Creación de una Exposición de Joyas Históricas

Para desarrollar conceptualmente (de manera muy sintetizada) el artículo de hoy, nos hemos inventado el contenido de una exposición sobre joyas históricas. El objetivo es explicar cuál sería el proceso ideal, desde nuestro punto de vista, para la creación, producción, instalación, publicidad, promoción y trabajos auxiliares necesarios. Imaginemos que disponemos de una colección de 75 piezas en joyas, piedras y metales preciosos, configurando unos fondos compuestos por piezas artesanales de gran valor. Se trata de joyas de oro y  plata combinadas con piedras preciosas, como brillantes, zafiros, diamantes, rubíes y esmeraldas; es una colección muy variada. Como concepto general en el que estará basada la exposición, podemos decir:

“El objetivo fundamental en la creación de esta exhibición es comunicar al público una narrativa que rinda un justo homenaje a los artesanos en la historia del diseño y manufactura de joyería artesanal, ya que la influencia y aportación que estos profesionales artesanos han hecho al mundo del arte ha sido prodigiosa. Como mostrará esta exposición, la estética de la manufactura de piezas centenarias sigue teniendo una presencia muy importante en el diseño contemporáneo”.

Una vez que se decide llevar la exposición adelante, el comisario nombrado para la misma comienza con la recopilación de piezas; se trata, en un primer estadio del proceso, de establecer contactos con personas que podrían aportar objetos únicos a la colección además de los que ya se tienen. Cuando conozcamos todos los detalles de la colección podrá comenzar la fase de redacción de la narrativa museológica para la exposición.

Archivo EVE

Presupuestos, costes y financiación.

Normalmente, en las primeras fases de conceptualización museológica y museográfica no se mencionan los costos totales de la exposición, es imposible. Es una cuestión que se plantea un poco más adelante, cuando ya se ha decidido qué piezas van a componer la exposición (los seguros y la logística se llevarán un buen pico del presupuesto). Puede hacerse una estimación de los costos del proyecto museográfico sobre la base de la experiencia de exposiciones parecidas que hayan podido ser realizadas anteriormente, con el fin de valorar los costes generales en las fases preliminares; el promotor nos exigirá tener conocimiento de los mismos lo antes posible. La razón de hacer una estimación de costes basadas en la experiencia  ayuda y acelera la búsqueda de patrocinadores para la exposición.

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Normalmente el promotor se hace cargo de la mayoría de los costos específicos de la exposición – de ahí su preocupación lógica por las estimaciones presupuestarias -; los “costos añadidos” son afrontados por los patrocinadores (si somos capaces de encontrarlos). El promotor suele ocuparse del contrato de diseño museográfico, la preparación del espacio, la fabricación y la instalación; los patrocinadores pagan por la logística de los objetos a exponer (envío y seguro), las fotos de los mismos y el video de la exposición. En las negociaciones sobre financiación entre el promotor y los patrocinadores siempre se tiende a economizar cada aspecto del proyecto, para sufrimiento del museógrafo. Costos tales como los correspondientes a las relaciones públicas y la publicidad, los eventos sociales, el catálogo y las gráficas exteriores suelen estar incluidos también en las partidas que debe sufragar los patrocinadores. Considerando únicamente los costos de exhibición del museo (diseño y producción), el presupuesto mínimo estimado que se suele manejar es de 1.500 euros (1.850 dólares) por metro cuadrado, antes de impuestos. Podemos generar una estrategia de venta de merchandising para complementar los retornos. Esto se hace normalmente cuando la exposición se instala en un museo que dispone de tienda. Al museo se le suele ceder un 20%-25% sobre beneficios de venta (después de impuestos).

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Estructura organizativa y responsabilidad.

Además del comisario de la exposición vamos a necesitar un director creativo museográfico, que disponga a su vez de un responsable de montaje de proyectos de exhibiciones, cuya tarea es la de desarrollar y rastrear presupuestos y cronogramas, trabajar en las solicitudes de propuestas y ayudar a seleccionar contratistas externos, comentando y ayudando con los diseños, la logística de la colección, iluminación, medio ambiente, supervisión de la producción de materiales impresos, tecnología aplicada, etcétera. Este perfil profesional suele llevar el verdadero peso y responsabilidad de la exposición.

Así pues, el equipo principal de la exhibición estará compuesto  por el comisario, el director creativo, el gerente del proyecto y dos diseñadores auxiliares. El personal para la programación de los eventos especiales y relaciones públicas son subcontratados. Un asistente del museo, o del espacio expositivo, suele actuar como enlace entre el propio espacio y los responsables del proyecto, además de los dueños de la colección. 

Zuzur

Desarrollo de concepto y diseño museográfico.

Para diseñar el proyecto museográfico de una exposición  de estas características normalmente nos encontramos con unas cuantas limitaciones. Siendo realistas, la exposición nunca será de alto presupuesto, por lo que normalmente se exige al contratista que economice al máximo. Debemos tener en cuenta – e informar al promotor de ello – que los cambios que se producen durante el proceso de producción aumentan la complejidad del proyecto y afectan a los costes finales, a los tiempos de dedicación del personal, a la seguridad, etcétera. La redacción de los textos que acompañan a las exhibiciones llevan mucho tiempo ya que suelen revisarse varias veces y son editados por el equipo de diseño después de que el comisario los apruebe. En el caso de una exposición de joyas, el comisario y el equipo de diseño deben trabajar para llegar al equilibrio en la comunicación de los materiales interpretativos,teniendo en cuenta que la exposición de joyas es principalmente la de los “objetos expuestos”. Normalmente se contrata a un diseñador gráfico independiente para trabajar en los paneles gráficos y, si fuera necesario, a un artista para que genere los dibujos que apoyan a los textos.

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Se deben crear soportes expositivos que funcionen como elementos contextualizadores de las joyas de la exposición y que ayuden a mostrar los gráficos con claridad. Los motivos decorativos y los colores estarán siempre relacionados con la naturaleza de los objetos en exposición. El concepto general de la misma puede considerarse como “una instalación de galería de arte, con iluminación controlada y enfocada, con el fin de hacer que las joyas resulten muy brillantes”. Dispondremos de una paleta de colores limitada que provendrá del espectro cromático derivado de los propios objetos de la exposición.

El diseño original puede incluir incluso vegetación viva. Este tipo de detalles constituyen un aspecto muy importante para dar un sentido de escala y generar determinadas sensaciones. Normalmente se trata de complementos no estrictamente necesarios en la exposición que se encuentran dentro del ámbito de decisión del comisario, si se facilita desde un principio cierta flexibilidad y libertad en el diseño de los detalles; lo que es fundamental y prioritario es que la exposición (en realidad todas las exposiciones) disponga de una fuerte presencia interpretativa.

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Fabricación e instalación.

La mayor parte de la fabricación, sino toda, suele estar subcontratada. El museo o espacio expositivo no se va a hacer cargo de ese labor, ni va a asumir esa responsabilidad, por lo que se deberemos disponer de un contratista general para la preparación del espacio. Como una medida de ahorro de costos, se le suele pedir al contratista de fabricación que tenga en cuenta materiales reutilizables; siempre hemos de considerar aspectos de sostenibilidad material en la producción de exposiciones.

Por lo tanto, uno de los desafíos de la fabricación e instalación de una exposición es economizar gastos tanto como sea posible. Pueden tomarse decisiones que reduzcan los costos por debajo de las estimaciones iniciales. Podemos utilizar, por ejemplo, acabados menos costosos, con lo que algunos de los detalles se simplifican, o valorar el uso de una técnica de instalación, u otra, a partir de la opinión del contratista, pudiendo sustituir lo que se había planificado originalmente. El museo y espacios expositivos también contribuyen normalmente a que los costes de iluminación, entre otros, sean asumibles.

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Márketing y promoción.

Las actividades de promoción suelen comenzar antes de la apertura de la exposición, normalmente se trata de un espacio breve de tiempo, por cuestiones de presupuesto una vez más. Las acciones promocionales más costosas suelen alcanzar su cenit una semana antes de la apertura de la exposición.

Las reuniones con el personal de publicidad y relaciones públicas, una vez superadas las relacionadas con las valoraciones presupuestarias, se hacen normalmente a tres meses vista de la apertura. El museo o espacio de exposición suele aportar un coordinador para ayudar con los temas de prensa, los eventos y los detalles de la exposición. Se puede incluso confiar al personal del museo (si lo tuviera) el manejo de las relaciones públicas y la publicidad. 

Pueden programarse varios eventos promocionales justo antes de la apertura de la exposición. Es imprescindible organizar una conferencia de prensa, o un evento nocturno acompañado de una performance, como puede ser un concierto. Los eventos de noche para promocionar una exposición suelen tener mucho éxito, con una gran afluencia de público, eso sí, hay que evitar programarlos en un día que coincida con un importante evento deportivo. Olvidaos de organizarlos durante los mundiales de fútbol, por ejemplo (ojo este año).

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Cierre de la exposición.

El proceso de exhibición debe ser lo más sencillo posible para evitar problemas. El personal del museo o del espacio de exposición tiene que cumplir con todos los horarios. El calendario de la exposición ha de estar consensuado y cerrado en fechas, desde un principio, entre el promotor y el museo o espacio expositivo; de no ser así, surgirán problemas.

Además del propio calendario de la exposición, hay que programar y consensuar con tiempo suficiente aquellos eventos que rodeen a la inauguración de la exposición, y otros que quieran programarse paralelamente.

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Evaluación.

La retroalimentación de los visitantes debe ser siempre considerada en el antes, durante y después del proyecto de la exposición. Se debe tener en cuenta la opinión de los visitantes durante la exposición e intentar captar siempre sus reacciones. Las exposiciones de joyas normalmente atraen a una audiencia numerosa. Hemos recogido opiniones de los visitantes que las considera exposiciones populares, porque no exigen un esfuerzo intelectual relevante, se trata, según ellos, de observar objetos estéticamente bellos. Desde el punto de vista económico, lo importante es que la exposición resulte fácil de acomodar a un horario en el que el público pueda visitarla (nunca dejarla cerrada los sábados y domingos). Otro formato de evaluación está relacionado con los costos de instalación, que deben ser siempre lo más bajos posible pensando en la minimización de gastos de construcción de vitrinas y en su futuro reciclaje. De los seguros no hablamos porque es otro universo.

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Resumen del cronograma de trabajo (tiempos estimados que pueden fluctuar dependiendo de diversos factores).

  • Punto de partida: se propone la idea de la exposición, en este caso sobre joyas.
  • Planificación general, redacción de la narrativa museológica y diseño de la exposición (6 meses).
  • Trabajos para determinar la duración de la exposición: fecha de apertura y cierre (un mes).
  • Trabajos de producción completa de la exposición (6 meses, algo más si vamos a producir contenidos multimedia).
  • Instalación (un mes y medio).
  • Proyecto de promoción (tres meses mínimo).
  • Total: un año aproximadamente (hay trabajos que se pueden desarrollar paralelamente a otros).


Fotografía principal:

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