Cuánto Cuesta Crear un Museo

En el kilómetro cero, desde el primer momento en el que pensamos que la creación de un nuevo museo puede ser un proyecto interesante, lo más importante a tener en cuenta es la planificación que debe hacerse. El estudio de viabilidad es fundamental, así como plantear un plan de consulta a la comunidad a la que va a pertenecer el museo, y saber, con exactitud, qué tipo de instalaciones necesitan ser construidas o rehabilitadas para el inicio de nuestro proyecto de museo (lo que haríamos si fuéramos a abrir un nuevo negocio, es casi lo mismo). Es tentador pasar por alto esta etapa, pero los costes eventuales para el museo, en dinero, tiempo y potencial (ilusión), que se pueden llegar a perder, serán mucho mayores si el proyecto no se planifica adecuadamente desde un principio.

Nosotros podemos asegurar que los costes de planificación apenas exceden el 1,5% de los costes totales del proyecto, y debemos contemplar esta inversión desde la perspectiva de que «el 1,5 % inicial se gasta para asegurar que el 98,5 % restante sea invertido con éxito». Los fondos iniciales para la planificación, consultoría, construcción, adquisición o renovación de un inmueble,  controles ambientales, permisos, colecciones (museología), diseño de exposiciones (museografía), mobiliario, promociones, eventos de apertura, etc, a menudo se consiguen a través de una unidad de recaudación de fondos a gran escala, o del bolsillo de los propios miembros fundadores del nuevo museo. En general, los miembros de la comunidad, las empresas o los gobiernos locales, hacen donaciones de una sóla vez (si las hacen). Es importante informarse sobre las subvenciones de financiación de capital públicas que pueden estar a nuestro alcance. Debemos tener en cuenta que un edificio, o una colección, pueden ser donados o comprados a un bajo coste tratándose de un museo, una adquisición que no deja de ser un bien para la sociedad.

Por otro lado, los gastos de funcionamiento, son los costes de mantenimiento de la vida cotidiana de un museo abierto, que con frecuencia se pasan por alto a la luz de las demandas iniciales económicas que tiene el proyecto. Nosotros incidimos mucho en este aspecto, que es fundamental a tener en cuenta para que el proyecto del museo no fracase a la primera de cambio. Deberemos considerar los gastos generales, tales como los servicios públicos, la hipoteca ( si hemos comprado un edificio), alquiler( en su caso), mantenimiento del edificio (interior y exterior), seguros, impuestos, salarios con relación a los beneficios. Un museo, además, genera costes en la gestión de su colección y su conservación; en recursos para la investigación y en el desarrollo de programas, exposiciones y publicaciones. Cada una de estas áreas, demandará su propio gasto en materiales, equipos, contratistas, administración y promoción. Si el museo es una prioridad para la comunidad, algunos gobiernos municipales responden proporcionando fondos para cubrir parte, o la totalidad, de estos gastos. En la mayoría de los casos, el museo cubre sus gastos de funcionamiento a través de una combinación un tanto compleja y diversa de fuentes de financiación.

Los proyectos especiales, como son las exposiciones temporales y eventos, mantienen el museo activo de cara a sus visitantes, y deben ser incluidos en su presupuesto. Un museo que sólo existe como tal, un museo pasivo, es probable que no permanezca abierto por mucho tiempo; el público perderá rápidamente el interés si  percibe que nada cambia, o que nada sucede realmente en el museo. Además, los proyectos especiales permiten que el museo narre historias apasionantes y didácticas, llegue a nuevos públicos, y ofrezca al visitante una forma ofrecerle algo diferente e interesante.

La creación y establecimiento de un museo, es una iniciativa que implica a muchas personas. Bastantes museos operan principalmente con voluntarios. Ellos son el recurso más valioso del museo, pero no resultan totalmente gratuitos, ya que necesitarán recibir formación y generarán gastos en materiales, equipos y administración. El número de profesionales contratados y voluntarios que el museo va a necesitar, dependerá del tamaño y el alcance de su público, así como del trabajo que éste demande. La mayoría de los museos tienen dificultades para operar sin necesidad de contratar a personal estacional. Otros, prefieren disponer de personal fijo durante todo el año, aunque haya picos de visitantes a la baja en determinadas temporadas. Las necesidades del museo se complementan, a menudo, con la ayuda de contratistas o consultores externos. Como mínimo, el personal en plantilla tendrá un impacto importante en el presupuesto del museo, como consecuencia del abono de sueldos, seguros sociales, impuestos sobre los beneficios, etcétera (en algunos países, los equipamientos culturales están exentos de pagar impuestos).

Encontrar a las personas idóneas para trabajar en el museo, con la formación adecuada, con ciertas habilidades, y con una personalidad que se ajuste a la de la entidad, es crucial. Es fundamental, también, que tanto los trabajadores remunerados, como los que son voluntarios, estén comprometidos en los debates actuales sobre normas y prácticas de sus museos, teniendo acceso a la oportunidad de establecer contactos con otros museos afines. La formación continua del personal y el nivel de participación que la comunidad tenga con sus museos, es la clave fundamental para el éxito del museo.

Las colecciones, son tradicionalmente la base de las actividades del museo. Entendemos como colecciones a los artefactos, objetos, maquinarias y especímenes, mantenidos en fideicomiso por el museo, para que sean estudiados, preservados, exhibidos y para que participen en su programación didáctica. Debido a que el museo mantiene sus colecciones en la confianza del público, los edificios que los albergan, y los métodos con los que se atienden, hacen que sean verdaderamente instituciones muy especiales. Los edificios de los museos, necesitan ser controlados respetando el medio ambiente, y deben tener un espacio designado específicamente para la exposición y almacenaje de sus colecciones. Aproximadamente, dos tercios del presupuesto del museo y el 60% de su espacio, debe estar dedicado a las colecciones y a los servicios relacionados con ellas.

El museo es responsable de proteger la colección de los daños que puedan ocasionarse, debido al contacto con el público visitante, o como consecuencia del paso del tiempo y su relación con el medio ambiente; también es responsable de la administración legal de la colección, y de la recopilación y organización de narrativa e información relacionadas con la propia colección. El museo recoge objetos y sus historias al hacer registros de las colecciones, y los comparte con su comunidad a través de las exposiciones y la programación, desarrollando la investigación temática, la historia local y preservando los documentos históricos, que se archivan en el museo para que estén siempre a disposición del público.

El museo deberá facilitar el acceso público a la colección mediante el mantenimiento de unas horas regulares, para que los visitantes pueda acudir de manera fluida. Serán horarios convenientes para los residentes de su comunidad, para los viajeros, para los grupos especiales (tercera edad), y para los alumnos de las escuelas y universidades. El museo deberá disponer de empleados, o voluntarios, pagados para que lo mantengan limpio, con un olor agradable o inodoro (muchos museos huelen a pies sucios) y libre de peligros. Los aseos, fuentes de agua potable y otros servicios públicos, deberán estar disponibles e impecables. Las mesas de picnic han de encontrarse limpias, si disponemos de un espacio exterior, así como los lugares de venta de alimentos y áreas de descanso. Todo suma para la buena experiencia del visitante. La instalación y recorridos del museo deben ser accesibles a los visitantes de todas las edades y capacidades, incluyendo aquellos con necesidades especiales.

El museo debe contribuir a que los visitantes disfruten y aprendan de sus colecciones a través de las exposiciones, de la programación, y generando oportunidades para la investigación. Con ello, proporcionan al visitante el acceso a la colección, tanto físico como intelectual.  También debe adaptarse a la realidad de un público diverso, que demanda diferentes formas de acceder a la información (idiomas, por ejemplo). Los visitantes, de todas las edades y procedencias económicas, religiosas y culturales, deben ser capaces de entender con facilidad los mensajes del museo. El papel del museo no es simplemente el de mostrar a los visitantes la colección, sino el de proporcionar, además, oportunidades para que se involucren con ella.

La comunidad del museo es el público al que sirve, y éste puede ser de naturaleza geográfica, identitaria o basada en grupos de interés. El museo existe para que sea visitado por su comunidad, y para que la comunidad le haga donaciones y pueda convertirse en voluntaria activa . En muchos casos, sin embargo, el número y variedad de actividades relacionadas con el perfil del museo, y las necesidades de generar recursos, son mayores que los que la comunidad puede asimilar, y ésto supone un grave problema.

¿Dónde puede encontrar apoyo económico el museo?