Préstamos e Intercambio de Bienes Culturales

A continuación, vamos a enunciar los principios generales sobre la administración de préstamos e intercambio de bienes culturales entre instituciones. El objetivo de estas directrices es informar, simplificar y hacer más rentable la organización y administración de exposiciones internacionales. Estos principios fueron redactados y aceptados por los miembros del grupo internacional de organizadores de exposiciones a gran escala, fundado por la Réunion des Musées Nationaux en 1992. Originalmente formado por instituciones europeas, en 1993 se unieron a los principales museos de América del norte y otras áreas del mundo, y actualmente continúa reuniéndose regularmente. Con todo esto esperamos que los profesionales de los museos animen a otras instituciones – en sus propios países o en otros -, a seguir estas pautas en beneficio de la comunidad internacional de museos.

El propósito de las directrices que se refieren en este artículo es:

Promover los más altos estándares para el traslado y cuidado de los objetos.
Promover los más altos estándares para el intercambio y seguridad de la información.
Promover un código de comportamiento entre los museos involucrados en las principales exposiciones internacionales.
Asumir un equilibrio generalmente aceptado de derechos, responsabilidades y acciones entre prestamistas y prestatarios.
Anular la imposición de costos innecesarios o injustos a prestamistas o prestatarios.
Intentar evitar el riesgo de terrorismo físico y digital, además de otros potenciales males que puedan producirse.

Código de Prácticas.

Esperamos que este documento ayude a fomentar la colaboración general entre los museos que trabajan para lograr un objetivo cultural común. La responsabilidad de la conducta honorable y apropiada de cualquier museo, ya sea prestatario o prestamista, recae en última instancia en el director o funcionario principal del museo. Por lo tanto, si bien las responsabilidades administrativas, el respeto a la autoridad financiera apropiada y la necesidad de mantener una responsabilidad adecuada deben tomarse en consideración, la tarea del director de un museo es principalmente cultural, permitiendo que ciertas prioridades operen con relación a la promoción del patrimonio cultural dirigida al público más amplio posible, además del cuidado y conservación de las colecciones para la posteridad.

Al tomar decisiones sobre exposiciones y préstamos, el director de un museo debe considerar las obligaciones de su entidad, no solo respecto a los objetos a su cargo, sino también con el público – local, nacional o internacional – y con la comunidad internacional de museos. Del mismo modo, esta responsabilidad debería generar el libre intercambio de información sobre los objetos, su historia y su significado, así como sobre la promoción de colecciones de museos y exposiciones especializadas a escala internacional.

Los préstamos.

Las exposiciones temporales dependen de la voluntad de los propietarios públicos y privados a la hora de prestar objetos, en interés del disfrute y de la educación del público en general. En reconocimiento a este apoyo, y para salvaguardar los objetos, el prestatario está obligado a proporcionar condiciones satisfactorias para el transporte y la posterior exposición de los préstamos, para organizar y asignar la responsabilidad adecuadamente y para cubrir todos los costos directamente asociados. Estas directrices intentan resumir los principios que deben regir dichos préstamos. No mencionamos los intercambios de exposiciones completas entre instituciones, aunque muchos de estos principios, incluido el de reciprocidad, pueden aplicarse en estos casos.

1. Principios Generales.

1.1 Los prestatarios deben, en principio, aplicar los mismos estrictos estándares éticos y prácticos tanto al solicitar un préstamo, como al decidir, como prestamistas, si se puede ceder o no un préstamo de su colección. Es posible que surjan inconsistencias en la aplicación de dichos estándares, como resultado de intereses financieros, académicos y artísticos (y políticos).

1.2 Los préstamos deben otorgarse principalmente para el beneficio de otros museos que tengan acceso general del público. Se aconseja a los museos que consideren cuidadosamente prestar exposiciones cuando éstas tienen lugar en entornos que no son museos, como ayuntamientos, espacios comerciales, iglesias, ferias de arte o antigüedades, u otras áreas que no están específicamente diseñadas para la exhibición de bienes culturales, y que no disponen de personal capacitado, seguridad adecuada o controles del clima. Consideraciones similares deben aplicarse cuando se hacen préstamos a los departamentos gubernamentales.

1.3 Los préstamos solo deben otorgarse a exposiciones en el extranjero que sean artística o académicamente de alta calidad, o que desarrollen investigaciones en el campo de las artes, las ciencias, la historia o cualquier otra área de difusión del saber y el conocimiento.

1.4 Un objeto no debe prestarse en territorio nacional o extranjero si su presencia física no es estrictamente necesaria en el guión museológico de la exposición.

1.5 Los préstamos a otras instituciones en el extranjero se otorgan, en principio, como cortesía, como medio para promover una mayor comprensión y disfrute del patrimonio cultural, y para avanzar en el interés por el conocimiento.

1.6 Siempre que sea posible, los préstamos deben hacerse directamente de museo a museo, y no a través de intermediarios, como son las agencias gubernamentales.

1.7 Los museos no deben prestar colecciones que incluyan objetos que se haya probado que son robados, eliminados en contravención de convenciones internacionales o exportados ilegalmente.

1.8 Es de interés común para los museos, independientemente de sus limitaciones legales o financieras, minimizar los gastos que transfieren a aquellos museos que asumen el préstamo.

1.9 Los prestamistas siempre han de mantenerse informados sobre el transporte, la ubicación y la exposición de sus préstamos, y se les debe solicitar permiso cuando se propongan cambios.

1.10 Las solicitudes de confidencialidad de los prestamistas privados deben respetarse escrupulosamente.

2. Solicitudes y condiciones de los préstamos.

2.1 La mayoría de los museos disponen de formularios estándar para los acuerdos de préstamo, donde se estipulan los requisitos que debe cumplir el prestatario y los derechos que los prestamistas se reservan para sí mismos. Las instituciones manejan las solicitudes de préstamos de varias maneras, dependiendo de la base legal para la propiedad (estatal, municipal, fundación, fideicomisarios, etcétera).

2.2 El director de la institución prestamista debe presentar una solicitud formal de préstamo al director de la institución que lo recibe. Una vez acordado dicho préstamo, tiene que firmar un acuerdo por escrito con el prestamista, o debe autorizar a un miembro del personal superior para que lo haga. La comunicación que sigue normalmente se hará entre curadores o las personas que hayan asignado.

2.3 Las solicitudes de préstamo deben hacerse con mucha anticipación; para los préstamos internacionales, preferiblemente al menos a un año vista y no menos de seis meses antes de la apertura de la exposición.

2.4 El prestatario debe indicar claramente el tipo y el estatus legal de la institución que él o ella representa.

2.5 Es una prerrogativa del prestamista redactar el acuerdo de préstamo si lo desea. Dichos acuerdos siempre tendrán prioridad sobre los formularios de préstamo, las hojas de información, etcétera, proporcionados por el prestatario.

2.6 La institución que hace el préstamo debe estipular claramente las condiciones del mismo. Ha de reservarse no solo el derecho a renunciar, reactivar o añadir condiciones sobre el préstamo con la debida notificación, sino también a retirarlo en cualquier momento si no se cumplen las condiciones previamente pactadas, al tiempo que se emite una exención de responsabilidad.

2.7 Se le podrá pedir a la institución prestamista un informe de uso, y se le requerirá que cumpla con las condiciones específicas establecidas por el prestamista, quien, además, puede insistir en visitar la institución para comprobar dicho cumplimiento.

2.8 Se requiere que la institución prestamista cubra todos los gastos directamente relacionados con el préstamo- acordados por ambas partes- incluidas las visitas de inspección de antemano, siempre que lo requiera el prestamista.

2.9 El prestamista debe realizar demandas razonables respecto a los medios de transporte, el tipo o el valor del seguro u otros requisitos que pueden evitarse sin aumentar el riesgo para el préstamo.

3. Transporte.

3.1 Sólo se deben contratar agentes de transporte especialistas en patrimonio y bienes culturales.

3.2 En cualquier desacuerdo entre el prestatario y el prestamista sobre los medios de transporte, será éste quien, en última instancia, tenga el derecho de decidir qué medios se utilizarán. No obstante, los prestamistas deben, cuando sea posible, buscar opciones favorables para reducir los costos, siempre que no comprometan la seguridad del préstamo.

3.3 Las decisiones sobre el transporte deben estar supeditadas principalmente a los requisitos de seguridad y protección de los bienes culturales, incluso cuando una aerolínea o compañía de transporte proporcionen patrocinio o transporte subsidiado.

3.4 Si el prestamista tiene la intención de solicitar una escolta policial para cualquier recorrido del transporte de un préstamo, debe especificarlo desde el principio, antes de la firma del contrato del préstamo, para que se puedan evaluar los costos y el prestatario tenga la oportunidad de discutir los detalles de dicha escolta con el prestamista.

4. Seguros.

4.1 El prestamista debe estipular el valor justo de mercado, la divisa y otras condiciones del seguro con respecto a los préstamos.

4.2 El prestatario está obligado a cubrir los costos del seguro.

4.3 Siempre que sea posible, un préstamo debe estar asegurado por su valor acordado, y no por el valor declarado.

4.4 En los casos en los que se acuerde que la institución prestamista puede negociar los términos del seguro o utilizar su propio corredor, la institución crediticia requerirá pruebas documentales de que la cobertura cumple con todos los requisitos necesarios.

4.5 Los prestamistas tienen derecho a solicitar copias de los certificados de seguro o declaraciones de indemnización con bastante anticipación a la fecha de transporte de los préstamos.

4.6 El prestatario debe confirmar cuándo comienza y cesa la cobertura.

4.7 En los casos en que exista un impedimento legal, o de otro tipo, para aceptar la póliza de seguro del prestatario, el prestamista debe cobrar una prima justa, que esté exenta de cualquier beneficio financiero directo o incidental para el prestamista.

4.8 Con el fin de reducir los costos, los prestamistas deberán, siempre que sea posible, aceptar la cobertura de los planes de indemnización del gobierno, federal o estatal, en lugar (o además) de un seguro comercial, siempre que dichas indemnizaciones ofrezcan niveles aceptables de cobertura.

4.9 En lo posible, las instituciones de préstamo deben solicitar a los prestamistas que acepten esquemas de indemnización gubernamentales, federales o estatales, o el seguro del prestatario, siempre que garanticen y acepten la reciprocidad, es decir, que se asuma la indemnización de la otra parte en caso de que se cumplan todas las condiciones del prestamista.

4.10 Se anima a los prestamistas a que no cambien los valores de seguro de los préstamos por el período acordado de un contrato de préstamo firmado.

5. Condiciones ambientales.

5.1 El prestatario debe proporcionar adecuadas condiciones climáticas y ambientales, además de niveles de iluminación apropiados, según lo estipulado por el prestamista.

5.2 La exposición del objeto/os prestado/os debe estar siempre sujeta a un estricto cumplimiento de las condiciones impuestas por los prestamistas, las compañías de seguros y los planes de indemnización, que normalmente no permiten comer ni beber en aquellas áreas donde se exhiben objetos.

5.3 El prestatario siempre debe supervisar a los fotógrafos, compañías de televisión, etcétera, así como garantizar que se cumplan las condiciones de los prestamistas y que se vigile de cerca la seguridad de los préstamos. El uso de equipos de alta tensión en salas de exposición debe estar prohibido.

6. Decisión de préstamo.

6.1 La decisión de otorgar un préstamo depende de un gran número de factores, entre los más importantes están:

El valor intrínseco del concepto de exposición (es decir, su propósito académico, artístico o educativo) y su viabilidad en términos de disponibilidad de otros préstamos. Ninguna categoría de exposición debe ser descartada en principio. Cada una debe ser juzgada por sus méritos. La decisión final debe recaer en el personal profesional de la institución que hace el préstamo.
La condición material de un objeto y su capacidad para viajar. Dicha condición debe ser verificada, con una inspección llevada a cabo por un curador calificado. En vista de la posible variedad de interpretación de los datos técnicos, la decisión final recaerá en el director del museo.
Justificar, o no, la eliminación de un objeto en una exposición permanente.
El perfil y grado de confiabilidad de la institución que recibe el préstamo y su estado legal y financiero.
La seguridad y la idoneidad ambiental de la institución que recibe el préstamo, y la profesionalidad de su personal y agentes.
La estabilidad política y financiera del país o región involucrada.

7. Comerciantes y coleccionistas Privados.

7.1 Aunque algunos museos se niegan a prestar o a pedir prestado a galerías comerciales, estas directrices no excluyen dichos préstamos. No obstante, se recomienda que en esos casos, además de los criterios y condiciones descritos anteriormente, se estipule expresamente lo siguiente:

Los préstamos no deben retirarse de una exposición durante su presentación planificada ni durante el transcurso de una gira internacional, a menos que se haya acordado previamente en el acuerdo de préstamo.
Cuando se preste una exposición a una galería comercial, el museo debe ser informado con anticipación del carácter de los otros objetos que se mostrarán en dicha exposición, reservándose el derecho de otorgar el préstamo si la calidad de la selección o la exposición no cumple con las expectativas.

7.2 Cuando se solicita un préstamo a coleccionistas privados, a veces se pide a los museos que presten un objeto para sustituir el prestado durante el período de la exposición. Si al museo se le permite, o no, por ley, dependerá de la legislación nacional en esta materia. Sin embargo, no es aconsejable que los museos presten objetos importantes a coleccionistas privados cuando se niega el acceso público. Otros factores que deben tenerse en cuenta son la seguridad, las condiciones ambientales y el contexto de las localizaciones.

8. Contra-préstamos y pagos de préstamos.

8.1 Una práctica general, durante muchos años, ha sido intercambiar préstamos entre instituciones, como cortesía entre colegas, y sin cargo. Algunos museos consideran la concesión de un préstamo para una exposición importante como una obligación cultural que no necesita compensación. Otros consideran que otorgar préstamos es parte de una política más amplia en la que existe una actitud recíproca de «dar y recibir». Sin embargo, en el mundo de las exposiciones es imposible lograr un quid pro quo perfecto, que beneficie a ambos socios por igual. Las obras de arte y otros objetos culturales son, básicamente, únicos y difíciles de comparar.

8.2 Otra práctica aceptada es que que el prestamista estipule las condiciones de viaje, seguridad, exposición y seguridad, y que todos los costos que se originan en una exposición sean asumidos por el organizador/prestatario. Hasta hace muy poco tiempo, todos los «gastos generales», o los costos internos, generalmente eran asumidos por el prestamista. Sin embargo, cada vez más frecuentemente, las instituciones que prestan han empezado a cobrar comisiones, ya sea para cubrir sus costos o para obtener una ganancia.

8.3 Por lo tanto, los préstamos pueden otorgarse bajo diferentes condiciones:

De manera gratuita, con o sin una tarifa de manejo razonable que constituya una recuperación de algunos de los costos directos del prestamista. Esta tarifa de manejo no es inusual y, por lo general, se considera aceptable. Algunos museos la reducen con cada préstamo posterior para la misma exposición. Otros, cobran tarifas diferentes por diferentes tipos de objetos.
A cambio de una tarifa de préstamo, que constituye un pago por parte del prestatario al prestamista para obtener el préstamo, en lugar de una recuperación de los costos realmente incurridos.
A cambio de otros préstamos o contra-préstamos («un objeto por un objeto»). Un prestamista puede solicitar el préstamo recíproco de un objeto a cambio de un préstamo específico para una exposición.
A cambio de bienes o servicios.
En el contexto de una asociación (por ejemplo, en la organización de una gira de exposiciones).

9. Recomendaciones.

9.1 El prestamista debe, dentro de lo posible y razonable, responder de manera comprensiva a las necesidades del prestatario.

9.2 Los museos que hacen préstamos no deben aprovecharse del hecho de que éstos sean cruciales para el éxito de una exposición, exigiendo tarifas excesivas o contraprestaciones que no son razonables.

9.3 Al considerar las solicitudes de préstamos, los museos deben tener en cuenta la generosidad mostrada por los posibles prestatarios en el pasado. Aquellos museos que no pueden conceder una solicitud de préstamo a una institución de la que han tomado préstamos en alguna ocasión anterior, deberán hacer un esfuerzo especial para ayudar, ofreciendo, por ejemplo, préstamos alternativos o facilitando la obtención de préstamos de reemplazo.

9.4 Si el prestamista tiene la intención de cobrar al prestatario por los costos asociados a la preparación del préstamo, estos deben especificarse desde el principio e incluirse en el acuerdo del préstamo.

9.5 El costo del tratamiento de conservación para permitir que un objeto viaje o mejore su apariencia solo se debe cargar al prestatario, y si el prestamista no lo puede asumir razonablemente después de llegar a un acuerdo por escrito del prestatario. La contribución del prestatario a los costos del tratamiento de conservación no debe exceder, preferiblemente, el cincuenta por ciento.

9.6 Las solicitudes de tarifas de préstamos deben limitarse a instituciones de las que no se puede esperar que correspondan y/o con las cuales es poco probable que se realicen asociaciones futuras.

9.7 No se deben solicitar los contra-préstamos a menos que la exposición permanente de la institución que hace el préstamo, o su bienestar financiero (a través del turismo, por ejemplo), se vean gravemente afectados por la ausencia temporal de un objeto concreto. Los pequeños museos tienen más probabilidades de verse dañados. Se recomienda a las grandes instituciones que se abstengan de solicitar contra-préstamos a las más pequeñas.

9.8 El costo de un contra-préstamo normalmente debe ser asumido por el prestatario de los contra-préstamos.

9.9 Los contra-préstamos «para reemplazar un espacio vacío» solo son aceptables si el prestamista no puede conseguir un reemplazo adecuado o si la duración del préstamo es inusualmente larga.

9.10 En la medida de lo posible, la aplicación de las tarifas de los préstamos y los contrapréstamos debe regirse por normas de reciprocidad.

9.11 Los préstamos recíprocos entre dos partes deben estar sujetos a un acuerdo por escrito, firmado por ambas instituciones. Si los museos deciden otorgar préstamos a largo plazo como intercambio, deben inspeccionarse todos ellos, con el fin de determinar si son aptos para viajar antes de firmar el acuerdo de préstamo de intercambio, de modo que no haya dudas sobre su disponibilidad en una fecha posterior.

9.12 Cuando se cierra un contrato de contra-préstamo, los préstamos prometidos no deben ser retenidos injustificadamente como consecuencia de condiciones más estrictas o de un cambio en la política de préstamos.

9.13 Los museos deben tener una visión crítica sobre el número de localizaciones de las exposiciones itinerantes. La fragilidad de los objetos contenidos en una exposición debe tenerse en cuenta al considerar los diferentes lugares.

9.14 Los socios para una exposición que se desarrolla en múltiples sitios, deben apoyarse entre sí para obtener los mismos acuerdos en todos esos emplazamientos y para no negociar por separado los préstamos correspondientes, salvo que los socios así lo acuerden.

10. Limitaciones y restricciones.

10.1 Los museos deben evitar el pago en efectivo o en especie de los préstamos, y se les debe desanimar para que «contraten» las obras o les permitan exponer con frecuencia para obtener ganancias financieras. En los casos en que se realizan pagos en efectivo, se puede considerar que el prestatario ha pagado el préstamo y no habrá incurrido en «deuda de préstamo» con el prestamista.

10.2 Los contra-préstamos que no cumplen una función artística, académica u otra función museológica deben evitarse, así como aquellos contra-préstamos de objetos que no son aptos para viajar.

10.3 Los contra-préstamos a grandes instituciones son inapropiados y, por tanto, no deben ser otorgados.

10.4 Los contra-préstamos a entidades o personas privadas deben ser considerados cuidadosamente; generalmente están mal vistos. Un museo se puede enfrentar a serias críticas si alguno de los objetos prestados a un coleccionista privado sufre daños.

10.5 No se deben otorgar ventajas innecesarias al personal del museo ni a prestamistas privados.

10.6 Los museos deben rechazar las tarifas de los préstamos en dinero o en especie, así como contra-préstamos entre colegas regulares.

10.7 Los contra-préstamos no deben otorgarse a un museo que no sea apto para recibir un préstamo por motivos como deficiencias de su control del clima, seguridad o falta de personal especializado.

10.8 Ninguna institución prestataria debe aceptar condiciones impuestas por museos o propietarios privados que violen o amenacen la independencia artística o académica del organizador, tales como:

Añadir a una exposición objetos que normalmente no son aptos.
Fechar objetos o hacer atribuciones contra los estudiosos responsables de la exposición.
Dar importancia injustificable a la ilustración de ciertas obras, por ejemplo en la portada del catálogo.

10.9 Las ofertas que obliguen al museo durante un período demasiado largo deben rechazarse.

10.10 Las ofertas que impliquen la pérdida temporal del control de un objeto también deben evitarse.

10.11 Las valoraciones de seguros o cláusulas especiales que beneficien al propietario en caso de daños o pérdidas, no deben acordarse si el museo prestatario sabe que no son razonables.

10.12 Asimismo, se deben evitar los acuerdos por los cuales se entregue dinero o bienes a individuos, intermediarios o empleados del museo, sin beneficio directo para el propio museo del préstamo. Cuando se trata de museos muy pobres (la mayoría), podría ser aconsejable ofrecer asistencia profesional o técnica- en lugar de dinero- a cambio de los préstamos.

10.13 Los museos, ya sean prestatarios o prestamistas, no deben someterse a ningún tipo de presión política o diplomática externa en las exposiciones itinerantes. La fragilidad de los objetos contenidos en una exposición ha de tenerse en cuenta al considerar el número de lugares de exhibición.

Si tenéis alguna duda sobre alguna de estas recomendaciones, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.

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