Museos y Voluntariado

El trabajo con los voluntarios es un proceso que debe ser beneficioso tanto para el museo como para los propios voluntarios. Desde el punto de vista del museo, deberemos reflexionar sobre los recursos propios de nuestra organización, con el fin de identificar su potencial para activar la participación de manera efectiva con los voluntarios en las diferentes actividades en las que se puedan involucrar. Este proceso de captación incluye, además, estar en contacto directo con la comunidad, gestionar la contratación, formar a los nuevos voluntarios, y promover y recabar sus comentarios acerca de su experiencia y sobre todo aquello que ellos consideran que es y ha sido su contribución activa al museo.

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Estas reflexiones están dirigidas a los museos y organizaciones culturales que deseen desarrollar o mejorar su trabajo con voluntarios. Nos basamos en ejemplos de prácticas y regulaciones que hemos venido desarrollando a lo largo de los años. En una primera parte, os ofreceremos algunas reflexiones sobre diferentes aspectos importantes del proceso de contratación y gestión de los voluntarios, y en la segunda os hablaremos sobre plantillas y listas de control que pueden ser utilizados como guías a través de las diferentes etapas de contratación y gestión. Estas guías tienen que adaptarse a las circunstancias de las diferentes organizaciones específicamente, teniendo también en cuenta las políticas y regulaciones existentes que se aplican a los diferentes países.

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Las necesidades el museo.

Basándonos en el conocimiento de una práctica que es universal, el primer paso que debemos dar es la designación de una persona dentro del museo que actúe como “administrador de voluntarios”, asumiendo su responsabilidad general en las políticas, procedimientos y gestión que decida el museo, para definir un enfoque estandarizado en la práctica del voluntariado, una gestión que incluye a su vez la captación de aquellos que vayan a ser voluntarios. Entre las funciones del encargado del voluntariado, se incluye la de actuar como punto de contacto y referencia para estas personas durante el tiempo que desempeñen su actividad  en el museo.

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Independientemente de disponer o no de un administrador de voluntarios, consideramos muy importante hacer una reflexión sobre las necesidades de la organización e identificar los recursos (financieros y de mano de obra humana) disponibles. Deberemos tener en cuenta lo que el museo espera obtener con esta colaboración y lo que los voluntarios pueden recibir a cambio. Es muy importante determinar qué tareas pueden ser las más adecuadas para los voluntarios – en términos de competencias que se necesiten desempeñar – y qué tipo de formación se les puede dar, así como desarrollar todo tipo de previsiones sobre la salud y la seguridad en el trabajo de los voluntarios.

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En el caso de que identifiquemos los mismos beneficios tanto para el museo como para los voluntarios, podremos redactar una descripción detallada de cada una de las funciones que el voluntariado puede desempeñar en el museo. Tener las descripciones de cada uno de los roles de forma clara y detallada ayudará a definir las siguientes etapas del proceso, y contribuirá a la tarea de capacitación de los voluntarios. Las descripciones de funciones han de hacerse con todo detalle con el propósito de definirlas perfectamente, al igual que los requisitos y las capacidades que requerirá cada puesto voluntario.

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Diversidad.

Como resultado de nuestra experiencia a lo largo de los años, sabemos que se produce una gran falta de diversidad entre los voluntarios, en función de la edad y educación, se da una uniformidad excesiva en los perfiles de los voluntarios captados. Consideramos una buena práctica diversificar dichos perfiles, contemplándolo como una manera de que los museos pueden llegar a nuevas audiencias, reconociendo la diversidad de sus comunidades y de la sociedad. Por poner un ejemplo, se pueden crear roles que estén relacionados con personas con discapacidad, incluir varios grupos étnicos minoritarios u otros grupos con tendencia a la segregación (personas pequeñas, por ejemplo).

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Siguiendo esa misma línea de trabajo y respondiendo a las demandas de la sociedad actual, el museo puede, por ejemplo, ofrecer una amplia gama de colaboraciones de voluntariado en términos de disponibilidad de tiempo, no sólo de habilidades. Los museos deben crear a corto plazo oportunidades para todos aquellos que tengan poco tiempo disponible para ser voluntarios, una oferta que puede ir desde un par de horas a un par de días al mes, por ejemplo.

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Política del museo para el voluntariado.

Una política para el voluntariado es un documento de trabajo que refleja el compromiso del museo con relación a sus voluntarios y al voluntariado en general. Este documento expone los valores que el museo quiere ver representados en sus voluntarios, a los que considerará formalmente como una parte orgánica de su organización. Como se trata de un documento de política de gestión, se pondrá de manifiesto el enunciado formal del museo como una organización que asume un enfoque ético y profesional en lo que respecta a todas las funciones relacionadas con su voluntariado.

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En este documento, se describirá el papel de los voluntarios junto con sus responsabilidades y derechos, definiendo las directrices claras que se proporcionarán al personal, a los comités de gestión y al propio voluntariado, además de aquello que se espera de ellos y lo que pueden recibir, a cambio, de la organización. En este texto se describirán también, y en la medida de lo posible, las funciones de los miembros del personal en relación con los voluntarios.

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Los voluntarios y el personal deberán consultar necesariamente ese texto con el fin de conocer con claridad cuáles son sus responsabilidades y derechos. Por lo tanto, el documento debe ser fácil de leer y entender, con puntos claros y concisos, y con toda la información necesaria. Las políticas descritas deberán ser revisadas y adaptadas al menos una vez al año, en función de las necesidades y la retroalimentación que el museo vaya recibiendo.

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Organizando al voluntariado.

En los algunos países en los que hemos trabajado, existen diferentes asociaciones, o incluso clubes, que han desarrollado, desde hace muchos años, las formas más comunes en la organización del trabajo voluntario. Por ejemplo, los voluntarios en los museos suelen pertenecer a una asociación de “amigos de los museos”. Cuando los voluntarios se organizan en sus propias asociaciones, independientemente de la captación que el museo pueda hacer, éste tiende a tener menos control e influencia sobre el trabajo y las actividades de los voluntarios. Por otro lado, si se pertenece como voluntario a una organización independiente, los voluntarios tienden a gestionar por su cuenta y riesgo. Esto significa que el museo podrá asumir menos responsabilidades de cara al voluntariado, como puede ser hacer el seguimiento de las horas invertidas, la organización de grupos de trabajo, preocuparse por el café o el almuerzo, y la organización de un lugar de encuentro social, entre otras cosas.

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Podemos considerar las siguientes cuestiones:

  • ¿Dispone el museo de un trabajador con tiempo suficiente para gestionar y cuidar del trabajo de los voluntarios?
  • ¿Existe en nuestra comunidad una organización tipo “amigos de los museos” que pueda actuar como colaboradora de nuestro museo, si aún no lo es?
  • Si existe esa colaboración con esa organización ¿está funcionando bien?
  • ¿Podría nuestro museo disponer de una “asociación de amigos del museo” y otro tipo de voluntarios trabajando conjuntamente para nosotros?

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La responsabilidad del museo de cara al voluntariado.

Antes de comenzar a trabajar con voluntarios, es aconsejable asegurarse de que los miembros del personal valoran la contribución de los voluntarios para el trabajo en el museo y las razones por las que la institución quiere recurrir a ellos como recurso de trabajo. Las diferencias entre los miembros pagados del personal y los voluntarios, deben estar meridianamente claras, así como el papel de los voluntarios en el museo y los propios roles del personal en relación con ellos. Además, el museo tiene la responsabilidad general, como decíamos anteriormente, sobre la salud y la seguridad de los voluntarios, y deberá proporcionar la formación necesaria en caso de que carezcan de las habilidades adecuadas para las tareas que van a llevar a cabo. El museo además es responsable de que los voluntarios estén debidamente asegurados.

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Disponer de un espacio dedicado exclusivamente a los voluntarios también se encuentra entre las responsabilidades de la institución anfitriona. Los voluntarios valoran mucho el sentimiento de unión, algo que puede facilitárseles mediante un espacio físico en el que puedan reunirse con otros voluntarios y sentirse como en casa. Esto contribuye a su bienestar y experiencia positiva en general. No obstante, este espacio tiene que ser parte de la vida activa del museo, de modo que el espacio dedicado no genere una sensación de exclusión del resto del museo, una especie de gueto.

En la entrada de mañana, cerraremos el tema del trabajo con voluntarios, hablando sobre aspectos formales de esa importante colaboración entre las dos partes.

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Para nosotros es muy importante saber qué piensas sobre nuestro blog; cualquier comentario que nos dejes es muy valioso para que podamos mejorar sin tirar de intuición, que normalmente falla. Os lo agradeceremos.

Foto principal y para redes sociales: Ray-Ban

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