Creación del Programa Educativo

Con la situación de cierre pandémico la mayoría de los museos han reducido, o eliminado, el número de programas educativos presenciales, llevando a cabo talleres y programas de educación en el hogar (mensualmente en lugar de quincenales), y festivales culturales (bimensuales, en lugar de mensuales). El objetivo es dejar más tiempo para garantizar la excelencia de los programas y construir sistemas sólidos que luego permitan ser diseñados e instaurados de manera más efectiva.

Esta situación plantea varias cuestiones: ¿Qué se necesita para crear un gran programa educativo? ¿Cuáles son lis elementos que, a menudo, olvidamos pero que son fundamentales para la excelencia duradera?

A continuación te vamos a mostrar una lista de 10 declaraciones sobre programación que creemos que son importantes y útiles. Cada una de ellas conduce, a su vez, a sus propios paquetes de preguntas. También agradeceríamos recibir tu aportación personal: ¿Encuentras aquí elementos que son nuevos para ti o que a menudo te pasan desapercibidos? ¿Hay cosas que nos estamos olvidando? ¿Sería útil una mayor exploración de alguno de estos temas?

1. Los programas educativos comienzan con una idea.

¿De dónde provienen las ideas y cuáles vale la pena llevar adelante? ¿Cómo decidimos cuándo comenzar un nuevo programa y cómo priorizar qué idea probar a continuación?

2. Ofrece programas relevantes.

¿Cuándo vale la pena ofrecer un programa, ya sea porque apoya la misión del museo, genera dinero o es una herramienta de marketing? ¿Cuándo entran en conflicto estas prioridades?

3. Algunos programas fallan.

¿Qué se necesita para que un programa despegue? ¿Con qué agilidad podemos crear un programa piloto? ¿Qué es esencial y qué podemos dejar fuera de un programa piloto? ¿Cuántos años se necesitan para que algo gane tracción? Y para los programas piloto, ¿cómo decidimos cuál merece una segunda o tercera oportunidad? ¿Cómo reaccionamos a los programas que resultan no tener éxito? ¿Cómo pasa una propuesta de una fase piloto a algo más profundo?

4. Una buena planificación requiere comenzar con la evaluación.

¿Cómo encontramos tiempo para planificar con objetivos claros de implementación y resultados de los participantes en mente? ¿En qué etapa del desarrollo del programa se pueden articular estos objetivos? ¿Cómo se equilibra la planificación basada en objetivos con dejar espacio para que los visitantes hagan sus propios descubrimientos?

5. Los presupuestos de los programas.

¿Qué se incluye en el presupuesto del programa? ¿Cuáles son los costos reales de un programa, no solo los materiales, sino el tiempo del personal y los servicios públicos? ¿Cómo calculas los gastos indirectos y cuándo los incluyes en el costo del programa? ¿Cuánto del costo se transfiere a los visitantes? ¿Cómo se establecen las tarifas que permiten el acceso y, al mismo tiempo, se aseguran los mayores ingresos posibles?

6. Los detalles importan.

¿En qué punto del proceso comienzas a visualizar y rastrear los pequeños detalles que hacen que un programa sea exitoso? ¿Qué herramientas existen, o se pueden inventar, para recordar cosas que vamos a necesitar, como los gafetes con los nombres y una comunicación clara en el mostrador de admisiones?

7. La buena enseñanza es esencial.

¿Cómo es la buena enseñanza? ¿Cuáles son las variedades de una buena enseñanza y cuánta diversidad se puede permitir en un solo programa o institución? ¿Cuándo tienen que seguir todos el mismo libro de reglas? ¿Qué se necesita para capacitar al personal para que enseñe bien?

8. Es inútil ofrecer un programa si nadie lo conoce.

¿Cómo se elabora un buen marketing y de quién es la responsabilidad? ¿De qué manera pueden los museos empoderar y apoyar a los educadores en la promoción de programas de la manera más amplia y eficaz posible, para asegurarse de que estén al máximo de su capacidad? ¿Cuándo vale la pena el marketing basado en tarifas y qué opciones de marketing gratuitas existen? ¿Cómo se involucra a los socios y voluntarios de la comunidad para que ayuden con el marketing? ¿Cómo puedes capturar y utilizar los datos existentes para mejorar el marketing de programas futuros? E, igualmente importante, ¿cómo promueve el personal educativo un programa internamente, para asegurarse de que todo el personal comprende su valor?.

9. Los programas son herramientas de recaudación de fondos.

¿Qué fondos aportados se pueden encontrar para apoyar los programas? ¿Cómo pueden los programas nuevos y en curso ser un activo para la recaudación de fondos, permitiendo que el museo llegue a nuevos financiadores o patrocinadores con potencial adicional? ¿Qué subvenciones están disponibles para apoyar los programas educativos y quién debería tomar la iniciativa para encontrarlas y redactarlas? ¿Qué importancia tienen los diferentes programas en la promoción y la recaudación de fondos para el museo en su conjunto?

10. La evaluación se entiende mejor como una pieza en un ciclo de mejora constante.

¿Cómo se sabe si un programa «funcionó», y cómo se deja espacio para la mejora constante? ¿Cómo se asegura que todos, visitantes, pero también personal y voluntarios, tengan la oportunidad de compartir lo que funcionó y cómo se podría mejorar el evento? ¿Cómo se mide el tiempo para mirar y dar sentido a los datos recopilados, y quién debe ser parte de este equipo? ¿Qué se necesita para incorporar estos hallazgos en la próxima iteración del programa, para asegurar una mejora constante?

En próximos artículos te mostraremos las respuestas que nosotros consideramos que se adecúan mejor a todas estas cuestiones.

Consultas: gestion@evemuseos.com

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