la definición de audiencia potencial y el tamaño de la exposición como criterio de selección, de la siguiente manera:
Gran exposición, gran audiencia. Las exposiciones a gran escala deben abarcar temas universales, que tengan relevancia generalizada para una amplia audiencia. El tema elegido no ha de ser oscuro, de hecho, debe ser rápidamente reconocido por cualquiera, y agitar ligeramente una base considerable de interés previo en el público.
Exposición pequeña, público especializado. Las exposiciones más pequeñas pueden ser dirigidas a grupos de interés más especializados, con los siguientes objetivos: (1) Que sean desarrolladas y diseñadas para ampliar el alcance del museo con relación a grupos demográficos previamente subrepresentados o no atendidos por el museo; (2) y/o que se desarrollen y diseñen para expandir también la participación del público en general y la comprensión de temas poco usuales que normalmente no son expuestos al público.
La previsión de la audiencia, es también un factor importante para tomar decisiones sobre la acogida de exposiciones itinerantes o temporales, ya que la mayoría de los museos quieren recuperar los costes de alquiler, como mínimo (break even). La promesa de éxito de la exposición, con relación a las posibles ganancias económicas, ayuda mucho en la toma de decisiones. Por esta razón, en ocasiones, presentamos las ideas de exposición como si fueran un plan de negocio. Nos va quedando poco romanticismo en este campo.
Mientras que muchos museos se comprometen a organizar exposiciones como una forma de mostrar sus colecciones, o los frutos de su investigación, otros desarrollan una historia y exponen sus objetos con objeto de apoyar la narrativa. En los casos en que la historia es lo más importante, los criterios de selección de la exposición vienen determinados por la facilidad, o no, de obtener los objetos que apoyen la narrativa de dicha historia.
Otras consideraciones en el estudio, muestran la posibilidad de contemplar la facilidad con la que una exposición pueda viajar a otro museo, después del nuestro, que esté cerca, en el deseo de colaborar con él o con una organización comercial, a fin de desarrollar esa exposición a costes más bajos o compartidos de transporte y montaje.
Menos frecuentemente discutido, pero no por ello menos importante, es el criterio de toma de decisiones con relación a un patrocinador potencial interesado en una propuesta concreta de exposición. Los intereses personales, manías o inclinaciones de los gestores del museo, gustos de los funcionarios elegidos, los partidarios de defender la economía de los museos por encima de todo, son hechos evidentes que intervienen en muchas decisiones que afectan a la gestión de las exposiciones. La posible respuesta de los funcionarios públicos, en particular los elegidos para cada proyecto, aún sin tener criterio museológico alguno, puede ejercer una influencia significativa, especialmente cuando el museo recibe fondos públicos.
Si una idea parece viable, puede ser revisada con otros profesionales implicados, o no, en el proyecto, y ser también mostrada públicamente para recabar comentarios más amplios. El comité de exposiciones reenvía las ideas que considera aceptables para su aprobación e inclusión en el plan de exposición. Como hemos señalado anteriormente, la composición de la comisión de evaluación inicial del museo puede determinar el destino, para bien o para mal, de una idea.
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Foto: Museo V&A: Christian Dior: Designer of Dreams.
