Gestión del Voluntariado en el Museo

En la entrada de hoy, os queremos proporcionar asesoramiento sobre la forma de establecer una relación positiva con los voluntarios, desde el primer día en el que comienzan su labor en el museo. Sugerimos que la institución tenga una agenda muy clara y unas directrices dirigidas al voluntariado reunidas en un solo documento, que sea accesible en línea y también  de manera presencial, permitiendo así a los museos dejar claras sus buenas intenciones y su compromiso en la construcción de nuevas relaciones exitosas con sus voluntarios.

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Buscando voluntarios.

Varios estudios muestran que la forma más común de reclutamiento de voluntarios para los museos es a través del boca a boca, es decir, a partir del poder de convocatoria de voluntarios ya existentes. Sin embargo, esta forma de reclutamiento de veteranos a novatos tiende a clonar el estado socioeconómico y educativo de los nuevos voluntarios y, por lo tanto, no es fácil crear así lo que podríamos denominar “grupos de diversidad”, como mencionábamos en el artículo de ayer. Otros métodos de captación utilizados son los de publicar anuncios en periódicos locales, editar folletos y utilizar las redes sociales. Independientemente de las diversas formas de publicidad que se utilicen para solicitar voluntariado, los museos, o la propia organización de voluntarios, necesitarán planificar la captación con cuidado, para que este ejercicio de convocatoria se pueda ajustar a una estrategia de gestión del trabajo en el museo que sea racional y justa para todos.

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Identificando capacidades e intereses del voluntario/a.

Durante esta fase del proceso de captación, deberemos tener conversaciones informales con los representantes de la organización de voluntarios, si existe, y posteriormente con los potenciales voluntarios de forma individual. Estas conversaciones son oportunidades únicas para que ambas partes lleguen a conocerse mejor, para reflexionar sobre la situación actual del museo, para planificar el futuro y para construir un equipo de voluntariado eficaz. Las preguntas a los voluntarios estarán relacionadas con sus motivaciones, habilidades y experiencias, cuestiones que ayudarán al museo a formarse una mejor idea del perfil de los voluntarios en cada caso, de sus capacidades e intereses. Esta forma de recabar información resulta muy constructiva para revisar las habilidades y competencias del potencial voluntario e identificar posibles oportunidades para ellos, y también para crear algunas tareas que el museo es posible que no estuviera cubriendo previamente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que podrá ser necesaria la puesta en marcha de un proceso de formación para varios voluntarios que, bien por carecer de las habilidades y experiencia necesarias para desempeñar la función que se le pueda asignar, o bien para que ejerzan otras labores fuera de su área de especialización, con el fin de que puedan aprender cosas nuevas. Por lo tanto, es importante disponer de un plan, en esta primera etapa de contacto, con relación al desarrollo de las habilidades y formación necesaria para que los voluntarios desempeñen satisfactoriamente su labor.

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Esta etapa de contacto también se deberá brindar la oportunidad a los voluntarios potenciales para que formulen sus preguntas. En ese momento, una descripción clara de la función que cada uno de ellos podría desempeñar en el museo, es una herramienta fundamental para presentar las diferentes oportunidades de trabajo disponibles para el voluntario. Esta es también la ocasión de que el museo pida a los voluntarios que lean el documento de compromiso, o contrato de colaboración, y lo firmen si están de acuerdo, y de que, al mismo tiempo, se les informe adecuadamente sobre las regulaciones de salud y seguridad del trabajo en el museo.

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“Paquete” de bienvenida al voluntario/a.

Muchas organizaciones diseñan sus propios paquetes de bienvenida a los voluntarios, que funcionan como soportes informativos dirigidos a los recientemente reclutados. Estos paquetes pueden incluir un folleto de bienvenida, una descripción de la estructura organizativa de la gestión del museo, una declaración clara de la organización relacionada con su visión, misión y objetivos, los datos de contacto del museo, el contacto del administrador de voluntarios si lo hubiere, datos de la persona de contacto en caso de una emergencia, y el programa de actividades y eventos para los próximos meses. Cualquier documento relacionado con la política institucional interna deberá ser también incluido en el paquete informativo, así como la política del museo hacia los voluntarios, junto con una copia del contrato de voluntariado individual. La información relativa a los códigos éticos y de conducta dirigidos a los voluntarios deben incluirse en el paquete, de esta forma nos aseguramos de que ambas partes (el museo y los voluntarios) son conscientes de los reglamentos vigentes y de sus derechos. Estos documentos, además de ser accesibles en línea, deberán publicarse en el propio sitio web del museo (área de acceso restringido a usuarios registrados como colaboradores o trabajadores del museo).

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Contrato o acuerdo de voluntariado.

Mientras que algunos museos consideran que un acuerdo escrito es demasiado formal, a otros les resulta útil. Si decidimos que un acuerdo por escrito no es verdaderamente necesario, se podría crear algo similar que denominaríamos, por ejemplo: “Listado de objetivos que los voluntarios esperan del museo”, e incluirlo como parte de la información en el paquete de bienvenida. Si el museo dispone de voluntarios que trabajan manipulando material confidencial, es recomendable que incluyamos un acuerdo de confidencialidad que deberán firmar. La importancia del contenido de este documento estriba en aclarar la relación entre el museo y el voluntario, en términos de responsabilidades. Por lo general, un acuerdo de este tipo expone una lista de lo que ofrecerá el museo al voluntario: la formación, el apoyo, el reembolso de los gastos, proporcionarle un equipo especializado, el acceso a la ropa de especialista, los seguros, etcétera. También servirá para comunicarle otra clase de información relevante: el acuerdo que el museo tiene sobre políticas en materia de salud y seguridad, un manifiesto institucional sobre la igualdad de oportunidades, las cláusulas de confidencialidad si se trabaja con ciertos materiales reservados, los derechos de reproducción y difusión pública de contenidos, etcétera. Es esencial que los detalles del acuerdo, así como la política de voluntariado del museo, se divulguen entre los voluntarios y, además, dejar muy claro que el incumplimiento de esa política puede tener como consecuencia la terminación del acuerdo de colaboración del voluntariado con el museo. Lo cortés no quita lo valiente.

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El primer día de trabajo.

El museo debe trabajar para ofrecer una orientación detallada a los nuevos voluntarios el mismo día en el que se incorporan a su trabajo de colaboración, intentado generar siempre un comienzo positivo y estimulante. De esta forma, la organización se asegura de que los voluntarios comprenden cuál es su lugar en la visión global de la organización, y cómo su trabajo e implicación contribuirán a lograr este objetivo. Una vez que el museo ha presentado a los voluntarios el programa de trabajo, se debe prestar una atención especial a los detalles relacionados con los procedimientos de seguridad y de emergencia, sobre la salud y otras cuestiones relacionadas con la relación directa con los visitantes del museo.

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El museo debe proporcionar oportunidades de formación y desarrollo de manera continua. Es muy importante desarrollar una estrategia de formación basada en el papel específico del trabajo del voluntario, bien desde la propia experiencia de voluntarios existentes hacia los nuevos, o bien con la incorporación de especialistas que puedan impartir esa formación. Hay muchas áreas de conocimiento que el voluntario va a necesitar asimilar, como por ejemplo, el trabajo de relaciones públicas hacia los visitantes del museo.

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Gestión del voluntariado.

Cuando el museo disponga ya de un equipo de voluntarios, el siguiente paso muy importante será retenerlos. A este grupo de colaboradores se les deberá proporcionar retroalimentación, formación y reconocimiento a sus contribuciones. Estas son algunas de las posibles formas que el museo tiene de mostrar al voluntario lo mucho que valora y aprecia sus esfuerzos y contribuciones.

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El reconocimiento y agradecimiento deberán ser una de las prioridades del administrador de voluntarios y de toda la institución. La organización de eventos, cenas, coffee breaks, excursiones, etcétera, pueden ser una forma útil de conseguir que el equipo de voluntarios, junto con el personal remunerado, vea reconocida su contribución al museo. Los periódicos locales y nacionales también se pueden utilizar con el fin de ampliar la difusión de este agradecimiento, si hay dinero. Si el personal del museo utiliza las redes sociales, pueden mencionar su agradecimiento a los voluntarios regularmente en Twitter, Facebook, Instagram o en blogs, y por lo tanto, reconocer y celebrar así su contribución. Existen otras formas alternativas para poner de manifiesto el agradecimiento del museo al papel, tiempo y esfuerzo que desarrollan los voluntarios como, por ejemplo, hacer uso de un tablón de anuncios a la vista del público, exponiendo públicamente la contribución del equipo de voluntarios al museo y/o sus logros individuales.

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Además de reconocer amplia y públicamente el trabajo de los voluntarios, es igualmente importante mantener el buen ánimo de la tropa, generando una atmósfera de buen humor y confortabilidad, ofreciéndoles oportunidades para participar en las tareas de manera creativa y de la forma más divertida posible.

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Recompensas.

Muchos museos ofrecen a los voluntarios recompensas o beneficios, empleando soluciones que parecen ser similares en la mayoría de los museos. Estos sistemas de recompensas incluyen, por supuesto, la entrada gratuita al museo de un numero determinado de acompañantes si se cobra la entrada, descuentos en la tienda del museo, en la cafetería para el almuerzo, visitas privadas a las exposiciones, participación en excursiones, conferencias o cursos organizados por el personal del museo y, en otras ocasiones, visitas a otros museos o lugares interesantes… Sin embargo, para los voluntarios, estos beneficios son sólo una parte de la recompensa. Existen encuestas que ponen de manifiesto que los voluntarios valoran, entre otras cosas, la posibilidad de conocer gente, socializarse y aprender cosas nuevas. A este tipo de “compensaciones” les conceden tanta importancia como a los beneficios tangibles proporcionados por los museos. Los museos deben pues hacer un esfuerzo para facilitar todas estas acciones y beneficios en sus diversas formas.

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Cuando el voluntario/a termina su periodo de colaboración.

Los voluntarios pueden dejar su puesto por un gran número de razones, tantas como motivaciones hayan tenido para querer hacer su trabajo. Lo mismo que es una muy buena práctica preguntar a los voluntarios por las razones que les ha llevado a ejercer de voluntarios, y por las habilidades que pueden aportar a su nuevo papel durante la etapa de reclutamiento, una breve entrevista al finalizar su etapa como voluntario contribuiría a la evaluación de su experiencia. Esa evaluación es una fórmula muy eficaz para recibir información que pudiera ser útil para el próximo nuevo reclutamiento, así como para mejorar la forma de expresar el agradecimiento del museo al voluntario por su trabajo y dedicación.

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Pueden darse casos en que los voluntarios simplemente dejen de ir a trabajar al museo, sin notificar previamente su baja a la organización. Por ello, se considera importante que el museo lleve a cabo controles periódicos de forma proactiva en el seguimiento a los voluntarios, intentando tener conversaciones informales de seguimiento con aquellos que dejen el trabajo de forma inesperada, a través del teléfono o del correo electrónico.

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Si ambas partes, museo y voluntario, tienen las cosas claras sobre su relación, se estará fomentando una experiencia de voluntariado positiva. El acuerdo voluntario puede ser un documento útil al que recurrir si la conducta del voluntario no es la esperada. En caso de incumplimiento del voluntario con las políticas incluidas en ese acuerdo previo, una charla confidencial puede ser todo lo que necesitemos para reajustar el papel que permita que los voluntarios se sientan más felices y facilitar que la colaboración continúe sin problemas o inconvenientes. No obstante, si se produjera un problema persistente, todo el equipo de voluntarios podría verse afectado, y de no encontrar una rápida solución, el museo debería considerar seriamente pedir al voluntario problemático que se fuera.

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A pesar de que la gran mayoría de las veces el voluntariado entiende que forma parte de una experiencia positiva de aprendizaje para toda la vida, se pueden dar ciertas circunstancias en las que el museo deba pedir la renuncia a alguno de ellos. Estos pueden ser casos relacionados con voluntarios cuya capacidad mental y física pueda verse mermada por diferentes razones, tales como depresiones, problemas laborales o un mal estado de salud. Es de suma importancia que el museo pueda ofrecer experiencias de mejora personal e individual, pero sin que ésto sea un motivo para que el museo deje de ser un ambiente seguro y tranquilo para todos los que participan en la experiencia de voluntariado. El gerente, en colaboración con los voluntarios, tiene que examinar cada caso de forma individual y exhaustiva, con el fin de saber si existe algún problema con un voluntario, y qué está ocurriendo con exactitud. Hay que decir que el museo no debe obsesionarse en el intento de retener a alguien que se quiera ir. Lo que sí es muy importante es que el museo finalmente conozca la razón por la que el voluntario se quiere ir.

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