Guía para la Contratación de un Proyecto Digital para Museos

 

Nuestro artículo de hoy pretende ser una guía abreviada destinada a cualquier persona que esté planeando utilizar las tecnologías digitales para mejorar la experiencia de su museo, y con la necesidad de contratar desarrolladores externos para hacerlo.

Un proyecto digital implica la participación de la audiencia y de la comunidad a través de la creación de historias interactivas, entornos inmersivos y experiencias transmedia más amplias.

Hay varios pasos básicos en el desarrollo de un proyecto digital:

  • Redactar un brief (lista de necesidades que debe cubrir el proyecto).
  • Contratar una empresa digital o desarrollador.
  • Utilizar tu brief como una «conversación» inicial.
  • Revisar el brief con tu desarrollador.
  • Formalizar el proyecto.
  • Ejecutar el proyecto.
  • Finalizar el proyecto.

El brief.

Se trata de un documento muy importante, tanto para ti como para la empresa desarrolladora. El brief te ayudará a explorar y visualizar mejor tu posible proyecto digital, así como a seguir su evolución e informar a los desarrolladores. Puede ser tan detallado como desees. Por lo general, se va al grano, sin ser demasiado extenso. El uso de imágenes, diagramas de flujo o viñetas resulta bastante útil. En este informe se debe detallar, como mínimo, lo siguiente.

¿Cuál es el proyecto?

No se trata tanto del componente digital como de determinar cuál es el contenido y el  porqué de explorar ese camino digital. Deberá detallar la visión que hay detrás del proyecto y la importancia general que tendrá para ti (tu museo) y para tu público objetivo.

¿Cuál es el contenido?

Esta importante sección proporciona a los desarrolladores la comprensión del proyecto y su importancia. Una buena descripción concreta del contenido y de la información asociada, finalmente determinará qué tipo de enfoque (y, por lo tanto, el costo) adoptará el proyecto digital.

La forma en que imagines cómo se presentará ese contenido estará basado en las descripciones que vayas proporcionando. Por ejemplo, si uno de los objetivos de tu proyecto es mostrar una alfombra en su totalidad – con información asociada -, no tiene mucho sentido emplear escaneo de precisión milimétrica (muy costoso) para capturar todos los detalles. Una solución más acertada podría ser fotografiar la alfombra y presentarla en una mesa táctil o aplicación móvil que permita el acceso a la información descriptiva, generando una interactividad atractiva.

Esta sección de tu informe debe ser lo más clara posible. Es importante saber dónde se aloja el contenido, en qué formato se entregará y quién será responsable de este área. Es posible que debas considerar costos adicionales al convertir tu contenido a un formato digital – si no lo puedes hacer internamente -. Si se requiere acceso físico a la colección, deberás mencionarlo en tu informe.

¿Se trata de un proyecto único o tendrá continuación?

Esta es una parte crítica del informe que deberás definir desde el principio. En general, un proyecto único se puede entregar rápidamente, pero la longevidad puede suponer un problema. Por ejemplo, un juego móvil interactivo único, centrado en una exposición, tendrá una esperanza de vida más baja que una aplicación interactiva que describa un proceso u objeto universal. Por el contrario, un proyecto digital que se pueda actualizar contará con una mayor participación del usuario con el tiempo, aunque puede ser más costoso en su desarrollo. Por otro lado, los proyectos en curso tendrán consideraciones sobre la dotación de personal y de recursos, así como sobre las tarifas, que pueden cambiar.

Los proyectos en curso generalmente requerirán un desarrollo de back-end para poder actualizarlos sin tener que depender de ayudas externas.

¿Quién es tu público objetivo?

Es importante definir a quién te vas a dirigir (artistas, curadores, audiencias, etcétera) en tu informe. Esto permitirá a sus desarrolladores comprender mejor las necesidades, los requisitos y el alcance del proyecto. Haz una lista de públicos potenciales por orden de importancia para ti, proporcionando, siempre que sea posible, una descripción muy breve de cada uno. Tu público objetivo determinará, en gran medida, el método de entrega. ¿Estás buscando una aplicación móvil que ayude a utilizar mejor los espacios físicos del museo?, o ¿ formas atractivas para que el público acceda a las colecciones? ¿Lo quieres todo junto?

¿Cuáles son tu visión y tus razones para emplear la tecnología digital?

Aquí es donde podrás describir ampliamente tu visión para un proyecto digital y el motivo del mismo. A menos que estés seguro de las tecnologías que deseas emplear y por qué, no hay necesidad de ser específico. Tu informe puede consistir en un documento exploratorio que deje abierta la opción de introducir varios enfoques diferentes. Puedes incluir ejemplos de otros museos, sitios web o aplicaciones; cualquier cosa que ayude a que tu visión sea lo más clara posible para ti y para el desarrollador.

El rol de un buen desarrollador es comprender el proyecto y ofrecerte variedad de posibilidades, explicando las ventajas y desventajas de cada una. Recuerda, el desarrollador debe conocer bien las tecnologías y proponerte la más adecuada para su visión, que debe articular claramente tu método de entrega previsto. ¿Se trata de una aplicación de mesa táctil interna, una aplicación móvil, o una basada en la web?

Importante: prepárate para que tu visión inicial se vea muy diferente cuando llegues a su finalización. Esto esta bien si
los resultados iniciales generales de la participación del público, la educación, etcétera, se desarrollan óptimamente. En resumen, debes ser flexible y abierto a ideas que no hayas contemplado en un principio.

¿Cuáles son tus plazos?

Este punto es importante ya que guiará el ritmo del desarrollo del proyecto. Tener un objetivo claro en términos de lanzamiento es fundamental para una entrega a tiempo y para formalizar el proceso.

Identifica tus recursos en el brief, en cuanto a contenido y personal disponible. Explora qué recursos internos se pueden utilizar para minimizar el costo de desarrollo. Por ejemplo, un fotógrafo interno puede fotografiar objetos que se utilicen en el desarrollo de objetos 3D. Esto evitará tener que recurrir a uno externo, acceso a colecciones especiales, tiempos de viaje, etcétera. Un recurso crítico que debes considerar es el marketing. Si cuentas con marketing interno, deberás utilizarlo desde el inicio del proyecto para generar interés. Si no es así, tendrás que considerar los recursos externos.

El éxito de muchos proyectos digitales se basa en la estrategia de marketing desarrollada a través de las redes sociales y otros canales digitales.

Encuentra a una empresa o desarrollador digital – pero, cuidado, que sepa de  museos -.

Es algo que puede resultar difícil para comenzar un proyecto digital cuando los recursos internos no son muy grandes. Existen muy pocas empresas o desarrolladores que estén especializadas en el sector de los museos, por lo que, normalmente, tendrás que elegir entre un grupo de desarrolladores que trabajan en una amplia gama de industrias. A continuación os damos varios consejos e indicaciones que os podrían ayudar a elegir los que mejor se adapten a vuestro proyecto.

Observa el trabajo realizado por los posibles candidatos.

Ponte en contacto con las diferentes empresas, por teléfono o correo electrónico, y comunícales tu informe. Proporciona información de fondo cuando sea posible, ayudará al desarrollador a conectarse contigo antes de explorar el brief.

Pídeles que evalúen el brief y te reporten posibles ideas, críticas y alternativas. Esto te dará una idea de en qué medida están dispuestos a explorar tu proyecto. Un desarrollador especializado serio investigará y sabrá qué más se está haciendo y dónde. Aquel que no proporcione comentarios constructivos y nuevas ideas probablemente no sea el más adecuado. Un desarrollador debe ser capaz de señalar cualquier problema en tu brief – si lo tuviera – para sugerir mejores opciones.

El sector de los museos es muy específico y los desarrolladores neófitos a menudo deben someterse a
una empinada curva de aprendizaje para comprender su contenido y contexto. Si están dispuestos a hacerlo, y tu asumes el riesgo, puede resultar una colaboración futura positiva.

Solicita referencias de clientes anteriores cuando sea posible. Si un desarrollador no puede – o no quiere-  proporcionarte referencias, debes tener cuidado. Un cliente satisfecho generalmente no tendrá inconvenientes en proporcionar una referencia por escrito o verbal.

Convoca una reunión inicial con los posibles desarrolladores. En esta reunión – que puede ser por videconferencia -, no solo se busca explorar ideas, costos, etcétera, sino también ver cómo de comprometidos están con tu contenido y las diferentes posibilidades que se presentan. El desarrollador debe estar muy centrado, además, en la audiencia prevista.

Si tienes en mente un público objetivo específico, averigua qué experiencia tienen los desarrolladores con él y qué esfuerzos harán para entenderlo. Diferentes características demográficas demandan diferentes necesidades. Las audiencias más jóvenes, por ejemplo, generalmente se involucran con aplicaciones y juegos interactivos, mientras que los mayores se sienten más cómodos con interfaces de estilo web y navegación más lenta.

Ningún proyecto digital tendrá éxito si los desarrolladores no están haciendo un esfuerzo genuino por comprender a la audiencia deseada.

Usa el brief como la «conversación» inicial.

Tu informe es la clave de todo el proyecto. Cuanto más claramente definido esté, en términos de lo que estás buscando hacer y por qué, mejor. Aclarará qué nivel de experiencia digital tienes. El resumen va referido a la visión de tu museo, no al aspecto técnico de las cosas.

Usa el brief para describir tu contenido, las audiencias a las que te diriges y los motivos, esto proporciona un marco de exploración para las ideas. Lo importante es que vigiles tus objetivos independientemente de lo que se proponga. Tu pregunta principal siempre debe ser «¿con qué eficacia esta idea / aplicación aborda mis objetivos y por qué?»

No tiene sentido desarrollar un entorno de estilo de juego 3D de alta gama que excluya alguna sección de tu audiencia cuando el proyecto se pueda entregar como una sencilla aplicación interactiva de mesa táctil o estilo móvil.

La conversación inicial ha de centrarse en ideas y posibilidades. En esta etapa no debería haber discusión sobre costos. Usa las conversaciones iniciales para desarrollar ideas y comenzar a formar acciones concretas.

Trabaja en el brief con tu desarrollador.

Una vez que te halles en el punto en el que tú y el desarrollador unificáis ideas sólidas, puedes comenzar a discutir los costos. Es útil observar está cuestión antes de ir demasiado lejos. Una idea puede ser perfecta pero no rentable; siempre hay alternativas viables.

Es en esta etapa donde realmente se comienzan a sopesar las opciones, y donde probablemente se cambie el alcance general del proyecto. El punto clave es saber si la solución propuesta aborda tus objetivos, y cómo. Es posible que puedas dividir el proyecto en partes más pequeñas, o entregarlo de una manera que no hubieras previsto inicialmente, pero que aún así cumple con tus objetivos.

Durante las discusiones recuerda siempre que este es tu proyecto y tus objetivos,  ayudará a mantener la dirección a lo largo de su vida útil. Si el presupuesto no admite una solución de alta gama, busca otra,  innovadora, de gama baja, que cumpla su misión. Si tu desarrollador no puede involucrarse a este nivel, deberás buscar en otro lado.

Formalizar el proyecto.

Cuando estés listo/a para comenzar el proyecto, deberás tener una comprensión completa de lo que se va a desarrollar. Tus conversaciones iniciales con el desarrollador deberían haber generado una propuesta que claramente establezca las soluciones a las que habéis llegado colectivamente. Esta propuesta debe incluir:

  • Descripción de los servicios prestados.
  • Cronograma (hitos y entregables).
  • Responsabilidades de todas las partes.
  • Soportes: qué nivel de servicio / solución de problemas de asistencia y por cuánto tiempo.
  • Cualquier servicio adicional acordado, como una aplicación móvil, análisis, formación, etcétera.
  • Tarifas acordadas para adiciones fuera del alcance del presupuesto inicial.
  • Una cotización desglosada de costos, que incluya honorarios de mantenimiento anual (si corresponde).

Ejecutar el proyecto.

Se trata esencialmente de cumplir con los plazos y tener una comunicación constante. Mantén contacto regular con tu desarrollador. Háblale de los problemas a medida que vayan surgiendo. Al tomar la iniciativa en el proyecto, es más probable que los desarrolladores cumplan con los plazos y mantengan un canal abierto de comunicación contigo. Haz peguntas si no entiendes alguna parte del proyecto, hasta que te hayas aclarado.

Es importante hablar con tus desarrolladores en los días / semanas previos a un hito o entregable. Un exceso de proyectos puede ser una realidad y, por lo general, todo lo que se requiere es un ajuste de los plazos y los cronogramas de pago. Pero si el contenido o la funcionalidad adicionales no representan una dificultad, no hay razón para que el proyecto no cumpla con los plazos. Es mejor estar al tanto de un problema que descubrir que no se va a alcanzar un hito.

Finalizar el proyecto.

La finalización es tan importante como la ejecución del proyecto. Es el momento en el que lanzas tu proyecto al mundo y en el que los desarrolladores dejan de trabajar en él. Antes de cerrar sesión, deberás asegurarte de lo siguiente:

  • Se han realizado pruebas de estrés adecuadas en todas las plataformas en las que se entregarán tus proyectos.
  • La solución ha logrado todo lo acordado.
  • La solución se ha implementado con éxito y está lista para su lanzamiento (instalación interna de la mesa táctil, en el sitio web de la organización, en la tienda de juegos / tienda de aplicaciones para descargar, etcétera).
  • Se ha llevado a cabo cualquier capacitación requerida.
  • Se va a utilizar todo servicio de apoyo acordado.
  • Se ha desarrollado una estrategia de marketing adecuada para aumentar la conciencia de la audiencia sobre tu solución antes de su lanzamiento.

Si alguna de las condiciones anteriores no se cumple, deberás considerar un retraso en el lanzamiento, hasta que se resuelva.

En esta etapa, el proyecto deberá formalizarse sobre tu satisfacción con la propuesta y la cotización suministrada.

Como mínimo, ambas partes han de redactar y aceptar los términos del trabajo. El documento establecerá claramente los entregables, las responsabilidades de las partes, el calendario de pagos y los plazos, incluidos los hitos.

Puntos finales para formalizar tu proyecto digital:

  • Protege tu propiedad intelectual.
  • Asegúrate de proteger adecuadamente tu dirección IP.
  • Especifica bien en el contrato que todo el material provisto, y cualquier material nuevo que se cree como resultado de tu contenido, sigue siendo tu Propiedad Intelectual.
  • Actualiza periódicamente. La comunicación regular es esencial para mantener el control general de tu proyecto.
  • Insiste en ciclos de prueba regulares.
  • Es mucho mejor construir por partes y probar que hacerlo todo de golpe. Tu proyecto se desarrollará más rápido y con menos errores. No intentes llegar al final del proyecto cuanto antes, podrías descubrir a su entrega que no es como esperabas o, lo que es peor, que no funciona en absoluto.
  • Tú eres el probador.
  • La mayoría de los desarrolladores decentes realizarán pruebas internas, pero tu debes participar activamente en este proceso. Insiste en que tanto tú como tu equipo tenéis que probarlo, de esta manera estarás al tanto de cualquier solución se debe cumplir con las fechas de entrega de cada hito.
  • Asegúrate de entregar el contenido a tiempo y en el formato acordado, con esto demuestras al desarrollador que te tomas en serio los plazos y el proyecto en sí.
  • Cumple con los plazos de pago.

Recursos:

Enfoques de diseño para proyectos digitales: una guía para principiantes:
https://mgnsw.org.au/sector/resources/online-resources/digital/design- enfoques /

Estrategia digital del museo: ejemplos y recursos:
https://www.cogapp.com/museum-digital-strategy-examples- resources /

La guía definitiva para comprender la tecnología de realidad aumentada (AR):
https://www.realitytechnologies.com/augmented-reality/

Sistemas de gestión de colecciones:
https://mgnsw.org.au/sector/resources/online-resources/collection-management/ collection-manage-ment-systems/


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