Fases para el Montaje de una Exposición

La simplicidad busca restar lo obvio para sumar lo significativo.

– John Maeda, The Laws of Simplicity: Design, Technology, Business, Life.

La producción de una exposición puede ser una operación compleja que involucre a mucha gente en la programación, el diseño y la fabricación de decenas, centenares de componentes. Debido a este nivel de complejidad, es razonable crear un instrumento de control y seguimiento de todos los pasos que deberán darse para llegar al destino sanos y salvos – y con ánimos para preparar la siguiente -. La definición de estos pasos que llamaremos fases, suelen detallar los diferentes trabajos que se han de realizar, así como su relación con el tiempo (el timming para los que están en la onda). En el análisis de las fases críticas, se identifican los pasos que son más importantes, y deberán ser completadas antes de pasar a la siguiente. Nosotros usamos un esquema visual en el que las distintas fases asignadas a sus responsables especialistas , van determinadas por colores y sobre tiempo concreto. Para que estas programaciones sean útiles, deben cumplirse a rajatabla, reconocer errores y asumir retrasos para superarlos. Estas anotaciones deben ser actualizadas constantemente y comunicadas a quien necesite tener una visión global del proceso. Las reuniones periódicas son imprescindibles.

Vamos a detallar a continuación las principales fases en la preparación de una «exposición tipo» dentro de un museo. Algunos proyectos, los más complejos, necesitarán fases adicionales, los pequeños menos. No todas las fases tienen un final y un orden establecidos ya que hay fases que se solapan unas con otras, o se trabajan paralelamente. Nosotros tomamos como referencia el esquema de Howell (1971), que nos parece muy útil:

1. Reconocimiento de la necesidad: Si la propuesta de la creación de la exposición parte de nosotros hacia el museo, debemos justificar y razonar por qué hemos detectado esa necesidad. Para ellos deberemos crear una presentación; nosotros lo denominamos «Racional Creativo para la Presentación del Proyecto de Exposición». Si partimos de las premisas o directrices que el propio museo tiene marcados en su plan estratégico, nosotros daremos respuesta a esa necesidad.

2. Valoración previa de la propuesta: Aquí se muestran varios factores fundamentales para que la producción de la exposición se justifique. Hablamos de cosas tales como la forma que tendrá la exposición para dar respuesta a las necesidades requeridas, el tema central (con su correspondiente conceptualización temática y su relevancia sobre la política de exposiciones del museo en cuestión), el tipo de público potencial que pudiera estar interesado en el contenido de la exposición, lugar, fecha y presupuesto; esto último es fundamental y prioritario, teniendo en cuenta como están las cosas actualmente. Si con todo ésto concluimos que la idea es buena y viable, pasamos a la fase siguiente.

3. Estudio de viabilidad: llegados a este punto, haremos un análisis detallado de todos los aspectos relevantes para la buena consecución del proyecto, tales como: importancia dentro del programa general del museo o la disponibilidad de los contenidos (obras de arte, piezas arqueológicas, artefactos, etcétera). La disponibilidad del personal del museo y su implicación en el proyecto, también son analizados en esta fase. Finalmente se estudia exhaustivamente todo lo que está relacionado con la seguridad, tráfico dentro el museo,y necesidades de conservación, (ya sean ambientales o lumínicas). Volvemos a repasar el coste total del proyecto.

4. Valoración del estudio de viabilidad: Aceptación o rechazo de los datos que aporta el punto 3 por parte del comité de gestión de la exposición. Si seguimos adelante se define el grupo de trabajo o consejo de dirección que va a estar a cargo de la supervisión del proyecto.

5. Nueva investigación: el conservador, el diseñador y, posiblemente algunos profesionales más, deberán investigar determinados aspectos de la exposición antes de pasar a la siguiente fase. Normalmente se analizan exposiciones similares que ya se han realizado en otras instituciones, y se estudian los problemas que se dieron, y sus resultados. Se pueden contratar asesores externos especialistas para analizar diferentes aspectos del proyecto.

6. Bases de la comunicación: Se elabora un documento como preámbulo al diseño del proyecto que, fundamentalmente, es un esquema esbozado, relacionando el estudio de viabilidad con la definición del concepto fundamental de la exposición. En este punto comienza la selección previa de objetos, que será el contenido de la exposición.

7. Conservación: Una vez identificados los objetos, se pueden comenzar los trabajos de preparación para su exhibición pública.

8. Diseño del proyecto: Evidentemente, para nosotros es un fase clave. Es aquí donde se determinan los objetivos y finalidades de la exposición con todo detalle, redactando el documento maestro. Es dicho documento se incluye toda la información necesaria para que el diseñador comprenda todos los problemas y dificultades que conlleva la producción de la exposición,y pueda iniciar los trabajos de diseño visual. Si esta fase se resuelve bien, nos vamos a ahorrar un montón de problemas de todo tipo que pudieran dinamitar el proceso, provocarnos innumerables dolores de cabeza y desatar, además, un cataclismo en términos económicos. En esta fase toda cautela es poca, incluso llegamos a rozar la ridiculez en la obsesión por el análisis de los posibles inconvenientes.

9. Diseño de la Exposición: ya hemos creado la ruta y analizado a fondo la carretera, curva a curva. Ahora toca conducir. El diseñador comienza su labor aportando nuevas investigaciones y soluciones visuales. Aquí deberemos conceptualizar visualmente la exposición en su conjunto, su principio y su fin. Surgen las primeras ideas de conceptualización y se trabaja paralelamente en el diseño de la Identidad Visual de la exposición, lo que denominaríamos( si se tratara de une empresa) Diseño de Identidad Corporativa. Trabajamos quitando y poniendo, sobre todo simplificando, sin que la estética pague un precio. Estamos también en una fase crítica, porque posiblemente debamos «gestionar egos», es decir, suavizar las relaciones entre el equipo creativo y los eruditos, que normalmente puede llegar a ser el punto más complicado de todo el proceso general en la creación de la exposición. El proyecto debe detallarse al máximo para que se vea claramente, para que se recorra visualmente la exposición de principio a fin.

10. Aprobación formal: el diseñador debe asegurarse de que todas las partes implicadas estén de acuerdo en la dirección creativa que el proyecto está tomando, sobre todo ahora que se muestran todos los detalles. Los responsables máximos deben aprobar la acción y su contenido. Si hay dudas, es mejor despejarlas antes de pasar a la siguiente fase.

11. Propuesta final: se han hecho las últimas correcciones y ajustes. Tras la aprobación del esquema general del diseño por parte de todos los implicados, afrontaremos acciones previas a la fase de producción. En este punto, cerramos la selección del contenido, se firman los acuerdos de préstamo, se ultiman los textos o redacción didáctica del contenido, se elaboran las ilustraciones de apoyo, se encargan fotografías, etcétera. Todo deberá bocetarse para tener la seguridad de que adquiere forma y se ajusta a las expectativas del proyecto diseñado sobre el papel. Aquí, cualquier aspecto no resuelto, o que se ha solucionado parcialmente, generará un gran problema. Hacer maquetas y prototipos a escala, si nos lo permite el presupuesto*, es mucho mejor y nos da seguridad y tranquilidad.

12. Montaje. Una vez que comienza la fase de montaje, el diseñador normalmente asume la tarea de comprobar y supervisar todos los aspectos del trabajo para reducir posibles errores o malentendidos. Es una etapa de mucho stress, con muchas actividades desarrollándose al mismo tiempo. Hay que estar pendiente de los posibles choques y enfrentamientos que puedan darse, en el lugar de la producción, entre los diferentes oficios – si un electricista le quita la escalera al carpintero sin permiso previo, puede desatarse una batalla innecesaria -. Se construyen los muebles, se ponen los suelos, se pinta, se adapta la iluminación, se hace el trabajo artístico, la ambientación, se producen los decorados, los olores, todo a un tiempo. Cuando el conjunto de soportes que alberguen el contenido esté terminado y perfecto, se colocarán los objetos. La responsabilidad del contenido pasa al museo, por lo que conviene saber previamente si los seguros están en regla.

13. Inauguración, supervisión del funcionamiento y mantenimiento: Los preparativos para la apertura (entre otras cosas todo el material impreso, como son los catálogos de la exposición) habrán de estar disponibles mucho antes de la fecha de la inauguración. El que escribe estuvo incluso a punto de perder la vida por no disponer del material impreso antes de una gran exposición (la imprenta estaba a 450 kms del lugar de la exposición…). Las invitaciones, publicidad, materiales visuales, carteles, banners exteriores y pressbook para los medios de comunicación, todo, deberá estar perfectamente en orden. Tendremos dispuestos los esquemas de funcionamiento y sus correspondientes manuales de mantenimiento, las garantías de los aparatos, y el listado de soluciones de emergencia, por si algo falla. Debemos hacer lo que haga falta para garantizar el perfecto funcionamiento de todo, y que se mantenga así desde la inauguración hasta el cierre.

14. Cobro, despiece y almacenamiento de la exposición: en esta fase se determina el estado del cobro del proyecto, que estará pactado con el promotor antes del comienzo de todo el proceso. Habremos elaborado un plan de desmontaje que dependerá de si la exposición va a volver a ser usada o no. Si lo va a ser, deberemos tener un plan de almacenamiento que responda a un orden de montaje futuro, y si ha sido una exposición efímera (temporal única), tendremos que disponer del plan de destrucción de los soportes que hayamos usado y que incluye la guía de reciclaje (puede haber elementos de la exposición que puedan usarse en otra diferente). Cuando todo descansa en su sitio con seguridad y ha desaparecido lo que no necesitamos ,es el momento en que podemos decir que nuestro trabajo ha terminado .

(*) El recorrido de las diferentes fases no cambia si el proyecto responde a una solicitud sobre concurso público. Si fuese un concurso, solo habría que añadir entre la fase 9 y 10 lo que tiene que ver con la licitación de dicho concurso, ya sea público o privado. Nosotros no lo enunciamos normalmente en la descripción de fases porque nuestra política de empresa no incluye la participación en concursos que no sean por invitación y que no remuneren los gastos de todos los proyectos presentados, incluidos los que no se llevan la licitación.