Indicaciones para Definir el Plan institucional del Museo

Las ideas que os presentamos a continuación tienen como objetivo ayudar a los museos a desarrollar un plan institucional estratégico. Dicho plan forma parte de los cinco documentos reconocidos como «fundamentales» para todo tipo de museo, y resulta esencial para las operaciones de estas instituciones al máximo nivel profesional, ya que representa importantes valores y prácticas. En el artículo de hoy explicaremos, en esencia, la relevancia que tienen la planificación y los planes institucionales, así como los contenidos de un programa sólido capaz de proporcionar recursos que contribuyan a la creación de dicho plan. Hablaremos, además, de los estándares que todos los museos deben cumplir y de los requisitos principales necesarios para llevarlos a cabo satisfactoriamente.

Un plan institucional estratégico (a menudo denominado plan estratégico o plan de largo alcance) es un documento con la mira puesta a varios años, alineado con la visión y la misión del museo, que debe incluir objetivos medibles y métodos por los cuales se pueda evaluar el éxito. Debe estar constantemente actualizado, definiendo pasos de acción ordenados, controlando las prioridades, estableciendo cronogramas y asignando responsabilidades, con el fin de llevar a cabo dicho plan. Asimismo, evalúa y aborda los recursos necesarios para que llegue a buen término. Por lo general, el plan se acompaña de una implementación o un plan operativo -a modo de guía útil- que permite saber cómo poner en práctica las decisiones que se han reflejado en el plan institucional.

El proceso de planificación estratégica integral se encarga de dibujar dicho plan, y refleja su compromiso con la visión del museo respecto a lo que quiere lograr y hacia dónde se quiere dirigir. Esta visión debe asegurar que se satisfagan las necesidades de sus audiencias y de la comunidad. Por otro lado, el plan explica los objetivos del museo así como las estrategias necesarias para conseguirlos, asegurando que el museo adquiera, desarrolle y asigne sus recursos humanos, financieros y físicos para avanzar en su misión, tratando de alcanzar la sostenibilidad financiera y estableciendo medidas por las cuales podrá evaluar su logros.

Cada documento central cuenta con un conjunto de elementos necesarios asociados a él, basados en unos estándares principales. Al redactar o revisar sus planes institucionales estratégicos, los museos deberán asegurarse de que estos se alinean con dichos estándares e incluyen los elementos que se detallan a continuación.

Elementos requeridos de un plan institucional estratégico:

Actual y multianual.
Alineado con la misión actual.
Incluye un resumen del proceso de planificación.
Articula una visión estratégica y objetivos, así como pasos de acción para alcanzarlos.
Cubre todas las áreas relevantes de las operaciones del museo.
Identifica los recursos humanos y financieros necesarios para llevar a cabo el plan.
Asigna la responsabilidad para ejecutar los pasos de acción.
Contiene información sobre cómo se medirá y evaluará el éxito.
Fechas aprobadas por la autoridad gestora.
Instituciones con organizaciones matrices: incluye referencias y se alinea con el plan estratégico de la organización matriz.

Los museos pueden cumplir con estos requisitos de diferentes maneras. Algunos incorporan todos los elementos necesarios en un único documento, mientras que otros los separan en dos: uno que describe una visión amplia y objetivos y otro que incluye la información de implementación de acciones (cronogramas, asignaciones de responsabilidad, identificación de recursos, etcétera).

Los planes institucionales deben estar basados en la misión del museo y ser exhaustivos, integrando otros tipos de planes (planes de desarrollo, planes interpretativos, planes financieros) en la planificación estratégica general, estableciendo objetivos priorizados, ordenados y realistas. Este tipo de plan se fundamenta en una cultura organizacional de reflexión, de planificación continua, que distribuye los recursos adecuadamente para lograr sus objetivos.

No existe una plantilla perfecta para redactar el documento, que debería estar influenciado por su historia, comunidad, colecciones y gobierno únicos. Llegar a interrelacionar las políticas y los planes contribuye a tener una visión y misión coherentes. Aunque los planes institucionales estratégicos varían en su organización y contenido, a continuación explicaremos los elementos que suelen ser comunes para muchos museos.

Puede resultar muy útil comenzar el plan añadiendo información explicativa general sobre el museo: la declaración de misión, su visión y valores, un breve historia organizativa, etcétera. El plan puede estar orientado a una audiencia diversa, desde el personal del museo, pasando por la administración, hasta la autoridad gobernante, por lo que incorporar este tipo de información asegura que todos partan de una misma comprensión básica del pasado y del presente de la institución. Si el museo ha revisado o cambiado su declaración de misión como parte del proceso de la planificación, deberá ser indicado. En esta sección puede explicarse también a dónde se quiere llegar con este plan estratégico, definiendo el éxito en los objetivos predefinidos.

El museo puede incluir una descripción general de información operacional en su plan, informando sobre sus instalaciones, actividades más importantes y programas, relaciones importantes con el gobierno u otras organizaciones y un resumen de su jerarquía organizacional y dotación de personal. Reunir esta información ayudará al equipo de planificación a alinear el trabajo establecido con la capacidad de la organización, y a tomar decisiones estratégicas sobre la asignación de recursos a medida que se pone en marcha, paralelamente al proceso de planificación. Por ejemplo, si el museo establece como objetivo aumentar sus programas educativos, necesitará previamente considerar si su capacidad de personal y su estructura pueden hacer posible la implantación de esas nuevas actividades.

Si proporcionamos algunos datos sobre cómo se desarrolló nuestro plan (a modo de introducción), quién estuvo involucrado y qué desafíos y oportunidades aparecieron durante su elaboración, estaremos creando un contexto para la toma de decisiones y futuros pasos de acción. Es importante que los museos sean capaces de generar un proceso que incluya a todas las partes internas clave para incorporar sus ideas. Por otro lado, la planificación institucional debe ser integral, teniendo en cuenta todos los aspectos de las operaciones del museo. A menudo, el plan resultante incluirá o hará referencia a todo aquello que haya sido creado para mejorar las actividades de un departamento o área (colecciones, programación, museografía). Esto favorece la consistencia y la cohesión en el museo.

Esta sección, generalmente la más larga del plan estratégico, debe contener información clave sobre los objetivos del museo y la descripción pormenorizada de los pasos de acción que nos permitirán lograrlo. Detallará todo aquello que el museo va a hacer, quién y cómo lo va a hacer, cuánto costará y cómo se financiará. Se trata de una sección muy importante ya que está orientada hacia un objetivo amplio, definiendo los pasos de acción específicos, con información de implementación para cada uno de esos pasos (a menos que esa información esté contenida en un documento separado). En cada proceso, los museos deben asignar específicamente responsabilidad a un profesional o departamento, analizar qué recursos humanos y financieros serán requeridos para completarlo, e indicar cuándo será completado. Si no se dispone de una medida de éxito inherente a cada paso, debemos especificar qué medida de logro será utilizada.

El proceso de planificación variará de una institución a otra según el tamaño del museo, de su capacidad, de las partes interesadas, los recursos disponibles y otros factores, pero el resultado debería ser el mismo: un plan institucional estratégico que describa una visión clara del futuro del museo y que incluya los pasos necesarios para lograrlo. Podríamos resumirlo así:

El proceso de crear e implementar un plan estratégico es tan importante y beneficioso para el museo como el plan en sí. El plan puede describir el resultado final pero, en realidad, será consecuencia de una comprensión amplia de la visión y misión del museo, de sus objetivos y de cómo llevarlos a cabo.
Hay muchas formas diferentes de planificar. Cada museo tiene su propio conjunto de desafíos que requieren una consideración en la planificación, y debería tomarse un tiempo para explorar su realidad y mostrarla exactamente en su plan.
La planificación debe integrarse para ser efectiva. Todos los documentos oficiales del museo han de compartirse entre sí de manera consistente y exhaustiva para apoyar su misión.

A continuación, os vamos a mostrar algunos pasos importantes para el desarrollo de un plan institucional estratégico:

Reúne un equipo de planificación institucional y establece su responsabilidad, autoridad y un cronograma para la planificación. Es importante que el museo identifique primero el alcance del proceso de planificación. Esto supondrá identificar quién participará en el proceso y si el museo contratará a un facilitador para colaborar en el mismo, o lo llevará a cabo sin ayuda externa.
Considerar a quién se mostrará el plan. Pensemos en quién lo leerá, ya que eso influirá en cómo se escriba. Los museos pueden optar por proporcionar diferentes versiones o segmentos del plan a públicos diversos. Por ejemplo, los financiadores, o los miembros del museo, solo pueden necesitar los materiales introductorios y los objetivos de alto nivel, mientras que el personal general podrá recibir el documento completo que incluya toda la información de implementación.
Recopilar comentarios de grupos internos y externos. Una parte clave del proceso de planificación es considerar quiénes son los interesados internos y externos del museo, y cómo se les puede pedir que compartan su perspectiva. La mayoría de los museos incluyen a la autoridad gestora, al personal e incluso a los voluntarios en la planificación, pero las instituciones también deben pensar en sus miembros, comunidades, audiencias y otros grupos clave. Diferentes partes interesadas pueden ser consultadas utilizando métodos distintos, todo ello dependiendo del nivel de involucración que resulte más apropiado.
Evaluar el rendimiento actual. Los museos pueden considerar útil consultar información interna ( informes financieros, datos de asistencia, encuestas) y externa (desempeño financiero y otros datos de instituciones similares, datos demográficos regionales, datos turísticos locales) para evaluar su situación. Los miembros del equipo de planificación también pueden valorar el estado actual de la arquitectura, la reserva técnica de colecciones, las exposiciones, los programas, la recaudación de fondos y otras áreas que el plan podría necesitar abordar.
Haz entrevistas y valoraciones que permitan completar la información sobre la visión y los objetivos. Dicha información debe reunirse y analizarse para detectar tendencias y temas recurrentes. Esto ayudará al equipo de planificación a medida que comiencen a dar forma a la visión general contenida en el plan, así como a los objetivos específicos. Cada museo se encargará del proceso de pasar de los aportes al plan de manera diferente, pero todos deberían mostrar objetivos, estrategias y pasos de acción alcanzables y priorizados.
Crea líneas de tiempo, con análisis de recursos y asignaciones de responsabilidad para cada paso. Una vez que se establecen los objetivos y se elaboran los pasos de acción, se sigue con el enunciado de fechas límite, un análisis de los recursos necesarios para completarlos- e información acerca de dónde provienen (humanos y financieros)- y medidas de éxito.
Revisa y edita al detalle el borrador del plan- puede necesitar varias rondas de corrección antes de darse por finalizado- ya que, aparte de revisarse, se deben solicitar comentarios de las partes clave interesadas. Una vez que se han incorporado los comentarios y el documento está finalizado, ha de ser formalmente aprobado por la autoridad gestora del museo. Estos pasos garantizarán que el plan estratégico tenga una amplia aceptación y resulte más viable para lograr el trabajo que define.
Revisa, implementa y evalúa el plan continuamente.
El duro trabajo que ha hecho posible la redacción del plan tiene que reconocerse cuando se finalice, hay que celebrarlo. Después de la vista de celebración, se debe emprender de nuevo el trabajo de implementación, estableciendo un sistema para su continua evaluación.

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