Creando un Nuevo Museo

 

Establecer un nuevo museo requiere un enorme trabajo. Probablemente necesitarás la ayuda de muchas personas, organizaciones y entidades que te apoyen económicamente.

El resumen que publicamos hoy pretende ayudarte a alcanzar el éxito en tu noble propósito, además de informar a todos aquellos que estén pensando, como tú, en establecer un nuevo museo, para que podáis tomar algunas decisiones basadas, principalmente, en el conocimiento y no tanto en la intuición. Es posible que después de leernos descubras/ descubráis que el modelo de museo propuesto como tal no es el enfoque más adecuado para tu proyecto, pero, con suerte, podremos recomendarte otras posibles opciones. Si decides continuar con la idea de crear tu museo, nuestro objetivo será brindarle una estructura que te ayude a construir una entidad sólida y exitosa, y que evite, en la medida de lo posible, problemas y dificultades. No pretendemos que este artículo sea (ni podría ser) una guía exhaustiva, pero creemos que puede proporcionar una visión general del alcance del trabajo que supone.

¿Qué es un museo?

El término «museo» puede usarse para describir diferentes tipos de organizaciones y de atracciones para visitantes. En cualquier caso, todo museo debe contar con ciertos elementos clave:

• El cuidado de una colección será fundamental para lo que el museo desee hacer.
• Deberá proporcionar al público acceso a su(s) colección(es).
• Su gestión y planificación se diseñarán con una visión a largo plazo, a fin de preservar y compartir sus colecciones en el futuro.

Lo que os mostramos aquí va dirigido a museos que están (o estarán) enfocados hacia un beneficio público, aunque también ofrecemos consejos y principios útiles si lo que te ocupa es la creación de un museo con una colección de propiedad privada.

Una visión clara.

Establecer un nuevo museo supondrá un gran trabajo. Necesitarás el apoyo activo de muchas personas, organizaciones y entidades relacionadas con la economía. Para atraer y retener el interés de todos ellos y  – a su debido tiempo – de los que visitarán el museo una vez inaugurado, es preciso tener una visión clara y convincente de lo que estás tratando de mostrar.

Deberás dibujar la imagen de cómo quieres que sea tu museo y sus visitantes. Estará centrado en las personas, porque la finalidad del museo es vincular al publico con las colecciones. Aunque llevéis mucho tiempo motivados por el deseo de «tener un museo», es muy importante ir más allá, describiendo, lo más detalladamente posible, el tipo de museo que quieres, las experiencias que ofrecerás a los visitantes, la duración de la visita…..Cuanto más claro tengas todo esto, más convincentes serán tus planes, y más fácil conseguir apoyo y público.

Otras opciones a considerar.

Un museo no siempre es el enfoque más adecuado. Puede que no se ajuste a cualquier proyecto que pretenda poner en valor el patrimonio histórico y cultural. Existen alternativas que hacen menos hincapié en las colecciones de objetos y con un compromiso menor a largo plazo, pero que, aún así, pueden proporcionar una experiencia emocionante y educativa: un centro de visitantes, una ruta de descubrimiento, un sitio web con un museo virtual o, incluso, la instalación de paneles de información. También debes pensar que preservar un edificio o sitio histórico no es lo mismo que proyectar un museo.

¿Cómo funciona el mundo del museo?

Los museos forman parte de un próspero sector cultural en muchos países del mundo, abarcando desde los grandes museos nacionales – financiados principalmente a través del gobierno central -, hasta los servicios de museos gestionados por las autoridades locales (tanto los grandes como los pequeños), museos administrados por universidades o, incluso, militares. También existe un gran grupo de «museos independientes». Por lo general, se trata de organizaciones de caridad que se financian gracias a la suma de ingresos producidos, subvenciones y ayudas de patrocinadores. Los museos independientes no siempre son grandes; existen algunos pequeños, comunitarios, administrados por voluntarios, y muchas otras formas y tamaños intermedios.

Es muy importante disponer de un apoyo público y/o privado para el desarrollo de museos en los diferentes países, a través de organismos gubernamentales nacionales, estatales locales y, a veces, autoridades transnacionales (Unión Europa).

Acreditación del museo.

La acreditación es un esquema de estándares para museos y galerías que define las buenas prácticas y las normas acordadas. Puede diferir en función del país donde se establezca el museo. Su objetivo es proporcionar un estándar de calidad de referencia que pueda utilizar para desarrollar y mejorar sus servicios. Se escala para que los museos de diferentes tipos y tamaños consigan el Estándar de Acreditación.

Tu puedes decidir, o no, que tu proyecto esté dentro del perfil de un Museo Acreditado; que » ese» sea el enfoque correcto para tu nuevo museo. Existen aproximadamente 1.800 museos acreditados en el Reino Unido, cuyo primer paso fue el de completar un cuestionario de elegibilidad. Vale realmente la pena considerar la acreditación, ya que algunos soportes financieros en el sector así lo esperan – o que, al menos, se esté trabajando para conseguirla -.

Estudio de viabilidad.

La creación de un nuevo museo supone un gran desafío, pero su funcionamiento puede ser aún más difícil y complejo si los visitantes, ingresos o voluntarios esperados no se materializan. Llevar a cabo un estudio de la viabilidad de tus planes, y explicárselo a los demás en una etapa temprana, puede evitar sorpresas no deseadas. A menudo se encarga en su totalidad, o en parte, a consultores especializados, aunque es posible que tú mismo puedas ocuparte de ello.

Un estudio de viabilidad tiene que ver con la reflexión mecanizada sobre el futuro de tu museo y sus operaciones financieras, pues se trata de explorar lugares potenciales de organización y arquitectura. Es posible que solo cuentes con la opción de un sitio para el museo, o con muchas; en cualquier caso, han de analizarse cuidadosamente, ya que la ubicación puede tener un gran impacto en la cantidad de visitantes que recibe. También debes asegurarte de que los edificios sean accesibles y proporcionen un entorno adecuado para las colecciones.

Además de observar la ubicación física y los requisitos de espacio, el estudio de factibilidad debería describir la experiencia que ofrecerá el museo y los beneficios que aportará. Las colecciones han de tenerse en cuenta en esta etapa temprana; por ejemplo, habrás de garantizar que el edificio sea apropiado para que las colecciones se muestren y almacenen correctamente. También has de incluir secciones relacionadas con «tu mercado»: quiénes serán los visitantes y sus necesidades e intereses; estudio del mercado para cualquier otra fuente de ingresos clave, como el alquiler de locales; análisis de competidores y comparadores; un resumen de lo que costará crear el museo y los gastos que supondrá ejecutarlo a largo plazo. Las proyecciones del número de visitantes (basadas en una buena comprensión de la experiencia que se ofrecerá) son una parte fundamental del estudio de viabilidad y, generalmente, las realiza un consultor – esto puede aportar una mayor credibilidad -. Todo ello, debería contribuir a elaborar un plan de negocios para tu museo.

¿Por dónde empezar?

El Estándar de Acreditación proporciona un esquema útil para los segmentos de construcción de un museo exitoso.

Existen 3 secciones en dicho estándar:

• Sección 1: Salud organizacional.
• Sección 2: Colecciones.
• Sección 3: Usuarios y sus experiencias.

Lo que sigue no es una lista completa de los requisitos de acreditación, sino algunos de los elementos clave de cada sección, que te recomendamos abordar como parte del proceso de planificación y a la hora de poner en funcionamiento tu museo.

Crear una organización saludable.

En este punto recomendamos asegurarse de que la organización que se establezca para administrar tu museo tenga la estructura y los recursos adecuados para sobrevivir y prosperar.

• Comienza redactando una Declaración de Propósito. Será una declaración simple que respalde tu visión del museo, y explique para qué sirve y cuál es su objetivo. Crear una declaración de propósito es un ejercicio útil para ti y tus colegas, además de para trasmitir a las posibles partes interesadas la mecánica del proyecto.
• Acordar un marco constitucional adecuado para tu museo. Si planeas acreditar el museo, deberás elegir un modelo de gestión que sea aprobado. Puedes pedir asesoramiento a especialistas sobre modelos de gestión adecuados para tu museo, o buscar más información en Internet, como por ejemplo en: http: //www.aim-museums.co.uk/ content / success_guides /.
• Infraestructura. ¿Puedes conseguir una ocupación segura de las instalaciones de tu museo? ¿Dónde estará situado? ¿Necesitarás locales adicionales para almacenar las colecciones o para desarrollar otras actividades? Asegúrate de contar con una base segura para ocupar las instalaciones, ya sea a través de la propiedad o mediante un contrato de arrendamiento largo o similar. Todo esto es vital para que el museo pueda planificar de manera efectiva, así como para convencer a los socios y patrocinadores potenciales de que se trata de una organización sólida y sostenible. Al asegurar correctamente el uso del edificio, necesitarás un estudio de viabilidad, que implica no solo pensar en el negocio y operaciones futuras, sino también explorar sitios y arquitectura potenciales. Considera cuestiones tales como los costos de funcionamiento, poder controlar el medio ambiente (por ejemplo, luz, temperatura) para que éste sea el adecuado para las colecciones, mantenimiento, seguridad, salud y, por supuesto, espacio para tus visitantes. Es importante  recordar que la ubicación de tu museo repercutirá sobre la cantidad de visitantes que atraiga y la facilidad de acceso para los voluntarios.
• Asuntos financieros. ¿Cuánto dinero necesitará tu museo para operar?¿ De dónde procederá? Como museo independiente, probablemente necesites generar gran parte de tus propios ingresos, por lo que tener un enfoque empresarial es esencial. Quizás puedas cobrar por la admisión, ganar dinero con una tienda, cafetería u otras actividades comerciales relacionadas ( p.e. alquiler del local). También necesitarás probar que tus ideas para ganar dinero son factibles. Es bastante lógico suponer que una tienda o cafetería serán rentables, pero podrian costarte mucho dinero si la cosa se tuerce. También puedes recaudar fondos a través de un grupo de seguidores, patrocinio, crowdfunding, o mediante un programa continuo de iniciativas de recaudación de fondos. Hay otro tipo de financiadores externos – el modelo del Heritage Lottery Fund, por ejemplo – que suelen apoyar proyectos o desarrollos específicos, pero rara vez ayudan con los costos diarios de funcionamiento. Gift Aid es el tipo de fuente potencial de ingresos si eres una organización benéfica: http://www.hmrc.gov.uk/charities/ gasds / Claim.htm. Deberás averiguar cómo tu museo puede mantenerse por sí mismo. Puede encontrar más consejos en las Guías de éxito de AIM: http://www.aim-museums.co.uk/ content / success_guides /
• Tu fuerza laboral. ¿Quién llevará a cabo todas las tareas que esperas hacer en tu nuevo museo, desde limpiar los baños hasta crear exposiciones? Comienza por observar las habilidades que precisarás en tu equipo y redacta después los bosquejos de los roles (ya sea para el personal remunerado o para los voluntarios) que deberás completar. Si tu gestión necesitara fideicomisarios, habrás de lograr la combinación correcta de destrezas y experiencia en tu junta de gestión, algo muy importante; si puedes, deberías comenzar por aquí. En caso de necesitar voluntarios en tu organización, hay mucha ayuda disponible. Es fácil estimar cuánto tiempo y recursos necesita un buen programa de voluntariado para funcionar con éxito. Un buen punto de partida para el asesoramiento son los centros de voluntarios locales, si existen en tu zona.

Colecciones.

Las colecciones, por lo general, son el corazón de los museos, y administrarlas de manera efectiva es esencial para el éxito a corto y largo plazo. Necesitan ser debidamente documentadas, conservadas y cuidadas, a fin de maximizar el acceso a ellas. Las colecciones requieren una inversión de tiempo y dinero para su correcta administración; es posible que se conviertan en pasivos para el museo si no sucede así. En primera instancia, debes pensar en términos de desarrollo efectivo: asegúrate de crear una colección de museo que pueda apoyar el propósito clave y las metas y objetivos del mismo. Los museos adquieren colecciones principalmente a través de donaciones, pero también se pueden comprar y prestar objetos. Todo lo que adquieras debe cuidarse adecuadamente para lograr el máximo acceso público. Llevarlo a cabo de una manera planificada hará que puedas hacer un buen uso de las colecciones, un paso vital en el camino hacia el desarrollo de un museo exitoso. Deberás tener una política para informar sobre este área de trabajo y asegurarte, así, de que solo se recolecte para tu museo lo más apropiado y lo que se pueda cuidar de manera responsable. Como documento clave, existirá una política de desarrollo que describa el estado actual de las colecciones, los temas y prioridades futuros, y cualquier área que requiera revisión o racionalización. También es una herramienta valiosa para poder decir «no» a posibles donaciones. A fin de garantizar que las políticas de desarrollo de colecciones cumplan con los códigos éticos del museo para la adquisición y eliminación, y se contemplen los marcos legislativos relevantes, existen organizaciones a escala mundial que proporcionan un enfoque general para que los museos lo sigan. La política de desarrollo de las colecciones deberá ser aprobada por el órgano rector, pero todos aquellos que forman parte de la organización han de comprenderla y cumplirla. Tendrá que ser sostenible, teniendo en cuenta los recursos disponibles en los museos, como el espacio de almacenamiento y el tiempo disponible del personal y voluntarios para administrar las colecciones. Esta política deberá confirmar la dirección que el museo vaya a seguir en el futuro.

Existe una gran variedad de recursos disponibles en línea (la mayoría para guiar a los museos en el desarrollo de políticas, planes y procedimientos efectivos). Collections Link es uno de ellos, http://www.collectionslink.org.uk, y un buen lugar, para comenzar, que te permite el acceso gratuito a recursos sobre normas para la gestión de colecciones, hojas informativas y foros de discusión, además de información sobre publicaciones que se pueden comprar para apoyar la gestión de colecciones .

Visitantes, interpretación y educación.

Entender quién visitará el museo, y lo que querrán ver y aprender en él, es fundamental para el éxito de tu proyecto. El conocimiento sobre visitantes y usuarios ayuda a los museos a focalizarse en los objetos que desean recolectar y a elaborar sus historias, eventos e interpretación. Un museo debe proporcionar variadas experiencias estimulantes de alta calidad, que faciliten el acceso a las colecciones y brinden oportunidades para el disfrute y el aprendizaje.

Investigar las opiniones de los posibles visitantes y probar sus ideas para que puedan ser interpretadas será una parte esencial en la planificación de tu nuevo museo. ¿Cómo se inspirará e informará a tus visitantes? Los museos tienen el papel único de ofrecer una interpretación estimulante y experiencias de aprendizaje interesantes para el público. Un primer paso útil para decidir cómo narrar las historias asociadas a tu museo y a las colecciones (mediación e interpretación) es definir los temas o historias que deseas contar. El desarrollo de un plan o estrategia interpretativa asegurará que los resultados de las consultas a posibles visitantes y partes interesadas se reflejen en la planificación interpretativa. Luego podremos pensar en cómo comenzar a exhibir la colección.

Las exposiciones de tu museo, dependiendo de tu capacidad económica, podrán incluir: paneles de información interpretativa, interactivos prácticos, película y audios, historia oral, senderos alrededor del museo, información sobre las colecciones disponible en pantallas de ordenador instaladas en las galerías, paquetes de interpretación para niños para que sean utilizados en el museo, visitas guiadas, audioguías, publicaciones especializadas, instrucciones de manejo de objetos, aplicaciones digitales para descargar, etcétera.

Piensa también en cómo alentar a los visitantes habituales a tu museo, actualizando regularmente las exposiciones, creando diferentes versiones de una audioguía u ofreciendo eventos o exposiciones temporales, por ejemplo.

Recursos en línea.

Considera estos hechos de un modo muy profesional. Si planeas hacerlo tu mismo, asegúrate de contar con las herramientas apropiadas, incluída la escritura de textos para diferentes audiencias. Ten en cuenta las necesidades de las personas con diferentes niveles de habilidad. La guía del Heritage Lottery Fund proporciona amplia información sobre cómo garantizar que todos puedan acceder y disfrutar de sus nuevas exposiciones.

Oportunidades adicionales para aprender.

El aprendizaje es fundamental para el propósito de un museo. Acorde a su tamaño y escala, un museo debe proporcionar una serie de recursos de aprendizaje que satisfagan las necesidades de una buena parte de los usuarios, tanto niños como adultos. Así, por ejemplo, el museo puede aportar una selección de:

• Recursos de aprendizaje y paquetes para escuelas.
• Sesiones de aprendizaje especializado para escuelas.
• Charlas y conferencias para grupos especializados y no especializados.
• Acceso a información de colecciones a través de su sitio web.

El Grupo para la Educación en Museos (GEM) te puede proporcionar asistencia adicional (en inglés): http: //www.gem.org.uk

Cuidar las necesidades de los visitantes.

Algunas cosas prácticas…:

• Los museos necesitan visitantes, por lo que es importante que éstos puedan localizarte; el primer lugar donde buscan información es en un sitio web. Asegúrate de que tu sitio web sea suficientemente claro en cuanto a la ubicación del museo, las direcciones y los horarios de apertura, y que brinde una buena imagen de lo que se ofrece. También deberás comprobar que existe una señalización adecuada dentro y fuera del edificio.
• Como organización que da la bienvenida al público, un museo necesita demostrar un buen nivel de atención al cliente, cerciorándose de que todos los visitantes experimenten una visita de alta calidad. Este compromiso de  atención debe ser evidente en todo momento dentro de la organización: tratar a los visitantes y usuarios con cortesía no es solo responsabilidad de los trabajadores de la casa sino que se extiende a todas las áreas del museo, incluidas aquellas que atienden consultas del público por teléfono o por correo electrónico.
• Los museos pueden participar en esquemas más amplios de garantía de calidad para la atracción de visitantes, que les permiten ser evaluados según los estándares acordados para la calidad de atención al cliente; ejemplos de tales esquemas se pueden conseguir on line.
• Seguir algunos principios básicos es fundamental para que los visitantes tengan una experiencia agradable y positiva. Un museo debe garantizar su apertura durante el horario publicitado. Piensa en instalaciones adicionales para visitantes y usuarios – estacionamiento, una cafetería, baños, una tienda -. Es posible que no puedas proporcionar una gama muy completa, pero deberás dirigir a los visitantes para que puedan encontrarlas en el área local.

10 pasos hacia la creación de un nuevo museo.

Existen algunos pasos clave en el camino para configurar un nuevo museo. Este es un resumen del orden que te permitirá abordarlos mejor:

1. Decide la visión y el propósito de tu organización (¿es un museo o no?).
2. Realiza un estudio de viabilidad para evaluar tus ideas.
3. Determina la mejor estructura de gobierno para tu organización, recurriendo al asesoramiento legal según sea necesario.
4. Designa posiciones clave para tu grupo de trabajo / organiza un grupo de personas para compartir la carga de trabajo y tu visión del proyecto.
5. Investigación: prueba tus ideas / qué apoyo más amplio pude haber para tus planes / quizás debas probar algunas ideas a corto plazo, p. ej. una exposición, una serie de charlas. Contacta con museos locales, o similares, de otras zonas, y averigua si tienen algún consejo que puedan ofrecerte.
6. Busca instalaciones idóneas y asegúrate de tener un contrato de arrendamiento o propiedad seguro.
7. Elabora un plan de negocios que describa lo que quieres hacer y cómo lo vas a llevar a cabo.
8. Recaudación de fondos y promoción. Comienza a trabajar en una estrategia, tan pronto como puedas, y a establecer relaciones con posibles financiadores. Date a conocer a potenciales socios, seguidores y visitantes: hazle saber al mundo que existes y cómo pueden formar parte de lo que estás haciendo.
9. Asegúrate de que tu colección se gestione bien: una colección adecuadamente cuidada y utilizada es el eje central de todo buen museo.
10. Ponte a ello. Empieza por proporcionar una nueva experiencia de museo a tus visitantes, y recuerda que nunca debes dejar de aprender a hacerlo mejor.

Marketing y publicidad.

No tiene sentido tener un museo maravilloso si nadie sabe que existe. Las actividades de marketing y publicidad deben comenzar incluso antes de que se abra, para que se conozca lo que vas a ofrecer, conseguir apoyo y alentar a las visitas.

Un presupuesto para marketing es importante incluso para el museo más pequeño y, como mínimo, debes considerar desarrollar un sitio web y un folleto impreso (y un plan sobre cómo y dónde se distribuirá).

La comercialización adicional puede variar en cuanto a costes:

• Publicidad en periódicos.
• Publicidad en televisión.

Recurre a estrategias de venta más baratas, e incluso gratuitas, como:

• Redes sociales, p.e. Facebook, Twitter…
• Cobertura editorial en periódicos.
• Enviar correos electrónicos a sus seguidores.

Lo importante es tener un enfoque planificado para su comercialización: ¿cómo puedes hacer que tu presupuesto funcione de manera más efectiva? ¿Quiénes son las personas a las que pretendes llegar? ¿Qué les quieres trasmitir? A menudo hay grupos de patrimonio o turismo – locales o regionales – con los que puedes trabajar como apoyo.

Por último, pero no menos importante … Los asuntos legales. 

Tu museo deberá asegurarse de cumplir con sus responsabilidades legales. Es aconsejable tomar asesoramiento legal profesional, según corresponda a tu museo y sus circunstancias. Estas son algunas de las áreas legales que deberías conocer:

• Ley de Ayudas.
• Impuestos e IVA.
• Legislación de salud y seguridad.
• Ley de empleo.
• Protección de datos. – si posees datos personales (en una base de datos de membresía o archivos de colecciones, digitalmente o en papel) deberás registrarlos en la Oficina del Comisionado de Información de cada país.
• Protección: proteger a los niños y adultos vulnerables bajo su cuidado.
• Acta de Igualdad.
• Acta de las Colecciones y su Cuidado.

Existen empresas que brindan asesoramiento y apoyo a organizaciones patrimoniales y museísticas en todo el mundo; les ayudan a desarrollarse, prosperar y triunfar; nosotros somos una de ellas.

Recursos bibliográficos:

Emma Chaplin y Heather Lomas (2017): Success Guides. Successfully setting up a new museum. Association of independent Museums. Helping Heritage Organisations Prosper.

Ambrose, T. y Paine, C. (2006): Fundamentos del museo. Londres: Routledge.

Creativo de Nueva Zelanda. (2001): The Toolkit: una herramienta de planificación para la consulta comunitaria y la toma de decisiones de calidad en las autoridades locales. Wellington: creativo
Nueva Zelanda.

Creativo de Nueva Zelanda. (2003): Getting on Board: una guía de recursos de gobernanza para organizaciones artísticas. Wellington: Nueva Zelanda creativa.

Freeman, R. E. (1984): Gestión estratégica: un enfoque de partes interesadas. Boston: Pitman.

Lord, B. y Lord, G. D. (1983): Planificación de nuestros museos. Ottawa: Museos nacionales de Canadá.

Confianza de lugares históricos de Nueva Zelanda. (2004): Pautas de gestión del patrimonio para profesionales de la gestión de recursos. Wellington: New Zealand Historic Places Trust.

Museos Aotearoa. (2003): Código ético. Wellington: Museos Aotearoa.

Oficina del Auditor General. (2006): Gestión de colecciones patrimoniales en museos y galerías de arte locales. Informe de auditoría de rendimiento. Wellington: Oficina del Auditor General.

Consejo de Museos de Escocia (2002): ¿Grandes preguntas? Grandes respuestas. Edimburgo: Scottish Museums Council.

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