Museos y Tecnología: Desarrollo de Herramientas Útiles

«Si los datos no son prioritarios en la agenda de un museo, deberían serlo. La información puede marcar una diferencia 10 veces mayor en los resultados de las instituciones culturales, a través de la financiación, visitas, inversión, eficiencia e innovación. Descuidarlo es como perderse la revolución digital», explica Angie Judge, directora ejecutiva de la plataforma Dexibit, empresa centrada en el desarrollo de aplicaciones tecnológicas dirigidas a instituciones culturales. Equipos de desarrollo para la innovación museística como los de la empresa Dexibit están liderando un movimiento que crea herramientas analíticas profundamente personalizadas, que serán aplicadas en el contexto de los museos y entidades culturales y proporcionarán un valor real para los líderes de los museos.

Los museólogos y la gestión de museos buscan cada vez más las herramientas tecnológicas adecuadas para mejorar y valorar la experiencia del público, administrar las colecciones y desarrollar estrategias que los ayuden a abordar las brechas de financiación críticas. Las empresas trabajan para crear aplicaciones inteligentes y programas de análisis de visitantes a gran escala que cumplan con todos estos objetivos. Sin embargo, la mayor parte de las reflexiones sobre el tema se centra en cómo los museos utilizan esas herramientas tecnológicas para atraer a los visitantes. ¿Cómo gestionan las compañías especializadas que están diseñando dichas herramientas el conocimiento necesario para crear soluciones tecnológicas efectivas para los museos y más allá?

Uno de los elementos más importantes, entre otros, es comprender un problema al que se debe dar solución: la falta de entrega oportuna de datos a las personas que toman decisiones críticas sobre el proceso. La mayoría de los museos dedican, al menos, varios meses a la administración de datos, y deben esperar mucho tiempo hasta que esa información llega a los tomadores de decisiones, por lo que únicamente tienen acceso a información limitada. Las instituciones culturales necesitan gestionar rápidamente la información sobre el comportamiento de los visitantes, ya que podría servir para recaudar fondos, decidir un próximo calendario de actividades o evaluar el rendimiento de una acción, entre otros.

Mediante el uso y gestión de una información más completa, es posible emprender un cambio cultural que pase de las técnicas seguras y simples, como el conteo de clics, a la integración de datos dinámicos en el proceso de toma de decisiones. A partir de ahí, esa integración de datos, y su impacto, constituirán el siguiente nivel. «Se están estableciendo las bases para que el sector cultural aproveche los activos de datos para que puedan ser aplicados a la innovación del museo, cómo la personalización para mejorar la experiencia del visitante», señala Judge.

En muchos sentidos, las estrategias de gestión de datos que se hacen muy útiles comienzan por la comprensión de la experiencia del visitante. Recopilar datos siempre ha sido un proceso segmentado para las instituciones culturales – desde largas encuestas hasta personas que hacen conteo de visitantes en la puerta del museo -. Lo que los visitantes experimentaron antes de acceder la institución, lo que hicieron mientras estuvieron allí y cómo se involucraron después de su visita, suponen cantidades de datos muy importantes, increíblemente valiosos, que deben analizarse conjuntamente. El objetivo es disponer de una visión racional de lo que el público está experimentando y ver cómo los factores internos y externos influyen en esos comportamientos y contextos.

Para tener una estampa completa del comportamiento del visitante, necesitamos observar su experiencia vivida antes, durante y después de la visita, en el sitio y en línea, a través de cualquier canal, y todo en un único lugar, para poder combinar los datos. Esto es de vital importancia ya que los aspectos de la experiencia en línea y presencial están interrelacionados, no son distintos. Si estudiamos los informes de emisión de entradas, por ejemplo, o el tráfico del sitio web, tendremos solamente una parte de la historia del visitante. También se necesita comprender qué influencias externas, como el clima, podrían estar afectando a las decisiones de la visita. Existen soluciones que detectan automáticamente la presencia de los visitantes una vez que entran por la puerta: qué galerías activan, cuánto tiempo pasan en cada una, qué rutas de sendero toman, o si repiten su visita.

Después de recopilar información, es importante que las herramientas de análisis para el sector combinen los datos de manera relevante para la industria del museo. Dos aspectos muy importantes son: una mejor segmentación y una comprensión más profunda de las necesidades de cada visitante. Observar el comportamiento de agrupamiento aporta una segmentación completamente diferente sobre cómo las personas experimentan el museo. Se trata de un nivel totalmente nuevo de conocimiento para los directores de museos a la hora de tomar decisiones con respecto a todo, desde el recorrido ideal hasta el contenido, la programación personalizada y mucho más.

Con el fin de crear un grupo de herramientas tecnológicas efectivas para el espacio del museo, el equipo profesional que lidere el proceso debe ser consciente de que se requiere una progresión totalmente integradora y una inversión en el cambio cultural. Estas empresas deben ofrecer siempre un servicio de consultoría de datos que vaya acompañando a los museos a través de todo el proceso, desde explicar la base misma de la analítica hasta ayudar a tomar decisiones de gestión avanzadas basadas en el paquete big data recopilado.

No es suficiente crear la tecnología y esperar que marque la diferencia. Una empresa que diseña para instituciones culturales debe comprender que es un proceso transformador que generalmente requiere servicios de asesoramiento a bordo. El servicio de consultoría tecnológica guía a los profesionales de los museos a través del cambio cultural y de gestión necesarios cuando adoptan estos nuevos tipos de tecnología.

Desde una perspectiva de diseño y desarrollo, uno de los mayores desafíos es el de ayudar a los museos a que no les de pereza informar, además de lograr que eliminen cualquier conjetura intuitiva en la toma de decisiones. La recopilación de datos siempre ha sido un proceso tedioso para los museos, especialmente cuando se realiza manualmente, y generalmente no ha sido nunca precisa una vez que llega a los tomadores de decisiones.

Las instituciones culturales ahora pueden usar datos en tiempo real – para tomar decisiones sobre el terreno – a través de tecnología como la que ha desarrollado Dexibit, generando acciones que tendrán un impacto inmediato en la experiencia del visitante. Una información rápida sobre esos comportamientos puede beneficiar a una organización de varias maneras:

• Mejora en la planificación.
• Recaudación de fondos.
• Evaluación del rendimiento de las acciones.
• Dotación de personal.
• Gestión de colecciones y decisiones sobre el contenido.

Comprender cuáles son los puntos débiles en un museo no solo ayuda a elaborar una solución, sino que también permite que la institución aproveche los activos de datos para lograr la innovación. Esto supone avanzar en la experiencia del usuario a través de la personalización y la creación de oportunidades únicas de participación. Para diseñar el espacio del museo, una empresa debe comprender, antes que nada, su panorama digital particular y sus prioridades comerciales. Entender el mundo de los datos de una institución significa evaluar cómo se integra la información en todo el museo específico. Existe ya una metodología de conocimiento que ayuda a establecer operaciones basadas en datos, al tiempo que se centra en la experiencia del usuario.

Una vez que se entienden bien los desafíos, se puede aplicar tecnología avanzada – como el análisis – que contribuye a resolver estos problemas. El éxito tiene que ver con el trabajo preliminar que se desarrolla en la investigación de la información, el seguimiento de decisiones y la comprensión de los roles clave de gestión dentro del contexto del museo. Cuando todos estos datos se consolidan en un panel de control fácil de usar, la implementación y los informes pasan a ser tareas mucho más simples y sencillas.

Mirando hacia el futuro del negocio del conocimiento basado en datos para el espacio del museo, acabamos de hablar de lo que es posible. Pero el potencial no siempre tiene que ver con diseñar nuevas tecnologías; a veces se trata, más bien, de combinar lo que ya tenemos. La convergencia es el siguiente paso en la tecnología del museo. Tampoco se detiene con la integración de conjuntos de datos: se trata de tecnología de código abierto y un panorama analítico habilitado por la nube. Digamos que es algo más que una simple recopilación y combinación de información.

Las tendencias de inteligencia artificial que incluyen el análisis predictivo, el aprendizaje automático y la computación cognitiva están a la vanguardia de la evolución digital para las instituciones culturales. Como declara Judge: «También veremos una forma de convergencia en la forma en que colaboramos con los datos, capacitando a todos juntos en el museo, en lugar de bloquear el acceso a los datos a un analista técnico o dos. Esto debería ser una prioridad para cualquier ejecutivo de la industria en este momento».

Como pensamiento final, debemos enfatizar sobre la importancia de la información basada en datos para las instituciones culturales. Si la recopilación y el análisis de esos datos no suponen ya una prioridad para un museo, debería serlo. La integración de la tecnología como solución ha demostrado generar resultados positivos en este espacio creativo. Desde la financiación, hasta la inversión, las visitas y la innovación, el big data ejerce un profundo efecto en las instituciones culturales. En muchos sentidos, se trata de un proceso que no debe aplicarse solo. Para aprovechar al máximo los análisis, la respuesta del museo ha de ser mucho más que una mera oportunidad de manejar herramientas tecnológicas, y ésto requiere un cambio cultural que afecta a toda la organización.

Los diseñadores de entretenimiento y los desarrolladores de aplicaciones interesados en este espacio, pueden aprender mucho de la experiencia de empresas como Dexibit, creando enfoques bien definidos en un segmento muy competitivo, y dándose cuenta, incluso, de que las necesidades analíticas de las organizaciones varían. Debemos invertir tiempo en comprender cómo los datos y el análisis en tiempo real pueden transformar todos los elementos de una institución cultural, así como la experiencia de sus visitantes, para luego trabajar con los socios tecnológicos adecuados y con un equipo comprometido que nos ayude a crear e implementar las herramientas tecnológicas necesarias para respaldar esa visión de futuro de una manera mucho más amplia.

Recurso bibliográfico: