¿Quién debería utilizar esta Guía?
Esta guía está dirigida a todos los responsables de las colecciones de patrimonio cultural mueble en organizaciones como archivos, galerías, herbarios, sociedades históricas, bibliotecas, museos y sitios patrimoniales. Tanto si trabajan como voluntarios o lo hacen como personal remunerado, su objetivo es preservar la colección a largo plazo y lograr altos estándares en la gestión de la colección y su entorno.
Las organizaciones que tienen a su cargo el manejo de colecciones varían según su tamaño, desde las pequeñas (a menudo administradas en su totalidad por voluntarios) hasta las grandes (con cientos de empleados remunerados). Esta Guía tiene como objetivo proporcionar información que pueda ser adaptada a todas estas organizaciones.
¿Cuál es el alcance de esta Guía?
Durante una epidemia o pandemia, será necesario realizar muchos ajustes en la forma de operar de una organización de colecciones. Esta Guía SOLO recoge los ajustes que deben tenerse en cuenta en relación con la colección de bienes del patrimonio.
Cada organización TAMBIÉN debe, por supuesto, anticiparse a cambios en muchas otras áreas operativas, incluida la gestión del acceso de visitantes, el flujo de caja, comunicaciones, servicios en línea, etcétera. Mantener una fuerza laboral sana y segura es la máxima prioridad para cada organización, y puede requerir nuevas políticas y procedimentos.
¿Por qué se necesita orientación para una colección que está cerrada?
Cuando los depósitos y las galerías de exhibición permanecen cerrados por un período prolongado, existen riesgos adicionales para la colección ya que el personal no está presente con la frecuencia habitual. Cualquier período de cierre supone un mayor riesgo de vandalismo, violaciones de seguridad e invasiones de plagas.
Los riesgos para los ítems de la colección durante una epidemia o pandemia surgen de posibles alteraciones en:
- Condiciones ambientales (la ventilación puede ser más limitada; las trampas para las plagas pueden estar llenas y no pueden ser reemplazadas)
- Seguridad (intrusos y vándalos pueden convertirse en un problema)
- La salud y el bienestar del personal (incluidos voluntarios, personal y contratistas).Por lo tanto, esta guía sugiere algunas tareas que deben llevarse a cabo para garantizar que una colección no se descuide, sino que se conserve en un entorno estable, a pesar de la escasa atención que pueda recibir durante una emergencia de epidemia/pandemia.
Una responsabilidad vital y general.
Mantén tu propia salud y apoya a cada miembro de tu equipo para que haga lo mismo.
Tareas preliminares:
- Estate atento a la aparición de cualquier crisis sanitaria que pudiera clasificarse de epidemia o pandemia.
- Convoca una reunión del equipo responsable de la colección, para planificar con anticipación la situación de emergencia ante la epidemia/pandemia.
- Considera cómo prepararte para las siguientes tres etapas de respuesta que podrían requerirse durante la emergencia:
Etapa 1 – «Todas las manos a la obra».
Etapa 2 – «Personal esencial/de contingencia».
Etapa 3 – «Evacuación o aislamiento».
- Asegúrate de que las necesidades de la colección están representadas en las reuniones de planificación para toda la organización.
- Busca la confirmación de la organización en su conjunto con respecto a:
- Deberes que deben seguir desempeñándose.
- Nuevas tareas que pueden ser requeridas.
- Roles y responsabilidades de cada persona.
- Cadena/s de mando y planificación de la sucesión.
- Métodos de comunicación y planes de respaldo.
- Procedimientos para la autorización de cambios en los planes.
- Confirma las relaciones existentes con los proveedores que brindan servicios especializados, p.ej. seguridad, limpieza, tecnología de la información y de las comunicaciones, reparaciones y mantenimiento (para las instalaciones y para los servicios de HVAC2, por ejemplo), monitoreo de plagas y condiciones ambientales, seguros, etcétera.
- Asegúrate de que los protocolos por los que los proveedores acceden a cualquiera de las áreas de colecciones estén actualizados.
- Considera actualizar los servicios de monitoreo existentes, p.ej. Imágenes de CCTV o medidores de datos ambientales de temperatura y humedad relativa, de modo que el personal autorizado pueda acceder a ellos de forma remota.
- Confirma que los procesos de respaldo para los datos y la documentación computarizados de las colecciones (incluido el catálogo de la colección) estén funcionando.
- Comprueba el estado de cualquier objeto de la colección que esté ubicado temporalmente en diferentes locales (en préstamo a otra organización, o en el laboratorio o estudio de un conservador, por ejemplo). Considera recuperar los bienes siempre y cuando sea factible y apropiado. Si no es posible, solicita a los administradores externos que coloquen los artículos en el almacenamiento local cuando su organización llegue a la Etapa 1.
- Asegúrate de que los datos de contacto del personal relevante (incluidos voluntarios, personal y contratistas) estén actualizados.
- Planifica quitar ítems de exhibición y colocarlos en almacenamiento seguro durante la Etapa 1. ¿Qué elementos estarían en alto riesgo en caso de permanecer en el ambiente de la exposición?
- Evalúa los recursos materiales para la gestión de la colección que pueden ser necesarios durante el período de cierre de las instalaciones; ordena o repón según corresponda.
- Considera si el Plan de Desastres existente de la organización podría implementarse durante el cierre de la Etapa 3; revisa el plan si fuera necesario.
- Estudia las formas a través de las cuáles el público puede acceder a la colección en línea y de forma remota. ¿Se pueden proporcionar mayores niveles de acceso agregando imágenes, información adicional y/o video? ¿Puede la organización contribuir con la recopilación de información a los portales en línea existentes?.
- Estate preparado para ajustar los planes a corto plazo en respuesta a una situación que puede cambiar rápidamente.
Etapa 1 – Todos manos a la obra:
Situación: las instalaciones permanecen cerradas al público, pero todo el personal trabaja normalmente en ellas, si están en condiciones de hacerlo.
- Comprueba que todas las tareas preliminares relevantes se hayan concluido lo mejor posible.
- Retira los bienes clasificados de alto riesgo de la exposición y colócalos en un lugar seguro.
- Revisa el estado de los objetos de la colección que permanecen en exhibición. ¿Están cubiertos de polvo o luz? ¿Deberían trasladarse a un entorno más seguro, como un depósito?
- Retira los productos perecederos de la cafetería y las cocinas; asegúrate de que los suministros de la despensa y los refrigerios ligeros para el personal se almacenen sólo en la/s cocina/s, y en latas/frascos bien sellados. Considera eliminar todos los alimentos de las instalaciones, incluso si están bien almacenados.
- Documenta cualquier punto débil conocido en las instalaciones por donde los insectos u otra fauna pudieran entrar, tomando fotografías, especialmente en las áreas de almacenamiento de la colección.
- Prepárate para la transición a la Etapa 2.
Etapa 2 – Equipo esencial/de contingencia:
Situación: las instalaciones se encuentran cerradas al público. Sólo el personal esencial está trabajando en el lugar, y se le puede asignar presentarse en las instalaciones en dias diferentes, a fin de garantizar el «distanciamiento social». Parte del mismo podría estar trabajando desde su casa u otro lugar. En organizaciones más pequeñas, un individuo puede hacer visitas ocasionales para inspeccionar las instalaciones.
En aquellos locales donde no hay seguridad contratada ni se han reservado servicios de limpieza, la última persona que salga cada día, deberá a su salida:
- Asegurarse de que se hayan vaciado todos los contenedores de basura dentro del local.
- Comprobar que las luces estén apagadas, según corresponda.
- Asegurarse de que las puertas internas y externas están en la situación correcta (por ejemplo, bloqueadas o cerradas contra el polvo).
- Comprobar que las cubiertas de las ventanas se dejan en sus posiciones habituales, p.ej. persianas bajadas/cerradas.
Para todas las organizaciones responsables de colecciones:
- Revisa las tareas enumeradas en las secciones anteriores de esta guía. ¿Se han completado correctamente? ¿Siguen siendo aplicables a la situación actual?
- Con regularidad, verifica y/o toma lecturas de cualquier sistema de monitoreo ambiental.
- Comprueba que los sistemas de HVAC instalados funcionan según lo deseado, y considera reducir las facturas de energía apagando los sistemas en áreas que no sean de la colección y que no requieran de calefacción o refrigeración, como un café público u oficinas desocupadas.
- Revisa los techos, inodoros, duchas, lavabos, grifos, etc. para detectar fugas o crecimiento de hongos.
- Limpia el/los refrigerador/es y descongela el/los congelador/es. Retira cualquier alimento (incluso si está en recipientes sellados). El personal debe traer sus propios alimentos y llevarse las sobras a casa todos los días.
- Comprueba que los aparatos eléctricos estén apagados en los puntos de alimentación, en caso de que no sea necesario que permanezcan encendidos.
- Revisa las áreas de exhibición, todas las de almacenamiento y las de trabajo, en busca de signos de instalación de fauna, como insectos, pájaros, roedores, zarigüeyas.
- Realiza verificaciones aleatorias de archivadores, armarios, caja fuerte, etc. para detectar una posible infestación de plagas.
- Verifica el estado de cualquier habitación detrás de puertas trancadas o cerradas ante cualquier imprevisto. Algunas áreas pueden requerir una puerta abierta para permitir la ventilación. No olvides los espacios exteriores como cobertizos, garajes y contenedores de expedición que forman parte de la organización.
- Utiliza todos los sentidos, incluido el olfato, para detectar áreas donde el moho podría estar creciendo y el polvo acumulándose, y donde podría requerirse ventilación o limpieza adicional. – especialmente en los depósitos de la colección.
- Asegúrate de que las rondas de seguridad del perímetro externo se completan de manera regular, buscando señales externas de que las instalaciones se mantienen seguras, de que no hay daños provocados por la caída de ramas o árboles, ni ventanas rotas, ni señales de vandalismo, etc.
- Configura e implementa un sistema de «amigos» para que la última persona en abandonar el lugar se ponga en contacto (por teléfono o correo electrónico) con otro empleado/voluntario concreto para informarle de que su salida se ha producido de manera segura (y no está atrapado dentro).
- Prepárate para la transición a la Etapa 3.
Etapa 3 – Evacuación o cierre:
Situación: Las instalaciones se hallan cerradas al público y la decisión de la administración restringe o impide que el personal permanezca, o acceda, a ellas. El personal puede continuar trabajando desde casa.
- Asegúrate de que las rondas de seguridad del perímetro externo se completen regularmente – en caso de que sea seguro hacerlo -, buscando indicios de que las instalaciones estén seguras, sin daños por ramas o árboles que caen, ni ventanas rotas, ni señales de vandalismo, etcétera.
- Monitorea cualquier dato recibido remotamente de sistemas localizados dentro de las instalaciones.
Volviendo a la normalidad (algunas sugerencias preliminares):
Situación: la emergencia epidémica/pandémica ha terminado. La mayoría del personal puede regresar a las instalaciones.
- Revisa la salud y el bienestar de tus compañeros y de sus familias. Marca un tiempo para el luto y para recordar a cualquiera que no haya regresado a su trabajo.
- Encuentra formas apropiadas de comunicarte con el personal que aún no se encuentre bien y aún no haya retomado su labor .
- Considera reanudar el trabajo en las áreas de conservación y depósito, para que cualquier daño pueda observarse cuidadosamente.
- Revisa el estado de las áreas de colección y depósito dentro de las instalaciones.
- Documenta cualquier cambio a través de fotografías e informes escritos.
- Organiza la limpieza de las áreas de almacenamiento, poniendo especial atención en las superficies planas y en las esquinas de los suelos.
- Revisa el estado de los ítems de colección que se mantienen fuera de las instalaciones (p.ej. en préstamo a otra organización), o que estén con un conservador.
- Revisa todos los efectos producidos. ¿Cómo valorarías su planificación para cubrir las necesidades durante el período de emergencia? ¿Qué lecciones se han extraído? Elabora un informe sobre la experiencia.
- Vuelve a conectarte con las agencias locales para la lucha contra desastres y socorristas ante incendios, inundaciones y otras emergencias, como se identifica en el Plan de Desastres de la organización.
- Recupera los ítems de colección del depósito para su exhibición, según corresponda.
- Cuando llegue el momento y se permita el acceso público, reanuda las actividades normales de gestión de la colección.
Acerca de este documento:
Esta Guía Práctica se basa en la planificación realizada por y para tres organizaciones australianas dirigidas a colecciones, todas ellas ubicadas en el estado de Victoria: Australian Army Signals Museum (AASM), Bendigo Art Gallery (BAG) and Heidelberg Historical Society (HHS).
A mediados de marzo de 2020, cada una de estas organizaciones pasó a la Etapa 2 en respuesta a la pandemia de COVID-19.
La guía fue iniciada el 24 de marzo de 2020 por Mary Reid para AASM y HHS.
La versión 1.1 fue completada por Margaret Birtley (HHS) el 27 de marzo de 2020, en base a conversaciones con Mary Reid, Sarah Brown (BAG) y Veronica Bullock (Significance International Pty Ltd).
El Programa Ibermuseos ha puesto a nuestra disposición la traducción al español del documento original en 27 de abril de 2020.
