Gestión de Colecciones en Museos de Historia Natural

Una roca, una piedra o un fragmento de cuarzo de una colección, en función de que pertenezca a un museo de historia natural o a otro, podrían ser considerados, o no, el mismo objeto dependiendo de los estándares de cada institución. La diferencia en los estilos de gestión de colecciones normalmente está provocada por la ausencia de estándares únicos para la recopilación de información y el mantenimiento de registros. El tema de la gestión de colecciones es un desafío para los museos de historia natural que abarcan una gran cantidad de colecciones científicas, pero que a su vez deben funcionar como una única entidad unificada para apoyar su misión. La metodología de gestión descentralizada de colecciones es preocupante para estos museos, ya que crea ambigüedad en el vocabulario entre los registros de objetos y especímenes para los profesionales y académicos que solicitan información de los mismos, además de la redundancia entre las disciplinas científicas, algo que genera métodos de trabajo ineficientes.

Incluso en la era actual de la tecnología avanzada y la información compartida, existe falta de coherencia entre los museos sobre los datos necesarios para los catálogos de colecciones. Además, pueden surgir contradicciones en los museos individuales sobre los estándares de información utilizados para los objetos de dichas colecciones. 

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Los museos, como un todo, no gestionan la catalogación de objetos de la misma manera. Cuando la bibliografía sobre el manejo de las colecciones comenzó a publicarse a principios de 1900, no se escribió nada sobre los estándares para las descripciones de los especímenes. Por ejemplo, en «Callery Notes» (Callery, 2005) el autor menciona una guía de 1927 para la gestión de pequeños museos. Coleman no recomienda específicamente la estandarización de la práctica, pero tiene la intención de proporcionar una ‘»base firme para la individualidad». De esta manera, los museos podrían personalizar su enfoque en la administración de registros y sistemas de catálogo dependiendo de las necesidades individuales de sus colecciones e instituciones. Katherine y Philip Spiess (1990) también señalan la falta de estándares en los sistemas de colecciones de museos:

«Cuando el objeto o colección ingresa a un museo, no existe un enfoque único e integral que guíe su gestión y uso. Más bien, cada museo, basándose en su propia historia y las tradiciones y cultura asociadas con sus colecciones, y la experiencia de la recolección privada y pública en su campo, organiza y gestiona estas colecciones para satisfacer las necesidades de su propio programa». (Katherine y Philip Spiess, 1990).

Al igual que las instalaciones de cada museo son diferentes y están diseñadas para satisfacer las necesidades de su colección individual, el sistema de gestión se construye acorde con su expectativas específicas.

FFFFOUND!

Las etiquetas de los especímenes suelen incluir la siguiente información: nombre del recolector, tipo de organismo, fecha y lugar de recolección (Rogers, 2016). Estos detalles solían estar escritos a mano en el siglo XVIII o XIX (Rogers, 2016). Sin embargo, las etiquetas generalmente no siguen ningún formato estandarizado en todas las instituciones. En ocasiones, dentro de colecciones de museos singulares, ni siquiera existe. Hoy en día, la inconsistencia en las etiquetas manuscritas de los siglos XVIII y XIX puede ralentizar el progreso de los museos en la digitalización de sus colecciones. Ya en la década de 1960, los museos comenzaron a transferir sus catálogos de objetos y su información de colecciones a bases de datos informáticos. En algunos casos, se hicieron fotos o escaneos de la documentación manuscrita existente en programas de computadora para ayudar con la transferencia de datos digitales. Sin embargo, estos tipos de software de imágenes no pueden buscar en ciertas partes de las etiquetas la información que necesitan, porque la estructura de la información dentro de las mismas no es consistente (Rogers, 2016). La Academia de Ciencias de California en San Francisco está trabajando actualmente para digitalizar toda su colección de herbario. Para combatir el desafío de la digitalización y la transferencia de información, Anne Barber (ex Directora de proyectos de digitalización CAS) ayudó a desarrollar un software para escanear etiquetas manuscritas e imprimir el texto capturado de la información del objeto en campos apropiados de la base de datos digital (Rogers, 2016). Incluso con este software avanzado, todavía se producen errores que los humanos deben corregir, lo cual es costoso y requiere mucho tiempo (Rogers, 2016). Los problemas que surgen en la transferencia de información de objetos en sistemas de bases de datos digitales no son los únicos que se presentan, debido al enfoque de gestión de colecciones no estandarizado de los museos en casi todos los países, por no decir en todos.

Wanken

Los profesionales de los museos suelen quejarse de sus predecesores por la gran cantidad de objetos que dejaron dentro de las colecciones de su museo. En muchos casos, esos objetos pertenecen a una colección que nunca fue correctamente archivada y catalogada con su propio número de registro individual. A veces, ni siquiera nos informan sobre su procedencia o sobre cuándo se recolectó.. El informe de la Asociación Estadounidense de Museos titulado «Museums for a New Century» (1984) señaló: «la falta de información sobre el número, ubicación y condición de los objetos, artefactos y especímenes en los museos de la nación es una desventaja para la atención y el mantenimiento adecuados de estas colecciones y para el progreso académico en general». Un objeto debe estar localizado al elegirlo al azar en un sistema de registro. Del mismo modo, la documentación de cualquiera de ellos ha de estar disponible y ser de fácil acceso. El «problema» de gestión de colecciones se encuentra dentro del propio museo. También pueden surgir dificultades cuando se intenta compartir información entre instituciones.

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Antes de comenzar el siglo XX, los museos aplicaron sistemas de numeración secuenciales (1, 2, 3 …). Ya en 1909, las instituciones usaban dos sistemas de numeración por partes (1909.1, 1909.2, 1909.3… para los tres primeros objetos recopilados en 1909, por ejemplo). En 1927, había evidencia de que el sistema de tres partes se empleaba en los museos (1909.1.1, 1909.1.2, 1909.1.3 … para los primeros tres objetos de un conjunto de una colección coleccionada en 1909) (Buck y Gilmore, 2006). Los problemas con las colecciones de los museos surgen a partir de estos sistemas de numeración debido a la inconsistencia entre las instituciones (Buck y Gilmore, 2006). Los préstamos entre museos o las transferencias de títulos pueden volverse complicados y confusos si no se presta mucha atención al mantenimiento (o modificación) de los números de acceso y al catálogo de objetos cuando corresponda. Se pueden producir incongruencias en un sistema de catálogo previamente conservado de forma fiable si, por ejemplo, se cede un objeto de una institución de numeración de dos partes a otra de numeración de tres partes, sin que se genere un nuevo número de catálogo para dicho objeto.

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Una cuestión que afecta tanto a los museos individuales como al campo de la museografía en general es la separación y la distribución de colecciones. El acceso a éstas a través de catálogos en línea limita al usuario a tener que buscar por disciplinas (Callery, 2005). Las bibliotecas en las que los museos modelaron sus sistemas de catalogación podrían estandarizar fácilmente la documentación y el cuidado de sus colecciones, porque tratan con múltiples materiales similares que no responden a requisitos variables. Los museos, por otro lado, albergan una gran cantidad de objetos diferentes, hechos de materiales diversos, que requieren varios elementos para su cuidado y preservación (Buck y Gilmore, 2006). A pesar de que hace mucho tiempo que los museos recopilaron fotografías, dibujos, notas de campo y correspondencias asociadas con especímenes recolectados, las primeras bases de datos no permitieron que los conservadores o registradores conectaran dichos datos (Sunderland, 2013). La documentación escrita para un solo objeto se puede guardar en una base de datos, mientras que la información visual correspondiente, como las fotografías, se alojan en otra base completamente separada. Alternativamente, un solo museo puede emplear varias bases de datos diferentes, administradas en plataformas diversas y capturando detalles de información variables para cada tipo de colección, en función de la disciplina. Esta es la razón por la cual muchos museos de historia natural mantienen diferentes colecciones para cada disciplina científica (paleontología, geología, antropología, etcétera) en toda su institución, lo que dificulta a los profesionales que requieren un acceso rápido y sencillo a todos los objetos con los que cuenta el museo.

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Joseph Grinnell, director fundador del Museo de Zoología de Vertebrados de Berkeley, defendió que el valor científico de cada espécimen dependía de la información asociada a él (Sunderland, 2013). Las colecciones de museos solo son útiles cuando los profesionales de museos, académicos e investigadores pueden utilizarlas adecuadamente. Grinnell opina que cada objeto de una colección merece una documentación apropiada para maximizar su utilidad. Existe una gran cantidad de información que se descubrió a través de la investigación del tema de los sistemas de gestión de colecciones dentro de los Estados Unidos y de los estándares (o la falta de ellos) que definen estos sistemas. El desafío consiste en aplicarla para guiar el desarrollo de un conjunto de patrones y catalogar adecuadamente las colecciones, como se hizo, por ejemplo, con la colección permanente de geología existente en la Academia de Ciencias de California en San Francisco, California. Este estándar se puede utilizar como un prototipo para los sistemas de gestión de colecciones de geología de todo el mundo con el fin de clasificar adecuadamente los especímenes pertenecientes a los museos de historia natural.

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